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A reserva de instalação permite ao usuário reserve uma sala do campus, prédio, bloco, tipo de sala desejada para uma data/horário específico. O processo é executado a partir de uma atividade cadastrada e agendada.
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Para realizar a reserva de instalação é necessário os seguintes itens:
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Neste passo, deve selecionar a pessoa responsável pela reserva.
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Neste passo, deve selecionar o período que compreende a reserva, o horário, os dias da semana em questão e em caso de feriados, considerar ou não de acordo com calendário parametrizado. Existe a possibilidade de se incluir vários horários distintos. Para a inclusão de várias período, informe uma data de início e fim, hora de início e fim, dias da semana e clique no botão "Adicionar horário" para cada reserva de dia e horário que desejar. Caso deseje remover algum dos horários incluídos na lista, basta selecionar o horário e clicar em "Remover horário".
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Execução do Processo para reserva de Instalação:
- O primeiro passo é selecionar a turma para a qual a reserva esta sendo feita e o plano de aula correspondente a data em que a aula será realizada no local reservado.
- No segundo passo o nome do prédio, bloco, tipo de sala e sala devem ser preenchidos. Neste momento é definida pelo usuário a instalação/sala que será reservada.
- Por último devem ser definidas as datas e horários da reserva, assim o usuário conclui o processo de reserva de instalação.
Através do anexo "Reserva de instalação" é possível ter acesso as reservas realizadas e, também, editar as informações da reserva realizada.
Importante:
Uma reserva poderá ser editada se a data da reserva for maior ou igual a data atual.
Em caso de choque de horário, deve-se verificar a permissão especial para superalocar salas ou recursos. Se o usuário possuir esta permissão, será emitida uma mensagem exibindo o choque e solicitando a confirmação da alteração.
A edição irá obedecer todas as parametrizações relacionadas à atividade agendada que a reserva está associada:
Dias de antecedência:
- Se o dia informado é maior que o dia atual.
- Se Permite exportação para agenda global.
- Se permite reserva para instalação ou todos.
Para reservas de instalação que possuam reserva de recurso:
- Se houver alteração de sala e o recurso for exclusivo da sala é emitida uma mensagem avisando que o recurso será eliminado. Caso o usuário opte por realizar a alteração, a reserva do recurso é eliminada.
- Se houver alteração de sala e o recurso associado não for exclusivo a data de início e fim da reserva de sala quando alteradas na reserva de instalação devem ser replicadas para a reserva de recurso. Neste cenário é verificado o choque de horário de recurso.
Caso seja necessário excluir a reserva de instalação associada, deve-se utilizar o processo de cancelar reserva de instalação.
Horários da reserva
No processo de reserva, pode-se informar uma data de início e fim, hora de início e fim, dias da semana e avançar o processo, no procedimento padrão.
Contudo, há a possibilidade de se incluir vários horários distintos.
Para a inclusão de várias datas e horários, informe uma data de início e fim, hora de início e fim, dias da semana e clique no botão "Adicionar horário" para cada reserva de dia e horário que desejar. Caso deseje remover algum dos horários incluídos na lista, basta selecionar o horário e clicar em "Remover horário".
Exemplos:
- Informar apenas um dia e hora específica:
Vários dias diferentes com o mesmo horário ou o mesmo dia com horários diferentes
- Entre 08/06/2017 e 08/06/2017 de 08:00 às 09:00
- Entre 09/06/2017 e 09/06/2017 de 08:00 às 09:00
- Entre 10/06/2017 e 10/06/2017 de 08:00 às 09:00
- Entre 11/06/2017 e 11/06/2017 de 08:00 às 09:00
- Entre 12/06/2017 e 12/06/2017 de 08:00 às 09:00
- Fazer a reserva para os dias da semana em um intervalo de datas
Entre 01/07/2017 e 30/072017 de 08:00 às 09:00
Para os dias da semana: segunda, quarta e sexta
- Realizar reserva para um período contínuo
Habilitando o parâmetro "Reservar período contínuo", a instalação será reservada por todo período que for informado no processo
Entre 01/08/2017 08:00 e 10/08/2017 18:00
Mais Informações
Na etapa de informações adicionais é possível a inclusão das informações: Responsável pela reserva, Descrição e Observação.
Essas informações, também, poderão ser acessados pela visão de recursos cadastrados e editadas.
No portal, com o perfil de professor, também, é possível realizar a inclusão dessas informações: "Professor | Reserva de instalação"
Arquivos anexos
Na etapa "Arquivos anexos", do processo, será possível incluir um ou mais arquivos à reserva de acordo com a parametrização realizada no sistema
Parametrização:
No sistema, acessar: Módulo Educacional | Configurações | Parâmetros -> 15.01 - Secretária > Geral 6/6
Defina:
- Tipo de armazenamento
- Extensões de arquivos permitidas
- Tamanho máximo de armazenamento em Kb.
Importante:
Em "Anexos | Arquivos da reserva de recurso", na visão de reserva de recursos, o usuário poderá visualizar todos os arquivos anexados através do processo, incluir novos arquivos e excluir arquivos.
No portal, também, é possível realizar a inclusão de arquivos à reserva:
- No portal educacional, com perfil de professor, acessar no menu "Reservar instalação" e clicar em "Fazer reserva". Incluir as informações da reserva e, em arquivos anexos, adicionar o arquivo e salvar a reserva.
- Após a inclusão da reserva será exibida uma lista de reservas do professor para visualização dos arquivos anexados. Caso queira adicionar novos arquivos, basta clicar em "Enviar arquivo".
Agenda
Realizar a reserva de Instalação
- Selecionar a atividade agendada que permite reserva de instalação
- Ir em Processo "Processo de reserva de instalação":
- Informe o solicitante da reserva;
- Defina os horários;
- Selecione o tipo de sala e sala;
- Informações adicionais: Responsável pela reserva, descrição e a observação;
- Anexo de arquivos;
- Selecione os usuários que receberão a reserva da instalação na agenda;
Conclua a execução do processo
Visualizar as reservas de recurso na agenda
Acesso pelo menu: Módulo Educacional | Gestão | Utilitários | Agenda
Importante:
Caso não exista informações adicionais preenchidas, será exibido somente a informação sobre a atividade agendada.
Lembrando que para visualizar corretamente a informação na agenda, deve-se habilitar para visualizar intervalos de 15 minutos.