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A contabilização por competência pode ser realizada no sistema através de dois modelos distintos, a diferença básica entre os dois modelos de contabilização é a forma como as alterações ocorridas nos valores contratos, sejam elas devido à redução ou devido a aumento nos valores dos serviços, bolsas e/ou descontos que compõem o contrato, serão contabilizadas.
Nos parâmetros do sistema, Ambiente | Parâmetros | TOTVS Educacional | Integração | Contabilidade, é que devemos indicar qual, entre os dois modelos, queremos que o sistema adote para a realização da contabilização por competência através das opções 'Utiliza contabilização por competência' e 'Registra separadamente contabilizações de cancelamento e aumento'.
Para exemplificar os dois modelos de contabilização, vamos supor o mesmo cenário, porém utilizando os dois modelos de contabilização.
Vamos supor o exemplo abaixo:
-Competência - Mês/Ano Inicial: 01/2015
-Competência - Mês/Ano Final : 12/2015
-Data do Contrato: 03/03/2015
-Valor total dos serviços do contrato a ser contabilizado: 12.000,00
-Em Maio o aluno cancelou uma disciplina, cujo valor total é de 1.000,00
-Em Julho o aluno se matriculou em uma nova disciplina, cujo valor total é de 1.000,00
Independentemente do modelo de contabilização adotado, será incluído primeiramente e uma única vez, um lançamento no valor total do contrato firmado originalmente, como uma previsão total de recebimento, utilizando para isto o evento contábil indicado para a contabilização do 'Contrato'. Este lançamento, por padrão, terá como data, o último dia do mês em que os serviços começarem a ser prestados, conforme a competência contábil e data do contrato. À medida que os serviços forem sendo realizados, mês a mês, e até o final da prestação dos serviços previstos no contrato, será incluído o lançamento apropriando-se a sua efetiva realização, utilizando para isto o evento contábil indicado para a contabilização 'Mensal'. Estes lançamentos, por padrão, terão como data, o último dia do mês correspondente à sua competência.
Vejam a seguir a contabilização deste mesmo cenário em cada um dos dois modelos de contabilização:
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Utilizando o primeiro modelo de contabilização por competência do contrato educacional, é necessário marcar somente a primeira opção 'Utiliza contabilização por competência'. Evento contábil utilizado para 'Contrato': Evento contábil utilizado para 'Mensal': Lançamento referente à contabilização do valor do contrato: Lançamento referente à contabilização da primeira competência do contrato (mês 03): Lançamento referente à contabilização da segunda competência do contrato (mês 04): Estorno do lançamento referente à contabilização do valor do contrato: Lançamento do valor atual do contrato: Lançamento referente à contabilização da terceira competência do contrato (mês 05): Estorno do lançamento referente à contabilização do valor do contrato: Lançamento do valor atual do contrato: Lançamento referente à contabilização da quarta competência do contrato (mês 06): - Se mais nenhuma alteração ocorrer, mensalmente, de Julho até Dezembro o seguinte lançamento será incluído: |
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Se quiserem utilizar o segundo modelo de contabilização por competência do contrato educacional, marque a opção 'Utiliza contabilização por competência' e também a opção 'Registra separadamente contabilizações de cancelamento e aumento'. Para o segundo modelo de contabilização, é necessário que se parametrize e se indique todos os eventos contábeis solicitados na tela de parâmetros da contabilização: Um evento para a contabilização do valor original do 'Contrato' e outro para registrar as apropriações 'Mensais' (estes dois primeiros eventos são utilizados nos dois modelos de contabilização). Um evento para contabilizar os 'Cancelamentos' de valores ocorridos nos serviços, bolsas e/ou descontos contratados e outro para registrar as apropriações mensais deste cancelamento ou diminuição de valores contratados. Um evento para contabilizar os 'Aumentos' de valores ocorridos nos serviços, bolsas e/ou descontos contratados e outro para registrar as apropriações mensais deste aumento de valores contratados. Desta forma, toda alteração realizada ficará devidamente evidenciada contabilmente. Utilizando-se o segundo modelo de contabilização por competência do contrato educacional, onde a primeira opção 'Utiliza contabilização por competência' está marcada e também a opção 'Registra separadamente contabilizações de cancelamento e aumento'. Evento contábil utilizado para 'Contrato': Evento contábil utilizado para 'Mensal': Lançamento referente à contabilização do valor do contrato: Lançamento referente à contabilização da primeira competência do contrato (mês 03): Lançamento referente à contabilização da segunda competência do contrato (mês 04): Evento contábil utilizado para 'Cancelamento do Contrato': Evento contábil utilizado para 'Cancelamento Mensal': Lançamento referente à contabilização da terceira competência do contrato (mês 05) – valor original: Lançamento referente ao valor total do serviço cancelado - utilização do evento contábil 'Cancelamento do Contrato': Lançamento referente à contabilização da primeira competência do cancelamento (mês 05) - utilização do evento contábil 'Cancelamento Mensal': Evento contábil utilizado para 'Aumento do Contrato': Evento contábil utilizado para 'Aumento Mensal': Lançamento referente à contabilização da quarta competência do contrato (mês 06) – valor original: Lançamento referente à contabilização da segunda competência do cancelamento (mês 06): Lançamento referente ao valor total do aumento do serviço- utilização do evento contábil 'Aumento do Contrato': Lançamento referente à contabilização da primeira competência do aumento (mês 06) - utilização do evento contábil 'Aumento Mensal': - Se mais nenhuma alteração ocorrer, mensalmente, de Julho até Dezembro os seguintes lançamentos serão incluídos: D – 3.1.1.01.99.001 – 125,00 D – 2.1.7.01.01.001 – 142,85 2.1 - Apropriação de Contrato: A partir da versão 12.1.25 teremos a possibilidade de contabilizar somente a provisão de contrato, no processo de contabilização. No processo de contabilização será possível contabilizar somente o contrato sem necessidade de contabilizar as apropriações mensais no mesmo momento, essa funcionalidade foi criada visando provisionar o contrato no momento do fato gerador. já as apropriações poderão ser feitas mês a mês, junto com o contrato ou apropriar mensal via regime de caixa realizando somente a apropriação do contrato via competência. Ao executar o processo de contabilização e marcar a opção "Contabiliza apenas a provisão" o sistema irá gerar contabilização somente para o contrato.
Ao executar o processo de contabilização e não marcar a opção "Contabiliza apenas a provisão" o sistema irá gerar contabilização para o contrato e apropriação mensal, caso não exista provisão de contrato contabilizado.
Existe também a opção nos parâmetros do sistema, Ambiente | Parâmetros | TOTVS Educacional | Integração | Contabilidade | Contabilidade 2/2, que podemos indicar se será feito somente a provisão do contrato "Contabiliza apenas a provisão do contrato", com essa opção marcada mesmo informando o "Período de Contabilização" será executado somente a provisão dos contratos ainda não diferidos, para os contratos diferidos será apropriado mensalmente conforme data de contabilização. Saiba mais sobre o novo processo, clicando aqui. |