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ÍNDICE

1. Visão Geral

2. Exemplo de Utilização

3. Recursos na Aprovação de Despesas

4. Geração de pagamento de reembolso automático
   1. Configurações necessárias
   2. Geração do título no financeiro
   3. Agrupamento de reembolsos
   4. Cancelamento de aprovação
   5. Aprovação em lote
5. Cancelar Solicitação
6. Assuntos relacionados

01. VISÃO GERAL

O processo de Solicitação de Despesas consiste no registro de uma despesa realizada ou a realizar pelo profissional do escritório de advocacia. Esta solicitação é aprovada ou reprovada pela equipe de Financeiro, gerando assim a despesa para faturamento e os lançamentos financeiros, dependendo do caso.

02. EXEMPLO DE UTILIZAÇÃO

A rotina Aprovação de Despesas está disponível no menu Atualizações / Financeiro / Aprovação de Despesa (JURA235A).

Para utilização desta rotina, é necessário habilitar o parâmetro MV_JURXFIN = .T..

Durante a inclusão da solicitação é escolhido o tipo de solicitação de despesas: Cliente ou Escritório.

Solicitação de Despesa para Cliente:

• Aprovação Caixinha:

  • Será gerado o lançamento financeiro (JURA241) e

  • Será gerada a despesa para faturamento (JURA049) desde que a natureza indicada na classificação de natureza que define a "Natureza de despesas de cliente para rotinas automáticas" gere despesa no faturamento (Campo "Gera Desp Fat." = 1-Sim). Para mais informações sobre o campo, consulte o documento de referência do cadastro de naturezas (Naturezas - FINA010).

  • O campo Data da Movimentação é utilizado para definir a data do lançamento financeiro, podendo ser uma data retroativa ou futura. Este campo só é utilizado quando o tipo do lançamento for "Caixinha".
  • A opção Gerar pagamento de reembolso automático é utilizada para gerar um título a pagar de forma automática para reembolso.

• Aprovação Contas a Pagar:

  • Será gerado um desdobramento financeiro (JURA246) ou desdobramento pós pagamento (JURA247), e ;

  • Será gerada a despesa para faturamento (JURA049) desde que a natureza indicada na classificação de natureza que define a "Natureza de despesas de cliente para rotinas automáticas" gere despesa no faturamento (Campo "Gera Desp Fat." = 1-Sim). Para mais informações sobre o campo, consulte o documento de referência do cadastro de naturezas (Naturezas - FINA010).

Solicitação de Despesa do Escritório:

• Aprovação Caixinha:

  • Será gerado o lançamento financeiro (JURA241).

  • O campo Data da Movimentação é utilizado para definir a data do lançamento financeiro, podendo ser uma data retroativa ou futura. Este campo só é utilizado quando o tipo do lançamento for "Caixinha".
  • A opção Gerar pagamento de reembolso automático é utilizada para gerar um título a pagar de forma automática para reembolso, bloqueando o campo Cód. Natureza e utilizando a natureza cadastrada para o solicitante

• Aprovação Contas a Pagar:

  • Será gerado um desdobramento financeiro (JURA246) ou desdobramento pós pagamento (JURA247).

As solicitações de origem 2-Despesa LD ou 3-Prestação de Contas LD não poderão serem excluídas por dentro do sistema, apenas via integração Legal Desk. Apenas as solicitações com origem 1-Digitado poderá ser excluída. Apenas as solicitações com origem 1-Digitado poderá ser excluída.

03. RECURSOS NA APROVAÇÃO DE DESPESAS

• Aprovação em Lote

  • Em Outras Ações / Operações em Lote / Aprovação em Lote é possível realizar a aprovação em lote das solicitações previamente filtradas.   

• Alteração em lote

  • Em Outras Ações / Operações em Lote / Alteração em Lote é possível realizar a alteração em lote das solicitações previamente filtradas.
• Log de consulta
  • Criado o campo de log para gravar as operações desde a criação da solicitação até o desdobramento, ao criar o desdobramento o log da aprovação será replicado para o desdobramento.
  • Operação realizada via Legal Desk: Aprovação Coordenador e Reprovação Coordenador.

  • Operação realizada via Protheus: Aprovação Financeira, Reprovação Financeira, Cancelamento da Aprovação Financeira, Cancelamento da Reprovação Financeira.

  • Conteúdo do campo: 

    • Operação;
    • Usuário (código, sigla e nome do participante);
    • Data e hora.

04. GERAÇÃO DE PAGAMENTO DE REEMBOLSO AUTOMÁTICO

Configurações necessárias

Para possibilitar a geração automática dos títulos a pagar de reembolso, serão necessárias as seguintes parametrizações:

• Caso o parâmetro MV_JREEMPR não seja preenchido, o campo de prefixo do título ficará em branco. 
• Caso o parâmetro MV_JREEMVE não seja preenchido, o vencimento será na mesma data da emissão / aprovação.
• Será necessário definir uma natureza transitória a ser usada para as situações de reembolso. Para isso, ao acessar a rotina de Classificação de Naturezas, esse novo tipo de classificação já estará criado, bastando apenas preencher a natureza a ser usada. O preenchimento da classificação de naturezas é obrigatório, de forma que não será possível realizar a aprovação de despesas com a opção de geração de título sem essa informação.
• A opção Gerar pagamento de reembolso automático ficará disponível somente quando o tipo de lançamento for Caixinha e caso não tenha sido usado adiantamento nessa solicitação de despesa.

Geração do título no financeiro

Ao confirmar a aprovação com essa opção marcada será gerado um título a pagar no financeiro considerando as seguintes configurações:

Agrupamento de reembolsos

• Ao fazer a primeira aprovação de despesa no dia para um determinado profissional, será criado um título com a natureza transitória e um desdobramento usando a natureza do participante ou a natureza de origem indicada na tela de aprovação.
• Novas aprovações nessa mesma data e para o mesmo participante irão gerar desdobramentos no título criado na primeira aprovação, e o valor do título principal será ajustado para considerar a soma dos desdobramentos dele.
• Em uma nova aprovação para a mesma data e participante, caso o título existente já tenha sido movimentado (baixa, liquidação), não será possível criar desdobramentos para ele. Com isso, será gerado um novo título com as mesmas configurações, somente com o número de parcela diferente (preenchida com o próximo número disponível, por exemplo: 02).
• Em uma nova aprovação para a mesma data e participante, caso a solicitação que está sendo aprovada estiver em moeda diferente do título existente, será criado um novo título para essa moeda, diferenciando a parcela (preenchida com o próximo número disponível, por exemplo: 03).

Cancelamento de aprovação

No cancelamento da aprovação, caso não tenha ocorrido nenhuma movimentação no título:

• Se existe somente um desdobramento no título: o título e o desdobramento serão excluídos. 
• Se existe mais de um desdobramento no título: o desdobramento será excluído, e o valor dele será subtraído no total do título.

Caso tenha ocorrido alguma movimentação, será apresentada mensagem de aviso, indicando o motivo que impossibilita o cancelamento.

Aprovação em lote

Na aprovação em lote, podem ser selecionadas várias solicitações para aprovação de uma só vez. Nesse caso, a opção "Gerar pagamento de reembolso automático" ficará habilitada se o tipo for Caixinha, e se marcada, serão gerados títulos/desdobramentos para os registros selecionados, com exceção dos que tiveram uso de adiantamento. 

Ao final do processamento, será gerado um log com os detalhes da aprovação.

05. CANCELAR SOLICITAÇÃO

É possível cancelar uma solicitação pendente através do botão "Cancelar Solicitação" desde que respeite as regras abaixo:

• As solicitações com origem 3-Prestação de Contas LD não poderão ser canceladas no sistema, apenas via integração Legal Desk.
• Só será permitido fazer o cancelamento de solicitações pendentes. As solicitações canceladas não serão mais movimentadas.

06. ASSUNTOS RELACIONADOS

• Principais Parâmetros - Pré-faturamento de Serviços
• NZQ - Solicitação/Aprovação de Despesa