Card |
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default | true |
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label | Fluxo do usuário |
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| Nas abas abaixo é possível conferir qual o fluxo principal (mais comum) existente no sistema, que vai desde o Cadastro até a finalização de um Documento. Deck of Cards |
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| Card |
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label | Cadastro |
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title | Cadastro |
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| O formulário para cadastro será exibido após clicar na opção “Cadastre-se aqui”, abaixo da sessão de login. ![](/download/attachments/605878142/image2021-7-23_14-48-41.png?version=1&modificationDate=1627062522197&api=v2&effects=drop-shadow)
Nesta tela, preencha os campos ali dispostos seguindo as regras abaixo: - Nome Completo: Campo obrigatório;
- E-mail: Campo obrigatório.
Caso seja colaborador de uma empresa licenciada, o e-mail deve corresponder ao e-mail corporativo da empresa (ex: [email protected]); Se for um usuário convidado poderá utilizar qualquer e-mail. - Empresa Licenciada: Este campo somente será exibido para colaboradores e caso o sistema identifique uma empresa licenciada vinculada ao seu e-mail. Sendo assim, você deverá selecionar uma das empresas.
Obs: Caso você utilize um e-mail de domínio público como gmail, hotmail, outlook, etc; poderão ser listadas várias empresas que se cadastraram usando esses domínios. Se você não for funcionário de alguma delas , escolha a opção: "Não quero me vincular à nenhuma empresa". ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_14-1-6.png?version=1&modificationDate=1633021367503&api=v2)
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- CPF: Campo obrigatório. Deverá conter 11 dígitos correspondentes à um CPF válido;
- Senha: Campo obrigatório. Possui as seguintes regras:
- Deve conter no mínimo 5 cararctes;
- Deve conter pelo menos 1 caracter maiúsculo (A-Z);
- Deve conter pelo menos 1 caracter minúsculo (a-z);
- Deve conter pelo menos 1 dígito (0-9);
- Deve conter pelo menos 1 caracter especial (@#$¨&*);
- Confirme a Senha: Campo obrigatório. Deve ser correspondente ao campo “Senha” digitado anteriormente;
Após preencher os dados de cadastro clique no botão “Cadastrar”. Abaixo um exemplo de cadastro com e-mail corporativo de empresa licenciada: ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-1-34.png?version=1&modificationDate=1616162494473&api=v2)
Abaixo um exemplo de cadastro de convidado: ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-18-13.png?version=1&modificationDate=1616163493500&api=v2)
Obs.: O botão “Cadastrar” somente será habilitado, após o preenchimento correto dos campos. Após finalizar, uma mensagem será exibida informando que o cadastro foi realizado com sucesso: ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-19-20.png?version=1&modificationDate=1616163560947&api=v2)
Um e-mail será enviado para a sua caixa de entrada (verifique também na caixa de spam caso não encontre o documento) e você deverá seguir as instruções do e-mail para confirmar seu cadastro. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_11-38-9.png?version=1&modificationDate=1633012789993&api=v2)
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Card |
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label | Publicando um documento |
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title | Publicando um documento |
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| Expandir |
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title | Publicando um documento |
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| Para realizar a publicação de um documento, clique no botão "+ Adic. documentos" na tela que é exibida logo após o login. Obs.: Usuários externos não poderão publicar documentos, ficando a cargo apenas dos colaboradores habilitados e vinculados à alguma empresa com plano ativo e com saldo. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_12-4-17.png?version=1&modificationDate=1633014358750&api=v2)
Escolha um documento e clique em “Abrir”. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-25-52.png?version=1&modificationDate=1616163953017&api=v2)
Também é possível realizar esse procedimento arrastando um documento para dentro do site no dragzone indicado abaixo. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_12-3-39.png?version=1&modificationDate=1633014320567&api=v2)
|
Expandir |
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title | Publicando um envelope (mais de um documento) |
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| Caso o usuário deseje, é possível fazer o upload de múltiplos arquivos. Fazendo isso, todos os arquivos submetidos ao sistema serão agrupados em um único documento, e definindo um nome para o envelope. Se múltiplos arquivos forem arrastados para a área de transferência, o nome do envelope será o mesmo do arquivo 'clicado' no momento da seleção para movimentação. Tomando a imagem abaixo de exemplo, o nome escolhido será "new_36.pdf". O mesmo vale para a ordenação do envelope: o primeiro arquivo será o "new_36.pdf" e os demais seguirão a mesma sequência da pasta de onde vieram. ![](/download/attachments/605878142/image2021-7-23_12-27-25.png?version=1&modificationDate=1627054046060&api=v2&effects=drop-shadow)
Outra opção para criação de envelope é abrir clicando no botão "+ Adic. documentos". ![](/download/thumbnails/605878142/image2021-9-30_12-4-41.png?version=1&modificationDate=1633014382927&api=v2)
Feito isso, uma nova tela será aberta, possibilitando novas opções de customização, como a ordem dos arquivos e o nome do envelope. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_12-5-50.png?version=1&modificationDate=1633014451627&api=v2)
Um alerta pode ser exibido caso existam documentos com mesmo nome na lista, mas isso não impede o avanço do processo. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_12-7-11.png?version=1&modificationDate=1633014532520&api=v2)
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Expandir |
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title | Adicionando destinatários |
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| Após selecionar o documento você irá definir a forma de assinatura e quem serão os assinantes/validadores. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_11-52-38.png?version=1&modificationDate=1633013659010&api=v2)
Selecione os destinatários do documento e suas ações como assinante, testemunha, validador ou observador, de acordo com a finalidade pretendida. - Assinantes: Usuários que assinarão digitalmente via certificado A1/A3 ou eletronicamente através dos dados de usuário (nome, CPF, Geolocalização e IP da máquina);
- Testemunhas: Usuários que irão assinar eletronicamente como testemunha no documento através dos dados de usuário (nome, CPF, Geolocalização e IP da máquina).
- Validadores: Usuários que irão apenas validar o documento, não participam da assinatura e servem apenas para definir se o documento está “OK”.
Observadores: Um usuário observador participa do documento de forma indireta, podendo apenas acompanhar seu fluxo mas nunca influenciá-lo. São listados na aba 'Informações' do documento, logo abaixo dos participantes ativos.
![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_11-53-54.png?version=1&modificationDate=1633013735103&api=v2)
Obs: Ao selecionar a opção "Assinar com certificado (A1/A3)" o autor está definindo que aquele signatário só poderá realizar a assinatura utilizando um certificado A1 ou A3.
Os e-mails listados nesses campos correspondem aos usuários que você já enviou algum documento anteriormente e eles já realizaram acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica. Caso o usuário ainda não tenha cadastro no TOTVS Assinatura Eletrônica ou ainda não realizou o primeiro acesso, basta digitar seu e-mail no campo correspondente e teclar “ENTER” para que ele seja inserido. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-27-49.png?version=1&modificationDate=1616164069500&api=v2)
Os destinatários adicionados como Observadores sertão exibidos ao final da lista de Participantes. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_14-30-7.png?version=1&modificationDate=1633023108507&api=v2)
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Expandir |
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title | Definindo ordenação das assinaturas (workflow) |
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| Também é possível definir ordenação para as assinaturas (workflow). Basta marcar a opção “Definir Ordem de Assinaturas”. É possível escolher a ordem dos assinantes ou até mesmo definir a ordenação utilizando grupos. No exemplo a seguir o documento seria enviado inicialmente para o Marcos, quando ele assinasse seria disparado o e-mail para o Diego e assim por diante. O Fluxo só continua quando a pessoa atual realiza a assinatura. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-31-17.png?version=1&modificationDate=1616164277710&api=v2)
Para alterar a ordem dos destinatários basta clicar sobre as numerações e arrastar para a posição desejada. Outra forma de ordenação possível é utilizando grupos. Onde definimos um grupo de pessoas para receber o documento primeiro, e após todas elas assinarem o documento é disponibilizado para o grupo dois, e assim sucessivamente. Para criar um grupo clique na numeração de um contato e arraste até a opção “Arraste aqui para criar um grupo” ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-32-1.png?version=1&modificationDate=1616164321683&api=v2)
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Expandir |
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| Também é possível incluir anexos no momento da criação da publicação, utilizando a aba Anexos. A publicação pode ter no total 10 mb incluindo seus documentos (envelope) e os anexos. O tamanho total e o tamanho já utilizado nessa publicação pode ser exibido abaixo do botão "procure em seu computador". ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_14-37-7.png?version=1&modificationDate=1633023528673&api=v2)
Para inserir os anexos basta clicar ou arrastar os arquivos para o quadro pontilhado, ou clicar no botão e selecionar os arquivos do seu computador. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_14-37-27.png?version=1&modificationDate=1633023548390&api=v2)
Após a inclusão dos anexos, eles ficarão disponíveis para download para todos os participantes do documento. Somente o autor da publicação pode inserir anexos e excluí-los.
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Expandir |
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title | Opções: Data de expiração, assinatura manuscrita, mensagem personalizada de email |
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| Também é possível realizar configurações adicionais na aba Opções. - Como definir a data de expiração para a publicação que será exibida na tela inicial. Essa data serve como um lembrete para os destinatários.
- Solicitar assinatura manuscrita, marcando essa opção o autor define como obrigatório o uso de assinaturas manuscritas e rubricas no documento.
- Assunto e Corpo da Mensagem essas opções serão usadas para personalizar o envio do e-mail de notificação de documento pendente para seus destinatários.
![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_14-39-53.png?version=1&modificationDate=1633023694943&api=v2)
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Expandir |
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title | Realizando a publicação e a assinatura |
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| Caso participe da assinatura/validação do documento marque a opção “Desejo assinar o documento e enviar”. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_11-56-4.png?version=1&modificationDate=1633013865830&api=v2)
O sistema vai solicitar acesso a sua localização para ser anexada na sua assinatura. Clique em permitir. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_16-24-17.png?version=1&modificationDate=1633029958577&api=v2)
Defina a forma de assinatura que você, como portador do documento, irá escolher para assinar. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_15-10-52.png?version=1&modificationDate=1633025553390&api=v2)
![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_15-11-34.png?version=1&modificationDate=1633025595450&api=v2)
Caso esse documento tenha sido configurado para exigir assinatura manuscrita, e o autor ainda não tenha cadastrado a sua, será solicitado que ele a insira. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_15-9-41.png?version=1&modificationDate=1633025482517&api=v2)
Após clicar no mensagem acima, será exibido o quadro para cadastrar a assinatura manuscrita. Clique em "Nova assinatura". ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_15-54-12.png?version=1&modificationDate=1633028153433&api=v2)
![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_16-2-6.png?version=1&modificationDate=1633028627627&api=v2)
![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_16-2-34.png?version=1&modificationDate=1633028655277&api=v2)
![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_16-5-45.png?version=1&modificationDate=1633028846403&api=v2)
Clique no botão “Assinar documento” . O documento será salvo no TOTVS Assinatura Eletrônica e os destinatários receberão um e-mail solicitando que acessem a ferramenta e realizem a assinatura/validação.
![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_15-14-21.png?version=1&modificationDate=1633025762633&api=v2)
![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_15-18-55.png?version=1&modificationDate=1633026036307&api=v2)
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Card |
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label | Assinando um documento |
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title | Assinando um documento (eletronicamente) |
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| Expandir |
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| Para realizar a assinatura de um documento, realize o login e encontre o documento que irá assinar na tela principal. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_15-20-2.png?version=1&modificationDate=1633026103490&api=v2)
Clique no documento e aguarde seu conteúdo ser carregado.
O sistema vai solicitar acesso a sua localização para ser anexada na sua assinatura. Clique em permitir. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_16-24-17.png?version=1&modificationDate=1633029958577&api=v2)
Leia o documento até última página para que o botão “Próxima Etapa” seja habiltado e, em seguida, clique nele para dar prosseguimento ao processo de assinatura. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_15-16-0.png?version=1&modificationDate=1633025861110&api=v2)
Após clicar no botão “Próxima etapa”, será exibido os campos para informar os dados de assinatura. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_15-16-49.png?version=1&modificationDate=1633025910347&api=v2)
Para assinar eletronicamente clicando na opção “Assinar Eletronicamente”. A assinatura será realizada a partir dos seus dados de usuário (Nome, E-mail, Cargo, CPF, Geolocalização e IP da máquina). ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_15-13-26.png?version=1&modificationDate=1633025707163&api=v2)
Marque a opção “Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos” e clique no botão “Assinar documento”. O documento será assinado, as informações serão gravadas no documento conforme a opção de assinatura escolhida. Após todos os destinatários do documento realizarem suas respectivas ações (assinar, testemunhar ou validar) o documento será finalizado e será enviado um e-mail para todos os destinatários informando a conclusão. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_15-17-37.png?version=1&modificationDate=1633025958990&api=v2)
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Expandir |
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title | Com Certificado (A1/ A3) |
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| Para realizar a assinatura de um documento, realize o login e encontre o documento que irá assinar na tela principal. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_15-20-17.png?version=1&modificationDate=1633026118980&api=v2)
Clique no documento e aguarde seu conteúdo ser carregado.
O sistema vai solicitar acesso a sua localização para ser anexada na sua assinatura. Clique em permitir. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_16-24-17.png?version=1&modificationDate=1633029958577&api=v2)
Leia o documento até última página para que o botão “Próxima Etapa” seja habiltado e, em seguida, clique nele para dar prosseguimento ao processo de assinatura. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_15-16-0.png?version=1&modificationDate=1633025861110&api=v2)
Após clicar no botão “Próxima etapa”, será exibido os campos para informar os dados de assinatura. ,
Selecione a opção "Assinar com certificado (A1/A3)" que corresponde à uma Assinatura Digital. Caso ainda não tenho instalado a extensão obrigatória, será exibida uma mensagem vermelha solicitando a instalação. Basta clicar nela e seguir os passos indicados. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_14-45-45.png?version=1&modificationDate=1633024046813&api=v2)
Clique para realizar o download, instale o aplicativo. Ao abrir novamente o site, será pedido para ativar a extensão. Clique em Ativar extensão. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_14-46-15.png?version=1&modificationDate=1633024076650&api=v2)
Ao voltar para a tela de assinatura, a mensagem de alerta não será mais exibida. E uma lista de certificados digitais instalados em seu dispositivo será exibida. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_14-47-32.png?version=1&modificationDate=1633024153407&api=v2)
Basta selecionar qual certificado deseja usar, e caso seja solicitado informar a senha do certificado. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_14-48-24.png?version=1&modificationDate=1633024205493&api=v2)
Marque a opção “Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos” e clique no botão “Assinar documento”. O documento será assinado, as informações serão gravadas no documento conforme a opção de assinatura escolhida. Após todos os destinatários do documento realizarem suas respectivas ações (assinar, testemunhar ou validar) o documento será finalizado e será enviado um e-mail para todos os destinatários informando a conclusão. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_14-50-28.png?version=1&modificationDate=1633024329757&api=v2)
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Card |
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label | Rejeitando um documento |
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title | Rejeitando um documento |
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| Clique no documento que deseje rejeitar e em seguida clique no botão ”Próxima etapa”. Logo após, clique no botão “Rejeitar”. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-36-46.png?version=1&modificationDate=1616164606287&api=v2)
Uma janela será exibida solicitando que descreva o motivo da rejeição do documento. Preencha esse campo e clique no botão “Rejeitar”. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_14-51-15.png?version=1&modificationDate=1633024376950&api=v2)
Todos os destinatários do documento receberão um e-mail confirmando a rejeição. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_14-52-7.png?version=1&modificationDate=1633024428720&api=v2)
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Card |
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label | Gerenciando uma publicação existente |
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title | Gerenciando uma publicação existente |
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| Expandir |
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title | Reenviando e-mails para pendentes |
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| O Autor do documento pode reenviar o e-mail de "Assinatura Pendente" para seus destinatários que ainda não efetuaram as assinaturas. Basta clicar na seta ao lado do botão do documento desejado, e escolher a opção "Reenviar e-mails" ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_15-27-21.png?version=1&modificationDate=1633026542047&api=v2)
Essa opção também está disponível dentro da publicação, como mostrado abaixo: ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_15-28-42.png?version=1&modificationDate=1633026623600&api=v2)
|
Expandir |
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title | Excluindo um documento |
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| Um documento já publicado, poderá ser excluído pelo responsável pela publicação a qualquer momento, desde que o documento ainda não tenha sido assinado por todos os assinantes, ou seja, o documento não deverá estar com o status “finalizado”. Clique no documento que deseje excluir e em seguida clique no ícone “ ” no canto superior direito da tela e selecione a opção “Excluir documento”.
![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_15-29-32.png?version=1&modificationDate=1633026673677&api=v2)
Logo após, clique no botão “Excluir” para confirmar a exclusão do documento do TOTVS Assinatura Eletrônica. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_15-30-7.png?version=1&modificationDate=1633026708443&api=v2)
Todos os destinatários do documento receberão um e-mail confirmando a exclusão do documento. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_15-30-34.png?version=1&modificationDate=1633026735197&api=v2)
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Expandir |
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| O TOTVS Assinatura Eletrônica também permite adicionar um ou mais anexos à um determinado documento. Para isso, clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Anexos” no canto superior direito da tela. Logo após, clique no botão “Procure em seu computador” ou arraste o arquivo desejado até a área tracejada. Cada publicação pode ter no máximo 10mb, incluindo os documentos e seus anexos. O tamanho pode ser consultado na barra de progresso abaixo do botão "Procure em seu computador". ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_14-37-27.png?version=1&modificationDate=1633023548390&api=v2)
Todos os participantes da documentação podem consultar e baixar os anexos, porém só o autor pode inserir e removê-los.
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Expandir |
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title | Adicionando novos destinatários |
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| É possível também, adicionar novos assinantes à um documento já publicado. Para isso, clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Destinatários” no canto superior direito da tela. Logo após, informe os novos destinatários e selecione o respectivo papel de acordo com a finalidade pretendida. Por fim, clique no botão “Adicionar destinatário(s)”. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-40-32.png?version=1&modificationDate=1616164832977&api=v2)
Um e-mail será enviado ao(s) assinantes(s) e o documento ficará pendente de sua assinatura.
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Expandir |
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title | Removendo signatários pendentes |
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| Você também poderá excluir os assinantes de um documento já publicado. Para isso o usuário deverá ser o responsável pela publicação do documento e, só poderá ser excluído, o assinante que ainda não realizou a assinatura, caso contrário, essa opção não será exibida. Clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Informações” no canto superior direito da tela. Logo abaixo será listado os respectivos destinatários do documento. Clique no ícone “ ” para excluir um determinado destinatário. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_16-30-14.png?version=1&modificationDate=1633030315783&api=v2)
Uma janela será exibida solicitando a confirmação da exclusão. Clique no botão “excluir”. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_16-36-54.png?version=1&modificationDate=1633030715157&api=v2)
Após a exclusão, o usuário será removido da lista de assinante daquele documento.
Caso o documento utilize ordenação, a lista seguirá para a próxima pessoa, permitindo o seguimento do fluxo.
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Card |
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label | Buscando documentos |
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title | Buscando documentos |
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| Uma vez publicados ou recebidos, os documentos associados ao seu usuário serão exibidos na tela inicial, sendo o padrão de ordenação a data de movimentação em crescente. ![](/download/attachments/605878142/image2021-7-23_14-29-0.png?version=1&modificationDate=1627061341947&api=v2&effects=drop-shadow)
À esquerda da barra de pesquisa existe uma caixa de seleção que, após escolhida uma opção, filtrará e exibirá todos os documentos que respeitem aquela condição. ![](/download/attachments/605878142/image2021-7-23_14-30-33.png?version=1&modificationDate=1627061434940&api=v2&effects=drop-shadow)
Caso existam vários documentos (filtrando ou não), a lista de exibição será paginada exibindo no máximo 12 itens por vez. Você poderá navegar entre as páginas usando os botões logo abaixo da lista. ![](/download/attachments/605878142/image2021-7-23_14-21-43.png?version=1&modificationDate=1627060904937&api=v2&effects=drop-shadow)
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Card |
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label | Download de um documento |
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title | Download de um documento |
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| Localize o documento que deseja baixar pela busca ou grid, clique na seta ao lado de visualizar e escolha a opção Baixar Manifestou ou Arquivo digital. Caso deseje baixar o documento original ou um arquivo compactado com todas as opções abra o documento. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_12-48-56.png?version=1&modificationDate=1633017037783&api=v2)
Clique na seta ao lado de Baixar documento e selecione a opção que deseja realizar o download. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_12-42-43.png?version=1&modificationDate=1633016664237&api=v2)
Escolha o tipo de download dentre as seguintes opções: - Manifesto: Documento com o protocolo das assinaturas na última página, em formato PDF;
- Original: Documento original submetido ao TOTVS Assinatura Eletrônica;
- Documento digital: Documento digital para validação no site do governo (https://verificador.iti.gov.br);
- Todos os documentos: Arquivo “zipado” com os dois documentos.
Após clicar em uma da opções o arquivo será baixado. Para o documento “manifesto” a página de protocolo das assinaturas é exibida da seguinte forma: ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_12-59-44.png?version=1&modificationDate=1633017685453&api=v2)
Caso o documento utilize assinaturas manuscritas o manifesto será exibido conforme imagem abaixo. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_16-9-28.png?version=1&modificationDate=1633029069370&api=v2)
E as rubricas serão exibidas na parte inferior de cada página do documento. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_16-40-28.png?version=1&modificationDate=1633030929893&api=v2)
Você pode clicar no link descrito no protocolo ou se preferir utilizar o QRCode para acessar o site “Verificador de Assinaturas”, que irá validar o hash (código único do documento) e identificar os assinantes. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_13-0-46.png?version=1&modificationDate=1633017747813&api=v2)
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Card |
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label | Pastas e subpastas |
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title | Pastas e subpastas |
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| Card |
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| O TAE possibilita a criação de pastas (com até um nível de hierarquia) para agrupar seus documentos, que podem ser localizadas no menu "Pasta" à esquerda. ![](/download/attachments/605878142/image2021-7-22_16-35-42.png?version=1&modificationDate=1626982543423&api=v2&effects=drop-shadow)
Após navegação a esse menu (e também na página inicial), é possível identificar na barra de ferramentas a opção para criar uma nova pasta. ![](/download/attachments/605878142/image2021-7-23_14-44-44.png?version=1&modificationDate=1627062285660&api=v2&effects=drop-shadow)
Para isso, basta preencher o nome (máximo 12 caracteres) da pasta e clicar em 'Criar'. ![](/download/attachments/605878142/image2021-7-23_14-46-32.png?version=1&modificationDate=1627062393657&api=v2&effects=drop-shadow)
Caso queira criar uma subpasta, realize o mesmo processo. Porém selecione a pasta pai no campo “Organizar Pasta em:”. Para criar a seguinte estrutura de pastas “CONTRATOS/RH”, crie uma pasta chamada Contratos e em seguida crie uma subpasta chamada RH seguindo o exemplo abaixo. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-43-33.png?version=1&modificationDate=1616165013347&api=v2)
Para mover os arquivos para as pastas basta selecionar os arquivos desejados, clicar no símbolo de mover e escolher seu novo destino. ![](/download/attachments/605878142/image2021-7-22_16-31-59.png?version=1&modificationDate=1626982320747&api=v2&effects=drop-shadow)
Por fim, o sistema também disponibiliza opções para renomear e excluir pastas. ![](/download/attachments/605878142/image2021-7-23_8-28-31.png?version=1&modificationDate=1627039712747&api=v2&effects=drop-shadow)
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Card |
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| No menu lateral à esquerda, é possível acessar a Agenda. ![](/download/attachments/605878142/image2021-12-14_16-2-57.png?version=1&modificationDate=1639508579803&api=v2)
Nela será possível gerir seus contatos, além de disponibilizar também o agrupamento dos mesmos. ![](/download/attachments/605878142/image2021-12-14_16-5-51.png?version=1&modificationDate=1639508753963&api=v2)
Veja abaixo com mais detalhes.
Expandir |
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| Nessa tela é possível criar e gerenciar seus contatos, além de conseguir filtrá-los pelos campos: apelido, e-mail, grupo (caso possuir) e ação padrão. ![](/download/attachments/605878142/image2021-12-15_15-25-21.png?version=1&modificationDate=1639592721460&api=v2)
Ao clicar no botão "+ Criar contato" uma nova janela se abrirá para que o cadastro possa ser efetuado. Obs.: os campos Apelido e E-mail são obrigatórios. ![](/download/attachments/605878142/image2021-12-16_8-37-17.png?version=1&modificationDate=1639654636810&api=v2)
No campo Grupo (não obrigatório), serão listados todos os grupos de contatos criados por você. Ao escolher uma opção diferente de "Nenhum", após salvar o contato, o mesmo será associado ao grupo destinado. ![](/download/attachments/605878142/image2021-12-16_8-42-55.png?version=1&modificationDate=1639654974857&api=v2)
O campo Ação padrão serve como apoio para o processo de adição de destinatários à publicação. Seu valor base é "Assinar" e possui as seguintes opções: ![](/download/attachments/605878142/image2021-12-16_8-43-20.png?version=1&modificationDate=1639655000167&api=v2)
Para contatos já criados, as seguintes opções estão disponíveis após clicar no botão "Ações". Lembrando que todos os campos de um contato são passíveis de edição. Obs.: somente poderá existir um contato por e-mail, ou seja, não é possível criar ou editar um contato indicando um e-mail já cadastrado. ![](/download/attachments/605878142/image2021-12-16_9-1-13.png?version=1&modificationDate=1639656072430&api=v2)
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Expandir |
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| Nessa tela é possível criar e gerenciar seus grupos de contatos, ![](/download/attachments/605878142/image2021-12-16_9-5-20.png?version=1&modificationDate=1639656320167&api=v2)
Ao clicar no botão "+ Criar grupo", uma nova janela se abrirá para que o cadastro possa ser efetuado. Obs.: o campo Nome é obrigatório. ![](/download/attachments/605878142/image2021-12-16_9-11-51.png?version=1&modificationDate=1639656710797&api=v2)
No campo Contatos, serão listados em primeiro lugar na lista, os registros já associados ao grupo. Logo abaixo virão todos os seus contatos ainda não vinculados à algum grupo. ![](/download/attachments/605878142/image2021-12-16_9-12-45.png?version=1&modificationDate=1639656765070&api=v2)
Para grupos já criados, as seguintes opções estão disponíveis após clicar no botão "Ações". Lembrando que todos os campos de um grupo são passíveis de edição. ![](/download/attachments/605878142/image2021-12-16_9-21-0.png?version=1&modificationDate=1639657259547&api=v2)
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Card |
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label | Editar perfil, senha, assinatura manuscrita e rubrica |
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title | Editar perfil, senha, assinatura manuscrita e rubrica |
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| Expandir |
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| Alguns campos do perfil podem ser modificados, para isso basta o usuário acessar "Editar Perfil" e aba Informações pessoais ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_16-42-8.png?version=1&modificationDate=1633031029357&api=v2)
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Expandir |
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| Caso seja necessário alterar a senha ou por motivo de esquecimento, clique na opção “Esqueceu a senha?” presente na tela de login. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-21-33.png?version=1&modificationDate=1616163693713&api=v2)
Será exibido um campo para você informar o seu e-mail: ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-22-12.png?version=1&modificationDate=1616163732820&api=v2)
Informe o e-mail e clique no botão "Enviar". ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-23-5.png?version=1&modificationDate=1616163785573&api=v2)
Um e-mail será enviado para a sua caixa de entrada (verifique também na caixa de spam caso não encontre o documento) e você deverá clicar no link do e-mail para redefinir sua senha. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_12-39-13.png?version=1&modificationDate=1633016454457&api=v2)
Informe os dados da nova senha nos campos que serão exibidos e clique no botão "Atualizar". ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-24-12.png?version=1&modificationDate=1616163852307&api=v2)
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Expandir |
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title | Cadastrar assinatura manuscrita e rubrica |
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| Alguns campos do perfil podem ser modificados, para isso basta o usuário acessar "Editar Perfil" e aba Assinaturas. Clique em nova assinatura ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_16-44-16.png?version=1&modificationDate=1633031157533&api=v2)
É possível escrever a mão livre usando o mouse ou mesa digitalizadora a assinatura e a rubrica pela aba "Desenhar". ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_16-45-57.png?version=1&modificationDate=1633031258533&api=v2)
E também é possível usar a opção Texto para gerar a assinatura. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_16-46-21.png?version=1&modificationDate=1633031282353&api=v2)
Depois basta clicar em salvar.
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Card |
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label | Fluxo do administrador |
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| Os processos listados a seguir somente poderão ser acessados por usuários que são 'Administradores' na plataforma. Deck of Cards |
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| Card |
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default | true |
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label | Adquirindo o TRIAL / Contratando o TAE |
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title | Acesso à plataforma |
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| ![](/download/attachments/605878142/image2021-11-11_9-13-14.png?version=1&modificationDate=1636635518680&api=v2)
Para adquirir o TRIAL por 120 dias, o responsável pela empresa deve efetuar o cadastro pelo link abaixo. Clicando em: Crie uma Conta Grátis.
https://www.totvs.com/assinatura-eletronica/
Deve preencher o formulário: ![](/download/attachments/605878142/image2021-11-11_9-15-5.png?version=1&modificationDate=1636635518727&api=v2)
E automaticamente a empresa será provisionada em produção. O responsável pela empresa receberá seu acesso inicial com permissão de administrador, que pode gerenciar via PORTAL WEB TAE, seus usuários, configurar regras para o funcionamento do TAE na sua empresa e visualizar análises de consumo.
Para adquirir pacotes de documentos do TOTVS ASSINATURA ELETRÔNICA utilize a TOTVS STORE.
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Card |
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label | Usuários |
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title | Usuários |
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| No canto esquerdo do Totvs Assinatura Eletrônica existe a opção "Usuários". Neste menu é possível gerenciar os usuários de determinado domínio/empresa.
- Filtrar: Essa opção permite realizar filtros para encontrar um usuário específico: Podendo filtrar por nome, e-mail, cargo etc.
Também é possível listar usuários administradores, usuários desabilitados, e usuários externos (que não possuem CNPJ/EMPRESA no cadastro) ![](/download/attachments/605878142/image2021-12-10_9-51-56.png?version=1&modificationDate=1639140719527&api=v2)
Os resultados da busca são listados, e o administrador clicando em Ações pode editar usuários e suas permissões ou até mesmo removê-lo da sua empresa no TOTVS Assinatura Eletrônica. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_17-6-2.png?version=1&modificationDate=1633032463327&api=v2)
Ao clicar em editar o administrador pode editar os dados: Nome, Telefone e cargo de seus colaboradores. E ajustar suas permissões: Ativar/Desativar usuário; Permitir ou não a publicação de documentos; Transformar em administrador ou remover permissões de administrador. - Editar: Usuários administradores também podem editar outros usuários, retificando permissões e alguns campos de cadastros como: Nome, Telefone e Cargo.
![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_17-8-18.png?version=1&modificationDate=1633032599200&api=v2)
- + Criar usuário: Com essa opção um novo usuário pode ser criado diretamente dentro do TOTVS Assinatura Eletrônica. Após sua criação, o novo usuário receberá um e-mail para definir sua senha:
![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_17-8-59.png?version=1&modificationDate=1633032640673&api=v2)
- Remover da empresa: Opção que permite aos administradores remover usuário(s) de sua empresa. Usuários removidos (externos) não podem publicar documentos mas continuam assinando documentos, porém sem ter alguma empresa vinculada.
![](/download/attachments/605878142/image2021-7-22_15-50-45.png?version=1&modificationDate=1626979846227&api=v2&effects=drop-shadow)
- Incluir na empresa: Para usuários removidos ou recém cadastrados sem associação de empresas, existe essa opção. Após executá-la, o usuário fará parte da sua organização, desde que o domínio de seu e-mail esteja associado aquela empresa.
Para listar usuários sem empresa utilize o filtro e a opção "Usuários Externos" marcada como "SIM". ![](/download/attachments/605878142/image2021-7-22_16-1-21.png?version=1&modificationDate=1626980482223&api=v2&effects=drop-shadow)
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Card |
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label | Análises |
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title | Análises |
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| No canto esquerdo do Totvs Assinatura Eletrônica existe a opção "Análises". Neste menu é possível acompanhar os relatórios de consumos das contas da empresa. Obs: Recurso somente disponível para administradores. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_16-55-52.png?version=1&modificationDate=1633031853007&api=v2)
![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_16-56-33.png?version=1&modificationDate=1633031894793&api=v2)
![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_16-56-55.png?version=1&modificationDate=1633031916010&api=v2)
Todos os pacotes adquiridos serão exibidos no Histórico, e ao clicar na linha os gráficos são atualizados detalhando melhor o consumo naquele período.
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Card |
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label | Configurações |
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title | Configurações |
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| Abaixo serão listas algumas opções contidas no painel administrativo.
Expandir |
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| Nessa aba o administrador pode definir como será o padrão de cadastro para novos usuários. - Por domínio: Os usuários colaboradores da empresa realizam o próprio cadastro pelo site, ao informar o e-mail corporativo, será listada a(s) empresa(s) correspondente(s) ao domínio. O usuário seleciona a empresa. E após finalizar seu cadastro e confirmação de e-mail já pode assinar e publicar documentos pela empresa.
- Por domínio com desbloqueio pelo administrador: Os usuários colaboradores da empresa realizam o próprio cadastro pelo site, ao informar o e-mail corporativo, será listada a(s) empresa(s) correspondente(s) ao domínio. O usuário seleciona a empresa. E após finalizar seu cadastro e confirmação de e-mail, sua conta permanece inativa até que um dos administradores da empresa realize a ativação. Só então, o usuário pode assinar e publicar documentos pela empresa. Obs: Os administradores recebem e-mails a cada novo cadastro na sua empresa, e podem clicar no link para ativar o funcionário a partir do e-mail.
- Somente o administrador pode cadastrar: Nesse modelo, se o usuário tentar se cadastrar no sistema, não será exibida a empresa para o seu cadastro. Ele precisará ser incluído manualmente por um administrador via Menu Usuários → Criar Usuários. Obs: Modelo comum em empresas que a governança define que os usuários de sistemas devem ser solicitados via chamados.
![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_17-44-15.png?version=1&modificationDate=1633034756240&api=v2)
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Expandir |
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| Aqui serão listados e estarão passíveis de alteração, adição e exclusão todos os domínios associados à sua empresa. Somente é permitido a inclusão de colaboradores na empresa que possuem e-mail correspondente aos domínios da empresa. Portanto, caso a empresa possua mais de um domínio de e-mail, ele deverá ser cadastrado aqui para permitir que seus colaboradores possam usá-lo na plataforma. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_17-43-50.png?version=1&modificationDate=1633034731850&api=v2)
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Expandir |
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| Por padrão o logotipo da TOTVS será exibido no canto superior esquerdo do portal e será enviado junto aos e-mails. Caso deseje, o administrador pode alterá-lo de forma a exibir a logo de sua empresa, desde que siga as orientações ali destacadas. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_17-42-30.png?version=1&modificationDate=1633034651210&api=v2)
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Expandir |
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| Por padrão o logotipo da totvs será exibido no canto superior esquerdo do portal e será enviado junto aos e-mails. Caso deseje, o administrador pode alterá-lo de forma a exibir a logo de sua empresa, desde que siga as orientações ali destacadas. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_17-43-14.png?version=1&modificationDate=1633034695773&api=v2)
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Expandir |
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title | Integrações: usuário de serviço |
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| Para configurar algumas permissões especiais em integrações é necessário utilizar usuários de serviço. Para gerá-los, o administrador deve acessar o menu Configurações → Integração→ Gerenciar usuários de Serviço ![](/download/attachments/605878142/image2021-11-11_9-58-13.png?version=1&modificationDate=1636635631190&api=v2)
Serão listados os usuários de serviço já criados: ![](/download/attachments/605878142/image2021-11-11_10-0-12.png?version=1&modificationDate=1636635749600&api=v2)
Ao clicar em Criar usuário de serviço, deve se preencher um e-mail e uma senha para esse usuário.
Obs: Esses usuários são exclusivos para integrações, não deve ser utilizado e-mail de pessoas que precisam acessar o portal. Use e-mails genéricos. Exemplo: [email protected] ![](/download/attachments/605878142/image2021-11-11_10-0-58.png?version=1&modificationDate=1636635796220&api=v2)
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Card |
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label | Aplicativo mobile |
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title | Aplicativo mobile |
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| Deck of Cards |
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| Card |
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label | Download |
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title | Download |
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| Apple Store ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_22-12-59.png?version=1&modificationDate=1633050880137&api=v2)
Google Play Store ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_22-19-16.png?version=1&modificationDate=1633051257153&api=v2)
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Card |
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label | Cadastro |
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title | Cadastro |
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| Caso ainda não possua conta no TOTVS Assinatura Eletrônica, também é possível criar pelo app. Basta clicar em "Cadastrar" na tela inicial, informar os dados, ler e concordar com os termos de uso e política de privacidade. ![](/download/attachments/605878142/login.gif?version=2&modificationDate=1633041276423&api=v2)
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Card |
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| Os dados de acesso do TOTVS Assinatura Eletrônica são únicos, independente de qual plataforma esteja usando. Caso já possua uma conta, basta digitar o e-mail e a senha no aplicativo. ![](/download/attachments/605878142/login.png?version=1&modificationDate=1633041530823&api=v2)
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Card |
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label | Dashboard |
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title | Dashboard |
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| O dashboard exibe um resumo dos seus documentos: Aguardando a sua assinatura, Aguardando outras assinaturas, Finalizados, Rejeitados e Rascunhos. Ao clicar em qualquer um desses botões, será exibida a respectiva lista de documentos. Para abrir um documento pasta clicar em seu nome. ![](/download/attachments/605878142/dash.gif?version=2&modificationDate=1633045977937&api=v2)
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Card |
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label | Publicando documentos |
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title | Publicando documentos |
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| Para publicar um arquivo é bem simples, na tela principal clique em "CRIAR" no menu inferior. Clique em "Adicionar documento", escolha o documento no seu celular ou em seus aplicativos de cloud storage. Defina quem precisa assinar esse documento: Somente outras pessoas, eu e outras pessoas ou somente eu. Informe os destinatários e as suas ações, também é possível configurar ordenação para os envios utilizando a opção "Ordenar". Clique em publicar, e todos os destinatários receberão o e-mail de "Assinatura pendente", e o documento estará disponível para eles no TOTVS Assinatura Eletrônica. ![](/download/attachments/605878142/publicacao.gif?version=1&modificationDate=1633050131187&api=v2)
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Card |
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label | Buscando documentos |
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title | Buscando documentos |
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| Para buscar documentos clique na Lupa (Documentos) no menu inferior da tela inicial. Clique na lupa do menu superior para configurar os filtros. É possível filtrar por Status e nome, além de ordenar os resultados. ![](/download/attachments/605878142/busca.gif?version=1&modificationDate=1633052448910&api=v2)
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Card |
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label | Assinando um documento |
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title | Assinando um documento |
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| Para assinar um documento, abra-o clicando na notificação, ou buscando pelo dashboard ou opção de busca. É possível conferir os destinatários e status de cada um. Basta ler o documento até o final, clicar em avançar, marcar a opção "Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos" e clicar em "Assinar documento". ![](/download/attachments/605878142/assinatura.gif?version=1&modificationDate=1633048477167&api=v2)
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Card |
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label | Notificações |
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title | Notificações |
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| Notificações push são disparadas sempre que o usuário recebe um novo documento, quando um documento é finalizado, rejeitado ou excluído. Ao clicar na notificação o documento será aberto automaticamente. Também é possível visualizar o histórico de notificação, cliando no menu lateral esquerdo na tela inicial (dashboard) e logo em seguida clicando em Notificações. ![](/download/attachments/605878142/notificacao.gif?version=1&modificationDate=1633047254230&api=v2)
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