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» Reunión de Transición con Comercial

Es el momento en el que se lleva a cabo la entrega de testigo del equipo comercial al equipo del proyecto, a través de una reunión de alineación. 

Esta fase es esencial para evaluar si existe algún distanciamiento del alcance y definir la estrategia a seguir.

Descripción de actividades:

• Gerente y/o coordinador de proyecto o PMO (según la definición de la Unidad) organiza la agenda de reuniones.
• Arquitecto de Soluciones o Coordinador de Proyecto, según la definición / estrategia de unidad, complete el documento de Transición Comercial - MIT065
• Ejecutivo de Soluciones de Negocio, Arquitecto de Soluciones, Gerente o Coordinador del Proyecto y Gerente de Portafolio de Proyectos organizan insumos para reunión
• Durante la reunión se deben evaluar/alinear los siguientes ítems:
  1. Requisitos del cliente y solución vendida
  2. Detalle del alcance
  3. Alineación de costo vs. esfuerzo (presupuesto)
  4. Expectativas del Cliente
  5. Riesgos iniciales
  6. Detalle de las cuestiones comerciales (Facturación, gastos, etc.)
  7. Hitos y plazos del proyecto
  8. Mapeo inicial de partes interesadas
  9. Impulsores del negocio, metas, objetivos, métricas de éxito

Si se ecualizan las condiciones evaluadas durante la reunión, el proyecto pasa al proceso de iniciación y el gerente o coordinador del proyecto debe registrar la información discutida a través del transición comercial y almacenarlo en el repositorio del proyecto. 

Si se identifica el distanciamiento del alcance, el Gestor de Portafolio de Proyectos y la Atención y Relación evalúan los problemas planteados y definen la estrategia de abordaje de los GAPS con el cliente, evaluando la posibilidad de negociar el complemento del proyecto con el cliente o absorber los gaps por el proyecto o área.

- Validación de Las Partes Interesadas

- Estrategia General, Premisas y Restricciones, Alineación y Expectativas

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Validación de Las Partes Interesadas Validación de Las Partes Interesadas

» Validación de Las Partes Interesadas

Para entender qué personas serán las interesadas en el proyecto y el papel de cada una, es necesario alinear la información en el encuentro de la Entrega de testigo con el Equipo Comercial y más tarde con el Cliente.

Un importante papel que debe estar bien formalizado es el de Aprobador, porque estas personas deben tener el derecho reconocido por el Cliente de aprobar (en diferentes niveles) las definiciones y entregas del Proyecto.

Descripción de actividades:

Genere o coordinador del proyecto valida los nombres y la función con el Cliente.

El mapeo de las partes interesadas ahora servirá como una lista de validación del papel de cada uno.

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Estrategia General, Premisas y Restricciones, Alineación y Expectativas Estrategia General, Premisas y Restricciones, Alineación y Expectativas

» Estrategia General, Premisas y Restricciones, Alineación y Expectativas

Este es uno de los momentos más importantes en la conducción del proyecto, ya que es cuando se define la estrategia de cómo se ejecutará el proyecto, vinculando su progreso a los requisitos y expectativas presentados.

También es el momento de cerrar un acuerdo sobre los límites, premisas que pueden identificar riesgos y restricciones que pueden dirigir el alcance del proyecto para orientar la planificación.

Revisión del repositorio del proyecto, aceleradores y templates necesarios para el proyecto.

Descripción de actividades:

El Comité del Proyecto, junto con el patrocinador, validan la alineación general, que servirá de base para la planificación general del proyecto y la reunión de apertura (Bienvenida).

» Verificación de Aspectos Técnicos

La definición adecuada del entorno donde se ejecutará el sistema es fundamental para que los usuarios (Cliente) tengan una buena experiencia en el uso de la solución.

Es muy importante tener esta decisión bien estructurada, con su decisión formalizada para evitar futuras fricciones por el bajo rendimiento del sistema.

Cuando el entorno es administrado por Cloud TOTVS, este cuidado se redobla porque el Cliente normalmente tiene una gran expectativa de que la solución tenga un buen rendimiento dentro de TOTVS.

Por lo tanto, esta etapa debe estar bien definida en el proceso de Aprobación Interna de la Propuesta y en la Entrega de testigo con el Comercial.

Descripción de actividades:

• Si la solución del cliente está alojada en TOTVS Cloud, el coordinador o gerente de proyecto debe ponerse en contacto con el equipo de Cloud para la alineación del proyecto y formalizar el documento de entorno con el cliente. 
• Cloud Standard: [email protected]
• Cloud Prime: [email protected]

• NOTA: Durante el período de implementación, el coordinador o gerente del proyecto es responsable del cliente para hacer un seguimiento de las actividades del entorno junto con el equipo de Cloud. En la comunidad Cloud tenemos documentos específicos 

• Especialista en Infraestructura realiza el análisis del entorno en conjunto con TI del Cliente, produciendo la Lista de Verificación o Documento de Portabilidad (RM).
• Especialista puede, dependiendo de los resultados del análisis, proponer cambios para mejorar el entorno (preparación del documento de Estructura de Sizing).

• NOTA: Registrar la negativa del cliente si decide no seguir las recomendaciones.

IMPORTANTE: la actividad de Sizing debe estar incluida en la Propuesta Comercial para poder ser ejecutada.

• TI Cliente debe evaluar la propuesta de mejora y formalizar una decisión con el Comité de Proyecto y para el gerente o coordinador de proyecto (TOTVS).

• NOTA: Registrar en el cronograma el tiempo de adecuación de la infraestructura para el control de progreso y dependencias.

- Preparación Del Cronograma y Definición de Hitos Del Proyecto

- Definir equipo

- Determinación de la Baseline 1

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Preparación Del Cronograma y Definición de Hitos Del Proyecto Preparación Del Cronograma y Definición de Hitos Del Proyecto

» Preparación Del Cronograma y Definición de Hitos Del Proyecto

El cronograma es una forma extremadamente visual de mostrar la secuencia de actividades dentro de un proyecto, lo que le permite verificar las interdependencias de las tareas y poder visualizar la ruta crítica, para tener un control efectivo y mitigar los riesgos de retraso.

NOTA: Es importante tener visibilidad del avance de otros cronogramas complementarios para la gestión.

Con esto, el Project Manager es capaz de medir el desempeño del proyecto y tomar acciones correctivas o anticipar posibles problemas.

Comunicar qué hacer ya quién hacerlo en el momento adecuado, mostrando la correlación entre las actividades es un factor clave de éxito.

La definición de los Hitos de Entrega y la composición de los entregables para cada hito debe realizarse en conjunto con el cliente.

NOTA: Es importante considerar que cada fase del proyecto puede contener tantos hitos como sean necesarios de acuerdo al contexto de cada proyecto. Un entregable como, por ejemplo, "Hacer realidad las capacidades" que pertenece a la fase "Realización" se puede definir como un hito de entrega según el contexto de su proyecto.

Descripción de actividades:

Gerente o coordinador del proyecto:

• Organiza las actividades y dependencias, teniendo en cuenta los límites de plazos acordados para los hitos
• Revisa el esfuerzo con el equipo asignado en el proyecto y valida el compromiso de los profesionales en relación con los plazos

• Con la planificación definida y los costos asignados, se define el margen de beneficio del proyecto y, en comparación con el margen de beneficio vendido, es posible tener una visión general del resultado financiero del proyecto.
• Define los hitos de entrega y realiza los acuerdos con el cliente, ajustando en el cronograma, cuáles serán los entregables que componen cada hito.

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Definir equipo Definir equipo

» Definir equipo

Sabemos que cada proyecto es realizado por personas. Por lo tanto, seleccionar bien a su equipo y garantizar un perfil mínimamente adecuado mediante la evaluación de la función, habilidad y disponibilidad es otro factor importante en el éxito del proyecto.

En caso de indisponibilidad, RMO es responsable de indicar otras alternativas para reemplazar los recursos, que también deben estar bien alineados con el gerente o coordinador de proyecto, ya que puede afectar el costo, el plazo y la calidad del proyecto.

Descripción de actividades:

• Gerente o coordinador del proyecto:
  • Organiza los papeles definidos durante la reunión de Entrega de testigo
  • Solicita recursos de RMO, según lo planificado
• RMO confirma la disponibilidad de sus recursos o informa alternativas para que el gerente o coordinador del proyecto evalúe (préstamo de recursos de otras unidades o asignación de terceros), con el fin de cumplir con las expectativas validadas, de la siguiente manera:
  • Evalúa conocimiento/experiencia necesarios
  • Evalúa puesto y nivel (dependiendo del costo)
  • Evalúa perfil general para atención
  • Analiza lugares de atención
  • Evalúa coherencia del alcance vs. demanda

Si se requiere la asignación de un tercero, RMO terceros debe estar implicado iniciando los procesos para asignación de asociados. 

• Gerente o coordinador de proyecto alinea con el equipo del proyecto los papeles, metas y resultados esperados (Kick Off interno).

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Determinación de la Baseline 1 Determinación de la Baseline 1

» Determinación de la Baseline 1

La Baseline es el acuerdo firmado entre las partes que demuestra todos los aspectos discutidos y tratados durante la preparación del proyecto y es de fundamental importancia establecer esta línea de base en el proyecto.

Una vez firmada esta línea de base, se deben analizar todos los cambios futuros y se deben aprobar sus impactos para crear una nueva línea de base, con la excepción del ajuste previsto después del diseño de la solución.

Descripción de actividades:

El gerente o coordinador de proyecto valida el Plan general de proyecto con el Cliente

» Programar y Realizar la Reunión de Apertura Del Proyecto

Debemos tratar esta reunión de apertura como un evento inicial del proyecto, que de hecho será para muchas personas.

Es un momento muy importante de alineación general con todos los participantes que pueden no haber tenido acceso a la estrategia, los cambios que pueden ocurrir, sus papeles como usuarios clave, etc.

Por esta razón, se debe explorar bien el lado de los beneficios esperados, oportunidades de visibilidad para los participantes, cómo queda la organización después de la implementación del sistema, validar el compromiso de todos con el proyecto, etc.

Descripción de actividades:

• Gerente o coordinador del proyecto  
  • Valida la planificación general del proyecto con el Cliente
  • Prepara la presentación junto con el Cliente, estableciendo una línea lógica y de participación
  • Valida la presentación de Bienvenida - MIT024, con el Cliente
• El cliente organiza internamente el evento con el apoyo del gerente o coordinador del proyecto  
• Gerente o coordinador del proyecto conduce la reunión con los límites establecidos en conjunto con el Cliente, es decir, con los papeles de presentación bien definidos (por ejemplo, quien presenta el objetivo y los beneficios suele ser el Patrocinador).

» Finalización de la fase y evaluación de Quality Gate

Revisión de la fase y evaluación de completitud

Descripción de actividades:

Gerente o coordinador del proyecto revisa la completitud de los entregables de la fase, si hay cuestiones pendientes que deben completarse, si la calidad entregada es la esperada y si hay problemas y riesgos que deben tratarse antes de pasar a la siguiente fase.

» Transition meeting with commercial

This is the point when the baton is passed from the commercial team to the project team, through an alignment meeting.
This stage is essential to assess whether there is any scope detachment and to define the strategy to be followed.

Description of activities:

• Project Manager and/or Coordinator or PMO (as defined by the Unit) organizes the meeting’s agenda.
• Solutions Architect or Project Coordinator, as per unit definition/strategy, complete the Commercial Transition document - TIM065
• Business Solutions Executive, Solutions Architect, Project Manager or Coordinator and Project Portfolio Manager organize meeting inputs
• The following items should be evaluated/aligned during the meeting:
  • Customer requirements and solution sold
  • Scope detail
  • Cost x effort alignment (budget)
  • Customer expectations
  • Initial Risks
  • Details of the commercial aspects (Billing, expenditures, etc.)
  • Project Milestones and Deadlines
  • Initial Stakeholder Mapping
  • Business drivers, targets, objectives, success metrics

If the conditions assessed during the meeting are equalized, the project proceeds to the initiation process and the Project Manager or Coordinator must record the information discussed in Commercial Transition and store it in the project repository.
If detachment of scope is identified, the Project Portfolio Manager and Customer Service and Relations assess the issues raised and define the strategy for addressing the GAPs with the customer, evaluating the possibility of negotiating add-ons to the project with the customer or absorbing the gaps by the project or area.

- Stakeholder Validation

- General Strategy, Assumptions & Constraints, Alignment & Expectations

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Stakeholder Validation Stakeholder Validation

» Stakeholder Validation

To understand who will be interested in the project and the role of each one, it is necessary to align the
information during the Passing of the Baton meeting with the Commercial Team and later, with the
Customer.
An important role that must be carefully formalized is that of Approver, as the Customer must recognize
their approval rights (at different levels) for the definitions and deliverables of the Project.

Description of activities:

Project Manager or Coordinator validates names and role with the Customer.
The Stakeholder Mapping will now serve as a validation list for each one’s role.

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General Strategy, Assumptions & Constraints, Alignment & Expectations General Strategy, Assumptions & Constraints, Alignment & Expectations

» General Strategy, Assumptions & Constraints, Alignment & Expectations

This is one of the most important moments while conducting the project, as it is when the strategy of how the project will be executed is defined, linking its progress to the requirements and expectations presented.
It is also the time to agree on limits, assumptions that can identify risks and constraints that can drive the scope of the project to guide planning.
Review of the project repository, accelerators and templates required for the project.

Description of activities:

The Project Committee, together with the Sponsor, validate the overall alignment, which will serve as a basis for the general project planning and kickoff meeting (Welcome).

» Verification of technical aspects

The proper definition of the environment where the system will run is essential for users (Customer) to have a positive experience while using the solution.
It is very important to carefully structure and formalize this decision to avoid future friction due to poor
system performance.
When the environment is managed by TOTVS Cloud, this care is enhanced because the Customer normally has a high expectation in relation to the solution having strong performance within TOTVS itself.
Therefore, this step must be well defined in the process for Internal Approval of the Proposal and in the
Passing of the Baton with the Commercial department.

Description of activities:

• If the customer’s solution is hosted on TOTVS Cloud, the Project Coordinator or Manager must
  contact the Cloud team to align the project and formalize the environment document with the
  customer. 
  • Cloud Standard: [email protected]
  • Cloud Prime: [email protected]

• NOTE: during the deployment period, the Project Coordinator or Manager is responsible for
  monitoring the activities of the environment together with the Cloud team for the customer. We have
  specific document in the Cloud community
• Infrastructure Expert analyzes the environment along with the Customer’s IT, producing the Checklist
  or Portability Document (RM).
• The expert can, depending on the results of the analysis, propose changes to improve the environment (elaboration of the Sizing Structure document).
• NOTE: Record the Customer’s refusal if they choose not to follow the recommendations.
  IMPORTANT: the Sizing activity must be included in the Business Proposal in order to be executed.
• Customer IT must evaluate the improvement proposal and formalize a decision with the Project
  Committee and Project Manager or Coordinator (TOTVS).
• NOTE: Record the time for adapting the infrastructure in the schedule to control progress and
  dependencies.

- Elaboration of the Schedule and definition of project Milestones

- Define team

- Baseline 1 Determination

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Elaboration of the Schedule and definition of project Milestones Elaboration of the Schedule and definition of project Milestones

» Elaboration of the Schedule and definition of project Milestones

The schedule is an extremely visual way of showing the sequencing of activities within a project, allowing
you to check the interdependencies of tasks and visualize the critical path, in order to gain effective control and mitigate risks of delay.

• NOTE: It is important to have visibility of the progress of other complementary schedules for
  management.

This allows the Project Manager to measure the performance of the project and conduct corrective actions or anticipate any problems.
Communicating what to do and who should do it at the right time, showing the correlation between activities, is a fundamental success factor.

Description of activities:

Project Manager or Coordinator:

• Organizes activities and dependencies, taking into account the deadlines agreed for the Milestones
• Reviews the effort with the team allocated to the project and validates the professionals’ commitment
  regarding the deadlines
• Once the planning is defined, the costs are allocated, the project’s profit margin is set and compared to the profit margin sold, it is possible to get a better picture of the project’s financial result.
• Defines the delivery Milestones and makes the agreements with the customer, adjusting the schedule
  and which deliverables will make up each Milestone.

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Define team Define team

» Define team

Project Manager or Coordinator:

• • Organizes the roles defined during the Passing of the Baton Meeting
  • Requests resources from the RMO, as planned
• The RMO confirms availability of its resources or informs alternatives for the Project Manager or Coordinator to evaluate (resource loan from other Units or allocation from Third Parties), in order to comply with validated expectations, as follows:
  • Evaluates knowledge/experience required
  • Evaluates position and level (depending on cost)
  • Evaluates overall profile for service
  • Analyzes service locations
  • Evaluates coherence of the scope x demand

If a Third Party allocation is necessary, the third party RMO must be involved, initiating the processes for partner allocation.

• Project Manager or Coordinator aligns with the project team the roles, targets and expected results (Internal kickoff).

Description of activities:

• • Organizes the roles defined during the Passing of the Baton Meeting
  • Requests resources from the RMO, as planned
• The RMO confirms availability of its resources or informs alternatives for the Project Manager or Coordinator to evaluate (resource loan from other Units or allocation from Third Parties), in order to comply with validated expectations, as follows:
  • Evaluates knowledge/experience required
  • Evaluates position and level (depending on cost)
  • Evaluates overall profile for service
  • Analyzes service locations
  • Evaluates coherence of the scope x demand

If a Third Party allocation is necessary, the third party RMO must be involved, initiating the processes for
partner allocation.

• Project Manager or Coordinator aligns with the project team the roles, targets and expected results (Internal kickoff).

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Baseline 1 Determination Baseline 1 Determination

» Baseline 1 Determination

Baseline is the agreement signed between the parties that demonstrates all aspects discussed and addressed during the preparation of the project and establishing this baseline in the Project is fundamentally important.

Once this baseline is set, all future changes should be analyzed and their impacts must be approved to create a new baseline, with the exception of the adjustment provided after the solution design.

Description of activities:

Project Manager or Coordinator validates the overall Project Plan with the Customer

» Schedule and Host the Project Kickoff Meeting

We should treat this Kickoff Meeting as an initial event for the Project, which in fact will be for many people.

It is a very important moment for overall alignment with all participants who may not have had access to the strategy, changes that may occur, their roles as key users, etc.

That is why it is necessary to carefully explore the expected gains side, opportunities for visibility to the participants, how the Organization is after the implementation of the system, validate everyone’s commitment to the project, etc.

Description of activities:

• Project Manager or Coordinator
  • Validates the general Project Planning with the Customer
  • Prepares the presentation along with the Customer, establishing a logical and engaging line
  • Validates the presentation of the Project Welcome Guide – TIM024, with the Customer
• Customer internally organizes the event with support from the Project Manager or Coordinator
• Project Manager or Coordinator holds the meeting with limits established along with the Customer, i.e. with well-defined presentation roles (e.g. who presents the objective and benefits is usually the Sponsor).

» Stage completion and Quality Gate evaluation

Stage review and completeness evaluation

Description of activities:

Project Manager or Coordinator reviews the completeness of deliverables for the stage, whether there are pending issues that need to be completed, whether the quality delivered is in line with expectations and whether there are issues and risks that need to be addressed before moving on to the next stage.