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» Validación interna de la Propuesta (Mejores Prácticas)

Cuanto mayor sea la participación del equipo de servicio/entrega en la validación de la arquitectura, mejor mitigaremos los riesgos iniciales del proyecto. 

Cualquier tipo de proyecto, según el rango definido por la Unidad, es elegible para la Validación Interna:

• NOTA: El rango de valores para la elegibilidad lo establece la Unidad.

Descripción de actividades:

• Cliente informa los requisitos y las expectativas 

Ejecutivo de soluciones identifica la oportunidad de venta, incluye en el CRM y visita al cliente para entender la demanda. La secuencia del proceso se lleva a cabo según los siguientes tipos de ventas:

Proyectos de implementación y oferta:

• Ejecutivo de soluciones solicita la arquitectura
• Arquitecto define el diseño del proyecto
• Si el proyecto es elegible, de acuerdo con el rango de venta de la Unidad, los responsables de la Validación Interna de la propuesta realizan las validaciones. 
• El arquitecto lleva a cabo la fijación de precios, teniendo en cuenta los aspectos técnicos complementarios.
• Aquellos en el papel de aprobador realizan una validación estratégica teniendo en cuenta los aspectos financieros.
• Si el proyecto no es elegible de acuerdo con el rango de ventas, el arquitecto fija el precio y lo envía al ejecutivo de Soluciones de Negocios para continuar con la negociación.

Banco de horas:

• Ejecutivo de Soluciones define los costos de la atención por demanda del cliente
• Si el proyecto es elegible, de acuerdo con el rango de venta de la Unidad, el QA realiza la validación de la estrategia, los costos y las expectativas. 
• El ejecutivo de Soluciones trabaja en la propuesta basada en las definiciones del equipo de servicio y fijación de precios (esfuerzo y gastos) de acuerdo con los recursos necesarios.

El principal objetivo con esta etapa es reducir los riesgos iniciales del proyecto.

» Apertura del Contrato y Proyecto

Esta es la fase en la que después de la validación interna y la aceptación del cliente en la propuesta, se realiza la apertura del contrato/proyecto en la herramienta de gestión de proyectos.

Descripción de actividades:

• El PMO evalúa algunos criterios de la propuesta, por ejemplo, el valor apropiado de la hora, el margen, entre otros ítems.
• Crea el contrato o proyecto, según la modalidad de venta.

Tan pronto como se genera el proyecto, se pone a disposición de los responsables de la entrega.

Si la propuesta no está en conformidad con los procesos, PMO deberá rechazar la propuesta y devolverla al ejecutivo para las negociaciones necesarias.

Después de la apertura del proyecto, PMO:

• Crea la carpeta del proyecto en el Repositorio de Documentos, que se debe usar para almacenar los documentos del proyecto
• Proporciona los documentos de la venta en el Repositorio de Documentos (Propuesta Comercial, Precios y evidencia de validación interna de la Propuesta, cuando corresponda)

» Onboarding

El onboarding empieza tan pronto como el equipo comercial pone al representante del equipo de Servicios en contacto con el cliente.

Gerente o coordinador de proyecto hace contacto con el cliente para programar la primera reunión.

» Internal proposal validation (Best Practice)

The greater the involvement of the service/delivery team in validating the architecture, the better we will

mitigate the initial risks of the project.
Any type of project is eligible for Internal Validation, according to the range defined by the Unit:

• NOTE: The value range for eligibility is defined by the Unit.

Description of activities:

• Customer informs requirements and expectations
• Solutions Executive identifies the sales opportunity, includes it in the CRM and visits the customer to understand the demand. The process sequence occurs according to the following types of sales:

Deployment and Offer Projects:

• Solutions Executive requests architecture
• Architect defines the project design
• If the project is eligible, according to the Unit’s sales range, the people in charge of the Internal Validation of the proposal perform the validations.
• The architect performs the pricing, considering complementary technical aspects.
• The individual in the approving role performs the strategic validation considering the financial aspects.
• If the project is not eligible according to the sales range, the architect prices it and forwards it to the Business Solutions Executive to proceed with the negotiation.

Time bank:

• Solutions Executive defines costs for meeting the customer demand
• If the project is eligible, according to the Unit’s sales range, the QA validates the strategy, costs and expectations.
• The Solutions Executive works on the proposal based on the services team definitions and pricing (effort and expenses) according to the necessary resources.
• The main objective in this step is to reduce the initial risks of the project.

» Contract and Project Opening

This is the stage where after the Internal Validation and the customer’s acceptance of the proposal, when the contract/project is opened in the project management tool.

Description of activities:

• The PMO evaluates some criteria in the proposal, such as the appropriate hourly rate, margin, among other items.
• Creates the contract or project, according to the sales modality.

As soon as the project is generated, it is made available to those responsible for delivery.
If the proposal is not adherent, the PMO must reject the proposal and return it to the executive for the necessary negotiations.

After opening the project, the PMO:

• Creates the project folder in the Document Repository, which must be used to store the project documents
• Make the sales documents available in the Document Repository (Business Proposal, Pricing and evidence of the Internal Validation of the Proposal, when applicable)

» Onboarding

Onboarding begins as soon as the sales team places the Services team representative in contact with the customer.

Description of activities:

Project Manager or Coordinator contacts the customer to schedule the first meeting.