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Neste cadastro, os aprovadores são associados em grupos, conforme a hierarquia de aprovação definida pela empresa. O objetivo desse cadastro é fornecer a árvore de aprovação para os documentos de compra. Nesse cadastro é definido o nível de aprovação dos usuários dentro do grupo de aprovação, define também a hierarquia de aprovação do grupo. Ao gerar o fluxo de aprovação, o sistema passa somente ao próximo nível quando o atual estiver aprovado (e assim até todos os níveis aprovarem o documento). Há ainda a possibilidade de configuração de diferentes tipos de aprovação ao utilizar o campo Tipo de Liberação.

Os documentos envolvidos são:

• Autorização de Entrega.
• Solicitação ao Armazém.
• Contrato de Parceria.
• Medições.
• Nota Fiscal.
• Pedido de Compra.
• Solicitações de Compra.
• Solicitação de Transferência de Produto Entre Filiais/Armazém.

Procedimento para Utilização 

• Ao acessar o cadastro de Grupos de Aprovação, clique em Incluir;

• É apresentada uma janela para definir os aprovadores e suas características;

• Preencha os principais campos do cabeçalho;
  • Grupo: Código de identificação do grupo de aprovação.
  • Descrição : Descrição para identificação do grupo de aprovação.
• Preencha os principais campos de aprovadores:
  • Aprovador (AL_APROV): Código do aprovador participante do Grupo de aprovação.
  • Nível (AL_NIVEL): Nível do aprovador dentro da hierarquia do Grupo de Aprovação. Quanto maior o nível, maior a posição hierárquica.
  • Tipo Aprov. (AL_LIBAPR): Identifica o tipo de aprovação do aprovador em questão. Pode assumir os seguintes valores:
    • Visto: Não consome o valor do documento analisado do saldo do aprovador.
    • Aprovador: Consome o valor do documento analisado do saldo do aprovado.

• Limite Auto (AL_AUTOLIM): Indica se considera os valores definidos como limite mínimo e limite máximo no Cadastro do Perfil de Aprovação. 

                           Sim - Somente os documentos que estiverem dentro dos limites definidos no perfil de aprovação serão direcionados aos aprovadores.

                           Não - Ignora os limites definidos no perfil de aprovação e, desta forma, os documentos serão direcionados para os aprovadores mesmo que estejam fora dos limites. 

• Tipo Lib. (AL_TPLIBER): Identifica o tipo de liberação que será executada pelo aprovador em questão. Pode assumir os seguintes valores:
  • Usuário: Realiza a liberação apenas do aprovador em questão. Os demais aprovadores do grupo, inclusive de mesmo nível devem proceder com as respectivas aprovações.
  • Nível: Realiza a liberação de todo o nível ao qual o aprovador pertence no Grupo de Aprovação, disponibilizando o documento para análise do nível seguinte.
  • Pedido: Realiza a liberação de todo o grupo de aprovação, atualizando o status do documento analisado para Liberado e encerrando o Fluxo de Alçadas.
• Perfil Aprov.: Determinar qual o perfil de aprovador que será considerado.
• Superior:(AL_APROSUP): Este campo é utilizado no procedimento de transferência da pendência de aprovação do aprovador subordinado para o aprovador superior na rotina de liberação de documento. Caso não tenha sido informado o superior do subordinado na rotina cadastro de aprovadores, é utilizado o aprovador superior informado neste campo do grupo de aprovação para realizar o procedimento de transferência do aprovador subordinado para o aprovador superior. Caso tenha sido informado um aprovador superior na rotina de cadastro de aprovadores e um aprovador superior no grupo de aprovação, a prioridade será sempre o aprovador superior informado na rotina cadastro de aprovadores.

• Preencha as entidades contábeis. 

  • Centro de Custo(DBL_CC): Código do centro de custo.
  • Conta Contábil(DBL_CONTA): Código da Conta Contábil.
  • Item Conta(DBL_ITEMCT): Código do Item de Conta.

  • Classe Valor(DBL_CLVL ): Código da Classe Valor.

  O bloqueio de alçadas por entidades contábeis, além de ser feito pela combinação de todas entidades informadas no grupo de aprovação, também é feito por aproximação da combinação. O sistema trabalha de forma recursiva para  fetuar o bloqueio, ou seja, é verificada a combinação das entidades que mais se aproxima para efetuar o bloqueio.

• Caso habilitado o parâmetro MV_ALTPDOC será habilitado a aba de "Tipos de documentos". Para usuários que necessitam de alçada por tipo de documento, esta opção permite filtrar o tipo de documento possibilitando um vínculo com o grupo associado. Desta forma, ao gerar um documento é realizada uma verificação em conjunto com as entidades contábeis determinando se o documento será ou não bloqueado. Os critérios que podem ser definidos no filtro são:
  • Medições.
  • Nota Fiscal.
  • Pedido de Compra.
  • Solicitação ao Armazém.
  • Solicitação de Compra.
  • Solicitação de transferência de produto entre Filiais/Armazém.
• Na aba "Tp Compra X Aprovadores" é associado quais os tipos de compras que serão permitido o aprovador liberar. Caso não seja informado nenhum, é considerado que são todos os tipos de compra.

Substituição de aprovadores

Esta opção está localizada no Grupo de Aprovação, tem como objetivo substituir os aprovadores que não podem realizar a aprovação por diversos motivos, por exemplo férias, desligamento, alteração na função etc.

Com isso a rotina fica com mais dinâmica, pois nos casos que o usuário não está na empresa é possível fazer o direcionamento das pendencias.

A rotina possui 3 partes:

• Dados Atuais/Filtro - Possui campos para realização de busca todos os aprovadores cadastrados. É possível filtrar por perfil, para um grupo de entidades especificas, ou para um usuário. 
• Novos Dados/ Atualização - Nesses campos é informado o novo conteúdo que será inserido na confirmação da substituição.
• Atualização de aprovadores – Será o resultado dos filtros preenchidos "Dados Atuais/Filtro " e Novos Dados/ Atualização, esses dados serão exibido mediante ao acesso ao botão "Outras Ações" a opção "Buscar Aprovadores"
  
  

Grupos de Compras é o cadastro que agrupa os Compradores, geralmente, pela categoria de responsabilidade de compra de materiais com o objetivo de definir qual conjunto de Compradores ou comprador pode manipular as Cotações, Pedidos de compra e Autorizações de entrega. O Grupo de Compras será associado ao Cadastro de solicitantes, e a partir de então as Solicitações de compra dos solicitantes são direcionadas aos Grupos de compras responsáveis,  sendo os compradores destes grupos responsáveis pela continuidade do processo de compra iniciado pela Solicitação de Compra do solicitante. Vale lembrar que um comprador pode pertencer a um ou mais grupos de compras e cada grupo pode possuir direitos de compras diferentes.

Procedimento para Utilização 

• Na janela de manutenção do Cadastro de Grupos de Compras, clique em "Incluir".

• É apresentada a janela "Grupo de Compras - Incluir", na qual devem ser relacionados os compradores que formarão o grupo de compras.

• Preencha os dados principais:

• • Cód. Usuário (AJ_USER): Código do usuário do Sistema que faz parte do Grupo de compras.

• • An. Cotação (AJ_COTACAO): Identifica se o usuário tem permissão para realizar Análise de cotações neste Grupo de compras.