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As ausências são controles administrativos feitos por um departamento específico. No sistema de folha de pagamento somente deve haver controle do tipo de ausência o trabalhador teve. As incapacidades são controladas pela Caixa ou pelo INS e são pagas por eles.

Outros tipos de faltas são controlados internamente, pois é o empregador o responsável pelo pagamento ou não dos dias de ausência do trabalhador.

Nas faltas por doença ou por acidente de trabalho o médico emite um documento com a licença do trabalhador e neste documento consta o número de controle. Este número deve estar no sistema para controlar e/ou identificar o registro com o documento oficial.

A incapacidades por acidente de trabalho são pagas pelo INS em 60% do salário médio de 3 meses. Caso em um mês existam incapacidades, considere os 30 dias, os dias de incapacidade e o salário desse mês, se divide por estes dias.

Alguns software de Costa Rica tem a funcionalidade de copiar o documento e vincula-lo ao registro, mas o Protheus não efetua esta ação.

A legislação de Costa Rica não regulamenta o tema de licenças com ou sem gozo de salário, no entanto podem ser concedidas por disposições internas de cada empresa, ou seja, como um benefício para o trabalhador em casos de falecimentos, casamento, batizados, entre outros. Por outro lado, as licenças sem gozo de salário costumam ser solicitadas pelo trabalhador por diversos motivos que o impedem dar continuidade à relação de trabalho. Entre estas, se destacam as bolsas de estudo, viagens ao exterior, compromissos particulares

Além da óbvia diferença com relação à remuneração ou não durante a licença, é importante que a empresa estabeleça uma política interna que regule o procedimento para solicitar as licenças. Os casos em que serão remuneradas, sua extensão máxima e mecanismos para realizar exceções, são parte das dos regulamentos que devem ser considerados. A incorreta aplicação das licenças poderia implicar em custos não desejados pela empresa como o pagamento de encargos sociais e direitos trabalhistas.

Essa situação deverá, a princípio, estar a cargo da implementação específica ao cliente. De acordo com as solicitações e identificação de um modelo poderá passar a ser padrão. Como padrão, será pago o descontado o dia. Não afetará na formulação dos cálculos de ISR nem CCSS.

Campos que o sistema deve ter:

• Número do Documento
• Data Inicial
• Data de retorno
• Continuação de licenças (os registros com continuidade a empresa não paga os 3 primeiros dias)

No entanto o governo não recebe por meio magnético ou por relatórios emitidos pelo Sistema e Folha de Pagamento.

Não deve ocorrer sobreposicionamento de licenças médicas (incapacidades).

A finalidade do subsidio é substituir parcialmente a perda da receita atingindo o trabalhador ativo em função de uma incapacidade por doença ou licença maternidade, conforme o artigo 28 do Regulamento da Seguridade Social.

• Incapacidade por Doença (Controlado por CCSS)
• Licença Maternidade (Controlado por CCSS)
• Licença por Acidente de Trabalho (Controlado por INS)
• Férias
• Faltas Justificadas
• Faltas Não Justificadas
• Feriado Trabalhado

Incapacidade por Doença (Controlado por CCSS)

A empresa paga 50% dos 3 primeiros dias opcionalmente. Mas se houver um feriado nestes três dias então pagaria 4 ou 5 dias (se quinta feira ou sexta feira santa) com 50%.

Se ocorrer o feriado nos três primeiros dias que o empregador deve abonar a incapacidade, serão remunerados a 50% do salário _ Tratando-se da doença começar em um feriado o empregador deve para 50% do salário deste dia.

Se ocorrer a partir do quarto dia da incapacidade, o empregador deixa de ter esta responsabilidade, que está sob a responsabilidade da Seguridade Social.

Tem direito ao pagamento da incapacidade o trabalhador ativo assalariado ou independente, portador de uma doença comum, que lhe traga a incapacidade para o trabalho, devidamente declarada pelos médicos da Caixa ou por médicos de outros sistemas ou projetos especiais aprovados pela Junta Diretiva. Que tenha contribuído pelo menos o mês anterior ao inicio da incapacidade, o pagamento será feito no quarto dia da mesma, por um subsidio equivalente a 60% da média dos salários de contribuição nos três meses anteriores à data da incapacidade.

Tem direito ao pagamento da incapacidade o trabalhador ativo assalariado e independente, portador de uma doença comum, que produza:

Afastamento: Em situações especiais conforme deliberação da Comissão Médica Avaliadora de Incapacidades, estendendo este prazo pelo período que este considere necessário, isto se o segurado tem 9 contribuições nos últimos 12 meses a contar do inicio da incapacidade. Nestas situações a Comissão definirá se o trabalhador deve ser avaliado como candidato à pensão por invalidez, pelo período excedente que esteve incapacitado.

Pagamentos: Os pagamentos devem efetuarse ao segurado diretamente, no entanto pode ter gestão de terceiros sempre e quando o mesmo for maior de idade e apresente uma autorização escrita ou na falta desta utilizar o espaço requerido do formulário de incapacidade.

Os subsídios pagam-se em períodos vencidos (paga-se até o dia que o segurado comparece para receber). Tratando-se de doença e acidente de trabalho, a empresa faz o pagamento dos três primeiros dias correspondente a 50%. Para os trabalhadores com salário fixo o cálculo deve ser o salário referência e para os que trabalhar com remunerações variáveis deve-se fazer a média dos últimos 3 meses completos (pagos os 30 dias, ou seja, sem afastamentos ou faltas).

A partir do quarto dia o pagamento cabe à CCSS (quando se trate de doenças e licença maternidade) ou pela INS (para acidentes de trabalho).

Para ter direito a receber o subsidio, o trabalhador precisa ter contribuído pelo menos um mês e se o trabalhador tiver uma licença inferior a três meses, a média deve ser efetuada pelos meses completos do trabalhador. Por exemplo se o trabalhador começou a trabalhar em 15/07/xx e saiu de licença em 05/10/xx a média deve ser a dos meses Agosto e Setembro. O mês de Julho deve ser desconsiderado pois afetará a média do trabalhador pelos 15 dias que não trabalhou no mês.

...

Cálculo de Incapacidade por Doença

...

Incapacidade de 10 dias

...

Contribuídos de 3 meses anteriores

...

$ 720,000.00

...

Média mensal

...

$ 240,000.00

...

Média diário

($ 240,000.00/30)

...

 $     8,000.00

...

Aporte do Empregador: 3 dias a 50%

($ 8,000.00 * 3 * 50%)

...

$   12,000.00

...

Subsídio CCSS: 60% a partir do 4º dia

($ 8,000.00 * 7 dias * 60%)

...

$   33,600.00

Ao apresentar incapacidades continuadas nas quais não exista um período de tempo superior a 30 dias entre uma e outra, não serão dados de baixa os três primeiros dias de cada incapacidade, caso contrário procederá o desconto.

Licença Maternidade (Controlado por CCSS)

Ao trabalhadores pela modalidade mensal, todos os feriados são remunerados dentro do salário normal, neste caso o empregador paga 50%.

Em meses que existam feriados durante a licença maternidade, o empregador não poderá descontar esse dia do salário, ou seja, esse dia será considerado tal como para os demais trabalhadores.

Aos trabalhadores pela modalidade semanal todos os feriados são reconhecidos dentro do salário normal. Só quando um feriado coincida com o dia de descanso, existe a obrigação do empregador em reconhecer o 50% do salário desse dia.

Os trabalhadores assalariados terão direito ao pagamento da licença maternidade e nestas o empregador paga 50% do salário e a CCSS os demais 50% durante todo o período da licença (4 meses) ou seja, desde o começo desta.

Durante a licença o empregador deve informar à CCSS os 50% do salário que se está pagando à funcionária e os encargos sociais correspondentes a este valor.

Para calcular a média dos últimos 3 meses ou 6 meses (depende da política da empresa, mas é mais comum os 6 meses, por se tratar do mesmo período para a Caixa e para a liquidação de contratos) deve-se considerar sempre os meses completos, ou seja 30 dias trabalhados (sem faltas e/ou licenças).

Exemplo:

Inicio da licença:         12/08/2010

Salário Referência:     $ 800,000.00

Histórico dos pagamentos anteriores foram:

...

Mês/Ano

...

Dias Trabalhados

...

Faltas ou licenças

...

Valor Contribuído

...

Julho/2011

...

25

...

5

...

$ 1,200,000.00

...

Junho/2011

...

30

...

0

...

$ 1,500,000.00

...

Maio/2011

...

20

...

10

...

$    700,000.00

...

Abril/2011

...

30

...

0

...

$ 1,400,000.00

...

Março/2011

...

30

...

0

...

$ 1,800,000.00

A média será: ($ 1.500.000 + $ 1.400.000 + $ 1.800.000) / 3 = 1.566.666,67

Exemplo completo:

...

Cálculo de Licença Maternidade

...

Contribuição de 3 meses anteriores

...

$ 900,000.00

...

Média mensal

...

$ 300,000.00

...

Média diário

($ 300,000.00/30)

...

 $   10,000.00

...

Contribuição do Empregador: os dias de licença 50%

($ 10,000.00 * 30 * 50%)

...

$ 150,000.00

Prescrição: Todas as prestações em dinheiro liberado pelo Seguro Saúde prescrevem em 6 meses, de acordo com o artigo 61° de la Lei Constitutiva da Caixa, entendéndose este prazo em meses calendário, ou seja, de data a data.

Após iniciar a incapacidade e apresentando os documentos na Caixa ou ao INS, o trabalhador tem o período de como máximo 6 meses para receber o dinheiro, 60% sobre o salário mensal. Se não apresentar a esta entidade reclamação neste prazo, perderá o direito a este valor.

Licença por Acidente de Trabalho (Controlado por INS)

Estas incapacidades somente descontarão os dias de salário, pois o pagamento destas será feito pelo INS.

Faltas Justificadas

Para as faltas justificadas, morte em família, casamento, nascimento de filhos deve se pagar o valor total do salário sem que seja necessário apresentar o recibo de pagamento.

Faltas Não Justificadas

As faltas sem justificativa devem ser descontadas do pagamento do trabalhador. O valor do desconto se fará sobre o salário referência. Em Costa Rica sempre são tratadas como desconto as faltas ou licenças sem gozo.

Exemplo:

Salário Referencia: $ 400.000, Faltas Não Justificadas: 4 dias

Cálculo:        

Salário 30 dias                                   $ 400,000.00

Faltas Não Justificadas 4 dias   $ 53,333.33*

*Cálculo dos das: (400.000 / 30 ) * 4 = $ 53.333,33

Algumas empresas utilizam convênio para as situações de falta do trabalhador de forma sem justificativa, paga-se o dia como salário descontando este dia das férias.

Esse controle deverá estar no sistema e de forma automática para que no momento de efetuar o cálculo das férias desconte los dias de faltas injustificadas. Isto seria feito como uma formulação especial do cliente.

Na ordinária as faltas devem ser lidas e devem ser descontadas como dia e não como importe, tanto em dias de flatas como em dias de férias férias pagas. Para que fechamento desconte os dias de faltas e os dias de direito de férias. Caso não haja dias de férias, será descontado a falta.