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Descrição | Acompanhamento do Aluno |
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Objetivo | Acompanhar do aluno durante todo o período letivo, a fim de que se possam ser tomadas quaisquer providências necessárias para mudança de um cenário que vai contra os objetivos e princípios da Escola. |
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O Acompanhamento do Aluno permite realizar a gestão e acompanhamento de diversos fatores relacionados ao andamento do corpo discente no período letivo, tais como: Rendimento escolar, infrequência contínua do aluno e possíveis evasões, débitos financeiros, entre outros.
Os relatórios gerenciais possibilitam que a coordenação pedagógica e o grupo gestor da Unidade Operacional (Filial) possa emitir relatórios gerenciais e registrar as solicitações para alteração de situação do aluno conforme a necessidade.
Exemplos de relatórios:
• Rendimento escolar,
• Frequência do aluno,
• Débitos financeiros; entre outros.
O objetivo do processo é monitorar a vida escolar do aluno, visando o rendimento e a sua permanência nas Unidades Operacionais do SESI até a conclusão do curso.
No S.G.E., podemos registrar esse acompanhamento através do campo próprio para um Plano de Ação (pode ser incluído na Matricula no Período Letivo do aluno ou na turma), no qual registramos alternativas para evitar essas evasões.
Os relatórios são emitidos através do Módulo TOTVS Educacional l Educacional
São exemplos de relatórios:
- Relatório de Rendimento Escolar;
- Relatório de Possíveis Evasões;
- Relatório de Notas da Unidade Curricular l Diário de Classe;
- Relatório de Pendência Financeira do Aluno.
RELATÓRIO DE RENDIMENTO ESCOLAR - EMISSÃO
O relatório de Rendimento Escolar é emitido a partir da Matrícula no Período Letivo.
Para emissão, em: Matrícula e Avaliação, selecione Matrículas.
Selecionadas as matrículas para as quais se deseja emitir o relatório, em: Anexos, selecione: Relatórios e, em seguida, selecione o relatório: Rendimento Escolar.
RELATÓRIO DE POSSÍVEIS EVASÕES - EMISSÃO
O relatório de Possíveis Evasões apresenta as faltas dos alunos por disciplina, possibilitando o devido acompanhamento dos alunos que estão com alto índice de infrequência, a fim de minimizar o índice de evasões, por exemplo.
Para emissão, em: Currículo e Oferta, selecione: Turmas/Disciplinas.
Selecionadas as Turmas/Disciplinas para as quais se deseja emitir o relatório, em: Anexos, selecione: Relatórios e, em seguida, selecione o relatório: Possíveis Evasões.
RELATÓRIO DE NOTAS DA UNIDADE CURRICULAR - EMISSÃO
O relatório de Notas da Unidade Curricular compõe o Diário de Classe e é uma importante ferramenta para auxílio na consulta de notas e/ou situações do aluno.
Para emissão, em: Currículo e Oferta, selecione: Turmas/Disciplinas.
Selecionadas as Turmas/Disciplinas para as quais se deseja emitir o relatório, em: Anexos, selecione: Relatórios e, em seguida, selecione o relatório: Diário de Classe Escolar.
Em seguida, informe o parâmetro referente ao código da etapa de notas a ser consultada e clique em: Submeter.
RELATÓRIO DE PENDÊNCIA FINANCEIRA - EMISSÃO
O relatório de pendência financeira relaciona todos os débitos financeiros do aluno para com a instituição, independente do período letivo e curso, por exemplo.
Para emissão, em: Currículo e Oferta, selecione: Alunos.
Selecionadas os alunos para as quais se deseja emitir o relatório, em: Anexos, selecione: Relatórios e, em seguida, selecione o relatório: Pendências Financeiras do Aluno.
| Dica | ||
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Após a emissão dos relatórios, é de responsabilidade do usuário designado realizar as análises pertinentes, identificando os casos em que o aluno apresenta notas abaixo do esperado, o que pode resultar em uma possível solicitação de desistência, trancamento ou transferência. Essa etapa é fundamental para garantir a identificação precoce de situações que demandem atenção especial, visando o acompanhamento e suporte adequados aos alunos em questão. Desta maneira, a partir do monitoramento via relatórios gerenciais e intervenções pedagógicas, pode-se elaborar um Plano de Ação, contemplando as alternativas adotadas. O registro do Plano de Ação e as alternativas adotadas, devem ser aplicadas a um Campo Complementar específico para a finalidade, que pode ser associado tanto à Matrícula no Período Letivo do Auno, como na Turma. |
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Entretanto, quando o aluno desejar solicitar a Transferência, Desistência ou Trancamento de matrícula, é necessário abrir uma solicitação (workflow) via Portal do Aluno ou através do Módulo TOTVS Aprovações e Atendimento, para a efetivação da alteração de situação de Matrícula. Essa solicitação poderá ser feita através do Portal do Aluno l Menu Requerimentos l Disponíveis ou via TOTVS Educacional l Atividades Acadêmicas l Requerimentos. |
ALTERAÇÃO DA SITUAÇÃO DE MATRÍCULA - SOLICITAÇÃO VIA BALCÃO DE ATENDIMENTO (SECRETARIA ESCOLAR)
Para as solicitações O registro da solicitação realizado via Secretaria Escolar l Balcão de Atendimento está disponível no Módulo TOTVS Educacional l Educacional.
Em: Atividades Acadêmicas, selecione: Requerimentos.
Clique em: Avançar.
Em seguida, Informe o aluno deve se direcionar ao balcão e um atendente ficará responsável por abrir e registrar a solicitação via Sistema, conforme os passos a seguir. 
O grupo de atendimento deve ser selecionado, demonstrando quem está solicitando o serviço.
Ao executar o processo, a solicitação estará aberta com o status “Em Análise (Em andamento)”.
Na aba “Acompanhamento” deve ser preenchido os detalhes da solicitação, na qual servirá para o acompanhamento por parte do aluno e da Escola.
AVISO: Uma vez preenchido o campo “Curso” na solicitação, ele será carregado automaticamente para o preenchimento na aba “Parâmetros”.
Grupo de Atendimento: 3 - Solicitação de Aluno e o Tipo de Atendimento: 14 - Desistência.
Após, clique em: Avançar.
Informe os dados do aluno, como:
- Período Letivo;
- Aluno;
- Contrato no Período Letivo;
- Matrícula no Período Letivo.
Após, clique em: Avançar.
Informe os dados da solicitação, sendo:
- Local da Entrega;
- Justificativa;
- Curso.
- Após, clique em: Avançar e, em seguida, clique em: Executar.
Finalizado o registro da solicitação, a mesma será apresentada com status: Em Análise (Em Andamento).
Nas abas: Acompanhamento l Solicitação, podemos observar o registro aplicado automaticamente.
Já na aba: Parâmetros, podemos observar o vínculo das informações registradas no ato do registro de atendimento.
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Após a abertura do atendimento, um atendente designado deverá assumir a responsabilidade pelo atendimento para dar continuidade à solicitação do aluno, através do Módulo TOTVS Aprovações e Atendimento. |
Registrada a Solicitação de Atendimento , o processo de atendimento é realizado via Módulo TOTVS Aprovações e Atendimento, seguindo o fluxo de análise até a sua aprovação.
Durante a análise, poderão ser aplicadas as seguintes condições de conclusão:
- Alterar Status do Aluno;
- Verificar Débitos Financeiros;
- Indeferido;
- Elaborar e Implantar Plano de Ação.
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Caso o atendimento seja deferido, a secretaria deverá proceder com a alteração da situação de matrícula do aluno para Desistente. |
ALTERAÇÃO DA SITUAÇÃO DE MATRÍCULA - SOLICITAÇÃO VIA PORTAL DO ALUNO
O registro da solicitação realizado via Portal do Aluno está disponível através do Menu: Secretaria l Requerimentos l Aba: Disponíveis.
Através do Menu, selecione a opção: Secretaria l Requerimentos.
Através da aba: Disponíveis, selecione a opção de atendimento desejada.
Selecione o Curso correspondente à matrícula e, no campo: Solicitação registre a demanda solicitada.
Após, clique em: Solicitar.
| Dica | ||
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Caso necessário, nesta etapa poderão ser vinculados anexos à solicitação, a partir da funcionalidade: Adicionar Anexos. |
Confirme a solicitação de atendimento clicando em: Sim.
Finalizado o registro da solicitação, será apresentada uma mensagem de confirmação de conclusão do processo.
Da mesma forma, a solicitação será apresentada a aba: Solicitados, com a vinculação das informações que o compõem.
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Após a abertura do atendimento, um atendente |
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designado deverá assumir a responsabilidade pelo atendimento para dar continuidade |
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à solicitação do aluno, através do Módulo TOTVS Aprovações e Atendimento. |
Registrada a Solicitação de Atendimento , o processo de atendimento é realizado via Módulo TOTVS Aprovações e Atendimento, seguindo o fluxo de análise até a sua aprovação.
Durante a análise, poderão ser aplicadas as seguintes condições de conclusão:
- Alterar Status do Aluno;
- Verificar Débitos Financeiros;
- Indeferido;
- Elaborar e Implantar Plano de Ação.
| Aviso | ||
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Caso o atendimento seja deferido, a secretaria deverá |
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proceder com a alteração da situação de |
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matrícula do aluno para |
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Desistente. |
ALTERAÇÃO DA SITUAÇÃO DE MATRÍCULA - SOLICITAÇÃO DEFERIDA
Realizado o Acompanhamento do Aluno, quando deferido o atendimento, associado à Condição de Conclusão: Alterar Status do Aluno, é necessário que se aplique a alteração da Situação de Matrícula no Período Letivo.
O processo é executado via Módulo TOTVS Educacional l Educacional.
Em: Matrícula e Avaliação l Matrículas, selecione a matrícula para a qual será efetuada a alteração de status.
Após, em: processos, selecione: Alterar Situação de Matrícula. Em seguida, clique em: Avançar.
Selecione a Nova Situação de Matrícula e o Motivo da Alteração.
Após, clique em Avançar e Executar, para que o processo seja concluído.
| Aviso | ||
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Conforme as normas da instituição de ensino, é importante ressaltar que o parâmetro "Cancelar lançamentos em aberto e não vencidos" poderá ser associado ou não ao processo de alteração de situação de matrícula, de acordo com as diretrizes estabelecidas | ||
| Aviso | ||
| Caso o aluno queira solicitar sua “Transferência”, “Desistência” ou “Trancamento” é necessário abrir uma solicitação para a efetivação da alteração de situação de Matricula. Essa solicitação poderá ser feita pelo Aluno, através do Portal do aluno ou via SGE . |
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