¿Qué es YMS?

YMS, sigla que viene de la expresión en inglés Yard Management System, se refiere a un sistema de gestión de patio, una solución creada para empresas que necesitan modernizar el monitoreo del sector logístico.

Este tipo de sistema es utilizado tanto por industrias de diversos segmentos, en el agronegocio, por grandes operadores logísticos, incluso minoristas y puertos, por ser un modelo de gestión que consigue adaptarse a diferentes sectores y necesidades del mercado.

Por medio de YMS es posible realizar el seguimiento en tiempo real del movimiento de los vehículos de la empresa, para identificar datos sobre productividad, duración media de desplazamiento, tiempo con los vehículos parados y otros puntos críticos que involucran la gestión de flotas de vehículos.

Al lado de otros sistemas de gestión de stock y transporte, YMS se convierte en la solución perfecta para tener una ruta logística moderna, eficiente y con reducción de costos.

Una gran ventaja de este tipo de software es la posibilidad de integración con otros sistemas y el costo de su inversión. 

Al contrario de lo que pueden creer muchos pequeños y medios emprendedores, el YMS no es solamente una solución para las grandes corporaciones.

En verdad, el YMS está cada vez más usual y necesario en el día a día de cualquier profesional que realiza gestión de operaciones de logística.

¿Para qué sirve un sistema YMS?

YMS es una solución para el monitoreo de flujos de patio, sirviendo de soporte y optimización de los procesos de logística.

Entre esta optimización de flujos podemos citar el soporte en la gestión de embarque y desembarque de cargas, organización de entregas y recolecciones, verificación de disponibilidad de dársenas, además de la seguridad con relación a la entrada y salida de vehículos.

Sin embargo, existen sistemas de YMS que tienen otras funcionalidades, inclusive, algunas que funcionan en integración con otros softwares de logística para empresas y grandes industrias de diversos sectores.

Para que quede más fácil de ver cómo opera el YMS, vamos a seguir el ejemplo del cotidiano de un administrador que necesita realizar el monitoreo de los camiones que entran y salen de un patio a lo largo del día en un almacén.

Las principales etapas dentro de este proceso involucran:

• Programación en agenda de entrega con proveedores.

• Verificación de las informaciones del vehículo para confirmación.

• Check-in en la Portería y cálculo de la seguridad para estacionamiento.

• Comunicación de la llegada de los camiones para preparación de la descarga.

• Recepción, verificación y entrada de los productos en el almacén.

Conociendo estos pasos, parece un proceso simple, ¿verdad?

Sin embargo, cada etapa puede presentar puntos críticos que pueden comprometer los plazos y presupuestos, perjudicando la productividad y rendimiento de un sistema de logística.

Por eso, el YMS puede ser la solución perfecta para tener control de estos puntos críticos y una resolución de problemas más ágil, evitando atrasos o problemas de comunicación.

Esto porque los sistemas de YMS realizan un monitoreo 24 horas, registrando informaciones fundamentales para la toma de decisiones de sus administradores.

Ventajas de la solución

La eficiencia logística es un diferencial competitivo cada vez más importante en las cadenas productivas globales.Más agilidad en las entregas y en la recepción de mercaderías, más eficiencia y menores costos operativos pueden significar toda la diferencia para las empresas en los más diversos sectores.

Uno de los principales puntos críticos operativos del área logística son justamente los flujos internos en los patios de las empresas. Un pequeño atraso en la verificación de un documento, en el desembarque o en cualquier etapa del proceso de recepción y envío de mercaderías puede costar para su productividad global, especialmente cuando hablamos de empresas con movimiento de grandes volúmenes de productos y materias primas.

Pero, ¿y si pudiera contar con una herramienta capaz de organizar todo el flujo operativo de la logística en el patio de su empresa, de forma automatizada y eficiente, evitando los puntos críticos que pueden frenar su competitividad?

Pues esta solución existe. Se trata de TOTVS YMS, un sistema de gestión de patios y porterías, que permite un control completo de movimiento inbound y outbound en su empresa, organizando el flujo de acuerdo con las características específicas de su negocio.

En la logística, el inbound se concentra en la recepción y gestión de insumos y productos de los proveedores, mientras que el outbound se responsabiliza por la distribución y envío de los productos terminados a los compradores.

Segmentos atendidos

• Industria
• Agronegocio
• Operadores logísticos
• Minorista
• Distribución

Para saber más sobre esta solución

Acceda al vídeo demostrativo para conocer algunos detalles adicionales sobre TOTVS YMS.

Entienda mejor las funcionalides

Configuração operacional

É no módulo de Configuração Operacional do TOTVS YMS que você cadastra todas as áreas e locais de operação no seu pátio logístico: pontos de entrada, pontos de saída, balanças, estacionamentos, docas, guichês de conferência, entre outros.

Aqui, você desenha o trajeto do caminhão desde o momento em que ele chega à sua empresa, com todos os passos em sequência. Nenhuma interface permanece sem controle e ninguém perde tempo sem saber qual a próxima etapa do processo. O sistema é altamente flexível e permite que você configure quantas etapas forem necessárias em sua operação, na ordem que você quiser. 

Configuración operativa

En el módulo Configuración operativa de TOTVS YMS se registran todas las áreas y locales de operación en su patio logístico: puntos de entrada, puntos de salida, balanzas, estacionamientos, dársenas,  ventanillas de verificación, etc.

Aquí diseña el trayecto del camión, desde el momento en el que este llega a su empresa, con todos los pasos en secuencia. Ninguna interfaz permanece sin control y nadie pierde tiempo sin saber cuál es la próxima etapa del proceso. El sistema es altamente flexible y permite que configure cuántas etapas fueran necesarias en su operación, en el orden que quiera. 

Control de acceso de personas y vehículos

Con el Control de patios y porterías de TOTVS YMS nadie entra o sale de su patio logístico sin su conocimiento.

En este módulo se registran todos los datos del vehículo, del conductor, de los ayudantes u operadores, y cuál es la finalidad del vehículo al llegar a su empresa. Todo queda registrado y usted no pierde el control de tránsito en su patio logístico, dando mucho más seguridad a su operación.

Además, los registros de control de entrada y salida son rápidos, lo cual ayuda a reducir colas de camiones y dar más agilidad al tránsito operativo en su patio logístico.

Cabe recordar que este módulo no realiza el control de reloj registrador de de empleados, solamente de personas en operación. 

Gestión de colas

La llegada de los camiones al patio de su empresa solamente es el comienzo de la operación. Para evitar colas, es necesario impedir la creación de puntos críticos en cada etapa del inbound o del outbound.

TOTVS YMS le ayuda a ordenar el flujo de procesos y eliminar los puntos críticos operativos.

La herramienta de Convocación para ejecución de actividades ayuda en este contexto, organizando el flujo en cada punto del proceso.

También es posible ver la cola de camiones, de acuerdo con el flujo diseñado por usted en la Configuración Operativa.

De esta manera, sabe por ejemplo, cuántos camiones están esperando el check in, cuántos están en proceso, cuántos esperan el pesaje, cuántos están en la cola de salida, etc. De esta manera, es posible ver más fácilmente si algún problema está impidiendo el flujo, para corregirlo con rapidez.

Convocación para ejecución de actividades

Con TOTVS YMS nadie queda perdido, ni pierde tiempo en su patio logístico, pues el sistema cuenta con una herramienta de Convocación para ejecución de actividades, que permite convocar rápidamente os motoristas para ejecutar tareas como embarque, pesaje, orientación a dársenas específicas, etc.

En la práctica, el sistema dispara mensajes de SMS o de WhatsApp al celular de los conductores, cuando este debe cumplir una tarea. De esta manera, facilita el flujo, orientando a los conductores al lugar lugar correcto, a la hora correcta, de acuerdo con su configuración operativa, dejando la rutina logística mucho más eficiente y productiva.

Gestión a la vista

TOTVS YMS permite ver el estatus de cada vehículo en su patio logístico, de forma simple e intuitiva.

La pantalla de visualización de los procesos muestra todas las operaciones en curso y en qué que etapa se encuentra cada una de estas.

El estatus está indicado por un sistema de colores (verde, amarillo y rojo), alertando si alguna operación está con problemas o con algún tipo de atraso. De esta manera controla mejor el flujo operativo en todas las etapas, ganando más productividad y ayudando a su empresa a reducir costos con horas extras, alojamiento, etc., manteniendo las operaciones de carga y descarga dentro del plazo.

Pesaje

TOTVS YMS permite realizar el pesaje del vehículo de carga dentro del controle de jornada.

Cabe resaltar que los datos de pesaje pueden imputarse manualmente o por medio de una integración con TOTVS Pesaje, siendo posible recibir estos dados automáticamente.

Integração com o TOTVS Agendamento

O TOTVS YMS também possui integração com o TOTVS Agendamento. Com isso, você ganha mais capacidade de planejamento, antecipando as necessidades da sua operação de acordo com a agenda de embarques e desembarques da sua empresa.

É importante destacar que as duas soluções operam de forma independente e são contratadas em separado. 

Integración con TOTVS Programación en Agenda

TOTVS YMS también tiene integración con TOTVS Programación en agenda. Con lo cual, gana más capacidad de planificación, anticipando las necesidades de su operación, de acuerdo con la agenda de embarques y desembarques de su empresa.

Cabe destacar que las dos soluciones operan de forma independiente y son contratadas por separado. 

Integración con TOTVS Mi Checklist

TOTVS YMS también tiene integración con TOTVS Mi Checklist. Con lo cual, tiene la posibilidad de realizar inspecciones documentales (certificados obligatorios, licencia de conducir, etc.), verificaciones pre y post carga, así como, verificación de las condiciones del vehículo.

Cabe destacar que las dos soluciones operan de forma independiente y son contratadas por separado. 

Self - Check in

TOTVS YMS permite que los conductores realicen su propio Check in, siempre y cuando exista una programación en agenda previa (integración con TOTVS Programación en agenda), sin necesidad de realizar este proceso directamente en la Portería, evitando de esta manera colas y puntos críticos.

Este check in puede realizarse en una Tableta o en un Totem.

Principales etapas en este proceso

• Programación en agenda de entrega con proveedores y empresas de transporte.

• Verificación de las informaciones documentales para comparación.

• Control de entrada de prestadores de servicio y visitantes.

• Check in en la Portería y cálculo de la seguridad para estacionamiento.

• Comunicación de la llegada de camiones para la preparación de la carga y descarga.

• Recepción, verificación, pesaje y entrada de los productos en el almacén.

• Control de jornada de patio de los vehículos y prestadores de servicios.

• Self-check inde conductores.

Documento de referencia (Help)

El Documento de referencia (Help) ahora forma parte de TOTVS YMS YMS y puede accederse a este por la opción Guía de uso, ubicado en la página inicial de esta aplicación.

Con lo cual, la navegación por la aplicación es mucho más productiva, facilitando inclusive el entendimiento de las rutinas del producto.

¡Pruébelo! 

Roadmap del producto

Conozca las próximas entregas previstas para el segmento de la solución TOTVS YMS y muchas nuevas funcionalidades.