Histórico da Página
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01.
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VISIÓN GENERAL
Esta documentação tem documentación tiene como objetivo esclarecer e aclarar y orientar sobre o processo el proceso de consumo de licenças do produto licencias del producto Clock In. As licenças sãoLas licencias son comercializadas por quantidade cantidad de uso, onde o donde el cliente deve debe contratar uma quantidade una cantidad que seja sea suficiente para atender a quantidade de empregados da sua la cantidad de empleados de su empresa que irão utilizá- lo utilizarán para o marcação de ponto eletrônicoel registro de reloj registrador electrónico.
02.
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LICENCIAS CONTRATADAS
A quantidade La cantidad de licenças licencias está ligada ao Contrato efetuado com a TOTVS e a chave do contrato é o código chamado de conectada al Contrato efectuado con TOTVS y la clave del contrato es el código llamado TCode.
Na Carol é criado um espaço para o En Carol se crea un espacio para el cliente que chamamos de Organização. E, dentro da Organização é possível ter mais de um ambiente, que chamamos de Tenant.
No Contrato constam a quantidade total de licenças contratadas.
Assim, um cliente pode ter mais de uma Tenant contratada em seu TCode. Para que possamos atender empresas que possuem mais de uma unidade e que desejem tratar cada unidade separadamente no Clock In.
llamamos Organización. Y, dentro de la Organización es posible tener más de un entorno, que llamamos Tenant.
En el Contrato consta la cantidad total de licencias contratadas.
De esta manera, un cliente puede tener más de una Tenant contratada en su TCode. Para que podamos atender las empresas que tienen más de una unidad y que desean tratar cada unidad separadamente en el Clock In.
En estos casos, la cantidad de licencias contratadas será considerada la de cada TCode y la utilización se considerará la agrupación Para esses casos, a quantidade de licenças contratadas será considerada a de cada TCode e a utilização será considerada o agrupamento de uso de cada Tenant.
ExemploEjemplo:
| Informações |
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Para a necessidade la necesidad de diversos Tenants pode haver cobrança puede haber cobranza adicional. |
03.
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REGLA PARA
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EL CÁLCULO DE
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LICENCIAS CONSUMIDAS
A regra La regla para o el cálculo de licenças é considerada da seguinte maneiralicencias se considera de la siguiente manera:
- Número de licenças consumidas - é a somatória da quantidade de CPFs de funcionários que efetuaram pelo menos uma marcação nos últimos 30 dias considerado todos os Tenants que possuem o mesmo licencias consumidas, es la suma de la cantidad de RCPF de empleados que efectuaron por lo menos un registro en los últimos 30 días considerando todos los Tenants que tienen el mismo TCode.
04.
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REGLA PARA
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EL CÁLCULO DE
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LICENCIAS EXCEDIDAS
Para verificar se o si el número de licenças foi excedido, abaixo um exemplo onde na primeira linha é demonstrado o cálculo de licenças contratadas. Já na segunda linha mostra um cenário que demonstra quando o consumo de licenças não está excedido. E por fim a terceira linha onde mostra um cenário onde o número de licenças licencias excedidas, a continuación se muestra un ejemplo donde en la primera línea se muestra el cálculo de licencias contratadas. En la segunda línea muestra un escenario que muestra cuando el consumo de licencias no está excedido. Y finalmente la tercera línea donde muestra un escenario donde el número de licencias está excedido.
05.
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CÓMO CONSULTAR
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EL NÚMERO DE
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LICENCIAS CONSUMIDAS
Para Para saber a quantidade de licenças em la cantidad de licencias en uso, acessar a acceda la Consulta de Marcações no BackOffice e na Aba registros en el BackOffice y en la Solapa "Total de Marcações" selecionar a opção registros" seleccione la opción "Últimos 30 dias días (UTC)" na opção en la opción "Mostrar dados datos de". Nesta consulta serão demonstrados todos os registros de marcação que estão sendo considerados para as licenças En esta consulta se mostrarán todos los registros que se están considerando para las licencias consumidas. Para que seja possível sea posible consultar o el total de licenças licencias consumidas é necessário seguir os seguintes passos:es necesario seguir estos pasos:
- Haga clic en Exportar a Excel en el canto derecho anterior a la lista de registros
- Acceda a la carpeta donde se descargan los Download y abra el archivo de Planilla electrónica generado
- Realice la selección de toda la planilla e incluya una Tabla dinámica
- En la Tabla dinámica incluya el campo RCPF en la línea
- Efectúe el conteo de RCPF en la columna y el total será la licencia
- Clicar em Exportar para Excel no canto direito acima da listagem de marcações
- Acessar a pasta onde é baixado os Download e abrir o arquivo de Planilha Eletrônica gerado
- Realizar a seleção de toda a planilha e inserir uma Tabela Dinâmica
- Na Tabela Dinâmica Incluir o campo CPF na linha
- Efetuar a contagem de CPFs na coluna e o total será a licença de uso
06.
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MENSAJE DE ALERTA
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EN EL BACKOFFICE
Ao efetuar o login no Al efectuar el login en el BackOffice, si se for identificado que as licenças consumidas do TCODE estiverem com as licenças excedidas, será demonstrada uma mensagem no BackOffice alertando sobre essa situação. A mensagem também tem um link para essa documentação. Esta mensagem será demonstrada enquanto o número de licenças consumidas for maior que o número de licenças contratadas. Assim que as licenças forem ajustadas a mensagem não será mais demonstrada. A mensagem será demonstrada para os usuários que são do identificara que las licencias consumidas del TCODE estuvieran con las licencias excedidas, se mostrará un mensaje en el BackOffice alertando sobre esta situación. El mensaje también tiene un enlace para esta documentación. Este mensaje se mostrará mientras el número de licencias consumidas fuera mayor que el número de licencias contratadas. Cuando se ajusten las licencias, el mensaje no se mostrará más. El mensaje se mostrará a los usuarios del tipo "Tenant Admin" .
| Aviso |
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Quando o Si el Clock In identifica que o TCode não tem nenhuma licença contratada o o número de licenças utilizadas está acima de zero o Backoffice não demonstra a mensagem de licenças excedidas, e caso tenha sido extrapolada a margem, as marcações não seguem o fluxo. Quando ocorrer essa situação o cliente deverá verificar com o ESN para atualização do contrato dele no CRM para que as licenças sejam atualizadas no el TCode no tiene ninguna licencia contratada y el número de licencias utilizadas es superior a cero, el Backoffice no muestra el mensaje de licencias excedidas, y si se hubiera superado el margen, los registros no siguen el flujo. Si ocurriera esta situación, el cliente debe verificar con el ESN la actualización del contrato de este en el CRM para que las licencias se actualicen en el Clockin. |
07.CONSULTAR
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LICENCIAS EXCEDIDAS
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EN EL DASHBOARD
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DEL BACKOFFICE
Quando for identificado que o Si se identificara que el número de licenças licencias consumidas for maior que as licenças contratadas, será possível consultar no fuera mayor que las licencias contratadas, es posible consultar en el BackOffice. Para isso ello, basta acessar a opção de menu Dashboard . No canto superior será demonstrado dois quadros, o primeiro contendo Licenças Consumidas e o segundo quadro contendo a quantidade de licenças consumidas por Tenants. Segue abaixo protótipoacceder a la opción del menú Dashboard. En la parte superior se mostrarán dos cuadros, el primero con Licencias consumidas y el segundo con la cantidad de licencias consumidas por Tenants. Se muestra el prototipo:
08.
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ORIENTACIONES SOBRE LA SOLAPA LICENCIAS EXCEDENTES
En la pantalla del dashboard en la parte superior derecha encima del gráfico 'licencias consumidas' en 'Ver detalles' es posible consultar las licencias excedidas.
En esta pantalla se mostrarán todos los registros bloqueados, siendo posible verificarlas por RCPF, CÓDIGO DEL DISPOSITIVO Y FECHA de acuerdo con el siguiente print
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Na tela do dashboard no canto superior direito acima do gráfico 'licenças consumidas' em 'Ver Detalhes' será possivel consultar as licenças excedidas.
Neste tela serão demostradas, todas as marcações bloqueadas, sendo possível verifica-las por CPF, CÓDIGO DO DISPOSITIVO E DATA conforme print abaixo:
09.
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ORIENTACIONES SOBRE
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CÓMO SOLICITAR
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EL AJUSTE DE LAS LICENCIAS CONTRATADAS
Si en el BackOffice se identificara el excedente de licencias, de acuerdo con lo descrito en los ítems anteriores, tenemos el siguiente paso a pasoQuando for identificado no BackOffice o excedente de licenças conforme descrito nos itens acima temos o seguinte passo a passo:
| Informações |
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Caso não saiba o contato Si no tuviera el contacto do ESN, necessário es necesario abrir un ticket para receber orientações. O processo de licenças poderá levar até 5 dias úteis para atualização, após contatorecibir orientaciones. El proceso de licencias puede demorar hasta 5 días hábiles para actualización, después del contacto. |
10.STOP PROCESSING POR
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RCPF:
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LICENCIAS EXCEDIDAS SUPERIOR AL MARGEN DE USO
O processo que chamamos de El proceso que llamamos Stop Processing por CPFfará com que marcações realizadas acima da quantidade de licenças contratadas + margem de uso fiquem em stand by, ou seja, as marcações não serão processadas, isso significa que as marcações:
- Não terão NSR gerado,
- Não constarão na consulta de marcações do BackOffice.
- Não estarão disponíveis para integração com automação de ponto do ERP
- Não estarão disponíveis para geração do arquivo AFD.
A margem de uso é um percentual de licenças excedidas que ao ultrapassar esse valor as marcações relativas as licenças excedentes não serão mais processadas até que as quantidade de licenças contratadas seja ajustado, veja a regra para os valores de margem de uso para a quantidade de licenças:
- Até 1000 licenças contratadas contratadas o margem de uso é de 10%. Exemplificando, se o número de licenças contratadas é 500 e o consumo ficou em 545, o consumo de licenças estará em 109%, então as marcações serão processadas normalmente. Caso ultrapasse os 110%,, não serão mais processadas.
- Acima de 1000 licenças contratadas a margem de uso é de 5%. Exemplificando se o número de licenças contratadas é 1500 e o consumo ficou em 1545, o consumo de licenças estará em 103%, então as marcações serão processadas normalmente. Caso o consumo ultrapasse 105%, não serão mais processadas.
Abaixo o fluxo do bloqueio que irá ocorrer:
| Aviso |
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Quando o contrato tiver excedido as licenças contratadas + margem de uso, para saber quais CPFs e marcações estão sendo consideradas nesse cálculo basta acessar o Dashborad do Backoffice. Já no primeiro quadro onde o excedente é demonstrado, através do Link "Ver Detalhe". |
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Abaixo elencamos algumas recomendações e informações sobre o processo de Consumo de Licenças:
RCPFpermitirá que registros realizados sobre la cantidad de licencias contratadas + margen de uso queden enstand by, es decir, los registros no se procesarán, esto significa que los registros:
- No tendrán NSR generado,
- No constarán en la consulta de registros del BackOffice.
- No estará a disposición para integración con automatización de reloj registrador del ERP
- No estará a disposición para generación del archivo AFD.
El margen de uso es un porcentaje de licencias excedidas que al superar este valor, los registros referentes a las licencias excedentes no se procesarán más hasta que se ajuste la cantidad de licencias contratadas, vea la regla para los valores de margen de uso para la cantidad de licencias:
- Hasta 1000 licencias contratadas el margen de uso es del 10%. Ejemplificando, si el número de licencias contratadas es 500 y el consumo quedó en 545, el consumo de licencias estará en el 109%, entonces los registros se procesarán normalmente. Si superara el 110%, no se procesarán más.
- Sobre 1000 licencias contratadas, el margen de uso es del 5%. Ejemplificando, si el número de licencias contratadas es 1500 y el consumo quedó en 1545, el consumo de licencias estará en el 103%, entonces los registros se procesarán normalmente. Si el consumo superara el 105%, no se procesarán más.
A continuación se muestra el flujo del bloqueo que ocurrirá:
| Aviso |
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Si el contrato hubiera excedido las licencias contratadas + margen de uso, para saber qué RCPFS y registros se están considerando en este cálculo, basta acceder al Dashborad del Backoffice. En el primer cuadro donde se muestra el excedente, por medio del enlace "Ver detalle". |
11.INFORMACIONES IMPORTANTES
A continuación mostramos algunas recomendaciones e informaciones sobre el proceso de Consumo de licencias:
- Sugerimos que los responsables por la gestión de las licencias del Clock in tengan un usuario con perfil Tenant Admin y estos accedan al Backoffice por lo menos una vez por semana para evaluar las licencias consumidas y/o excedidas.
- Si el ESN hubiera entrado en contacto, es importante que el ajuste de contrato se realice lo más rápido posible, evitando de esta manera el Stop Processing por CPF
- El margen de uso se estableció para que los clientes tengan tiempo de ajustar sus contratos. De esta manera, cuando el aviso esté visible en el entorno entre en contacto, lo más rápido posible, con su ESN o con nuestro departamento de atención
- El inicio de verificación de la cantidad de licencias contratadas vs. consumidas se dará entre la segunda quincena de Julio y el mes
Sugerimos que os responsáveis pela gestão das licenças do Clock in possuam um usuário com perfil Tenant Admin e estes acessem o Backoffice ao menos uma vez por semana para avaliarem as licenças consumidas e/ou excedidas.
Caso o ESN já tenha entrado em contato, é importante que o ajuste de contrato seja realizado o mais breve possível, evitando assim o Stop Processing por CPF
A margem de uso foi estabelecida para que os clientes tenham tempo de ajustar seus contratos. Assim, quando o aviso estiver visível no ambiente entre em contato, o mais breve possível, com seu ESN ou com nosso atendimento
- O início de verificação da quantidade de licenças contratadas x consumidas se dará entre a segunda quinzena de Julho e o mês de Agosto, de forma gradual para todos os los clientes Clock In
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