A rotina de aprovação de compromissos bloqueia ADs incluídas no Contas a Pagar pagamento bloqueia APs preparadas para pagamento até que sejam liberadas por usuários credenciados. Um compromisso bloqueado Uma AP bloqueada não pode ser pago paga ou contabilizadocontabilizada, embora seja considerado considerada no fluxo de caixa (FCX) e orçamento (GAO) da empresa, já que representa uma previsão de despesa / gasto. Os usuários responsáveis pela liberação dos compromissos pagamentos são chamados aprovantes. Em seus níveis de alçada, são responsáveis por analisar os compromissos pagamentos e assegurar a veracidade e necessidade das despesas, conferindo sua liberação ou rejeiçãodos dados de pagamento. A um aprovante são relacionados nível de autoridade (gerente, coordenador, diretor, etc.) e unidade funcional (para determinar a abrangência do nível de autoridade; área comercial, produção, financeira, etc.). Com estas informações é possível determinar quais compromissos pagamentos devem ser liberados por quais aprovantes, e, tem-se que a rotina segue a estrutura organizacional da empresa. A liberação / aprovação de um aprovante é também conhecida por assinatura eletrônica.Esta rotina é recomendada principalmente para empresas que processam a inclusão de compromissos de forma descentralizada, onde cada área / departamento inclui suas despesas diretamente no Contas a Pagar.
Não é objetivo da rotina de aprovação eletrônica controlar todos os compromissos / pagamentos. Se assim o fosse, provavelmente isto geraria burocracia desnecessária. Desta forma, as rotinas permitem, de maneira muito flexível, configurar quais compromissos / pagamentos devem ser controlados, e quais deverão ser tidos como exceções. Isto é possível através de uma estrutura chamada grade de aprovação. A grade de aprovação caracteriza compromissos / pagamentos por faixas de tipo de despesa e valor. Cada faixa ou sub-configuração da grade é chamada de linha de aprovação, e a cada linha são relacionados os níveis de autoridade requeridos. Na grade não são relacionadas unidades funcionais; estas são vinculadas apenas aos digitadores e aprovantes.
| 
