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La base sujeta a retención por salarios está constituida por todos los pagos gravados o gravables con el impuesto a la renta, en los términos del artículo 26 del estatuto tributario, que los define como aquellos «que sean susceptibles de producir un incremento neto del patrimonio en el momento de su percepción, y que no hayan sido expresamente exceptuados».

Todo pago laboral debe incluirse en la base sujeta a retención. Entre esos pagos está el salario como tal, las horas extras, los recargos nocturnos, dominicales y festivos, los pagos en especie, las bonificaciones, etc.

En Protheus es la suma de los conceptos calculados (RC_VALOR), en el periodo, que sean gravados (RV_IR='1'). Si es el último periodo del mes (RCH_ULTPER='1') se  obtiene el acumulado (RG7) del mes de los conceptos gravados (RV_IR='1').

Dentro de los conceptos que se restan de los ingresos gravados, se encuentran los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional.  Dentro de los cuales están los aportes obligatorios a pensión que realice el trabajador o su empleador (Ver artículo 55 del estatuto tributario)

los aportes obligatorios a salud que realice el trabajador (Ver artículo 56 del estatuto tributario).

En Protheus es es la suma de los conceptos de Pensión calculados (RC_VALOR), en el periodo:. Si es el último periodo del mes (RCH_ULTPER='1') se  obtiene el acumulado (RG7) del mes de los conceptos de Pensión.

310    AFP Emp Lic Enfermedad                            
326    AFP Emp Lic Accidente                             
342    AFP Emp Lic Maternidad                            
358    AFP Emp Lic Paternidad                            
374    AFP Emp Aus sin Remuneración                      
390    AFP Emp Aus con Remuneración                      
406    AFP Emp Comisión de Servicios                     
422    AFP Emp Vacaciones Disfrutadas                    
437    AFP Emp Vacaciones Anticipadas                    
444    AFP Emp Sueldos y Salarios                        
491    AFP Emp Sueldos y Salarios x Incidencia
488    AFP Reintegro                                                                  
491    AFP Emp Sueldos y Salarios x Incidencia

En Protheu: es la suma de los conceptos de Fondo de Solidaridad Pensional por Solidaridad y por Subsistencia, calculados (RC_VALOR), en el periodo,. Si es el último periodo del mes (RCH_ULTPER='1') se  obtiene el acumulado (RG7) del mes de los conceptos de fondo de solidaridad pensional.

312    FSP Solidaridad Licencia por Enfermedad           
313    FSP Subsistencia Licencia Enfermedad              
328    FSP Solidaridad Licencia por Accidente            
329    FSP Subsistencia Licencia Accidente               
344    FSP Solidaridad Licencia Maternidad               
345    FSP Subsistencia Licencia Maternidad              
360    FSP Solidaridad Licencia Paternidad               
361    FSP Subsistencia Licencia Paternidad              
376    FSP Solidaridad Aus s/Remuneración                
377    FSP Subsistencia Aus sin Remuneración             
392    FSP Solidaridad Aus con Remuneración              
393    FSP Subsistencia Aus con Remuneración             
408    FSP Solidaridad Comisión de Servicios             
409    FSP Subsistencia Comisión de Servicios            
424    FSP Subsistencia Vacaciones Disfrutadas           
425    FSP Solidaridad Vacaciones Disfrutadas            
438    FSP Solidaridad Vacaciones Anticipadas            
439    FSP Subsistencia Vacaciones Anticipadas           
446    FSP Solidaridad Sueldos y Salarios                
447    FSP Subsistencia Sueldos y Salarios               
489    FSP Reintegro                                     
493    FSP Solidaridad Sueldos y Salarios x Incidencia                  

Dentro de los conceptos que se restan de los ingresos gravados, se encuentran los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional.  Dentro de los cuales están los aportes a pensión que realice el trabajador o su empleador (Ver artículo 55 del estatuto tributario).

En Protheus es la suma de los valores registrados en asientos fijos ("Actualizaciones | Novedades | Asientos Fijos" (GPEA550)) vigentes, para el concepto 622 AFP Aportación Voluntaria al Fondo Obligatorio y que indique que si Aplica Retención en la Fuente  (RG1_RETFTE='1').                         Si es el último periodo del mes (RCH_ULTPER='1') se  obtiene el acumulado (RG7) del mes del concepto de Aportación Voluntaria AFP Obligatoria.

Dentro de los conceptos que se restan de los ingresos gravados, se encuentran los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional.  Dentro de los cuales están los aportes obligatorios a salud que realice el trabajador (Ver artículo 56 del estatuto tributario).  Están limitados a 16 UVT mensuales.

En Protheus es la suma de los conceptos de Salud calculados (RC_VALOR), en el periodo,. Si es el último periodo del mes (RCH_ULTPER='1') se  obtiene el acumulado (RG7) del mes de los conceptos de Salud.

307    EPS Emp Lic Enfermedad                            
323    EPS Emp Lic Accidente                             
339    EPS Emp Lic Maternidad                            
355    EPS Emp Lic Paternidad                            
371    EPS Emp Aus sin Remuneración                      
387    EPS Emp Aus con Remuneración                      
403    EPS Emp Comisión de Servicios                     
419    EPS Emp Vacaciones Disfrutadas                    
435    EPS Emp Vacaciones Anticipadas                    
441    EPS Emp Sueldos y Salarios        

En Protheus es la operación aritmética de los siguientes conceptos calculados en el periodo:. Si es el último periodo del mes (RCH_ULTPER='1') se  obtiene el acumulado (RG7) del mes del concepto de Subtotal No Constitutivos Renta.       
+ 501 ReteFuente: Total Pagos Laborales   
- 502 ReteFuente: Pensión Obligatorio 
- 503 ReteFuente: Fondo de Solidaridad Pensional   
- 504 ReteFuente: Aportación Voluntaria AFP Obligatoria
- 505 ReteFuente: Salud Obligatoria   

Este es el importe del año anterior, pagado por el trabajador, de los intereses pagados por crédito de vivienda (hipotecarios y leasing habitacional) según el artículo 387 del estatuto tributario. Limitados a 100 UVT mensuales.

En Protheus se obtiene el valor en caso de que esté registrado en asientos fijos ("Actualizaciones | Novedades | Asientos Fijos" (GPEA550)). Si es el último periodo del mes (RCH_ULTPER='1') se  obtiene el acumulado (RG7) del mes del concepto de Intereses Vivienda.

El valor registrado El valor registrado en Asientos Fijos (RG1_VALOR) dependerá de la periodicidad. Por ejemplo, si el importe de los intereses pagados en el año anterior fue 50,000,000 y la periodicidad de pago es mensual,  el valor registrado debe ser 4,166,667. Si fuera quincenal el valor debe ser 2,033,334.

Este es el importe del año anterior, de los pagos a medicina prepagada y seguros de salud en beneficio del trabajador, su cónyuge, sus hijos o dependientes (Artículo 387 del estatuto tributario).

En Protheus se obtiene el valor en caso de que esté registrado en asientos fijos ("Actualizaciones | Novedades | Asientos Fijos" (GPEA550)). Si es el último periodo del mes (RCH_ULTPER='1') se  obtiene el acumulado (RG7) del mes del concepto de Medicina Pre-Pagada.

El valor registrado en Asientos Fijos (RG1_VALOR) dependerá de la periodicidad. Por ejemplo, si el importe de la medicina pre-pagada en el año anterior fue 3,738,000 y la periodicidad de pago es mensual,  el valor registrado  debe ser 311,500. Si fuera quincenal el valor debe ser 155,750.

El empleado puede deducir los pagos por dependientes en los términos del artículo 387 del estatuto tributario, inciso segundo «… y una deducción mensual de hasta el 10% del total de los ingresos brutos provenientes de la relación laboral o legal y reglamentaria del respectivo mes por concepto de dependientes, hasta un máximo de treinta y dos (32) UVT mensuales, 384 UVT anuales.». También se debe aplicar el artículo 1.2.1.20.4 del decreto 1625, que en su inciso segundo dispone: «Las rentas exentas y deducciones aplicables a la cédula general, no podrán exceder el cuarenta por ciento (40%) o las cinco mil cuarenta (5.040) Unidades de Valor Tributario -UVT. El porcentaje aquí mencionado se aplicará sobre la base que se obtiene de detraer a los ingresos por concepto de rentas de trabajo, de capital y no laborales los ingresos no constitutivos de renta, imputables a cada uno.».    

Los dependientes a considerar son: 

1. Los hijos del contribuyente que tengan hasta 18 años de edad.
2. Los hijos del contribuyente con edad entre 18 y 23 años, cuando el padre o madre contribuyente persona natural se encuentre financiando su educación en instituciones formales de educación superior certificadas por el ICFES o la autoridad oficial correspondiente; o en los programas técnicos de educación no formal debidamente acreditados por la autoridad competente.
3. Los hijos del contribuyente mayores de 23 años que se encuentren en situación de dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal.
4. El cónyuge o compañero permanente del contribuyente que se encuentre en situación de dependencia sea por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a doscientas sesenta (260) UVT, certificada por contador público, o por dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal, y,
5. Los padres y los hermanos del contribuyente que se encuentren en situación de dependencia, sean por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a doscientas sesenta (260) UVT, certificada por contador público, o por dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal.

En Protheus, para ingresar los dependientes se utiliza la rutina ubicada en "Actualizaciones | Empleados | Dependiente" (GPEA020), y en el campo de Dependiente retenc.fuente (RB_TIPIR) indicar: 1=s/Lim.Edad para hijos del punto 3, cónyuges del punto 4, padres y hermanos del punto 5; 2=Hasta 18 Años para hijos del punto 1; 3=Hasta 23 Años para hijos del punto 2; 4=No es Dep para el resto de dependientes. Si es el último periodo del mes (RCH_ULTPER='1') se  obtiene el acumulado (RG7) del mes del concepto de Dependientes.                                                                         

Dentro de los conceptos que se restan de los ingresos gravados, se encuentran las Rentas Exentas, dentro de las cuales están las Aportaciones Voluntarias a AFC, según el artículo 126-4 del estatuto tributario. Limitados a 3.800 UVT por año. Además, esos sumados con los aportes voluntarios a pensión no deben superar el 30% del ingreso tributario del trabajador.

En Protheus es la suma de los valores registrados en asientos fijos ("Actualizaciones | Novedades | Asientos Fijos" (GPEA550)) vigentes, para el concepto 619 AFC Aportación Voluntaria y que indique que si Aplica Retención en la Fuente  (RG1_RETFTE='1'). Si es el último periodo del mes (RCH_ULTPER='1') se  obtiene el acumulado (RG7) del mes del concepto de Apo Voluntario AFC.

Dentro de los conceptos que se restan de los ingresos gravados, se encuentran las Rentas Exentas, dentro de las cuales están las Aportaciones Voluntarias a AFP, según el artículo 126-1 del estatuto tributario. Limitados a 3.800 UVT por año. Además, esos sumados con los ahorros AFC no deben superar el 30% del ingreso tributario del trabajador.

En Protheus es la suma de los valores registrados en asientos fijos ("Actualizaciones | Novedades | Asientos Fijos" (GPEA550)) vigentes, para el concepto 620 AFP Aportación Voluntaria Empleado y que indique que si Aplica Retención en la Fuente  (RG1_RETFTE='1').

. Si es el último periodo del mes (RCH_ULTPER='1') se  obtiene el acumulado (RG7) del mes del concepto de Apo Voluntaria AFP Empleado.

Dentro de los conceptos que se restan de los ingresos gravados, se encuentran las Rentas Exentas, dentro de las cuales están las Aportaciones Voluntarias a AFPIndemnizaciones por Accidente de Trabajo, según el artículo 126-1 Numeral 1 del artículo 206 del estatuto tributario. Limitados a 3.800 UVT por año.

En Protheus es la suma de los valores registrados el valor en caso de que esté registrado en asientos fijos ("Actualizaciones | Novedades | Asientos Fijos" (GPEA550)) vigentes, para el concepto 621 AFP Aportación Voluntaria Compañía y que indique que si Aplica Retención en la Fuente  (RG1_RETFTEvigente. Si es el último periodo del mes (RCH_ULTPER='1') se  obtiene el acumulado (RG7) del mes del concepto de Indemnización Accidente Trabajo.

Dentro de los conceptos que se restan de los ingresos gravados, se encuentran las Rentas Exentas, dentro de las cuales están las Indemnizaciones por Accidente de TrabajoMaternidad, según el Numeral 1 2 del artículo 206 del estatuto tributario.

En Protheus es el valor en caso de que esté registrado en asientos fijos ("Actualizaciones | Novedades | Asientos Fijos" (GPEA550)) vigente.

Dentro de los conceptos que se restan de los ingresos gravados, se encuentran las Rentas Exentas, dentro de las cuales están las Indemnizaciones por Maternidad, según el Numeral 2 del artículo 206 del estatuto tributario.

En Protheus es el valor en caso de que esté registrado en asientos fijos ("Actualizaciones | Novedades | Asientos Fijos" (GPEA550)) vigenteSi es el último periodo del mes (RCH_ULTPER='1') se  obtiene el acumulado (RG7) del mes del concepto de Indemnización por Maternidad.

Dentro de los conceptos que se restan de los ingresos gravados, se encuentran las Rentas Exentas, dentro de las cuales están los gastos de entierro, según eI Numeral 3 artículo 206 del estatuto tributario.

En Protheus se obtiene el valor (RGB_VALOR) en caso de que esté registrado en incidencias ("Actualizaciones | Novedades | Incid por Emplead" (GPEA580) o "Actualizaciones | Novedades | Incid por Concepto" (GPEA590)). Si es el último periodo del mes (RCH_ULTPER='1') se  obtiene el acumulado (RG7) del mes del concepto de Gastos de Entierro.

Dentro de los conceptos que se restan de los ingresos gravados, se encuentran las Rentas Exentas.

En Protheus se cuenta con este concepto para cubrir cualquier otro concepto que sea una renta exenta. Se obtiene el valor (RGB_VALOR) en caso de que esté registrado en incidencias ("Actualizaciones | Novedades | Incid por Emplead" (GPEA580) o "Actualizaciones | Novedades | Incid por Concepto" (GPEA590)). Si es el último periodo del mes (RCH_ULTPER='1') se  obtiene el acumulado (RG7) del mes del concepto de Otras Rentas Exentas.

Limitado a 240 UVT mensuales (790 UVT anuales a partir del 2023).

En Protheus se realiza la operación aritmética siguiente:. Si es el último periodo del mes (RCH_ULTPER='1') se  obtiene el acumulado (RG7) del mes del concepto de Rentas Exentas 25%.
518 ReteFuente: Subtotal Rentas Exentas * 25%

Topado a 240 UVT mensual.

Las deducciones y rentas exentas que se pueden descontar están limitadas al 40% del ingreso neto gravable según lo dispone el numeral 2 del artículo 388 del estatuto tributario.

Es decir que a la totalidad de ingresos laborales restamos los ingresos no constitutivos de renta y ese resultado es el que toma como base para determinar la limitación del 40%.

En Protheus se realiza la operación aritmética siguiente:
+ 518 ReteFuente: Subtotal Rentas . Si es el último periodo del mes (RCH_ULTPER='1') se  obtiene el acumulado (RG7) del mes del concepto de Base Gravada Periodo.
+ 518 ReteFuente: Subtotal Rentas Exentas
- 519 ReteFuente: Renta Exenta 25%

Topado al 40% del ingreso neto gravable mensual.

En Protheus: se determina si se calcula el procedimiento 1 o 2.

Si el empleado o la empresa eligió el Procedimiento 1 (RA_TIPOPRC='1')

• Gravado en UVT = Base Gravada Prima / UVT.
• Se busca en la tabla S001 el renglón donde el Gravado en UVT esté entre el límite inferior y superior.
• Retención en UVT = (Gravado en UVT - Límite Inferior) * % + Cuota Fija.
• Retención en $ = Retención en UVT * UVT redondeado al 1000 próximo.

Si el empleado o la empresa eligió el Procedimiento 2 (RA_TIPOPRC='2')

• Retención en $ = Base Gravada Prima / (% del Empleado/100) (RA_PERCIR).