01. VISÃO GERAL

A criação do Ciclo de Avaliação deve ser realizada pelo Analista de RH da organização.
Na página inicial do Ciclo de Avaliação é possível visualizar os ciclos em rascunho, em andamento e concluídos, bem como criar um novo ciclo de avaliações. Quando houver mais de 10 ciclos cadastrados em um agrupamento, será possível visualizar os demais ciclos através da opção "ver todos". 
O processo de configuração do novo ciclo segue as etapas que descrevemos a seguir.

02. DEFINIÇÃO DO CICLO

Nessa etapa deve ser definido o nome e o período do Ciclo de Avaliação.

IMPORTANTE!

• Todos os campos são de preenchimento obrigatório.
• A data do fim do ciclo não pode ser anterior a data de início do ciclo.
• A data de início não pode ser inferior a data atual.
• O período do ciclo de avaliação não pode ter interseção com outro período.

03. ESTRUTURA

Nessa etapa deve ser definida a estrutura de participantes do Ciclo de Avaliação. São disponibilizados algumas formas para a montagem da estrutura: Importação de arquivo, Inserção manual e, em breve, Integração com ERPs.

- Importação de arquivo: Com apenas o preenchimento de um arquivo (layout-participants.csv) é possível importar os dados dos participantes do ciclo de avaliação, e se necessário pode-se ajustar algumas informações manualmente.

IMPORTANTE!

• Dados do arquivo de importação: Identificador do participante, Nome, Grupo de Cargo, Cargo, Nível do Cargo, E-mail, Área, Unidade, Data de admissão, Data do último aumento, Data de nascimento, Identificador do participante chefe, Tipo de participante e Permite sugestão de pares.
• Os seguintes dados são obrigatórios: Identificador do participante, Nome, Cargo, Grupo de cargo, E-mail e Tipo de participante.
• O Identificador do participante chefe provido para o participante deve constar na mesma planilha de importação.
• Os tipos de participantes válidos: 1 - Empregado, 2 - Cliente e 3 - Externo.
• Possibilidade de excluir todos os participantes importados.
• Qualquer erro no arquivo de importação, será gerado um log para facilitar a correção pelo usuário.
• Na coluna "Permite sugestão de pares" deve preencher os valores "Sim" ou "Não". Para o "Sim" o participante poderá sugerir pares, aprovar pares (caso seja uma liderança) e poderá participar de uma avaliação de pares. Caso não tenha nenhum valor nesta coluna será considerado como "Sim", ou seja, que o participante pode participar da sugestão e avaliação de pares.

- Inserção manual: É possível inserir manualmente a estrutura de participantes do ciclo de avaliação, caso o mesmo esteja no status "rascunho" ou "em andamento".

IMPORTANTE!

• Nessa tela é possível localizar, criar/editar o participante que será avaliado.
• Nessa tela é possível localizar, criar/editar o participante que será o avaliador.
• Selecionando o participante avaliado e avaliador, é possível realizar o vínculo entre eles.
• Os dados editados do participante são válidos tanto para os ciclos de avaliação em rascunho quanto em andamento.
• No ciclo em andamento, caso a alteração seja feita depois do início da etapa de avaliação ou após seu fim, não gera o formulário de perguntas considerando as alterações realizadas.
• No caso de inclusão de novo participante, é possível incluir informações como: Identificador do Participante, Nome, Data de nascimento, E-mail, Cargo, Nível do Cargo, Área, Unidade, Data de admissão, Data do último aumento e Permite sugestão de pares.
• Apenas os campos Data de nascimento, Unidade e Data do último aumento são opcionais, os demais campos, o preenchimento é obrigatório.
• É possível inserir participantes após o fim da etapa de avaliação, mas nenhuma avaliação será gerada.

- Integração com ERPs (EM BREVE): É possível inserir a estrutura de participantes integrando com ERPs existentes.

Visualizar/Editar Estrutura

Após a importação ou inserção manual da estrutura de participantes, é possível buscar/ordenar os participantes pelo Nome, Cargo, Nível do Cargo e/ou Área. A tela ainda oferece a possibilidade de ver detalhes dos avaliados e ainda adicionar/remover avaliados.

Na digitção manual dos dados do participante são disponbilizados os seguintes dados:

• Identificador (Obrigatório)
• Nome (Obrigatório)
• Data de Nascimento (Opcional)
• Email (Obrigatório)
• Unidade (Obrigatório)
• Área (Obrigatório)
• Cargo (Obrigatório)
• Nível de Cargo (Obrigatório)
• Data de Admissão (Obrigatório)
• Último Aumento (Opcional)

Observação: Caso seja removido um participante que for "chefe", apenas ele será removido e os seus avaliados permanecerão na estrutura.

Substituir Avaliador

Após a importação ou inserção manual da estrutura de participantes, é possível substituir um avaliador. 

Observação: Um avaliador não pode ser substituído por ele mesmo. Caso o participante que for substituir o avaliador, seja avaliado dele, a substituição será feita para os demais participantes e este permanecerá com o mesmo avaliador.

Alterar Avaliador

Na etapa de avaliação, é possível realizar a alteração do avaliador por meio de edição

• Quando alterado na etapa de avaliação, as avaliações geradas para o antigo avaliador, devem ser apagadas e avaliações novas são criadas para o novo avaliador.
• Não sofrerão alterações os formulários de auto-avaliação e avaliação de pares.
• Se o avaliador seja alterado após a etapa de avaliação, as avaliações salvas não serão apagadas.

Definir Responsável

Após a finalização da etapa de Avaliação do líder, a opção de Definir Responsável é exibida para cada participante, na estrutura.
Quando essa atribuição é feita, é possível:

• É possível transferir um único participante para outro responsável ou transferir um time por completo.
• O novo responsável visualiza a avaliação que o líder respondeu sobre o participante.
• O novo responsável deve realizar o feedback do participante e visualiza um feedback já realizado.
• O antigo líder do participante transferido deixa de visualizar a avaliação respondida sobre ele, assim como, não visualiza mais o participante em seu time.
• O antigo líder não tem acesso a realizar o feedback de um participante transferido, assim como, não visualiza o feedback que o novo responsável realizou.

Recalcular resultado das avaliações

Opção para recalcular as avaliações, atualizando também o box plotado (inicial) do colaborador na matriz do colegiado, assim como as informações das avaliações no Relatório individual do participante, na matriz. 

Atenção: A alteração dos dados do ciclo, competências e pesos não irão refletir caso utilizem essa opção de re-cálculo.

04. CONFIGURAÇÃO | AVALIAÇÃO 360°

Nessa etapa deve ser definido dois parâmetros referente a etapa de Seleção de Pares.

• Quantidade máxima que um usuário pode sugerir para AVALIAÇÃO DE PARES (incluindo aprovados pelo avaliador) - Valores de 1 a 50, sendo que o default é 5.
• Quantidade máxima que um usuário pode ser indicado na AVALIAÇÃO DE PARES - Valores de 1 a 50, sendo que o default é 10.
• Quantidade máxima que um usuário pode sugerir para AVALIAÇÃO DE CLIENTES INTERNOS (incluindo aprovados pelo avaliador) - Valores de 1 a 50, sendo que o default é 10.
• Quantidade máxima que um usuário pode ser indicado na AVALIAÇÃO DE CLIENTES INTERNOS - Valores de 1 a 50, sendo que o default é 5.

E também um parâmetro que define que o ciclo de avaliação terá autoavaliação. Caso este parâmetro esteja marcado, ao colocar o ciclo de avaliação em andamento e este tiver a etapa de Avaliações configurada, serão geradas as autoavaliações.

• Não permitir a autoavaliação/Permitir a autoavaliação

O parâmetro a seguir, quando habilitado, gera uma avaliação para o liderado avaliar o seu líder.

• Permitir avaliação do time sobre o líder

05. CONFIGURAÇÃO | RESPOSTAS

Nessa etapa deve ser definido o formato de respostas e as opções de respostas disponíveis para o Ciclo de Avaliação. Para cada resposta deve ser definido um número correspondente que vai influenciar no cálculo final da nota da avaliação.

IMPORTANTE!

• É obrigatório ter no mínimo duas respostas definidas e todas as opções de resposta devem ter um número correspondente (obrigatório). O número correspondente pode ser fracionado, mas não pode ser negativo.
• O número (peso) relacionado a cada resposta deve estar entre 0,1 e 1000.
• Possibilidade de ordenar as respostas criadas.

Visibilidade de Pontuação Numérica

É possível também nesta etapa configurar a visibilidade da pontuação de resultado numérica por papel do sistema. Os papéis são: 

• Líderes: Representa a possibilidade dos Líderes visualizarem as notas numéricas de seus avaliados na tela de Time
• Colegiado: Representa a possibilidade dos Avaliadores e Responsáveis de uma turma visualizarem as notas numéricas dos participantes de um colegiado no Relatório da avaliação individual. Lembrando que também é possível acessar essa tela pelo Relatório de Colegiado também seguindo as mesmas regras de visualização
• Colaboradores: Representa a possibilidade dos Colaboradores visualizarem as próprias notas numéricas através da tela de Resultado

Ao desmarcar qualquer um dos parâmetros você estará restringindo a visualização das notas numéricas nas telas respectivas. Ao invés das notas numéricas será apresentado notas por conceito. Os conceitos utilizados serão os mesmos dos configurados nas respostas. Ao desmarcar qualquer um dos marcadores será necessário definir os intervalos para cada um dos conceitos. O intervalo para cada conceito é apresentado ao lado do peso de cada resposta respectiva.

IMPORTANTE!

• Na tela do Relatório da avaliação individual presentes nas visões das Turmas de Colegiado e Relatório de Colegiado um botão aparecerá apenas para os DOs se as notas numéricas estiverem escondidas. Ao clicar no botão o DO, e somente ele, poderá ver as notas numéricas.

Intervalos dos Conceitos

Os intervalos de cada conceito são fechados no início e abertos no fim. Por exemplo, dado um intervalo (0, 5) todos os número entre 0 a 5, incluso o 0 e desconsiderando o 5, pertencem a esse intervalo. Todos os intervalos devem ser preenchidos obrigatoriamente. Exemplo:

É importante considerar que não é recomendado deixar espaço entre os intervalos. Logo o primeiro intervalo é recomendado que comece de 0, como no exemplo. É importante também considerar que o fim do intervalo do último conceito pode ser deixado em branco para representar um intervalo aberto ao infinito. Para melhor representar esses conceitos segue alguns exemplos de nota e o conceito respectivo dado a configuração acima.

06. CONFIGURAÇÃO | MATRIZ DE COLEGIADO

Nessa etapa devem ser preenchidas as informações da matriz, tais como: Eixos, quadrantes e definições de matriz e curva.

A aba de Matriz de colegiado possui três abas verticais, sendo:

• Quadrantes e eixos

Onde são definidos os eixos da matriz. Os eixos podem ser nomeados de acordo com o tipo de cálculo selecionado.

Tipos de cálculo:

Média ponderada de competências: É obrigatório estar presente em um dos eixos. Representa o cálculo da avaliação, considerando os pesos das respostas, competências e formulários. Veja aqui como o cálculo da avaliação é feita.

Resultado global de metas: É obrigatório que possua um ciclo de metas ativo no momento da configuração. Ao selecionar este tipo de cálculo, deve-se preencher também o ciclo de metas que será utilizado para obter os resultados dos colaboradores. Com este eixo configurado, o sistema assume que os colaboradores do ciclo de avaliação e do ciclo de metas são correspondentes, além de que, no momento do colegiado, as metas dos colaboradores já devem estar devidamente apuradas.

Resultado qualitativo: Para utilizar este eixo é necessário cadastrar competência qualitativa, podendo ou não ser apenas de visualização do líder. O resultado desta competência irá compor este eixo.

Não calcular: O eixo não será calculado, distribuindo os participantes apenas na primeira linha/coluna do eixo configurado.

• Definição da Matriz

Nessa aba é realizada a configuração dos quadrantes (podendo definir o nome do quadrante e a descrição do respectivo) e os intervalos dos eixos da matriz com valores máximos e mínimos.

Os intervalos deverão seguir a mesma escala dos resultados dos eixos, ou seja, quando o resultado obtido for proveniente de uma resposta do formulário de avaliação, os intervalos devem englobar os pesos configurados na etapa Configurações → Respostas. Quando o resultado tiver origem no módulo de metas, os intervalos devem possuir o range de 0 à 100.

•  Definição da curva

Na aba de curva serão definidas as curvas da matriz, podendo cadastrar até 5 quadrantes por linha, cada linha possui um peso em porcentagem(%), devendo totalizar 100% ao final de todas as definições de curva.

Também é possível habilitar/desabilitar os seguintes itens: 

Exibir descrição dos boxes na visualização da matriz: Quando habilitado, ao acessar a matriz do colegiado (plotada/calibrada) será exibido um ícone de informação com as descrições preenchidas para cada box na etapa Definição da Matriz.

Exibir resultados da matriz para o liderado: Quando habilitado, exibe tanto para o colaborador, quanto para o gestor, o box final do participante no Feedback, Resultado final e Checkpoint.

Apresentar simulador de plotagem da matriz para o líder após finalização do formulário: Quando habilitado, exibe para o gestor o resultado que avaliação respondida sobre o avaliado irá gerar na matriz plotada. Este resultado não considera os pesos dos formulários e demais resultados, sendo assim, o resultado definitivo pode não ser o mesmo.

IMPORTANTE!

• O nome e a descrição dos quadrantes, na definição da matriz, são de preenchimento obrigatório, assim como a definição das curvas.
• É obrigatório que um dos eixos seja de "Média ponderada de competências".
• A opção de tipo de cálculo do eixo "Resultado global de metas" é apresentado apenas se o modulo de metas estiver contratado.
• Quando é selecionado o tipo de cálculo de um eixo como "Resultado global de metas":
  • o sistema trará o resultado do ciclo de metas selecionado. Por isto é obrigatório o preenchimento da referência do "ciclo de metas".

  • o resultado global de metas é o percentual de atingimento do colaborador, por esse motivo, os intervalos (definição da matriz) devem ser alterados para condizer com o percentual de atingimento. O último intervalo, pode ter o campo "vazio" de máximo, ilustrando que qualquer valor maior que o mínimo cairá nessa linha (ou coluna) da matriz. Exemplo dos intervalos:

    Mínimo (respostas)	Máximo (respostas)	Mínimo (percentual)	Máximo (percentual)
    1	2.2	0	80
    2.21	3.39	80.01	100
    3.4	4	100.01

• Quando é selecionado o tipo de cálculo de um eixo como "Resultado qualitativo" o cadastro de uma competência qualitativa será obrigatório. 
• Quando o resultado de um eixo não puder ser calculado (por ausência da informação), o sistema assumirá o resultado zero para este eixo (para mais detalhes veja aqui o Exemplo D do cálculo, considerando apenas um eixo da matriz);
• O preenchimento da curva e da sua porcentagem é obrigatória para conclusão do ciclo.
• Todas as linhas que possuírem peso devem ter pelo menos um quadrante cadastrado.
• A definição da curva não pode ter mais linhas que a quantidade de quadrantes (Ex.: Matriz 3x3, a definição de curvas só pode ter 9 linhas).

07. FORMULÁRIO

COMPETÊNCIAS

Nessa etapa devem ser definidas todas as competências que se deseja avaliar no Ciclo de Avaliação, podendo ser cadastradas uma ou mais perguntas por competência. Aqui também serão definidos os pesos que cada competência terá para os diferentes tipos de formulário (autoavaliação, líder sobre liderado, pares, liderado sobre líder).

Os pesos devem ser preenchidos considerando o conjunto das competências com o mesmo grupo de cargo. 
Ex: 

Também é possível habilitar/desabilitar as seguintes opções: 

Resultado qualitativo: Com esta opção, a competência não será vinculada com grupos de cargos, ou seja, será exibida em todos os formulários. A competência que estiver com esta configuração habilitada, será utilizada para compor o resultado do eixo Resultado qualitativo da matriz. Havendo mais de uma competência configurada como "Resultado qualitativo", será realizada uma média para compor este resultado.

Visível apenas para gestor: Quando habilitada, a competência será exibida apenas no formulário de avaliação do líder sobre o liderado.

IMPORTANTE!

• Pode ser configurada uma ou mais perguntas para cada competência.
• As competências devem ser associadas ao Grupo de Cargo do avaliado.
• Permite definir se a competência é um "resultado qualitativo". Neste caso deve ser bloqueado os campos de peso e de associação da competência e a competência aparecerá para todas as pessoas avaliadas do ciclo.
• Permite definir se a competência é "visível apenas para gestor". Neste caso a competência aparece somente no formulário de avaliação de líder à pessoa liderada.
• O peso definido para cada tipo de avaliação vai influenciar no cálculo final da nota da avaliação. O peso deve estar entre 1 e 100% e é permitido até 2 casas decimais.
• Os tipos de avaliação são: autoavaliação, avaliação sobre o líder, avaliação sobre o liderado e avaliação de pares.
• Após o cadastramento de 11 competências, o botão "Carregar mais registros" é exibido, para visualização das próximas 10 competências.
• O campo de descrição da competência não é exibido nos formulários de avaliação, devendo ser utilizados somente para consulta da área de RH ao visualizar a edição do ciclo.

PESO DO FORMULÁRIO

Nessa etapa serão definidos os pesos para cada tipo de avaliação (autoavaliação, avaliação sobre o líder, avaliação sobre o liderado e avaliação de pares), de acordo com os grupos de cargos vinculados às competências. O peso para cada tipo de avaliação pode ser diferente, desde que a soma de todos os tipos seja igual a 100%.

Os pesos não são redistribuídos caso algum dos tipos de avaliação não seja preenchido.

IMPORTANTE!

Caso existam mais de 20 Grupos de Cargo definidos nas Competências, eles poderão ser paginados através do botão Carregar Mais.

QUESTÕES ABERTAS

Nessa etapa devem ser definidas todas as questões abertas que se deseja para o Ciclo de Avaliação. Estas questões serão exibidas em todos os formulários de avaliação.

IMPORTANTE!

• As questões abertas podem ou não ser obrigatórias.
• Permite definir questões abertas com no máximo 500 caracteres.
• Após o cadastramento de 11 questões abertas, o botão "Carregar mais registros" é exibido, para visualização das próximas 10 questões.

VISUALIZAR AVALIAÇÃO

Aqui é possível conferir a visualização da avaliação, levando em conta o mapeamento de competências realizado e o cadastro de questões abertas, além das opções de respostas definidas nas configurações. A prévia do formulário será por Grupo de Cargo, podendo visualizar as avaliações para cada uma das associações feitas na competência.

Obs: Caso nenhum grupo de cargo seja selecionado, as competências exibidas serão as comuns em todas as avaliações, ou seja, as não associadas aos grupos de cargos. Ex.: Questões abertas, Competências qualitativas.

08. ETAPAS

Neste passo devem ser criadas todas as etapas do Ciclo de Avaliação.

• Seleção de pares e clientes internos*: Nesta etapa os colaboradores irão indicar os pares e clientes que poderão avaliá-lo e os gestores irão aprovar e rejeitar indicações feitas pelos colaboradores, além de incluir pares para seus liderados, caso necessário. Esta etapa não pode ter interseção com as demais etapas do ciclo. 
• Avaliação: A partir do início desta etapa as avaliações de pares/clientes, sobre o líder e autoavaliação serão disponibilizadas para os colaboradores. Esta etapa pode ser concomitante a etapa de Avaliação do líder.
• Avaliação do líder: Nesta etapa os líderes poderão responder as avaliações sobre os liderados e visualizar as autoavaliações de seus lideradors. Esta etapa pode ser concomitante a etapa de Avaliação.
• Colegiado*: Aqui, as turmas de colegiado e re-colegiado poderão ser criadas para visualização da matriz plotada e os resultados dos colaboradores, visualização da curva, manipulação da matriz calibrada e registro das discussões do colegiado. Esta etapa não pode ter interseção com as demais etapas do ciclo. 
• Feedback: Durante esta etapa os gestores poderão descrever um feedback para o colaborador, com base nos resultados das avaliações e colegiado, selecionando pontos fortes e a desenvolver. Os liderados também poderão validar o feedback enviado pelo gestor. Esta etapa pode ter interseção com a etapa de PDI. 
• PDI*: Neste momento os colaboradores irão criar as ações que planejam executar, selecionando as competências relacionadas e um prazo para finalização. Estas ações poderão ser editadas a qualquer momento. Os gestores poderão visualizar todas as ações que seus liderados cadastraram. Esta etapa pode ser concomitante tanto com a etapa de Feedback quanto com a etapa de Resultado, mas atenção às datas destas etapas, pois a etapa de Feedback e Resultado não podem estar em interseção.
• Resultado*: Será disponibilizado para todos os colaboradores um resumo dos seus re sultados no ciclo, com resultados das avaliações sobre ele e consenso aberto do colegiado. Os gestores também poderão visualizar os resumos de seus liderados. Os colaboradores poderão visualizar este resumo a qualquer momento.
• Checkpoint*: Nesta etapa os gestores poderão verificar com seus liderados seu progresso com relação as competências avaliadas no Feedback como ponto positivo e ponto a desenvolver, status e progresso dos seus PDI's e descrever um feedback. O avaliado também poderá validar este feedback. Esta etapa não pode ter interseção com as demais etapas do ciclo.

*Etapa opcional

IMPORTANTE!

• Tipos da etapa: Indicação de pares e clientes internos, Avaliação, Avaliação do líder, Comitê, Feedback, Plano de Desenvolvimento e Resultado. Não é obrigatório o uso de todas as etapas no Ciclo de Avaliação, mas a ordem das etapas tem que ser respeitada.
• Todos os campos são de preenchimento obrigatório.
• A data fim da etapa não pode ser anterior a data início da etapa.
• O período definido para uma etapa não pode ter interseção com outra etapa, exceto para as etapas de Avaliação/Avaliação do Líder, Feedback/PDI e PDI/Resultado.

09. CONFERÊNCIA DO CICLO DE AVALIAÇÃO

Neste passo há validações com relação a montagem do ciclo de avaliação. São elas:

• O ciclo de avaliação deve possuir uma descrição e ter data de início e fim.
• Deve existir uma estrutura de participantes, no mínimo um avaliador e um avaliado.
• Deve ser configurado pelo menos duas opções de respostas.
• Deve ter no mínimo uma competência com um comportamento cadastrado, além da associação dessa competência ao Cargo, Grupo de Cargo, Nível de Cargo e/ou Área.
• Deve ser configurado pelo menos uma etapa para o ciclo de avaliação.

IMPORTANTE!

• Não será possível finalizar a montagem do ciclo de avaliação, caso alguma validação não seja atendida. 
• O ciclo de avaliação na sua montagem recebe o status de "rascunho" e após todas as validações atendidas, o ciclo de avaliação é finalizado e o status passa a ser "em andamento".

10. EDIÇÃO DO CICLO EM ANDAMENTO

Assim como a criação, o Analista de RH da organização pode fazer algumas alterações nos ciclos com status "Em andamento", tais como: nome do ciclo, período do ciclo, nome, data e descrição das etapas.

IMPORTANTE!

• A data de início do ciclo somente pode ser alterada se este não estiver iniciado, ou seja, se a data de início for maior que o dia atual então a data pode ser alterada.
• Quando a data de início é postergada, é preciso atenção nas datas das etapas.
• As etapas que já estiverem iniciadas, ou concluídas, podem ser editadas.
• As demais configurações do ciclo, Estrutura, Configurações de etapas, Configurações de respostas, Competências, Peso do formulário e Questões abertas não podem ser alteradas.
• É possível excluir um ciclo de avaliação, mas é importante lembrar que essa ação é irreversível! Ou seja, todas configurações serão perdidas. Para ciclos em andamento, é preciso confirmar o nome do ciclo que está sendo excluído no momento.