Integração de Leads e Oportunidades do

Exact Spotter para TOTVS CRM em unidades TOTVS Corp   

Contexto

A integração entre o RD Station Marketing Exact Spotter e o TOTVS CRM por meio do iPaaS foi desenvolvida para otimizar o fluxo de informações entre essas duas plataformas. Com a integração iPaaS, você pode automatizar o processo de envio dos leads gerados no RD Station Marketing de lead/oportunidades geradas no Exact Spotter para o TOTVS CRM. Isso significa que os dados dos potenciais clientes são enviados automaticamente, sem a necessidade de intervenção manual, o que reduz significativamente o tempo gasto nessa tarefa e elimina erros que poderiam ocorrer durante o processo.

Sistemas Envolvidos

• RD Station MarketingExact Spotter
• iPaaS
• TOTVS CRM

Unidades que usam este modelo de integração

• TOTVS Ibirapuera

O que esta integração faz?

A O fluxo de integração ocorre por meio de uma configuração de automação, que permite o envio automático e contínuo de leads capturados tem por objetivo principal integrar leads/clientes, contatos, oportunidades e atividades do Exact Spotter com o TOTVS CRM, mediante pré requisitos e regras estabelecidas.

Diagrama da integração de Leads com origem no RD Station Marketing para o TOTVS CRM. Em outras palavras, os dados dos potenciais clientes gerados por meio das ações de marketing no RD Station são enviados diretamente para TOTVS CRM. Esta funcionalidade de automação está disponível no RD Station Marketing a partir do plano de assinatura PRO.

Em quais momentos específicos ocorre a integração entre o RD Station Marketing e o TOTVS CRM?

No pacote de integração entre a RD Station Marketing e o TOTVS CRM, existem quatro momentos específicos de envio de dados entre as plataformas via evento de Webhook. Esses momentos são:

1. Envio de cadastro de leads para o TOTVS CRM: A integração se inicia por meio do fluxo de automação estabelecido no RD Station Marketing, que possibilita o envio dos dados cadastrais do lead diretamente para o TOTVS CRM.
2. Marcação de leads como oportunidades no RD Station Marketing: Quando uma oportunidade de negócio é criada no TOTVS CRM e a pipeline for igual a SQL, a RD Station é acionada para marcar o registro do lead correspondente como uma "Oportunidade". Essa integração é fundamental para acompanhar e identificar as oportunidades de negócio dentro do RD Station, simplificando a gestão e acompanhamento  dos leads.
3. Atualização de oportunidades ganhas no RD Station Marketing: Quando uma oportunidade é atualizada como "Ganha" no TOTVS CRM, a RD Station recebe uma notificação e atualiza o registro do lead correspondente. Isso permite mostrar no RD Station que a negociação foi realizada com sucesso, além de possibilitar incluir o valor da venda. Com essas informações, é possível ter uma visão clara das conquistas e dos resultados financeiros alcançados
4. Atualização de oportunidades perdidas no RD Station Marketing: Da mesma forma, quando uma oportunidade é atualizada como "Perdida" no TOTVS CRM, a RD Station é informada e atualiza o registro do lead correspondente. Essa sincronização é muito importante, pois indica que a oportunidade não foi concretizada, permitindo que o motivo da perda seja registrado na RD Station.
5. Responsável do lead atualizado no TOTVS CRM: quando um responsável é modificado no TOTVS CRM a integração realiza a atualização na RD Station, caso o responsável não exista na RD a atualização não é feita.

Observação: É importante destacar que a RD Station aceita valores de oportunidades ganhas com um limite de R$ 99.999.999,00. Valores acima desse limite serão rejeitados pela API padrão da plataforma.

Diagrama da integração de Leads com origem no RD Station Marketing para o TOTVS CRM

Image Removed

Diagrama da integração TOTVS CRM → RD Station Marketing

Image Removed

Image Added

Diagrama da integração TOTVS CRM → RD Station Marketing

Image Added

Quando um lead/cliente é enviado ao TOTVS CRM?

Quando a reunião for agendada, ou seja, o lead/cliente entra na seção "Agendados" do funil, conforme imagem abaixo:

Image Added

Quais campos podem ser integrados entre Exact Spotter e o TOTVS CRM?

Abaixo estão as entidades que vem do Exact Spotter e são integradas ao TOTVS CRM.

Em cada uma delas, temos também o JSON de exemplo para aprimorar o entendimento do leitor.

Sempre que um lead é agendado ou reagendado no Exact Spotter um evento é disparado para o iPaaS que integra as informações de Lead/Customer, Contact, Opportunity, Team Members, Activity-Default com o TOTVS CRM.

JSON de exemplo: json_lead_e_afins.txt

Lead/Customer:

Inserção do lead/cliente no TOTVS CRM.

Contact:

Inserção do contato do lead/cliente  no TOTVS CRM.

Opportunity:

Inserção da oportunidade para o lead/cliente no TOTVS CRM.

Team Members:

Inserção do pré vendedor na oportunidade no TOTVS CRM.

Activity (criada a partir do agendamento):

Esta atividade é criada/atualizada assim que o lead/cliente é agendado/reagendado no Exact Spotter, a mesma está vinculada com a oportunidade do funil.

Activity (criada a qualquer momento após agendamento):

Toda vez que uma atividade é manipulada no Exact Spotter, um evento é disparado para o iPaaS que integra a mesma com o TOTVS CRM.

Quando a atividade for de origem Exact Spotter e a mesma for concluída ou cancelada no TOTVS CRM, essa atualização é enviada ao Exact Spotter.

JSON de exemplo: json_activity.txt

Pré-requisitos Cliente

É necessário contratar o pacote Pro ou Advanced da RD Station, pois o recurso de automação avançada é necessário para a integração.

Pré-requisitos Exact Spotter

Para que os leads, contatos, oportunidades e atividades sejam integrados corretamente, é necessário cadastrar alguns eventos no Exact Spotter que chamarão os Webhooks, enviado a informação da forma correta ao IpaaS e posteriormente para o TOTVS CRM.

Utilize a seguinte documentação para inserir os eventos: https://exactspotter.docs.apiary.io/#/reference/0/webhooks-insercao

Dica: você pode utilizar o programa Postman para inserir os eventos.

Os eventos padrão e os corpos da requisições são:

OBSERVAÇÃO: caso o cliente queira que o lead/cliente seja disparado para o TOTVS CRM em outra etapa diferente de Agendados e Reagendados, basta alterar/remover os dois eventos abaixo com a sua respectiva etapa.

Segue documentação dos eventos possíveis: https://exactspotter.docs.apiary.io/#/reference/0/webhooks-insercao

• • event.schedule

{
    "event": "event.schedule",
    "url": "URL do Webhook do serviço Lead Exact Spotter to TOTVS CRM"
}

• • event.reschedule

{
    "event": "event.reschedule",
    "url": "URL do Webhook do serviço Lead Exact Spotter to TOTVS CRM"
}

Para o serviço iPaaS Activity Exact Spotter to TOTVS CRM:

• • event.activitycreated

{
    "event": "event.activitycreated",
    "url": "URL do Webhook do serviço Activity Exact Spotter to TOTVS CRM"
} 

• • event.activitydeleted

{
    "event": "event.activitydeleted",
    "url": "URL do Webhook do serviço Activity Exact Spotter to TOTVS CRM"
}

• • event.activitydone

{
    "event": "event.activitydone",
    "url": "URL do Webhook do serviço Activity Exact Spotter to TOTVS CRM"
}

• • event.activityedited

{
    "event": "event.activityedited",
    "url": "URL do Webhook do serviço Activity Exact Spotter to TOTVS CRM"
}

Pré-requisitos iPaaS:

Adicione uma conta no aplicativo TOTVS CRM:

• Acesse o aplicativo TOTVS CRM
• Vá na aba Contas e clique em "Cadastrar Conta"
• Você pode configurar de duas formas, via body ou via bearer token, conforme as imagens abaixo:

Adicione uma conta no aplicativo Exact Sales:

• Acesse o aplicativo Exact Sales
• Vá na aba Contas e clique em "Cadastrar Conta" e configure conforme a imagem abaixo:

O próximo passo é clonar do projeto padrão para a sua respectiva empresa no iPaaS.

Para isso, realize os seguintes procedimentos:

• Abra o seu navegador e acesse o site https://ipaas.totvs.app/
• No menu do site, procure pela opção "Integrações" e clique nela
• Em seguida, procure pelo submenu "Variáveis" e selecione essa opção
• Procure o projeto clonado Standard - TOTVS CRM-SPOTTER
• Agora, você deve preencher os campos "Chave" e "Valor" para cada variável

Segue os valores a serem preenchidos:

Observação: É importante salientar que os valores de ID fornecidos acima são exemplos baseados na configuração padrão do TOTVS CRM. Durante a implementação da integração, é fundamental revisar e ajustar os valores de ID de acordo com o tenant do cliente. Isso garante que a integração seja realizada corretamente.

Pré-requisitos TOTVS CRM:

Cadastre um e-mail existente no TOTVS CRM e Exact Spotter para caso não seja encontrado o usuário responsável ao cadastrar um lead/oportunidade. (variável totvs_crm_default_user)

Cadastre um e-mail existente no TOTVS CRM e Exact Spotter para caso não seja encontrado o pré vendedor ao cadastrar um lead/oportunidade. (variável totvs_crm_preseller_default)

Crie os seguintes Workflows:

Exemplo do fluxo

FAQ

Escopo

Quais campos podem ser integrados entre RD Station Marketing e o TOTVS CRM?

É possível integrar uma variedade de campos, dependendo  das configurações  específicas realizadas durante o processo de integração. Entre as possibilidades do modelo padrão, incluem-se:

• Cidade (limite de 255 caracteres)
• Celular (limite de 255 caracteres)
• Cargo (limite de 255 caracteres)
• E-mail -  (limite de 255 caracteres)
• Empresa -  (limite de 255 caracteres)
• Estado - (limite de 255 caracteres)
• Facebook -  (limite de 255 caracteres)
• Linkedin - (limite de 255 caracteres)
• Nome - (limite de 255 caracteres)
• Telefone - (limite de 255 caracteres)
• Website - (limite de 255 caracteres)

Além dos campos mencionados anteriormente, é importante destacar que o cadastro padrão também inclui variáveis que são preenchidas automaticamente. Essas variáveis incluem:

• Situação do Lead: Ativo
• Tipo de lead: Lead
• Origem do Lead: RD Station
• Tipo de e-mail: Principal
• Tipo de telefone: Principal
• Tipo de endereço principal
• Usuário padrão caso não tenha responsável
• Etapa
• Tipo de Oportunidade
• Pipeline

Pré-requisitos Cliente

É necessário contratar o pacote Pro ou Advanced da RD Station, pois o recurso de automação avançada é necessário para a integração.

Pré-requisitos RD Station Marketing

A exportação de LEADS deve ser configurada com um Webhook, seguem os passos de como pegar este endereço:

A URL do Webhook iPaaS será disponibilizada durante a configuração inicial da integração. Esse processo ocorre por meio de etapas de “wizard”, ou seja, os passos sequenciais para concluir a configuração. Se você enfrentar qualquer dificuldade durante essa etapa, recomendamos entrar em contato com o suporte do produto iPaaS para receber orientações e assistência.

Para obter a URL do iPaaS, siga estas etapas:

• • • Acesse https://ipaas.totvs.app/ em seu navegador;
    • No menu "Integrações", clique em "Projetos & Pacotes";
    • No campo de busca, digite "Rd Station x CRM" e pesquise;
    • No card  "Lead RD Station to TOTVS CRM", clique em "Editar";
    • No diagrama da integração, clique no ícone de engrenagem ao lado de "Webhook" e copie a URL fornecida;
    • Segue imagem de exemplo:

Image Removed

Para configurar o Webhook e criar o fluxo de integração no RD Station, siga as etapas abaixo:

• • • No menu, acesse a opção "Relacionar";
    • Clique em "Automação de Marketing" conforme imagem:
    • Image Removed 
    • Em seguida, clique em "Criar Fluxo";
    • Nomeie o fluxo e clique em "Continuar";
    • No card de entrada, selecione uma opção para definir quais leads farão parte do fluxo de integração: "Novos leads" (somente os novos leads que atenderem às condições após a ativação) ou "Todos os leads" (todos os leads que já atendem às condições);
    • Na lista de opções de entrada, escolha uma das seguintes: "Convertidos em evento", "Entraram na lista de segmentação", "Foram marcados como oportunidade" ou "Campo do lead";
    • Após definir a opção de entrada, clique no ícone "+" ao lado do card de entrada e localize a ação "Enviar Leads para integração";
    • Arraste o card "Enviar leads para integração" até o ícone "+" e inclua a URL do iPaaS;
    • Por fim, salve e ative o fluxo;
    • O iPaaS receberá as mensagens com os dados dos leads por meio do Webhook e realizará os tratamentos necessários para atender aos requisitos da API padrão do TOTVS CRM.

Aqui está um exemplo de um fluxo simples criado:

Image Removed

Observação: É importante lembrar que cada integração do cliente terá um “integrationId” único, proporcionando a individualidade necessária e garantindo a segurança dos dados entre as plataformas.

Para mais detalhes sobre o processo de configuração no RD Station e as regras de exportação de leads para o Webhook da integração, consulte o seguinte link: 

https://ajuda.rdstation.com/s/article/Integra%C3%A7%C3%A3o-customiz%C3%A1vel-com-sistema-pr%C3%B3prio-Webhook

Pré-requisitos iPaaS:

É necessário realizar a configuração das variáveis específicas para esse pacote de integração. As variáveis e seus valores são os seguintes:

• • • Abra o seu navegador e acesse o site https://ipaas.totvs.app/
    • No menu do site, procure pela opção "Integrações" e clique nela.
    • Em seguida, procure pelo submenu "Variáveis" e selecione essa opção.
    • Na página de cadastro de variáveis, localize a opção "Cadastrar variável" e clique nela.
    • Agora, você será solicitado a preencher os campos "Chave" e "Valor" para cada variável.

Observação: É importante salientar que os valores de ID fornecidos acima são exemplos baseados na configuração padrão do TOTVS CRM. Durante a implementação da integração, é fundamental revisar e ajustar os valores de ID de acordo com o tenant do cliente. Isso garante que a integração seja realizada corretamente.

O próximo passo é configurar o acesso do aplicativo da RD Station dentro do iPaaS:

• Acesse o iPaaS;
• Vá em Aplicativos > RD Station > Ambientes;
• Crie um ambiente customizado (CASO NÃO EXISTA) com a URL https://api.rd.services e com os tipos de autenticação API KEY e OAUTH2 CODE;
• Vá na aba Contas e crie uma adicionando os dados obtidos na documentação da RD Station: https://developers.rdstation.com/reference/autenticacao-video
• Segue abaixo um exemplo com as informações já preenchidas:

Image RemovedImage Removed

• Depois de configurado é só testar se a conta está ativa:

Image Removed

Pré-requisitos TOTVS CRM:

Lembre-se de que as variáveis cadastradas no iPaaS existam no TOTVS CRM.

Para garantir a atualização adequada do registro no RD Station sempre que uma oportunidade for criada no TOTVS CRM, ganha ou perdida, é essencial configurar corretamente no workflow. Isso envolve a definição de um gatilho no TOTVS CRM que será responsável por enviar os dados da oportunidade para a URL de Webhook do iPaaS, responsável pela atualização no RD Station.

Abaixo estão os gatilhos necessários a serem criados no TOTVS CRM para funcionar corretamente a integração:

Observação: Após realizadas essas ações, toda vez que uma oportunidade for ganha, atualizada ou perdida, os workflows dispararão a informação para o RD Sation.

Exemplo do fluxo

Desde a criação no RD até ganhar a oportunidade no TOTVS CRM e ser atualizado novamente no RD Station:

Image Removed

Image Removed

Image Removed

FAQ

Como a integração efetua a validação se o lead já existe?

O iPaaS da TOTVS desempenha um papel fundamental na integração entre o RD Station Marketing e o TOTVS CRM. Ele é responsável por validar o ID do RD Station associado a um LEAD e ao endereço de e-mail correspondente, além de armazenar essas informações no CRM.

A funcionalidade do iPaaS inclui um mecanismo de verificação para evitar a duplicação de registros no CRM. Quando um LEAD já está presente no CRM, o iPaaS cria apenas a oportunidade, evitando a duplicidade.

É importante mencionar que essa solução foi projetada com base na arquitetura existente, sem a utilização da integração HUB para o processamento de dados. Embora a integração atual seja mais simples e restrita, seu foco principal é garantir a transferência eficiente do LEAD do RD Station para o TOTVS CRM, além de manter a sincronização adequada entre as oportunidades geradas no CRM e as atualizações correspondentes no RD Station.

É possível customizar a integração para atender às necessidades específicas de um negócio? 

Sim, é possível contemplar campos customizados de interesse do cliente, porém, será necessária uma contratação adicional do serviço. A inclusão desses campos personalizados exigirá uma modificação no diagrama/pipeline do iPaaS fornecido ao cliente específico.

É importante destacar que o modelo atual do iPaaS utiliza apenas os campos padrão disponibilizados pela API do TOTVS CRM. Portanto, qualquer adição de campos personalizados requer uma alteração no iPaaS, que será realizada através do atendimento da área de serviços.

Dessa forma, o cliente terá a oportunidade de personalizar a integração de acordo com suas necessidades específicas, incluindo campos customizados de interesse. O processo de alteração será coordenado pela equipe de serviços, garantindo a correta adaptação do TOTVS CRM e o bom funcionamento da integração com o

Exact Spotter