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A rotina de aprovação de pagamento bloqueia APs preparadas para pagamento escritural até que sejam liberadas por usuários credenciados.

Uma AP bloqueada não pode ser paga ou contabilizada, embora seja considerada no fluxo de caixa (FCX).

Os usuários responsáveis pela liberação dos pagamentos são chamados aprovantes. Em seus níveis de alçada, são responsáveis por analisar os pagamentos e assegurar a veracidade dos dados de pagamento. É relacionado a um aprovante o nível de autoridade (gerente, coordenador, diretor, etc.) e unidade funcional (para determinar a abrangência do nível de autoridade; área comercial, produção, financeira, etc.). Com estas informações é possível determinar quais pagamentos devem ser liberados por quais aprovantes, e, tem-se que a rotina segue a estrutura organizacional da empresa. A liberação/aprovação de um aprovante é também conhecida por assinatura eletrônica.

Não é objetivo da rotina de aprovação eletrônica controlar todos os pagamentos. Se assim o fosse, provavelmente isto geraria burocracia desnecessária. Desta forma, as rotinas permitem, de maneira muito flexível, configurar quais pagamentos devem ser controlados, e quais deverão ser tidos como exceções. Isto é possível através de uma estrutura chamada grade de aprovação. A grade de aprovação caracteriza pagamentos por faixas de tipo de despesa e valor. Cada faixa ou sub-configuração da grade é chamada de linha de aprovação, e a cada linha são relacionados os níveis de autoridade requeridos. Na grade não são relacionadas unidades funcionais, estas são vinculadas apenas aos digitadores e aprovantes.

Colocar aqui um fluxo mostrando como seria o processo da aprovação.

Localização: Logix Financeiro - Aprovação eletrônica - Aprovação eletrônica de Título

Parâmetros principais:

• “Utiliza controle de aprovação eletrônica de títulos (APs)?” 

            Código do parâmetro: ies_aprov_eletr_pg

            Descrição: Indica se utiliza o controle de aprovação eletrônica para rotina de pagamentos.
            Valores aceitos: S - Sim, N - Não.

            Se este parâmetro estiver como "N", nenhum dos outros processos irão trabalhar considerando o conceito da aprovação. 

Parâmetros auxiliares:

• “Controlar alterações após aprovação de APs?” 

            Código do parâmetro: ctrl_alteracao_valores_aprov

            Descrição: Indica se a AP deve voltar a ser aprovada após ter alguma modificação.

            Valores aceitos:

                                    N - Não. Opção padrão. Com esta opção marcada a AP voltará para aprovação eletrônica somente se as informações bancárias da AP forem alteradas ou se a AP passar de liberada para NÃO liberada no CAP.

                                    S - Sim. A AP voltará para aprovação se qualquer informação for alterada.

• “Permitir trazer APs sem proposta para a Aprovação” 

            Código do parâmetro: ies_ap_s_prop_em_apr

            Descrição: Indica se o sistema buscará as APs que não possuem data de proposta para serem aprovadas.

            Valores aceitos: S - Sim, N - Não.

• “Gerar e-mail para aprovante grade?” 

            Código do parâmetro: ies_envia_eml_aprov_pg

            Descrição: Indica se envia e-mail para os aprovantes da grade de aprovação.

            Valores aceitos: S - Sim, N - Não.                               

As pendências de aprovação eletrônica não são vinculadas diretamente à pessoas (aprovantes), e sim a níveis de autoridade. Os aprovantes, por sua vez, também são vinculados a níveis de autoridade. Desta forma, de acordo com o compromisso, tem-se a ligação entre uma pendência de aprovação e o responsável por sua liberação / aprovação.

Os níveis de autoridade representam, portanto, o nível de alçada de uma pessoa, e dão sustentação ao processo de aprovação eletrônica pois determinam as pendências de cada aprovante.

Aqui no FIN30133 é possível fazer este cadastro, por exemplo:

01 - Analista financeiro

02 - Coordenador financeiro

03 - Diretor Financeiro

Não é objetivo da rotina de aprovação eletrônica controlar todos os pagamentos. Se assim o fosse, provavelmente geraria burocracia desnecessária na empresa. Desta forma, as rotinas permitem, de maneira muito flexível, configurar quais pagamentos devem ser controlados, e quais deverão ser tidos como exceções. A grade de aprovação caracteriza os títulos por faixas de tipo de despesa e valor.

Sempre que consultar uma grade já existente, precisa consultar pelo campo “versão atual” igual a “S” porque podem existir várias versões anteriores que não são mais atuais e só ficam cadastrado como histórico.

Cada linha da grade precisa ter uma parametrização diferente. 

Veja neste exemplo:

Linha 1: válida somente para o tipo de despesa 111, todos os compromissos com valor até 99.999,00 passam pelos aprovantes 01 e 02;

Linha 2: válida somente para o tipo de despesa 112 a 120, todos os compromissos com valor de 0,00 até 5.000,00 passam pelo aprovante 01;

Linha 3: válida somente para o tipo de despesa 112 a 120, todos os compromissos com valor de 5.000,01 até 10.000,00 passam pelo aprovante 02;

Tudo que não atender essas características se considera que está fora da grade de aprovação. 

A indicação é que todos os tipos de despesas entrem na grade, mesmo que não tenha aprovante informado. 

Na modificação da AP, mesmo que o parâmetro "ctrl_alteracao_valores_aprov" esteja desmarcado, se os dados BANCÁRIOS da AP forem alterados a AP volta para o processo de aprovação eletrõnica. 

Dados bancários considerados para deixar a AP pendente novamente caso sejam alterados:

• Banco do fornecedor
• Agência do fornecedor
• Conta bancária do fornecedor

Com o parâmetro "ctrl_alteracao_valores_aprov" marcado os seguintes campos da AP serão comparados:

• Portador
• Indicador de depósito/crédito
• Nota fiscal
• Lote de pagamento
• Valor de juros
• Data de proposta
• Data de vencimento sem desconto
• Data de vencimento com desconto
• Valor de desconto
• Duplicata
• Taxa de juros
• Favorecido
• Valor líquido da AP