O processo de Integração TOTVS Assinatura Eletrônica permite que seja enviado para ser assinado eletronicamente um documento que represente o contrato do aluno no TOTVS Educacional.
Informações |
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Para acessar o processo de integração é necessário que RM esteja devidamente parametrizado, saiba mais clicando aqui. É necessário também habilitar no perfil do usuário a permissão para o processo “Integração com TOTVS Assinatura Eletrônica". Para conhecer o TOTVS Assinatura Eletrônicaclique aqui. |
Aviso |
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A partir das versões 12.1.29.299, 12.1.32.155 e 12.1.33 passa a ser obrigatório o preenchimento do usuário e senha serviço para que o processo seja aberto. A versão 12.1.31 não sofreu alteração. Expandir |
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title | Versões 12.1.29.299 e 12.1.32.155 |
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| Painel |
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Acesse: Configurações | Parâmetros | Tesouraria | Passo 2 |
![](/download/attachments/578823895/image2021-8-20_8-55-51.png?version=1&modificationDate=1629460551817&api=v2)
Caso não esteja preenchido os campos acima, não será possível abrir o processo e uma mensagem de erro será exibida. ![](/download/attachments/578823895/image2021-8-20_8-45-22.png?version=1&modificationDate=1629459922773&api=v2) |
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| A partir da versão 12.1.33.157 contamos com duas opções para o preenchimento do usuário e senha de serviço para a integração com o Totvs Assinatura Eletrônica. Podemos encontra-los através dos parâmetros da Tesouraria ou através dos parâmetros Globais. Por regra, o sistema considera primeiro o usuário e senha de serviços utilizado nos os parâmetros da Tesouraria, caso não seja preenchido esta informação, o sistema considera o usuário e senha utilizado nos parâmetros Globais. Painel |
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Acesse: Configurações | Parâmetros | Tesouraria | Passo 3 |
Caso o usuário e senha estejam preenchidos nos parâmetros da Tesouraria, o usuário só poderá utilizar os recursos do Totvs Assinatura Eletrônica naquele contexto educacional. Nesta tela, informe um usuário de acesso ![](/download/attachments/578823895/image2021-12-16_8-17-52.png?version=1&modificationDate=1639653472643&api=v2)
Painel |
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Acesse: Ambiente | Parâmetros | Parâmetros Globais | Aba Integração com Totvs Assinatura Eletrônica |
Caso o usuário e senha estejam preenchidos nos parâmetros Globais e não nos parâmetros da Tesouraria, o usuário poderá utilizar os recursos do Totvs Assinatura Eletrônica independente do contexto educacional. Nesta tela, informe um usuário de serviço ![](/download/attachments/578823895/image2021-8-24_14-14-36.png?version=1&modificationDate=1629825276323&api=v2)
Caso o usuário e senha não estejam preenchidos em nenhuma parametrização acima, não será possível abrir o processo e uma mensagem de erro será exibida. ![](/download/attachments/578823895/image2021-12-16_8-15-40.png?version=1&modificationDate=1639653340367&api=v2)
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Este processo estará disponível no menu do TOTVS Educacional e no anexo da visão do cadastro de contratos. ![](/download/attachments/578823895/image2021-3-25_17-48-10.png?version=1&modificationDate=1616705290270&api=v2)
![](/download/attachments/578823895/image2020-12-19_14-57-25.png?version=1&modificationDate=1608404245430&api=v2)
Informações |
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Lembrar de habilitar a permissão no perfil para que o menu fique disponível |
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title | Autenticação do usuário RM |
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| Ao executar o processo será validado se o usuário já realizou a autenticação no portal do TOTVS Assinatura Eletrônica através do RM, se ainda não, será exibido a tela para prosseguir com a autenticação para a visualização de documentos. ![](/download/attachments/578823895/image2021-3-25_14-21-50.png?version=1&modificationDate=1616692910333&api=v2)
Após a autenticação o processo de Integração TOTVS Assinatura Eletrônica será exibido. Informações |
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- A autenticação será solicitada uma única vez na mesma sessão do RM, ou seja, se o usuário fechar a aplicação do RM e entrar novamente a autenticação será solicitada novamente.
- Para ambientes três camadas é possível agendar o JOB do processo de Integração TOTVS Assinatura Eletrônica para ser executado posteriormente, neste cenário é importante destacar que quando o usuário realizar a autenticação o RM guarda o token que será utilizado na execução do JOB, esse token tem uma validade de 12h a partir do horário da sua geração, portanto o processo deve ser agendado para ser executado até 12h a contar a partir da autenticação.
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Dica |
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Caso o usuário do RM não possua acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica o mesmo devera realizar o cadastro clicando em "Cadastre-se aqui!". Ao realizar o cadastro de um novo usuário é importante que seja selecionada uma empresa, caso o cadastro do usuário no TAE seja efetuado sem informar identificar a empresa, posteriormente ao enviar um documento do RM para o TAE poderá ser apresentado o erro abaixo: Motivo: Erro ao consumir API. Código do erro: Forbidden |
Aviso |
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A partir das versões 12.1.29.299, 12.1.32.155 não será mais exibido a tela para autenticar, pois a autenticação será feita automaticamente com usuário e senha de serviço parametrizado nos caminhos abaixo. A versão 12.1.31 não sofreu alteração. Painel |
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Acesse: Configurações | Parâmetros | Tesouraria | Passo 4 |
Caso já exista autenticação de visualização dos documentos e realize ou ela seja aberta após o processo de Integração TOTVS Assinatura Eletrônica, a autenticação de visualização dos documentos será substituída pela autenticação de serviço. Desta forma, o usuário considerado para a visualização dos documentos será o usuário autentificado de serviço em uma das parametrizações.
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title | Autenticação dos destinatários |
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| Aviso |
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Com a implementação da assinatura simplificada, a partir da versão 12.1.2310, não será cadastrado o usuário dos destinatários no TOTVS Assinatura Eletrônica, sendo assim, a autenticação não é aplicada. Expandir |
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title | Assinatura simplificada |
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| A partir da versão 12.1.2310 a assinatura será de forma simplificada, ou seja, o destinatário não precisará ter usuário no TOTVS Assinatura Eletrônica para acessar ou realizar a assinatura do documento. Dessa forma, o processo de integração do TOTVS Educacional não realizará o cadastro de usuários na plataforma TOTVS Assinatura Eletrônica. Será enviado um e-mail para todos os destinatários com um link para acessar o documento pendente de assinatura ![](/download/attachments/578823895/image2023-8-30_17-8-37.png?version=1&modificationDate=1693426117367&api=v2)
Ao clicar em "Acessar documento" no e-mail, o destinatário será direcionado para o TOTVS Assinatura Eletrônica que ficará aguardando um código de acesso, que foi enviado em um novo e-mail. ![](/download/attachments/578823895/image2023-8-30_17-16-56.png?version=1&modificationDate=1693426616757&api=v2)
Digitando o código corretamente, o destinatário será direcionado para a assinatura do documento. ![](/download/attachments/578823895/image2023-9-1_11-2-7.png?version=1&modificationDate=1693576928620&api=v2)
Para maiores informações de como assinar um documento de forma simplificada, acesse a opção Eletronicamente (com autenticação por envio de código por e-mail) em Manual Operacional do TOTVS Assinatura Eletrônica - Assinando um documento. |
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O processo de integração do TOTVS Educacional já realizará o cadastro do responsável financeiro, bem como dos demais assinantes, validadores ou testemunhas do contrato, que não tiverem cadastro, como um usuário no TOTVS Assinatura Eletrônica. De forma automática e transparente, será o usuário autenticado na execução do processo quem irá executar este procedimento. Quando o usuário for cadastrado no TOTVS Assinatura, será enviado um e-mail para cada destinatário solicitando confirmação do e-mail cadastrado e, ao confirmar, será solicitada a criação da senha de acesso ao portal TOTVS Assinatura Eletrônica. Os assinantes, validadores ou testemunhas do contrato deverão acessar o portal TOTVS Assinatura Eletrônica para executar a conferência e assinatura dos documentos enviados. Para maiores informações de como assinar um documento, acesse o manual operacional do TOTVS Assinatura Eletrônica. |
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title | Execução do processo |
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O processo poderá ser executado através da visão do cadastro de contrato ou através do menu principal. Acessando pela visão do cadastro de contratos será processado somente o(s) contrato(s) selecionado(s). ![](/download/attachments/578823895/image2021-3-25_15-14-7.png?version=1&modificationDate=1616696047353&api=v2)
Acessando pelo menu principal a seleção dos contrato será realizada pelo filtro genérico indicado. ![](/download/attachments/578823895/image2021-3-25_15-16-2.png?version=1&modificationDate=1616696162877&api=v2)
A utilização da opção acima é recomendada nos caso de processamento de um volume maior de contratos, além de permitir que o processo seja agendado, por exemplo, customize filtros que envie somente contratos que ainda não foram assinados.
Veja abaixo o comportamento de cada opção do processo:
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| Esta opção indica que o documento informado será enviado para o TOTVS Assinatura Eletrônica ![](/download/attachments/578823895/image2021-3-25_15-20-43.png?version=1&modificationDate=1616696443367&api=v2)
Dica |
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| A partir da versão 12.1.32 o processo sofreu alterações conforme imagem abaixo. A versão 12.1.31 não sofreu alteração. ![](/download/attachments/578823895/image2021-8-20_8-53-43.png?version=1&modificationDate=1629460423783&api=v2)
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Regras: Informação |
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Nome do Documento | Nome do documento que será enviado. Observação: Ao enviar documento o código do contrato será concatenado automaticamente ao nome do documento caso o documento seja enviado para mais de um contrato na mesma execução do processo. Por exemplo, para um contrato de código 1000 para um documento com o nome: Contrato2021 => Será visualizado no TOTVS Assinatura Eletrônica com o nome: Contrato2021_1000 Dica |
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| A partir da versão 12.1.33 o nome do documento poderá receber as seguintes tags: [COD PERIODO LETIVO], [COD CONTRATO] e [RA]. Ao informar as tags, as mesmas serão trocadas para a construção do nome do documento. ![](/download/attachments/578823895/image2021-7-26_15-44-59.png?version=1&modificationDate=1627325099743&api=v2)
Vale ressaltar que se não informar nenhuma tag a regra anteriormente citada prevalecerá, caso contrário, será obedecido apenas as tags. |
| Origem | Indica a origem do documento , sendo: - RM Reports => O documento será gerado pelo gerador do RM Reports utilizando o relatório informado.
- Arquivo PDF => Será informado um arquivo em PDF que será o documento enviado.
| Validadores / Testemunhas1122px500 | E-mail das pessoas que irão participar do documento como um validador ou testemunha no TOTVS Assinatura Eletrônica. Aviso |
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A partir da versão 12.1.2310 os campos de Validadores / Testemunhas passou a ser disponibilizados em uma única grid, onde foi acrescentado o nome dos destinatários, conforme a imagem. O comportamento dessa grid é o mesmo do descrito para Outros Assinantes. ![](/download/attachments/578823895/image2023-8-30_18-11-17.png?version=1&modificationDate=1693429877697&api=v2)
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| Pré-visualização | Quando a origem for "RM Reports" será possível executar uma pré-visualização do documento, porém esta opção funciona somente quando o processo estiver sendo executado pela visão de contratos. | | A partir da versão 12.1.33 foi incluso mais entidades para assinatura do contrato. As novas entidades são: - Aluno: será enviado para o e-mail do aluno a solicitação para que ele faça a assinatura do contrato.
- Pai: será enviado para o e-mail do pai do aluno a solicitação para que ele faça a assinatura do contrato, vale lembrar que o pai que será considerado, sempre será o último cadastrado, caso ele tenha mais de um pai cadastrado.
- Mãe: será enviado para o e-mail da mãe do aluno a solicitação para que ela faça a assinatura do contrato, vale lembrar que a mãe que será considerada, sempre será a última cadastrada, caso ele tenha mais de uma mãe cadastrada.
- Responsável acadêmico/legal: será enviado para o e-mail do responsável acadêmico do aluno a solicitação para que ele faça a assinatura do contrato.
- Gestor da Instituição do MEC: serão enviados para os e-mails dos gestores da instituição do MEC do aluno a solicitação para que eles façam a assinatura do contrato. Vale lembrar que o cadastro de Gestores está no anexo da Instituição do MEC que poderá está no anexo da Filial ou Nível de ensino.
- Diretor da filial: serão enviados para os e-mails dos diretores da filial do aluno a solicitação para que eles façam a assinatura do contrato. Vale lembrar que o cadastro de Diretores também está no anexo da Instituição do MEC que poderá está no anexo da Filial ou Nível de ensino. Outro ponto importante é que somente serão considerados diretores que estão com suas datas de início e fim compreendido no dia da execução do processo. Caso a data fim estiver vazia este diretor sempre estará válido caso a data de início for menor ou igual ao dia da execução do processo.
- Responsável do contrato ou responsável financeiro: sempre será enviado e-mail para o responsável do contrato ou responsável financeiro do aluno, para esta entidade não será possível escolher não enviar.
- Fiador: sempre será enviado e-mail para o fiador do aluno a solicitação para que ele faça a assinatura do contrato caso a parametrização por curso tiver configurada para exigir fiador. Se o parâmetro de sistema não exigir fiador em caso de alunos com 100% de bolsa / desconto estiver marcado e o aluno possuir 100% de bolsa incondicional e/ou desconto incondicional não será enviado o e-mail para assinatura do contrato.
- Outros assinantes: serão enviados e-mails para pessoas que não são entidades do TOTVS Educacional, por exemplo um avô e um tio do aluno, sendo que cada outro assinante deverá obrigatoriamente ser preenchido o seu nome, (CPF ou CNPJ) e e-mail.
- Para adicionar um novo assinante, basta clicar no botão adicionar que uma nova linha será criada na tabela (grid), após isso, preencher as colunas.
![](/download/attachments/578823895/image2021-7-30_15-20-55.png?version=1&modificationDate=1627669256247&api=v2) - Para remover um assinante existente, basta clicar na linha do assinante a remover e clicar no botão remover, com isso o assinante será excluído da tabela (grid).
![](/download/attachments/578823895/image2021-7-30_15-20-11.png?version=1&modificationDate=1627669211990&api=v2) - Além da obrigatoriedade das colunas, o campo (CPF / CNPJ) e e-mail também serão verificados se são válidos. Caso ocorra algum erro de validação na coluna e desejar cancelar, basta aperta a tecla Esc do teclado que a linha automaticamente será removida (caso a linha tenha sido inserida) ou o novo valor será desfeito (caso a linha já foi adicionada e apenas uma edição está sendo feita).
![](/download/attachments/578823895/image2021-7-30_15-28-36.png?version=1&modificationDate=1627669716887&api=v2)
Aviso |
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- Para cada entidade selecionada todas deverão possuir nome, (CPF ou CNPJ) e e-mail, caso não possua o documento não será enviado para o TAE.
- Com a implementação da assinatura simplificada, a partir da versão 12.1.2310, as entidades selecionadas que possuírem o mesmo e-mail cadastrado e nomes diferentes, será considerado como duplicidade e o documento não será enviado para o TAE, retornando que há destinatários repetidos.
- Havendo entidades selecionadas que possuírem o mesmo e-mail e nome cadastrados, o sistema unificará os destinatários em um único para a assinatura do documento.
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Aviso |
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- Para identificar o e-mail do responsável financeiro, primeiro é verificado o responsável financeiro que está cadastrado no contrato do aluno, caso não esteja preenchido, será considerado o responsável financeiro informado no cadastro do aluno.
- O responsável financeiro no TOTVS Educacional é um cliente cadastrado no RM, neste caso é importante que o cadastro do cliente tenha um e-mail válido configurado e que o campo (CPF/CNPJ) esteja preenchido.
- Serão enviados somente contratos ativos e que opção "Assinado" esteja desmarcada.
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title | Excluir documento com status "Pendente" |
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| Esta opção indica que se o documento estiver com o status "Pendente" será excluído no TOTVS Assinatura Eletrônica Informações |
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Somente o usuário que enviou o documento é que poderá executar a exclusão no TOTVS Assinatura Eletrônica, ou seja, o mesmo usuário autenticado no TOTVS Assinatura Eletrônica quando o documento foi enviado deverá ser o mesmo usuário autenticado no momento da solicitação da exclusão. |
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title | Atualizar e-mail de assinantes/validadores/testemunhas |
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| Permite atualizar o e-mail de um documento já enviado. Exemplos: - O documento foi enviado para o e-mail do responsável financeiro, porém o e-mail estava errado (neste caso deve corrigir o e-mail no cadastro do cliente).
- Preciso adicionar um novo validador ou testemunha para o documento.
- Preciso trocar o validador ou testemunha.
- Enviei o documento com validador e testemunha, mas não quero mais ter testemunha ou validador (deve deixa o campo sem preencher)
Para todos os cenários citados é necessário fazer os devidos ajustes e executar o processo novamente selecionando esta opção. Aviso |
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Vale lembrar que o reenvio das entidades (assinantes/testemunhas/validadores) sobrepõe o que já foi enviado anterior, ou seja, se foi enviado uma testemunha com o e-mail [email protected] e no reenvio enviar [email protected], o [email protected] será removido e [email protected] assumirá o papel de testemunha, o mesmo vale para as outras entidades. |
Dica |
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| A partir da versão 12.1.29.287, 12.1.32.145 e 12.1.33 este item passa a se chamar Reenviar e-mail de assinantes/validadores/testemunhas. A versão 12.1.31 não sofreu alteração. |
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title | Conferência da assinatura do(s) documento(s) |
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| Para identificar se o contrato foi assinado é necessário executar o processo selecionando esta opção. Na execução do processo o RM consulta no TOTVS Assinatura Eletrônica se a assinatura do documento foi concluída (finalizado), caso positivo, no contrato do aluno opção "Assinado" é marcada e o campo "Data de assinatura" é preenchido conforme a data de assinatura eletrônica do documento. Aviso |
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- O documento é considerado como "Finalizado" somente quando todos os envolvidos (assinantes, testemunhas ou validadores) assinarem.
- O documento pode ser rejeitado, neste caso ficara com status "Rejeitado".
- Se apenas alguns envolvidos com o documento assinarem, o documento ficará com o status "Assinado parcialmente".
- Quando um contrato possuir mais de um responsável financeiro todos deverão assinar o documento eletronicamente no TOTVS Assinatura Eletrônica, para este cenário será considerada como data de assinatura do contrato a data da última assinatura.
- Vale ressaltar que a integração do RM com o TAE tem um certo delay sobre a atualização do status do documento para "Finalizado" (após todas as assinaturas requeridas). Contudo, em nenhuma hipótese deve fazer a atualização manual através do processo "Atualizar status de documentos".
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Todos os documento integrados com o TOTVS Assinatura Eletrônica e enviados pelo processo do TOTVS Educacional poderão ser consultados através de um anexo disponível na visão dos cadastro de contratos do aluno ( TOTVS Assinatura Eletrônica - Anexo Global ).
![](/download/attachments/578823895/image2021-12-16_8-31-14.png?version=1&modificationDate=1639654274757&api=v2)
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TOTVS Assinatura Eletrônica
TOTVS Assinatura Eletrônica - Anexo Global
Configurando o RM para integrar com TOTVS Assinatura Eletrônica
Utilizando o TOTVS Assinatura Eletrônica - Vídeos