A rotina de aprovação de pagamento bloqueia APs preparadas para pagamento até que sejam liberadas por usuários credenciados. Uma AP bloqueada não pode ser paga ou contabilizada, embora seja considerada no fluxo de caixa (FCX). Os usuários responsáveis pela liberação dos pagamentos são chamados aprovantes. Em seus níveis de alçada, são responsáveis por analisar os pagamentos e assegurar a veracidade dos dados de pagamento. É relacionado a um aprovante o nível de autoridade (gerente, coordenador, diretor, etc.) e unidade funcional (para determinar a abrangência do nível de autoridade; área comercial, produção, financeira, etc.). Com estas informações é possível determinar quais pagamentos devem ser liberados por quais aprovantes, e, tem-se que a rotina segue a estrutura organizacional da empresa. A liberação/aprovação de um aprovante é também conhecida por assinatura eletrônica.
Não é objetivo da rotina de aprovação eletrônica controlar todos os pagamentos. Se assim o fosse, provavelmente isto geraria burocracia desnecessária. Desta forma, as rotinas permitem, de maneira muito flexível, configurar quais pagamentos devem ser controlados, e quais deverão ser tidos como exceções. Isto é possível através de uma estrutura chamada grade de aprovação. A grade de aprovação caracteriza pagamentos por faixas de tipo de despesa e valor. Cada faixa ou sub-configuração da grade é chamada de linha de aprovação, e a cada linha são relacionados os níveis de autoridade requeridos. Na grade não são relacionadas unidades funcionais, estas são vinculadas apenas aos digitadores e aprovantes.
| 
