Projeto: FS008432 – Integrações com Salesforce/Perseus

Nome do cliente: FIEC

Objetivo
Este documento foi elaborada para informar aos multiplicadores e usuários-chave da área Educacional sobre as funcionalidades que possibilitarão a integração do SGE com o Moodle. Também tem como objetivo habilitá-los a usarem as funcionalidades associadas a esses processos no SGE – SISTEMA DE GESTÃO ESCOLAR (TOTVS Educacional), bem como capacitar novos multiplicadores e usuários finais. Para isso, será apresentada uma visão prática do processo e cadastros educacionais, explorando os conceitos utilizados e as funcionalidades do Sistema. O material orienta a execução das atividades para garantir que todo o Processo Educacional mapeado durante o Programa seja contemplado.

Público Alvo

Este manual é destinado aos colaboradores selecionados como usuários-chave da área Educacional do SESI e SENAI (DR-FIEC)

Metodologia
Este material tem como base a visão prática e completa do Processo Customizado da área Educacional através da Customização – Integração SGE x SALESFORCE FS008432. A metodologia utilizada tem como ponto de partida o mapeamento completo do respectivo processo, relacionado com as interfaces no Sistema TOTVS Educacional. Sempre que houver alguma atividade a ser realizada no Sistema, as suas funcionalidades e rotinas serão explicadas com detalhe.

Cadastrar o curso 
Clicar em Anexos –Serviço do Curso 
Incluir o Serviço/Produto do Curso Bloqueio na Criação de Turmas de Curso Não Gratuitos no SGE

Bloquear a criação de turmas no SGE, para as matrizes aplicadas de cursos Não Gratuito quando não houver vínculo do serviço CRM no Curso ou quando o serviço vinculado estiver inativo no cadastro customizado do Serviço CRM no SGE.
Uma turma poderá ser cadastrada através das interfaces nativas do SGE, que estará disponível em dois locais diferentes sendo eles:

• TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Turmas e Turmas/Disciplinas ou;

• No assistente para criação de turmas e turmas/disciplinas, em: Totvs Educacional | Atividades Acadêmicas | Assistentes | Cadastro de turma e turma/disciplina.

Quando o usuário for realizar a inclusão de uma turma referente a um curso Não Gratuito no SGE (campo complementar da matriz aplicada), a customização deverá validar se existe serviço CRM vinculado ao Curso e seu status estiver ativo. O vínculo será verificado através do anexo customizado Anexo de Serviço do Curso - CRM/SALESFORCE.
Caso o vínculo esteja correto, será possível cadastrar novas turmas. Caso contrário, não será permitido realizar a criação da turma e será exibido uma mensagem de alerta conforme exemplo:


Importante
▪ Será de responsabilidade da FIEC, desbloquear para oferta o produto do Protheus referente ao serviço no CRM.
▪ Um mesmo serviço CRM poderá estar vinculado a vários cursos do SGE. Caso o serviço CRM esteja inativo, a criação das turmas de todas as matrizes aplicadas vinculadas a este serviço serão bloqueadas.

Processo Customizado Exportação de Turma

Exportar a criação e atualização das Turmas do SGE para o Perseus, contendo todas as informações necessárias para que o Perseus efetue a criação das Turmas (produtos) no SALESFORCE.
Este processo customizado possibilita o envio dos dados de criação e atualização de novas turmas no cadastro Currículo e Oferta | Oferta | Turmas do TOTVS Educacional para o Perseus/SALESFORCE.
Estando disponível em: TOTVS Educacional | Customizações | Integração SALESFORCE| Exportação de Turmas.
Selecione Exportação da Turma
O Processo de Exportação de Turma,Clique em Executar
Aguarde a execução do processo de Exportação de Turma

 Agendamento/Exportação

Esse processo poderá ser executado manualmente ou agendado conforme demanda da FIEC, e será responsável por realizar a exportação dos dados das turmas do SGE para o Perseus, que posteriormente será responsável por enviá-los ao SALESFORCE. Abaixo, segue tela com opções de agendamento.

A customização acionará o método do Webservice Perseus sempre que o processo for executado, para envio das turmas, incluídas e atualizadas desde a última execução ou que estejam pendentes de integração.


A exportação de Turma ocorrerá se atender às seguintes regras:

• *Deverá ter o campo de Número Máximo de Alunos preenchido.
  *Deverá ter informação da Data Inicial preenchida, pois essa data vai determinar a abertura de matrículas no SALESFORCE
  *Deverá ter informação da Data Final preenchida, pois essa data vai determinar data limite para encerramento de matrículas no SALESFORCE
  

Deverá ter informação do Serviço/Produto vinculado ao cadastro do curso no anexo customizado

• .

• A matriz curricular da turma ofertada deverá estar com status igual Ativa ou Atual para a turma ser integrada no SALESFORCE

Todas as turmas criadas atendendo os critérios acima serão enviadas, a customização deverá enviar apenas o cadastro de Turma (sem disciplinas).
Após desativação do serviço, a matriz curricular no SGE ficará inativa, bloqueando novas matrículas (em turmas já existentes) e criação de novas turmas.
A Turma será enviada como Ativa, porém existem alguns critérios que desativam as turmas. Nestes casos, precisamos enviar os registros dessas turmas com status Inativo na integração, conforme critérios abaixo:

• Quando a Data início do período de matrícula da turma não estiver sido atingida - Período de matrícula ainda não iniciado (período definido na configuração de matrícula da parametrização por Curso).

• Quando a Data final do período de matrícula da turma for atingida - Turma encerrada para matrícula (período definido na configuração de matrícula da parametrização por Curso).

• Quando a capacidade máxima da turma for atingida - Turma cheia. Através dos critérios acima, o SALESFORCE poderá controlar a oferta das Turmas (Produto), bloqueando a oferta de vendas, se necessário.

Os registros de turmas serão exportados (inclusão e alteração) até que a data final da turma, seja atingida. Após esse período, a turma não será mais enviada para este processo. Após o processamento, o Perseus retornará à informação se o registro foi processado com sucesso ou erro, informando a mensagem em caso de erro. Ao final do processamento, os registros serão gravados em tabela customizada de log.
Importante
De acordo com processo da FIEC, só é possível desativar um serviço no CRM quando todas as turmas ofertas estiverem finalizadas (período de matrícula finalizado).

Processo de Importação de Vendas - Matrículas SALESFORCE (EM ESPECIFICAÇÃO)

Processo de Alteração de Situação de Matrícula - Inativar Contrato e Atualização de Vagas na Turma

Premissas

Aluno ter contrato no educacional (SGE).

Objetivo

Exportar do SGE para o SALESFORCE os dados de cancelamento ou suspensão de contrato e atualização de vagas na turma, sempre que a situação de matrícula do aluno no período letivo for alterada para um status parametrizado que exige alteração contratual e libere a vaga do aluno na turma.
Ao alterar a situação de matrícula do aluno no período letivo para uma das situações parametrizadas na aba Status de Matrícula – Inativar Contrato,o processo customizado identificará a modificação e acionará os serviços do SALESFORCE, enviando o registro para que o contrato do aluno seja Cancelado ou Suspenso no SALESFORCE e atualizar a turma com a quantidade de alunos matriculados.
Abaixo veremos o exemplo de alteração de situação de matricula de um aluno e o cancelamento do contrato após a alteração da situação de matricula.
Selecione a matricula do aluno no Período Letivo. Clique em Processos –Alterar situação de matrícula.




Informe o motivo de alteraçãoSelecione a nova situação de matricula Cancelado ou Suspenso
Clique em executar
Aguarde a execução do processo
Após a execução do processo o contrato será cancelado.

Visão da tela de contrato antes e após o cancelamento.

• Contrato ativo;

Visão do contrato ativo antes de ser cancelado.

• Contrato cancelado;

Visão contrato após ser cancelado.
A integração de Cancelamento do Contrato Financeiro de matrículas de alunos que já foram integrados no SALESFORCE e tiveram a situação de matrícula alterada no SGE. Os registros alterados serão exportados no mesmo processo de Exportação de matrículas do SGE para o SALESFORCE.
A customização acionará os métodos do Webservice SALESFORCE, sempre quando a situação de matrícula do aluno for alterada, para envio dos dados correspondentes.
A exportação de Cancelamento do Contrato Financeiro, ocorrerá se atender às seguintes regras:

• A integração do cancelamento do contrato irá ocorrer apenas no momento que a situação de matrícula do aluno for um valor existente nos parâmetros que indicam Inativação de Contrato (aba Status de Matrícula – Inativar Contrato) independente se o contrato/venda se originou no SGE ou no SALESFORCE.

• O registro do contrato do aluno no SGE deverá estar com status de Cancelado.Os status deverão ser parametrizados como Inativar Contrato. Quando for realizada alteração de situação de matrícula no período letivo, para um dos status parametrizados (Cancelado, Evadido, Desistente, Falecido, Trancado e etc.), a customização irá enviar para o SALESFORCE o registro do contrato financeiro do aluno, para que o mesmo seja Cancelado ou Suspenso no SALESFORCE.

Situação de matrícula: Cancelado
Na situação de matricula –Cancelado ou Suspenso, na aba status no Período Letivo marcar a flag –CANCELA CONTRATO FINANCEIRO

• Para os casos de alunos que estiverem Pré-Matriculados e desistiram do curso ou não realizaram o pagamento do boleto de matrícula dentro do prazo estipulado pela FIEC, o usuário terá que alterar a situação do aluno no SGE para Cancelado, para que ele libere a vaga na turma do SGE ,atualizando o campo Alunos Matriculados na turma.

Para alterar o status do aluno clique em Processos
Alteração da Situação de Matricula do Aluno Pré-Matriculado
Informe o novo status do aluno

• Após o usuário alterar a situação do aluno no SGE para Cancelado, a turma liberará a vaga na turma do SGE atualizando o campo Alunos Matriculados na turma.

Aqui podemos ver o N° de alunos antes da alteração da situação do aluno Pré-Matriculado para cancelado
Aqui podemos ver o N° de alunos após alterar a situação do aluno Pré-Matriculado para Cancelado –Vaga disponível atualizado.
A atualização das vagas da turma ocorrerá sempre que o status de matrícula do período letivo for alterado para um dos valores parametrizados (Cancelamento ou Suspensão).


Importante
Para os processos de alteração de Matrícula pelo menos uma situação de matrícula, por exemplo: Cancelado, Evadido etc. deve estar parametrizado. A parametrização será de responsabilidade da FIEC.

O cancelamento do contrato será realizado apenas no SGE e o status integrado no SALESFORCE, não está contemplado cancelamento diretamente no SALESFORCE
O caminho para execução deste processo está disponível em:
TOTVS Educacional| Matricula e Avaliação| Menu Mais…| Confirmação de matrícula por pagamento (recurso nativo no RM).
Selecionar Matricula e Avaliação –Mais... –Confirmação de matrícula por pagamento
Após o processamento, o SALESFORCE retornará à informação se o registro foi processado com sucesso ou erro, informando a mensagem em caso de erro. Ao final do processamento, os registros serão gravados em tabela customizada de log.

Anexo Dados Complementares do Contrato

Foi criado um anexo customizado no cadastro de contratos do SGE, para armazenar as informações da compra pelo E-Commerce e outros campos referente ao cálculo de multa rescisória do contrato e crédito do aluno (tratados pelo escopo da integração com Protheus.)
Detalhamos a criação de um anexo customizado Dados Complementares do Contrato, que estará disponível na interface nativa de Contratos e poderá ser acessado em: TOTVS Educacional | Financeiro/Contábil | Contratos| Anexos, para armazenar as informações referente a compra realizada pelo E- Commerce e cálculo de multa rescisória e crédito do aluno, caso existam para aquele contrato.
Os dados da compra serão preenchidos automaticamente pela customização através do processo de importação de Vendas/Matrículas do SALESFORCE para o SGE, detalhado no Processo de Importação de Vendas - Matrículas SALESFORCE. (EM ESPECIFICAÇÃO)
Selecionar o contrato do aluno - Anexos
Clicar em Anexos-Dados complementares do Contrato

Informações da compra pelo E-Commerce serão preenchidos automaticamente através da customização
Além dos campos definidos pela integração do Protheus serão criados mais quatro campos sendo eles:

• Data da Compra: Campo preenchido pela integração com a data da venda (oportunidade fechada), o mesmo não poderá ser editado pela interface.

• E-commerce: Campo preenchido pela integração com Sim ou Não, o mesmo não poderá ser editado pela interface.

• ID Oportunidade Venda: Campo preenchido pela integração com o identificador da oportunidade gerada pelo SALESFORCE, o mesmo não poderá ser editado pela interface.

• Recebe Boleto por E-mail: Campo preenchido pela integração com Sim ou Não, o mesmo não poderá ser editado pela interface. Os campos listados serão preenchidos automaticamente através das rotinas de importação e exportação de matrículas, conforme definido neste escopo.

Observação: Os campos referentes ao cálculo da multa não serão tratados neste manual e serão detalhados no escopo da integração com Protheus.

Requisito em especificação (Será atualizado e incluído novos campos ) ATUALIZAR QUANDO ESTIVER LIBERADO

Interface de Log

O objetivo da Interface de Log é armazenar informações e status dos dados que foram exportados do SGE para o SALESFORCE.
Para armazenamento das informações foi criado no menu do TOTVS Educacional uma interface customizada, sendo o Monitor de LOG. Nesta interface customizada será possível realizar consultas dos Logs de todas as operações de exportação executadas pela integração do TOTVS Educacional com SALESFORCE. Será utilizada a funcionalidade de Log genérico padrão.
Os históricos das exportações de dados para o Protheus serão registrados e poderão ser visualizados no menu TOTVS Educacional | Customização | Integração SALESFORCE | Monitor de Log
Na tela de log estarão disponíveis os seguintes campos:
▪ Id Log: Identificador sequencial de Log;
▪ Campos Chave: Descrição dos campos utilizados para gerar o registro integrado;
▪ Valores Chave: Chave primária do registro integrado;
▪ Status: Situação da Integração (Sucesso ou Erro);
▪ Funcionalidade: Tipo de Processo que está sendo feito
Exemplo: Exportação de Curso
▪ Módulo: Tipo da integração que está sendo feita;
▪ Data de Criação: Data de Criação do registro;
▪ Data da última alteração: Data da última alteração do registro.
Visualização do monitor de Log
Será apresentada ao usuário uma visão com a relação de registros importados e exportados. Não será possível incluir, editar ou excluir informações através dessa interface.
O campo processo será exibido de acordo com o respectivo código:

1. Exportação de Curso/Matriz Aplicada

1. Exportação de Turma

1. Exportação de Alteração/Situação de Matrícula

Ao acessar o anexo de um registro será possível o usuário visualizar todos os registros relacionados ao cadastro integrado selecionando a opção Item de Log.
Visualização do monitor de Log com o Item do Log

Estarão disponíveis os seguintes campos:

• Id. Item Log: Identificador sequencial do item de log;
• Id. Log: Identificador sequencial de log;
• Mensagem: Mensagem com o status da integração do item;
• Status: Situação da integração do item selecionado;
• Dados Enviados: Relação dos dados enviados para integração;
• Dados Recebidos: Relação dos dados recebidos;
• Data de Criação: Data de criação do registro;
• Data da última Alteração;
• Data da última alteração do registro;

Campos na identificação do LOG.

Processo para Reenvio de Dados

O Processo de reenvio de dados é permitir o envio para o Protheus dos registros não foram exportados corretamente. Esse processo poderá ser executado manualmente ou poderá ser agendado, por registro com status de cancelado, erro ou pendente e a integração efetuará a exportação dos registros novamente.
A funcionalidade estará disponível na tela de Monitor de Logs, menu Processos | Reenvio de Registros.

Será permitido o usuário selecionar apenas um registro quando o mesmo estiver com o status de Cancelado, Erro ou Pendente
e poderá ser executado manualmente. Ou caso o usuário não selecione nenhum registro na visão do Monitor de Logs, ele poderá executar ou agendar o reenvio, o processo processará novamente todos os registros com os status Erro ou Pendente. Ao ser acionado o processo customizado de reenvio de dados a customização tentará realizar novamente o envio das informações ao Protheus, caso consiga o status do registro passará para Sucesso.
Selecionar apenas um registro quando o mesmo estiver com o status de Cancelado, Erro ou Pendente

Clicar em Reenvio Registros com erro
O processo de reenvio automático será executado até atingir o número máximo de tentativas parametrizado. Caso o parâmetro esteja vazio a customização não realizará nenhuma tentativa de reenvio automaticamente. Caso seja atingido o número máximo de tentativas de reenvio e em nenhuma das tentativas tenha retornado sucesso, a customização passará o status do registro para Cancelado, sendo o registro não integrado com o Protheus.
Após selecionar o log que será reenviado, abrirá uma tela de processo, clique em Executar
Aguarde o processo ser executado
Dependendo do erro ocorrido, o usuário precisará acessar o Monitor de log e analisar os logs, corrigir os registros (caso necessário) e então acionar o processo de reenvio. O reenvio será realizado conforme regras definidas nos requisitos originais de cada funcionalidade de exportação..