| Uma vez publicados ou recebidos
| Card |
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| default | true |
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| label | Fluxo do usuário |
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| Nas abas abaixo é possível conferir qual o fluxo principal (mais comum) existente no sistema, que vai desde o Cadastro até a finalização de um Documento. | Deck of Cards |
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| | Card |
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| label | Cadastro |
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| title | Cadastro |
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| O formulário para cadastro será exibido após clicar na opção “Cadastre-se aqui”, abaixo da sessão de login.  Image Added
Nesta tela, preencha os campos ali dispostos seguindo as regras abaixo: - Nome Completo: Campo obrigatório;
- Identificação: Campo obrigatório.
O campo de identificação possui dois valores: Brasil ou Exterior. Caso o valor escolhido seja Brasil, o sistema irá solicitar o CPF/CNPJ. - CPF/CNPJ: Campo obrigatório. CPF: 11 dígitos. CNPJ: 14 dígitos.
Campo preenchido com CPF:  Image Added
Campo preenchido com CNPJ:  Image Added
Caso o valor escolhido seja Exterior, o sistema irá solicitar o ID internacional. - ID internacional: Campo obrigatório. De 1 à 30 caracteres.
Campo preenchido com ID internacional:  Image Added
- Cargo: Campo opcional.
- E-mail: Campo obrigatório.
Caso seja colaborador de uma empresa licenciada, o e-mail deve corresponder ao e-mail corporativo da empresa (ex: [email protected]); Se for um usuário convidado poderá utilizar qualquer e-mail. - Empresa Licenciada: Este campo somente será exibido para colaboradores e caso o sistema identifique uma empresa licenciada vinculada ao seu e-mail. Sendo assim, você deverá selecionar uma das empresas.
Obs: Caso você utilize um e-mail de domínio público como gmail, hotmail, outlook, etc; poderão ser listadas várias empresas que se cadastraram usando esses domínios. Se você não for funcionário de alguma delas , escolha a opção: "Não quero me vincular à nenhuma empresa".  Image Added
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- Senha: Campo obrigatório. Possui as seguintes regras:
- Deve conter no mínimo 5 cararctes;
- Deve conter pelo menos 1 caracter maiúsculo (A-Z);
- Deve conter pelo menos 1 caracter minúsculo (a-z);
- Deve conter pelo menos 1 dígito (0-9);
- Deve conter pelo menos 1 caracter especial (@#$¨&*);
- Confirme a Senha: Campo obrigatório. Deve ser correspondente ao campo “Senha” digitado anteriormente;
Após preencher os dados de cadastro clique no botão “Cadastrar”. Abaixo um exemplo de cadastro com CPF e-mail de convidado:  Image Added
Exemplo do campo CPF/CNPJ preenchido com um CNPJ:  Image Added
Abaixo um exemplo de cadastro de convidado:  Image Added
Obs.: O botão “Cadastrar” somente será habilitado, após o preenchimento correto dos campos. Após finalizar, uma mensagem será exibida informando que o cadastro foi realizado com sucesso:  Image Added
Um e-mail será enviado para a sua caixa de entrada (verifique também na caixa de spam caso não encontre o documento) e você deverá seguir as instruções do e-mail para confirmar seu cadastro.  Image Added
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| Card |
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| label | Publicando um documento |
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| title | Publicando um documento |
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| | Expandir |
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| title | Publicando um documento |
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| Para realizar a publicação de um documento, clique no botão "+ Adic. documentos" na tela que é exibida logo após o login. Obs.: Usuários externos não poderão publicar documentos, ficando a cargo apenas dos colaboradores habilitados e vinculados à alguma empresa com plano ativo e com saldo.  Image Added
Escolha um documento e clique em “Abrir”.  Image Added
Também é possível realizar esse procedimento arrastando um documento para dentro do site no dragzone indicado abaixo.  Image Added
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| Expandir |
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| title | Publicando um envelope (mais de um documento) |
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| Caso o usuário deseje, é possível fazer o upload de múltiplos arquivos. Fazendo isso, todos os arquivos submetidos ao sistema serão agrupados em um único documento, e definindo um nome para o envelope. Se múltiplos arquivos forem arrastados para a área de transferência, o nome do envelope será o mesmo do arquivo 'clicado' no momento da seleção para movimentação. Tomando a imagem abaixo de exemplo, o nome escolhido será "new_36.pdf". O mesmo vale para a ordenação do envelope: o primeiro arquivo será o "new_36.pdf" e os demais seguirão a mesma sequência da pasta de onde vieram.  Image Added
Outra opção para criação de envelope é abrir clicando no botão "+ Adic. documentos".  Image Added
Feito isso, uma nova tela será aberta, possibilitando novas opções de customização, como a ordem dos arquivos e o nome do envelope.  Image Added
Um alerta pode ser exibido caso existam documentos com mesmo nome na lista, mas isso não impede o avanço do processo.  Image Added
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| Expandir |
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| title | Adicionando destinatários |
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| Após selecionar o documento você irá definir a forma de assinatura e quem serão os assinantes/validadores.  Image Added
Selecione os destinatários do documento e suas ações como assinante, testemunha, validador ou observador, de acordo com a finalidade pretendida. - Assinantes: Usuários que assinarão digitalmente via certificado A1/A3 ou eletronicamente através dos dados de usuário (nome, CPF, Geolocalização e IP da máquina);
- Testemunhas: Usuários que irão assinar eletronicamente como testemunha no documento através dos dados de usuário (nome, CPF, Geolocalização e IP da máquina).
- Validadores: Usuários que irão apenas validar o documento, não participam da assinatura e servem apenas para definir se o documento está “OK”.
Observadores: Um usuário observador participa do documento de forma indireta, podendo apenas acompanhar seu fluxo mas nunca influenciá-lo. São listados na aba 'Informações' do documento, logo abaixo dos participantes ativos.
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Obs: Ao selecionar a opção "Assinar com certificado (A1/A3)" o autor está definindo que aquele signatário só poderá realizar a assinatura utilizando um certificado A1 ou A3.
Os e-mails listados nesses campos correspondem aos usuários que você já enviou algum documento anteriormente e eles já realizaram acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica. Caso o usuário ainda não tenha cadastro no TOTVS Assinatura Eletrônica ou ainda não realizou o primeiro acesso, basta digitar seu e-mail no campo correspondente e teclar “ENTER” para que ele seja inserido.  Image Added
Os destinatários adicionados como Observadores sertão exibidos ao final da lista de Participantes.  Image Added
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| Cloak |
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CLOAK PARA ESCONDER FEATURE DE CONTATOS/ GRUPOS ATÉ LIBERAÇÃO Adicionando destinatários (da agenda)Também é possível adicionar destinatários de sua agenda, seja a partir da seleção de contatos individuas ou em grupos.
Selecionando contatosOptando pela seleção por contato, uma nova janela será aberta, onde os mesmos terão suas informações dispostas e poderão ser escolhidos.
Após confirmação, todos os contatos selecionados serão enviados para a listagem de participantes (e observadores, quando houver), já relacionados com suas respectivas ações padrão.
Selecionando gruposOptando pela seleção por grupo (disponível apenas para documentos em "Rascunho"), uma nova janela será aberta, onde os mesmos terão suas informações dispostas e poderão ser escolhidos.
Após confirmação, todos os grupos selecionados serão enviados para a listagem de participantes (e observadores, quando houver), já relacionados com suas respectivas ações padrão.
Observação: 1) ao escolher mais de um grupo ou se já existir pelo menos um participante relacionado ao documento, após confirmação, 2) a flag "Definir ordem de assinaturas" será habilitada automaticamente e 3) os contatos serão agrupados de acordo. No caso de não possuírem grupo prévio, serão associados à um novo, com nomenclatura genérica. Item 1:
item 2:
Item 3:
A nomenclatura genérica (citada acima) também será aplicada em casos onde um novo grupo de assinantes foi criado, após um participante ter sido arrastado para a devida área (veja abaixo).
Resultado:
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| title | Definindo ordenação das assinaturas (workflow) |
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| Também é possível definir ordenação para as assinaturas (workflow). Basta marcar a opção “Definir Ordem de Assinaturas”. É possível escolher a ordem dos assinantes ou até mesmo definir a ordenação utilizando grupos. No exemplo a seguir o documento seria enviado inicialmente para o Marcos, quando ele assinasse seria disparado o e-mail para o Diego e assim por diante. O Fluxo só continua quando a pessoa atual realiza a assinatura.  Image Added
Para alterar a ordem dos destinatários basta clicar sobre as numerações e arrastar para a posição desejada. Outra forma de ordenação possível é utilizando grupos. Onde definimos um grupo de pessoas para receber o documento primeiro, e após todas elas assinarem o documento é disponibilizado para o grupo dois, e assim sucessivamente. Para criar um grupo clique na numeração de um contato e arraste até a opção “Arraste aqui para criar um grupo”  Image Added
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| Expandir |
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| Também é possível incluir anexos no momento da criação da publicação, utilizando a aba Anexos. A publicação pode ter no total 10 mb incluindo seus documentos (envelope) e os anexos. O tamanho total e o tamanho já utilizado nessa publicação pode ser exibido abaixo do botão "procure em seu computador".  Image Added
Para inserir os anexos basta clicar ou arrastar os arquivos para o quadro pontilhado, ou clicar no botão e selecionar os arquivos do seu computador.  Image Added
Após a inclusão dos anexos, eles ficarão disponíveis para download para todos os participantes do documento.
Somente o autor da publicação pode inserir anexos e excluí-los.
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| Expandir |
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| title | Opções: Data de expiração, assinatura manuscrita, mensagem personalizada de email |
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| Também é possível realizar configurações adicionais na aba Opções. - Como definir a data de expiração para a publicação que será exibida na tela inicial. Essa data serve como um lembrete para os destinatários.
- Solicitar assinatura manuscrita, marcando essa opção o autor define como obrigatório o uso de assinaturas manuscritas e rubricas no documento.
- Assunto e Corpo da Mensagem essas opções serão usadas para personalizar o envio do e-mail de notificação de documento pendente para seus destinatários.
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| Expandir |
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| title | Realizando a publicação e a assinatura |
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| Caso participe da assinatura/validação do documento marque a opção “Desejo assinar o documento e enviar”.  Image Added
O sistema vai solicitar acesso a sua localização para ser anexada na sua assinatura. Clique em permitir.  Image Added
Defina a forma de assinatura que você, como portador do documento, irá escolher para assinar.  Image Added
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Caso esse documento tenha sido configurado para exigir assinatura manuscrita, e o autor ainda não tenha cadastrado a sua, será solicitado que ele a insira.  Image Added
Após clicar no mensagem acima, será exibido o quadro para cadastrar a assinatura manuscrita. Clique em "Nova assinatura".  Image Added
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Clique no botão “Assinar documento” . O documento será salvo no TOTVS Assinatura Eletrônica e os destinatários receberão um e-mail solicitando que acessem a ferramenta e realizem a assinatura/validação.
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| Card |
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| label | Assinando um documento |
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| title | Assinando um documento (eletronicamente) |
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| Para realizar a assinatura de um documento, realize o login e encontre o documento que irá assinar na tela principal.  Image Added
Clique no documento e aguarde seu conteúdo ser carregado.
O sistema vai solicitar acesso a sua localização para ser anexada na sua assinatura. Clique em permitir. Image Added
Leia o documento até última página para que o botão “Próxima Etapa” seja habiltado e, em seguida, clique nele para dar prosseguimento ao processo de assinatura.  Image Added
Após clicar no botão “Próxima etapa”, será exibido os campos para informar os dados de assinatura.  Image Added
Para assinar eletronicamente clicando na opção “Assinar Eletronicamente”. A assinatura será realizada a partir dos seus dados de usuário (Nome, E-mail, Cargo, CPF, Geolocalização e IP da máquina).  Image Added
Marque a opção “Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos” e clique no botão “Assinar documento”. O documento será assinado, as informações serão gravadas no documento conforme a opção de assinatura escolhida. Após todos os destinatários do documento realizarem suas respectivas ações (assinar, testemunhar ou validar) o documento será finalizado e será enviado um e-mail para todos os destinatários informando a conclusão.  Image Added
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| title | Com Certificado (A1/ A3) |
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| Para realizar a assinatura de um documento, realize o login e encontre o documento que irá assinar na tela principal.  Image Added
Clique no documento e aguarde seu conteúdo ser carregado.
O sistema vai solicitar acesso a sua localização para ser anexada na sua assinatura. Clique em permitir. Image Added
Leia o documento até última página para que o botão “Próxima Etapa” seja habiltado e, em seguida, clique nele para dar prosseguimento ao processo de assinatura. Image Added Após clicar no botão “Próxima etapa”, será exibido os campos para informar os dados de assinatura. Image Added, Selecione a opção "Assinar com certificado (A1/A3)" que corresponde à uma Assinatura Digital. Caso ainda não tenho instalado o Web PKI, será exibida uma mensagem vermelha solicitando a instalação. Basta clicar nela e seguir os passos indicados.  Image Added
Passo 1: Instale a extensão no navegador.  Image Added
Passo 2: Instale o programa Web PKI em seu computador.  Image Added
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Após executar o arquivo de instalação, o sistema será redirecionado para a tela de assinatura e a mensagem de alerta não será mais exibida. Uma lista de certificados digitais instalados em seu dispositivo será exibida.  Image Added
Basta selecionar qual certificado deseja usar, e caso seja solicitado informar a senha do certificado.  Image Added
Marque a opção “Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos” e clique no botão “Assinar documento”. Um alerta de segurança irá aparecer, clique no botão "Permitir" para que o site tenha acesso ao seu certificado digital.  Image Added
O documento será assinado, as informações serão gravadas no documento conforme a opção de assinatura escolhida. Após todos os destinatários do documento realizarem suas respectivas ações (assinar, testemunhar ou validar) o documento será finalizado e será enviado um e-mail para todos os destinatários informando a conclusão.  Image Added
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| Card |
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| label | Rejeitando um documento |
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| title | Rejeitando um documento |
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| Clique no documento que deseje rejeitar e em seguida clique no botão ”Próxima etapa”. Logo após, clique no botão “Rejeitar”.  Image Added
Uma janela será exibida solicitando que descreva o motivo da rejeição do documento. Preencha esse campo e clique no botão “Rejeitar”.  Image Added
Todos os destinatários do documento receberão um e-mail confirmando a rejeição.  Image Added
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| Card |
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| label | Gerenciando uma publicação existente |
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| title | Gerenciando uma publicação existente |
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| | Expandir |
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| title | Reenviando e-mails para pendentes |
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| O Autor do documento pode reenviar o e-mail de "Assinatura Pendente" para seus destinatários que ainda não efetuaram as assinaturas. Basta clicar na seta ao lado do botão do documento desejado, e escolher a opção "Reenviar e-mails"  Image Added
Essa opção também está disponível dentro da publicação, como mostrado abaixo:  Image Added
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| Expandir |
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| title | Excluindo um documento |
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| Um documento já publicado, poderá ser excluído pelo responsável pela publicação a qualquer momento, desde que o documento ainda não tenha sido assinado por todos os assinantes, ou seja, o documento não deverá estar com o status “finalizado”. Clique no documento que deseje excluir e em seguida clique no ícone “ ” no canto superior direito da tela e selecione a opção “Excluir documento”.
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Logo após, clique no botão “Excluir” para confirmar a exclusão do documento do TOTVS Assinatura Eletrônica.  Image Added
Todos os destinatários do documento receberão um e-mail confirmando a exclusão do documento.  Image Added
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| Expandir |
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| O TOTVS Assinatura Eletrônica também permite adicionar um ou mais anexos à um determinado documento. Para isso, clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Anexos” no canto superior direito da tela. Logo após, clique no botão “Procure em seu computador” ou arraste o arquivo desejado até a área tracejada. Cada publicação pode ter no máximo 10mb, incluindo os documentos e seus anexos. O tamanho pode ser consultado na barra de progresso abaixo do botão "Procure em seu computador". Image Added Todos os participantes da documentação podem consultar e baixar os anexos, porém só o autor pode inserir e removê-los.
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| Expandir |
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| title | Adicionando novos destinatários |
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| É possível também, adicionar novos assinantes à um documento já publicado. Para isso, clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Destinatários” no canto superior direito da tela. Logo após, informe os novos destinatários e selecione o respectivo papel de acordo com a finalidade pretendida. Por fim, clique no botão “Adicionar destinatário(s)”.  Image Added
Um e-mail será enviado ao(s) assinantes(s) e o documento ficará pendente de sua assinatura.
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| Expandir |
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| title | Removendo signatários pendentes |
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| Você também poderá excluir os assinantes de um documento já publicado. Para isso o usuário deverá ser o responsável pela publicação do documento e, só poderá ser excluído, o assinante que ainda não realizou a assinatura, caso contrário, essa opção não será exibida. Clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Informações” no canto superior direito da tela. Logo abaixo será listado os respectivos destinatários do documento. Clique no ícone “ ” para excluir um determinado destinatário.  Image Added
Uma janela será exibida solicitando a confirmação da exclusão. Clique no botão “excluir”.  Image Added
Após a exclusão, o usuário será removido da lista de assinante daquele documento.
Caso o documento utilize ordenação, a lista seguirá para a próxima pessoa, permitindo o seguimento do fluxo.
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| Card |
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| label | Buscando documentos |
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| title | Buscando documentos |
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| Uma vez publicados ou recebidos, os documentos associados ao seu usuário serão exibidos na tela inicial, sendo o padrão de ordenação a data de movimentação em crescente.  Image Added
À esquerda da barra de pesquisa existe uma caixa de seleção que, após escolhida uma opção, filtrará e exibirá todos os documentos que respeitem aquela condição.  Image Added
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Uma vez publicados ou recebidos, os documentos associados ao seu usuário serão exibidos na tela inicial, sendo o padrão de ordenação a data de movimentação em crescente. Sendo possível ativar o filtro para diferentes tipos de ordenação, como demonstrado na imagem.  Image Removed
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Ao centro da barra de pesquisa, existe uma caixa de seleção para localização de documentos pelo seu nome.  Image Removed
À esquerda da barra de pesquisa existe uma caixa de seleção que, após escolhida uma opção, filtrará e exibirá todos os documentos que respeitem aquela condição.  Image Removed
Ao centro, há a opção de escolha de filtro avançado para busca de algum documento com alguns parâmetros com mais especificidade, são estes: - Autor ou participante do documento
- E-mail (e-mail do autor ou participante do documento)
- Data de criação do documento (inicio e fim)
- Data de modificação do documento (inicio e fim)
- Data de expiração do documento (inicio e fim)
- Pesquisar em toda empresa (caso você seja um administrador, essa opção faz a busca em todos documentos em todos os perfis de usuário da sua empresa).
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Sempre que um ou mais parâmetros de busca estiverem ativos, haverá uma sinalização que o filtro de busca está ativo no momento.  Image Removed
Para limpar todos os filtros de busca e voltar ao estado inicial da tela de listagem dos seus documentos, basta clicar no botão "Limpar todos os filtros'.  Image RemovedCaso existam vários documentos (filtrando ou não), a lista de exibição será paginada exibindo no máximo 12 itens por vez. Você poderá navegar entre as páginas usando os botões logo abaixo da lista. |
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| Card |
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| label | Download de um documento |
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| title | Download de um documento |
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| Localize o documento que deseja baixar pela busca ou grid, clique na seta ao lado de visualizar e escolha a opção Baixar Manifestou ou Arquivo digital. Caso deseje baixar o documento original ou um arquivo compactado com todas as opções abra o documento. 
Clique na seta ao lado de Baixar documento e selecione a opção que deseja realizar o download. 
Escolha o tipo de download dentre as seguintes opções: - Manifesto: Documento com o protocolo das assinaturas na última página, em formato PDF;
- Original: Documento original submetido ao TOTVS Assinatura Eletrônica;
- Documento digital: Documento digital para validação no site do governo (https://verificador.iti.gov.br);
- Todos os documentos: Arquivo “zipado” com os dois documentos.
Após clicar em uma da opções o arquivo será baixado. Para o documento “manifesto” a página de protocolo das assinaturas é exibida da seguinte forma: 
Caso o documento utilize assinaturas manuscritas o manifesto será exibido conforme imagem abaixo. 
E as rubricas serão exibidas na parte inferior de cada página do documento. 
Você pode clicar no link descrito no protocolo ou se preferir utilizar o QRCode para acessar o site “Verificador de Assinaturas”, que irá validar o hash (código único do documento) e identificar os assinantes. 
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| Card |
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| label | Pastas e subpastas |
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| title | Pastas e subpastas |
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| | Card |
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| O TAE possibilita a criação de pastas (com até um nível de hierarquia) para agrupar seus documentos, que podem ser localizadas no menu "Pasta" à esquerda. 
Após navegação a esse menu (e também na página inicial), é possível identificar na barra de ferramentas a opção para criar uma nova pasta. 
Para isso, basta preencher o nome (máximo 12 caracteres) da pasta e clicar em 'Criar'. 
Caso queira criar uma subpasta, realize o mesmo processo. Porém selecione a pasta pai no campo “Organizar Pasta em:”. Para criar a seguinte estrutura de pastas “CONTRATOS/RH”, crie uma pasta chamada Contratos e em seguida crie uma subpasta chamada RH seguindo o exemplo abaixo. 
Para mover os arquivos para as pastas basta selecionar os arquivos desejados, clicar no símbolo de mover e escolher seu novo destino. 
Por fim, o sistema também disponibiliza opções para renomear e excluir pastas. 
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| Cloak |
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| CLOAK PARA ESCONDER FEATURE DE CONTATOS/ GRUPOS ATÉ LIBERAÇÃO
AgendaNo menu lateral à esquerda, é possível acessar a Agenda.
Nela será possível gerir seus contatos, além de disponibilizar também o agrupamento dos mesmos.
Veja abaixo com mais detalhes.
ContatosNessa tela é possível criar e gerenciar seus contatos, além de conseguir filtrá-los pelos campos: apelido, e-mail, grupo (caso possuir) e ação padrão.
Ao clicar no botão "+ Criar contato" uma nova janela se abrirá para que o cadastro possa ser efetuado. Obs.: os campos Apelido e E-mail são obrigatórios.
No campo Grupo (não obrigatório), serão listados todos os grupos de contatos criados por você. Ao escolher uma opção diferente de "Nenhum", após salvar o contato, o mesmo será associado ao grupo destinado.
O campo Ação padrão serve como apoio para o processo de adição de destinatários à publicação. Seu valor base é "Assinar" e possui as seguintes opções:
Para contatos já criados, as seguintes opções estão disponíveis após clicar no botão "Ações". Lembrando que todos os campos de um contato são passíveis de edição. Obs.: somente poderá existir um contato por e-mail, ou seja, não é possível criar ou editar um contato indicando um e-mail já cadastrado.
Grupos de ContatosNessa tela é possível criar e gerenciar seus grupos de contatos,
Ao clicar no botão "+ Criar grupo", uma nova janela se abrirá para que o cadastro possa ser efetuado. Obs.: o campo Nome é obrigatório.
No campo Contatos (não obrigatório), serão listados em primeiro lugar na lista, os registros já associados ao grupo. Logo abaixo virão todos os seus contatos ainda não vinculados.
Para grupos já criados, as seguintes opções estão disponíveis após clicar no botão "Ações". Lembrando que todos os campos de um grupo são passíveis de edição.
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| Card |
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| label | Editar perfil, senha, assinatura manuscrita e rubrica |
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| title | Editar perfil, senha, assinatura manuscrita e rubrica |
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| | Expandir |
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| Alguns campos do perfil podem ser modificados, para isso basta o usuário acessar "Editar Perfil" e aba Informações pessoais 
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| Expandir |
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| Caso seja necessário alterar a senha ou por motivo de esquecimento, clique na opção “Esqueceu a senha?” presente na tela de login. 
Será exibido um campo para você informar o seu e-mail: 
Informe o e-mail e clique no botão "Enviar". 
Um e-mail será enviado para a sua caixa de entrada (verifique também na caixa de spam caso não encontre o documento) e você deverá clicar no link do e-mail para redefinir sua senha. 
Informe os dados da nova senha nos campos que serão exibidos e clique no botão "Atualizar". 
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| Expandir |
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| title | Cadastrar assinatura manuscrita e rubrica |
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| Alguns campos do perfil podem ser modificados, para isso basta o usuário acessar "Editar Perfil" e aba Assinaturas. Clique em nova assinatura 
É possível escrever a mão livre usando o mouse ou mesa digitalizadora a assinatura e a rubrica pela aba "Desenhar". 
E também é possível usar a opção Texto para gerar a assinatura. 
Depois basta clicar em salvar.
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| Card |
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| label | Fluxo do administrador |
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| Os processos listados a seguir somente poderão ser acessados por usuários que são 'Administradores' na plataforma. | Deck of Cards |
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| | Card |
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| default | true |
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| label | Adquirindo o TRIAL / Contratando o TAE |
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| title | Acesso à plataforma |
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| Para adquirir o TRIAL, o responsável pela empresa deve efetuar o cadastro pelo link abaixo. Clicando em: Crie uma Conta Grátis.
https://www.totvs.com/assinatura-eletronica/
Deve preencher o formulário: 
E automaticamente a empresa será provisionada em produção. O responsável pela empresa receberá seu acesso inicial com permissão de administrador, que pode gerenciar via PORTAL WEB TAE, seus usuários, configurar regras para o funcionamento do TAE na sua empresa e visualizar análises de consumo.
Para adquirir pacotes de documentos do TOTVS ASSINATURA ELETRÔNICA utilize a TOTVS STORE.
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| Card |
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| label | Usuários |
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| title | Usuários |
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| No canto esquerdo do Totvs Assinatura Eletrônica existe a opção "Usuários". Neste menu é possível gerenciar os usuários de determinado domínio/empresa.
- Filtrar: Essa opção permite realizar filtros para encontrar um usuário específico: Podendo filtrar por nome, e-mail, cargo etc.
Também é possível listar usuários administradores, usuários desabilitados, e usuários externos (que não possuem CNPJ/EMPRESA no cadastro) 
Os resultados da busca são listados, e o administrador clicando em Ações pode editar usuários e suas permissões ou até mesmo removê-lo da sua empresa no TOTVS Assinatura Eletrônica. 
Ao clicar em editar o administrador pode editar os dados: Nome, Telefone e cargo de seus colaboradores. E ajustar suas permissões: Ativar/Desativar usuário; Permitir ou não a publicação de documentos; Transformar em administrador ou remover permissões de administrador. - Editar: Usuários administradores também podem editar outros usuários, retificando permissões e alguns campos de cadastros como: Nome, Telefone e Cargo.
- + Criar usuário: Com essa opção um novo usuário pode ser criado diretamente dentro do TOTVS Assinatura Eletrônica. Após sua criação, o novo usuário receberá um e-mail para definir sua senha:
- Remover da empresa: Opção que permite aos administradores remover usuário(s) de sua empresa. Usuários removidos (externos) não podem publicar documentos mas continuam assinando documentos, porém sem ter alguma empresa vinculada.
- Incluir na empresa: Para usuários removidos ou recém cadastrados sem associação de empresas, existe essa opção. Após executá-la, o usuário fará parte da sua organização, desde que o domínio de seu e-mail esteja associado aquela empresa.
Para listar usuários sem empresa utilize o filtro e a opção "Usuários Externos" marcada como "SIM". 
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| Card |
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| label | Análises |
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| title | Análises |
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| No canto esquerdo do Totvs Assinatura Eletrônica existe a opção "Análises". Neste menu é possível acompanhar os relatórios de consumos das contas da empresa. Obs: Recurso somente disponível para administradores. 
Todos os pacotes adquiridos serão exibidos no Histórico, e ao clicar na linha os gráficos são atualizados detalhando melhor o consumo naquele período.
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| Card |
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| label | Configurações |
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| title | Configurações |
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| Abaixo serão listas algumas opções contidas no painel administrativo.
| Expandir |
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| Nessa aba o administrador pode definir como será o padrão de cadastro para novos usuários. - Por domínio: Os usuários colaboradores da empresa realizam o próprio cadastro pelo site, ao informar o e-mail corporativo, será listada a(s) empresa(s) correspondente(s) ao domínio. O usuário seleciona a empresa. E após finalizar seu cadastro e confirmação de e-mail já pode assinar e publicar documentos pela empresa.
- Por domínio com desbloqueio pelo administrador: Os usuários colaboradores da empresa realizam o próprio cadastro pelo site, ao informar o e-mail corporativo, será listada a(s) empresa(s) correspondente(s) ao domínio. O usuário seleciona a empresa. E após finalizar seu cadastro e confirmação de e-mail, sua conta permanece inativa até que um dos administradores da empresa realize a ativação. Só então, o usuário pode assinar e publicar documentos pela empresa. Obs: Os administradores recebem e-mails a cada novo cadastro na sua empresa, e podem clicar no link para ativar o funcionário a partir do e-mail.
- Somente o administrador pode cadastrar: Nesse modelo, se o usuário tentar se cadastrar no sistema, não será exibida a empresa para o seu cadastro. Ele precisará ser incluído manualmente por um administrador via Menu Usuários → Criar Usuários. Obs: Modelo comum em empresas que a governança define que os usuários de sistemas devem ser solicitados via chamados.
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| Expandir |
|---|
| Aqui serão listados e estarão passíveis de alteração, adição e exclusão todos os domínios associados à sua empresa. Somente é permitido a inclusão de colaboradores na empresa que possuem e-mail correspondente aos domínios da empresa. Portanto, caso a empresa possua mais de um domínio de e-mail, ele deverá ser cadastrado aqui para permitir que seus colaboradores possam usá-lo na plataforma. 
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| Expandir |
|---|
| Por padrão o logotipo da TOTVS será exibido no canto superior esquerdo do portal e será enviado junto aos e-mails. Caso deseje, o administrador pode alterá-lo de forma a exibir a logo de sua empresa, desde que siga as orientações ali destacadas. 
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| Expandir |
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| Os parâmetros do sistema permitem personalizar o funcionamento de alguns recursos do TAE conforme as necessidades da sua empresa. 
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| Expandir |
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| title | Integrações: usuário de serviço |
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| Para configurar algumas permissões especiais em integrações é necessário utilizar usuários de serviço. Para gerá-los, o administrador deve acessar o menu Configurações → Integração→ Gerenciar usuários de Serviço 
Serão listados os usuários de serviço já criados: 
Ao clicar em Criar usuário de serviço, deve se preencher um e-mail e uma senha para esse usuário.
Obs: Esses usuários são exclusivos para integrações, não deve ser utilizado e-mail de pessoas que precisam acessar o portal. Use e-mails genéricos. Exemplo: [email protected] 
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| Card |
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| label | Aplicativo mobile |
|---|
| title | Aplicativo mobile |
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| | Deck of Cards |
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| | Card |
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| label | Download |
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| title | Download |
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| Apple Store 
Google Play Store 
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| label | Cadastro |
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| title | Cadastro |
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| Caso ainda não possua conta no TOTVS Assinatura Eletrônica, também é possível criar pelo app.
Basta clicar em "Cadastrar" na tela inicial, informar os dados, ler e concordar com os termos de uso e política de privacidade. 
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| Card |
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| Os dados de acesso do TOTVS Assinatura Eletrônica são únicos, independente de qual plataforma esteja usando. Caso já possua uma conta, basta digitar o e-mail e a senha no aplicativo. 
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| Card |
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| label | Dashboard |
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| title | Dashboard |
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| O dashboard exibe um resumo dos seus documentos: Aguardando a sua assinatura, Aguardando outras assinaturas, Finalizados, Rejeitados e Rascunhos. Ao clicar em qualquer um desses botões, será exibida a respectiva lista de documentos. Para abrir um documento pasta clicar em seu nome. 
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| Card |
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| label | Publicando documentos |
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| title | Publicando documentos |
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| Para publicar um arquivo é bem simples, na tela principal clique em "CRIAR" no menu inferior. Clique em "Adicionar documento", escolha o documento no seu celular ou em seus aplicativos de cloud storage. Defina quem precisa assinar esse documento: Somente outras pessoas, eu e outras pessoas ou somente eu. Informe os destinatários e as suas ações, também é possível configurar ordenação para os envios utilizando a opção "Ordenar". Clique em publicar, e todos os destinatários receberão o e-mail de "Assinatura pendente", e o documento estará disponível para eles no TOTVS Assinatura Eletrônica. 
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| Card |
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| label | Buscando documentos |
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| title | Buscando documentos |
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| Para buscar documentos clique na Lupa (Documentos) no menu inferior da tela inicial. Clique na lupa do menu superior para configurar os filtros. É possível filtrar por Status e nome, além de ordenar os resultados. 
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| Card |
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| label | Assinando um documento |
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| title | Assinando um documento |
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| Para assinar um documento, abra-o clicando na notificação, ou buscando pelo dashboard ou opção de busca. É possível conferir os destinatários e status de cada um. Basta ler o documento até o final, clicar em avançar, marcar a opção "Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos" e clicar em "Assinar documento". 
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| Card |
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| label | Notificações |
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| title | Notificações |
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| Notificações push são disparadas sempre que o usuário recebe um novo documento, quando um documento é finalizado, rejeitado ou excluído. Ao clicar na notificação o documento será aberto automaticamente. Também é possível visualizar o histórico de notificação, cliando no menu lateral esquerdo na tela inicial (dashboard) e logo em seguida clicando em Notificações. 
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