Versões comparadas
Chave
- Esta linha foi adicionada.
- Esta linha foi removida.
- A formatação mudou.
Índice:
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Objetivo:
O objetivo deste documento é trazer uma visão do que é e como funciona a funcionalidade GED - Gerenciamento Eletrônica de Documentos, e como é feita a sua configuração.
Introdução:
O RM permite a integração com o Fluig para a sua utilização como servidor GED – Gerenciamento eletrônico de documentos. Está integração é realiza de uma base do RM para um servidor GED, ou seja, não permite múltiplos servidores GED. Após sua configuração, qualquer cadastro do RM passa a ter possibilidade de realizar o seu gerenciamento de arquivos, bastando apenas realizar os passos de mapeamento da pasta destino.
Configuração:
Processo de Configuração da Linha RM x GED - Gerenciamento eletrônico de documentos:
Informações | |||||||||||||||||||||||||||||||
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Sincronismo do Usuário:
Após realizarmos a configuração da Linha RM x GED precisamos enviar para o Fluig os usuários que terão acesso a está funcionalidade. No módulo Serviços Globais, acesse o menu "Segurança | Usuários".
Em nosso exemplo, iremos integrar apenas o usuário corrente (mestre).
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Realizando Mapeamento:
Após os parâmetros estarem configurados e o usuário sincronizado com o Fluig, é necessário realizar o mapeamento da pasta para a integração com o Fluig.
Em nosso exemplo, utilizaremos o cadastro de Alunos do RM.
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Depois de executar o passo 3 descrito acima e após clicar em avançar, teremos 6 (seis) opções de mapeamentos distintos:
1.Utilizar pasta mapeada:
- Todos os arquivos de todos os registros serão enviados para a mesma pasta mapeada no GED.
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Neste exemplo, todos os arquivos serão salvos na pasta "Teste_Pasta Mapeada". |
2. Permitir o usuário escolher uma das sub-pastas de pasta mapeada:
- O usuário pode selecionar uma Sub-Pasta dentro da pasta configurada, no momento do envio do arquivo.
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Neste exemplo, o usuário poderá salvar os arquivos nas pastas filhas da "Teste_Sub Pasta Mapeada", sendo "Pasta1" ou "Pasta2". Essas opções serão exibidas para o usuário na hora de enviar o arquivo. |
3. Utilizar o retorno de uma coluna do dataServer como nome da pasta:
- A estrutura de dados da tabela do cadastro é exibida, e o usuário pode selecionar uma coluna para que o RM crie no GED uma pasta com o nome referente a coluna selecionada.
Ex.: Caso selecionado o RA do aluno, dentro da pasta selecionada como mapeamento será criada uma pasta para cada registro, sendo seu nome o RA do registro selecionado na hora de envio do arquivo.
Obs: Caso a coluna selecionada não seja única por registro, os arquivos de registro que contém o mesmo conteúdo para a coluna selecionada ficaram na mesma pasta no servidor GED. Ex.: Selecionar a coluna CODCOLIGADA, todos os registros que estiverem na mesma coligada terão o seus arquivos enviados para a mesma pasta no servidor GED. - Ao selecionar mais de uma coluna do DataServer, é possível criar estruturas de pastas.
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Neste exemplo, os arquivos serão organizados no GED por diretórios criados automaticamente por: Estado > Nome Fantasia. Por exemplo: ...Teste_Coluna DataServer/MG/Coligada1 ...Teste_Coluna DataServer/MG/Coligada2 ...Teste_Coluna DataServer/SP/Coligada3 |
4. Utilizar o retorno de uma coluna do dataServer como nome da pasta com o CheckBox “Permitir sincronismo automático dos arquivos postados através GED” marcado:
- Idem ao item 3, mas acrescentando o sincronismo da pasta do servidor GED com os registros no RM. Ou seja, caso um arquivo seja postado diretamente no GED, na pasta do registro especifico, o RM também exibirá este registro. Da mesma forma, se o arquivo for removido diretamente no GED, ele não será mais listado no RM.
Cuidado: a marcação deste parâmetro pode ocasionar a exibição de arquivos de outros registros caso o mapeamento seja igual o exemplo do CODCOLIGADA citado acima.
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Neste exemplo, os arquivos serão organizados no GED por diretórios criados automaticamente por: Estado > Nome Fantasia. Por exemplo: ...Teste_Coluna DataServer/MG/Coligada1 ...Teste_Coluna DataServer/MG/Coligada2 ...Teste_Coluna DataServer/SP/Coligada3 Os arquivos adicionados/removidos diretamente no GED, também serão listados/ou não no RM. |
5. Utilizar uma pasta para cada registro de acordo com a chave primária:
- Dentro da pasta selecionada para o mapeamento, quando o usuário incluir um arquivo novo, será criada automaticamente uma pasta tendo seu nome como a combinação da chave primaria da tabela referente ao cadastro.
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Neste exemplo, os arquivos serão organizados no GED por diretórios criados automaticamente por: Chave primária Por exemplo: ...Teste_ChavePrimária/{PK_Tabela} |
6. Utilizar uma pasta para cada registro de acordo com a chave primária pasta com o CheckBox “Permitir sincronismo automático dos arquivos postados através GED” marcado:
- Idem ao item 5, mas acrescentando o sincronismo da pasta do servidor GED com os registros no RM. Ou seja, caso um arquivo seja postado no GED na pasta do registro especifico, o RM também exibirá este registro. Da mesma forma, se o arquivo for removido diretamente no GED, ele não será mais listado no RM.
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Neste exemplo, os arquivos serão organizados no GED por diretórios criados automaticamente por: Chave primária Por exemplo: ...Teste_ChavePrimária/{PK_Tabela} Os arquivos adicionados/removidos diretamente no GED, também serão listados/ou não no RM. |
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Apenas mapeamentos com a opção "Permitir sincronismo automático dos arquivos postados através GED" marcada terão as inclusões/remoções de arquivos feitas diretamente no GED refletidas no RM. Caso essa configuração não esteja disponível para algum tipo mapeamento ou esteja desmarcada, ao incluir um arquivo diretamente no GED ele não será listado no RM. E se algum arquivo for excluído diretamente no GED, ele continuará a ser listado no RM até que seja excluído pelo RM.exe. |
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Envio de Arquivos:
Passo a passo de envio de arquivos para o GED
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Visualização do Arquivo:
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Visualização de Logs:
Ao marcar a configuração de Tipo de Log's ao configurar a integração os Log's podem ser vistos em
Menu Integrações | Integração | Monitor da Fila de IntegraçãoImage Added, onde todos os tipos de requisições serão logadas nesta visão. A coluna Status informa se a mensagem foi processada com sucesso ou não.
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Envio de Relatórios
Ao enviar um relatório para o GED é necessário que o Mapeamento na visão de relatórios tenha sido executado, pois sem o mapeamento será apresentando um erro informando para verificar o mapeamento da pasta.
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