Card |
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default | true |
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label | Fluxo do usuário |
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| Nas abas abaixo é possível conferir qual o fluxo principal (mais comum) existente no sistema, que vai desde o Cadastro até a finalização de um Documento. Deck of Cards |
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| Card |
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label | Cadastro |
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title | Cadastro |
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| O formulário para cadastro será exibido após clicar na opção “Cadastre-se aqui”, abaixo da sessão de login. ![](/download/attachments/605878142/image2021-7-23_14-48-41.png?version=1&modificationDate=1627062522197&api=v2&effects=drop-shadow)
Nesta tela, preencha os campos ali dispostos seguindo as regras abaixo: - Nome Completo: Campo obrigatório;
- E-mail: Campo obrigatório.
Caso seja colaborador de uma empresa licenciada, o e-mail deve corresponder ao e-mail corporativo da empresa (ex: [email protected]); Se for um usuário convidado poderá utilizar qualquer e-mail. - Empresa Licenciada: Este campo somente será exibido para colaboradores e caso o sistema identifique uma empresa licenciada vinculada ao seu e-mail. Sendo assim, você deverá selecionar uma das empresas.
Obs: Caso você utilize um e-mail de domínio público como gmail, hotmail, outlook etc. Poderá ser listadas várias empresas que se cadastraram usando esses e-mails, se você não for funcionário de nenhuma delas escolha a opção: "Não quero me vincular à nenhuma empresa" ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_14-1-6.png?version=1&modificationDate=1633021367503&api=v2)
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- CPF: Campo obrigatório. Deverá conter 11 dígitos correspondentes à um CPF válido;
- Senha: Campo obrigatório. Possui as seguintes regras:
- Deve conter no mínimo 5 cararctes;
- Deve conter pelo menos 1 caracter maiúsculo (A-Z);
- Deve conter pelo menos 1 caracter minúsculo (a-z);
- Deve conter pelo menos 1 dígito (0-9);
- Deve conter pelo menos 1 caracter especial (@#$¨&*);
- Confirme a Senha: Campo obrigatório. Deve ser correspondente ao campo “Senha” digitado anteriormente;
Após preencher os dados de cadastro clique no botão “Cadastrar”. Abaixo um exemplo de cadastro com e-mail corporativo de empresa licenciada: ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-1-34.png?version=1&modificationDate=1616162494473&api=v2)
Abaixo um exemplo de cadastro de convidado: ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-18-13.png?version=1&modificationDate=1616163493500&api=v2)
Obs.: O botão “Cadastrar” somente será habilitado, após o preenchimento correto dos campos. Após finalizar, uma mensagem será exibida informando que o cadastro foi realizado com sucesso: ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-19-20.png?version=1&modificationDate=1616163560947&api=v2)
Um e-mail será enviado para a sua caixa de entrada (verifique também na caixa de spam caso não encontre o documento) e você deverá seguir as instruções do e-mail para confirmar seu cadastro. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_11-38-9.png?version=1&modificationDate=1633012789993&api=v2)
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Card |
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| Caso você já possua um usuário cadastrado, realize o login. Após preencher o e-mail e senha clique no botão “Entrar”. Obs.: O botão “Entrar” somente será habilitado, após o preenchimento dos campos. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-20-54.png?version=1&modificationDate=1616163655067&api=v2)
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Card |
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label | Publicando um documento |
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title | Publicando um documento |
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| Expandir |
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title | Publicando um documento |
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| Para realizar a publicação de um documento, clique no botão "+ Adic. documentos" na tela que é exibida logo após o login. Obs.: Usuários externos não poderão publicar documentos, ficando a cargo apenas dos colaboradores habilitados e vinculados à alguma empresa. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_12-4-17.png?version=1&modificationDate=1633014358750&api=v2)
Escolha um documento e clique em “Abrir”. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-25-52.png?version=1&modificationDate=1616163953017&api=v2)
Também é possível realizar esse procedimento arrastando um documento para dentro do site. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_12-3-39.png?version=1&modificationDate=1633014320567&api=v2)
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Expandir |
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title | Publicando um envelope (mais de um documento) |
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| Caso o usuário deseje, é possível fazer o upload de múltiplos arquivos. Fazendo isso, todos os arquivos submetidos ao sistema serão agrupados em um único documento, e seu nome será definido de forma condicional. Se múltiplos arquivos forem arrastados para a área de transferência, o nome do envelope será o mesmo do arquivo 'clicado' no momento da seleção para movimentação. Tomando a imagem abaixo de exemplo, o nome escolhido será "new_36.pdf". O mesmo vale para a ordenação do envelope: o primeiro arquivo será o "new_36.pdf" e os demais seguirão a mesma sequência da pasta de onde vieram. ![](/download/attachments/605878142/image2021-7-23_12-27-25.png?version=1&modificationDate=1627054046060&api=v2&effects=drop-shadow)
Outra opção para criação de envelope é abrir clicando no botão "+ Adic. documentos". ![](/download/thumbnails/605878142/image2021-9-30_12-4-41.png?version=1&modificationDate=1633014382927&api=v2)
Feito isso, uma nova tela será aberta, possibilitando novas opções de customização, como a ordem dos arquivos e o nome do envelope. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_12-5-50.png?version=1&modificationDate=1633014451627&api=v2)
Um alerta pode ser exibido caso existam documentos com mesmo nome na lista, mas isso não impede o avanço do processo. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_12-7-11.png?version=1&modificationDate=1633014532520&api=v2)
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Expandir |
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title | Adicionando destinatários |
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| Após selecionar o documento você irá definir a forma de assinatura e quem serão os assinantes/validadores. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_11-52-38.png?version=1&modificationDate=1633013659010&api=v2)
Selecione os usuários que assinarão o documento como assinante, testemunha ou validador, de acordo com a finalidade pretendida. - Assinantes ou testemunhas: Usuários que assinarão digitalmente via certificado A1/A3 ou eletronicamente através dos dados de usuário (nome, CPF, Geolocalização e IP da máquina);
- Validadores: Usuários que irão apenas validar o documento, não participam da assinatura e servem apenas para definir se o documento está “OK”.
Observadores: Um usuário observador participa do documento de forma indireta, podendo apenas acompanhar seu fluxo mas nunca influenciá-lo. São listados na aba 'Informações' do documento, logo abaixo dos participantes ativos.
![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_11-53-54.png?version=1&modificationDate=1633013735103&api=v2)
Os e-mails listados nesses campos correspondem aos usuários que você já enviou algum documento anteriormente e eles já realizaram acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica. Caso o usuário ainda não tenha cadastro no TOTVS Assinatura Eletrônica ou ainda não realizou o primeiro acesso, basta digitar seu e-mail no campo correspondente e teclar “ENTER” para que ele seja inserido como um assinante/validador. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-27-49.png?version=1&modificationDate=1616164069500&api=v2)
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Expandir |
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title | Definindo ordenação das assinaturas (workflow) |
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| Também é possível definir ordenação para as assinaturas (workflow). Basta marcar a opção “Definir Ordem de Assinaturas”. É possível escolher a ordem dos assinantes ou até mesmo definir a ordenação utilizando grupos. No exemplo a seguir o documento seria enviado inicialmente para o Marcos, quando ele assinasse seria disparado o email para o Diego e assim por diante. O Fluxo só continua quando a pessoa atual realiza a assinatura. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-31-17.png?version=1&modificationDate=1616164277710&api=v2)
Para alterar a ordem dos destinatários basta clicar sobre as numerações e arrastar para a posição desejada. Outra forma de ordenação possível é utilizando grupos. Onde definimos um grupo de pessoas para receber o documento primeiro, e após todas elas assinarem o documento é disponibilizado para o grupo dois, e assim sucessivamente. Para criar um grupo clique na numeração de um contato e arraste até a opção “Arraste aqui para criar um grupo” ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-32-1.png?version=1&modificationDate=1616164321683&api=v2)
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Expandir |
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| Após selecionar o documento você irá definir a forma de assinatura e quem serão os assinantes/validadores.
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Expandir |
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title | Opções: Data de expiração, assinatura manuscrita, mensagem personalizada de email |
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| Após selecionar o documento você irá definir a forma de assinatura e quem serão os assinantes/validadores.
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Expandir |
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title | Realizando a publicação e a assinatura |
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| Defina a forma de assinatura que você, como portador do documento, irá escolher para assinar. Caso não participe da assinatura/validação do documento deixe a opção “Desejo assinar o documento e enviar” desmarcada . ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_11-56-4.png?version=1&modificationDate=1633013865830&api=v2)
![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-28-49.png?version=1&modificationDate=1616164129163&api=v2)
![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-30-8.png?version=1&modificationDate=1616164208950&api=v2)
Clique no botão “Assinar documento” . O documento será salvo no TOTVS Assinatura Eletrônica e os destinatários receberão um e-mail solicitando que acessem a ferramenta e realizem a assinatura/validação. /
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Card |
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label | Assinando um documento (eletronicamente) |
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title | Assinando um documento (eletronicamente) |
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| Para realizar a assinatura de um documento, realize o login e encontre o documento que irá assinar na tela principal. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-34-18.png?version=1&modificationDate=1616164458773&api=v2)
Clique no documento e aguarde seu conteúdo ser carregado. Leie até última página para que o botão “Próxima Etapa” seja habiltado e, em seguida, clique nele para dar prosseguimento ao processo de assinatura. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-34-43.png?version=1&modificationDate=1616164483733&api=v2)
Após clicar no botão “Próxima etapa”, será exibido os campos para informar os dados de assinatura. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-35-5.png?version=1&modificationDate=1616164505567&api=v2)
Para assinar digitalmente selecione a opção “Assinar digitalmente”. Com essa opção a assinatura será digital através de um certificado A1 válido. Selecione o certificado e insira o PIN correspondente à ele. Se preferir você pode optar por assinar o documento eletronicamente clicando na opção “Assinar Eletronicamente”. Os campos “Certificado” e “PIN” ficarão desabilitados e a assinatura será realizada a partir dos seus dados de usuário (nome, CPF e IP da máquina). ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-35-28.png?version=1&modificationDate=1616164528263&api=v2)
Marque a opção “Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos” e clique no botão “Assinar documento”. O documento será assinado, as informações serão gravadas no documento conforme a opção de assinatura escolhida. Após todos os destinatários do documento realizarem suas respectivas ações (assinar, testemunhar ou validar) o documento será finalizado e será enviado um e-mail para todos os destinatários informando a conclusão. ![](/download/thumbnails/605878142/image2021-3-19_11-36-3.png?version=1&modificationDate=1616164563547&api=v2)
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Card |
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label | Assinando um documento (digital certificado A1/A3) |
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title | Assinando um documento (digital certificado A1/A3) |
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| Para realizar a assinatura de um documento, realize o login e encontre o documento que irá assinar na tela principal. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-34-18.png?version=1&modificationDate=1616164458773&api=v2)
Clique no documento e aguarde seu conteúdo ser carregado. Leie até última página para que o botão “Próxima Etapa” seja habiltado e, em seguida, clique nele para dar prosseguimento ao processo de assinatura. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-34-43.png?version=1&modificationDate=1616164483733&api=v2)
Após clicar no botão “Próxima etapa”, será exibido os campos para informar os dados de assinatura. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-35-5.png?version=1&modificationDate=1616164505567&api=v2)
Para assinar digitalmente selecione a opção “Assinar digitalmente”. Com essa opção a assinatura será digital através de um certificado A1 válido. Selecione o certificado e insira o PIN correspondente à ele. Se preferir você pode optar por assinar o documento eletronicamente clicando na opção “Assinar Eletronicamente”. Os campos “Certificado” e “PIN” ficarão desabilitados e a assinatura será realizada a partir dos seus dados de usuário (nome, CPF e IP da máquina). ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-35-28.png?version=1&modificationDate=1616164528263&api=v2)
Marque a opção “Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos” e clique no botão “Assinar documento”. O documento será assinado, as informações serão gravadas no documento conforme a opção de assinatura escolhida. Após todos os destinatários do documento realizarem suas respectivas ações (assinar, testemunhar ou validar) o documento será finalizado e será enviado um e-mail para todos os destinatários informando a conclusão. ![](/download/thumbnails/605878142/image2021-3-19_11-36-3.png?version=1&modificationDate=1616164563547&api=v2)
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Card |
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label | Rejeitando um documento |
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title | Rejeitando um documento |
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| Clique no documento que deseje rejeitar e em seguida clique no botão ”Próxima etapa” conforme descrito no item 2.7. Logo após, clique no botão “Rejeitar”. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-36-46.png?version=1&modificationDate=1616164606287&api=v2)
Uma janela será exibida solicitando que descreva o motivo da rejeição do documento. Preencha esse campo e clique no botão “Rejeitar”. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-37-7.png?version=1&modificationDate=1616164627653&api=v2)
Todos os destinatários do documento receberão um email confirmando a rejeição. ![](/download/thumbnails/605878142/image2021-3-19_11-37-24.png?version=1&modificationDate=1616164644370&api=v2)
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Card |
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label | Gerenciando uma publicação existente |
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title | Gerenciando uma publicação existente |
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| Expandir |
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title | Excluindo um documento |
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| Um documento já publicado, poderá ser excluído pelo responsável pela publicação a qualquer momento, desde que o documento ainda não tenha sido assinado por todos os assinantes, ou seja, o documento não deverá estar com o status “finalizado”. Clique no documento que deseje excluir e em seguida clique no ícone “ ” no canto superior direito da tela e selecione a opção “Excluir documento”. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-32-54.png?version=1&modificationDate=1616164374977&api=v2)
![](/download/thumbnails/605878142/image2021-3-19_11-33-11.png?version=1&modificationDate=1616164391900&api=v2)
Logo após, clique no botão “Excluir” para confirmar a exclusão do documento do TOTVS Assinatura Eletrônica. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-33-28.png?version=1&modificationDate=1616164408697&api=v2)
Todos os destinatários do documento receberão um e-mail confirmando a exclusão do documento. ![](/download/thumbnails/605878142/image2021-3-19_11-33-50.png?version=1&modificationDate=1616164430240&api=v2)
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Expandir |
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| O TOTVS Assinatura Eletrônica também permite adicionar um ou mais anexos à um determinado documento. Para isso, clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Anexos” no canto superior direito da tela. Logo após, clique no botão “Procure em seu computador” ou arraste o arquivo desejado até a área tracejada. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-39-14.png?version=1&modificationDate=1616164754347&api=v2)
Uma lista contendo o(s) anexo(s) é exibida sendo possível excluir ou fazer download do arquivo. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-39-28.png?version=1&modificationDate=1616164768570&api=v2)
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Expandir |
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title | Adicionando novos destinatários |
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| É possível também, adicionar novos assinantes à um documento já publicado. Para isso, clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Destinatários” no canto superior direito da tela. Logo após, informe os novos destinatários e selecione o respectivo papel de acordo com a finalidade pretendida. Por fim, clique no botão “Adicionar destinatário(s)”. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-40-32.png?version=1&modificationDate=1616164832977&api=v2)
Um e-mail será enviado ao(s) assinantes(s) e o documento ficará pendente de sua assinatura.
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Expandir |
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title | Removendo signatários pendentes |
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| Você também poderá excluir os assinantes de um documento já publicado. Para isso o usuário deverá ser o responsável pela publicação do documento e, só poderá ser excluído, o assinante que ainda não realizou a assinatura, caso contrário, essa opção não será exibida. Clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Informações” no canto superior direito da tela. Logo abaixo será listado os respectivos destinatários do documento. Clique no ícone “ ” para excluir um determinado destinatário. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-41-9.png?version=1&modificationDate=1616164869047&api=v2)
Uma janela será exibida solicitando a confirmação da exclusão. Clique no botão “excluir”. ![](/download/thumbnails/605878142/image2021-3-19_11-41-25.png?version=1&modificationDate=1616164885323&api=v2)
Após a exclusão, o usuário será removido da lista de assinante daquele documento.
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Expandir |
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title | Removendo signatários pendentes |
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| Você também poderá excluir os assinantes de um documento já publicado. Para isso o usuário deverá ser o responsável pela publicação do documento e, só poderá ser excluído, o assinante que ainda não realizou a assinatura, caso contrário, essa opção não será exibida. Clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Informações” no canto superior direito da tela. Logo abaixo será listado os respectivos destinatários do documento. Clique no ícone “ ” para excluir um determinado destinatário. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-41-9.png?version=1&modificationDate=1616164869047&api=v2)
Uma janela será exibida solicitando a confirmação da exclusão. Clique no botão “excluir”. ![](/download/thumbnails/605878142/image2021-3-19_11-41-25.png?version=1&modificationDate=1616164885323&api=v2)
Após a exclusão, o usuário será removido da lista de assinante daquele documento.
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Deck of Cards |
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| Card |
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label | Observador |
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title | Observador |
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| É possível incluir observadores no documento, tanto no momento de sua publicação, quanto após a mesma; desde que seu status não seja 'Rejeitado'. ![](/download/attachments/605878142/image2021-7-23_8-42-11.png?version=1&modificationDate=1627040532353&api=v2&effects=drop-shadow)
Um usuário observador participa do documento de forma indireta, podendo apenas acompanhar seu fluxo mas nunca influenciá-lo. São listados na aba 'Informações' do documento, logo abaixo dos participantes ativos. ![](/download/attachments/605878142/image2021-7-23_9-16-10.png?version=1&modificationDate=1627042571580&api=v2&effects=border-simple,shadow-kn)
Também é permitido, no momento da adição de destinatários, converter um usuário participante (que assina, valida ou testemunha) em um observador. A conversão contrária ainda não existe; para que o usuário "[email protected]" seja convertido em um assinante, primeiro é necessário excluí-lo de sua listagem atual e incluí-lo novamente com a devida ação. ![](/download/attachments/605878142/image2021-7-23_8-47-41.png?version=1&modificationDate=1627040862650&api=v2&effects=border-simple,shadow-kn)
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Card |
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label | Buscando documentos |
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title | Buscando documentos |
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| Uma vez publicados ou recebidos, os documentos associados ao seu usuário serão exibidos na tela inicial, sendo o padrão de ordenação a data de movimentação em crescente. ![](/download/attachments/605878142/image2021-7-23_14-29-0.png?version=1&modificationDate=1627061341947&api=v2&effects=drop-shadow)
À esquerda da barra de pesquisa existe uma caixa de seleção que, após escolhida uma opção, filtrará e exibirá todos os documentos que respeitem aquela condição. ![](/download/attachments/605878142/image2021-7-23_14-30-33.png?version=1&modificationDate=1627061434940&api=v2&effects=drop-shadow)
Caso existam vários documentos (filtrando ou não), a lista de exibição será paginada exibindo no máximo 12 itens por vez. Você poderá navegar entre as páginas usando os botões logo abaixo da lista. ![](/download/attachments/605878142/image2021-7-23_14-21-43.png?version=1&modificationDate=1627060904937&api=v2&effects=drop-shadow)
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Card |
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label | Download de um documento |
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title | Download de um documento |
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| Localize o documento que deseja baixar pela busca ou grid, clique na seta ao lado de visualizar e escolha a opção Baixar Manifestou ou Arquivo digital. Caso deseje baixar o documento original ou um arquivo compactado com todas as opções abra o documento. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_12-48-56.png?version=1&modificationDate=1633017037783&api=v2)
Clique na seta ao lado de Baixar documento e selecione a opção que deseja realizar o download. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_12-42-43.png?version=1&modificationDate=1633016664237&api=v2)
Escolha o tipo de download dentre as seguintes opções: - Manifesto: Documento com o protocolo das assinaturas na última página, em formato PDF;
- Original: Documento original submetido ao TOTVS Assinatura Eletrônica;
- Documento digital: Documento digital para validação no site do governo (https://verificador.iti.gov.br);
- Todos os documentos: Arquivo “zipado” com os dois documentos.
Após clicar em uma da opções o arquivo será baixado. Para o documento “manifesto” a página de protocolo das assinaturas é exibida da seguinte forma: ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_12-59-44.png?version=1&modificationDate=1633017685453&api=v2)
Você pode clicar no link descrito no protocolo ou se preferir utilizar o QRCode para acessar o site “Verificador de Assinaturas”, que irá validar o hash (código único do documento) e identificar os assinantes. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_13-0-46.png?version=1&modificationDate=1633017747813&api=v2)
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Card |
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label | Pastas e subpastas |
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title | Pastas e subpastas |
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| Card |
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| O TAE possibilita a criação de pastas (com até um nível de hierarquia) para agrupar seus documentos, que podem ser localizadas no menu "Pasta" à esquerda. ![](/download/attachments/605878142/image2021-7-22_16-35-42.png?version=1&modificationDate=1626982543423&api=v2&effects=drop-shadow)
Após navegação a esse menu (e também na página inicial), é possível identificar na barra de ferramentas a opção para criar uma nova pasta. ![](/download/attachments/605878142/image2021-7-23_14-44-44.png?version=1&modificationDate=1627062285660&api=v2&effects=drop-shadow)
Para isso, basta preencher o nome (máximo 12 caracteres) da pasta e clicar em 'Criar'. ![](/download/attachments/605878142/image2021-7-23_14-46-32.png?version=1&modificationDate=1627062393657&api=v2&effects=drop-shadow)
Caso queira criar uma subpasta, realize o mesmo processo. Porém selecione a pasta pai no campo “Organizar Pasta em:”. Para criar a seguinte estrutura de pastas “CONTRATOS/RH”, crie uma pasta chamada Contratos e em seguida crie uma subpasta chamada RH seguindo o exemplo abaixo. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-43-33.png?version=1&modificationDate=1616165013347&api=v2)
Para mover os arquivos para as pastas basta selecionar os arquivos desejados, clicar no símbolo de mover e escolher seu novo destino. ![](/download/attachments/605878142/image2021-7-22_16-31-59.png?version=1&modificationDate=1626982320747&api=v2&effects=drop-shadow)
Por fim, o sistema também disponibiliza opções para renomear e excluir pastas. ![](/download/attachments/605878142/image2021-7-23_8-28-31.png?version=1&modificationDate=1627039712747&api=v2&effects=drop-shadow)
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Card |
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label | Editar perfil, senha, assinatura manuscrita e senharubrica |
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title | Editar Perfil e senhaperfil, senha, assinatura manuscrita e rubrica |
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| Deck of Cards |
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id | deck_editar_perfil_senha |
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| Card |
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label | Alteração de senha |
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title | Alteração de senha |
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| Caso seja necessário alterar a senha ou por motivo de esquecimento, clique na opção “Esqueceu a senha?” presente na tela de login. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-21-33.png?version=1&modificationDate=1616163693713&api=v2)
Será exibido um campo para você informar o seu e-mail: ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-22-12.png?version=1&modificationDate=1616163732820&api=v2)
Informe o e-mail e clique no botão "Enviar". ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-23-5.png?version=1&modificationDate=1616163785573&api=v2)
Um e-mail será enviado para a sua caixa de entrada (verifique também na caixa de spam caso não encontre o documento) e você deverá clicar no link do e-mail para redefinir sua senha. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-30_12-39-13.png?version=1&modificationDate=1633016454457&api=v2)
Informe os dados da nova senha nos campos que serão exibidos e clique no botão "Atualizar". ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-24-12.png?version=1&modificationDate=1616163852307&api=v2)
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Card |
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label | Editar Perfil |
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title | Editar Perfil |
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| Alguns campos do perfil podem ser modificados, para isso basta o usuário acessar "Editar Perfil". ![](/download/attachments/605878142/image2021-4-16_10-30-30.png?version=1&modificationDate=1618579828890&api=v2&effects=drop-shadow)
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Card |
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label | Cadastrar assinatura manuscrita e rubrica |
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title | Cadastrar assinatura manuscrita e rubrica |
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| Alguns campos do perfil podem ser modificados, para isso basta o usuário acessar "Editar Perfil". ![](/download/attachments/605878142/image2021-4-16_10-30-30.png?version=1&modificationDate=1618579828890&api=v2&effects=drop-shadow)
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Card |
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label | Fluxo do administrador |
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| Os processos listados a seguir somente poderão ser acessados por usuários que são 'Administradores' na plataforma. Deck of Cards |
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| Card |
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label | Usuários |
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title | Usuários |
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| No canto esquerdo do Totvs Assinatura Eletrônica existe a opção "Usuários". Neste menu é possível gerenciar os usuários de determinado domínio/empresa.
- Filtrar: Essa opção permite realizar filtros para encontrar um usuário específico:
![](/download/attachments/605878142/image2021-7-22_15-48-44.png?version=1&modificationDate=1626979725457&api=v2&effects=drop-shadow)
- + Criar usuário: Com essa opção um novo usuário pode ser criado diretamente dentro do TOTVS Assinatura Eletrônica. Após sua criação, o novo usuário receberá um e-mail para definir sua senha:
![](/download/attachments/605878142/image2021-5-5_14-28-42.png?version=1&modificationDate=1620235722053&api=v2&effects=drop-shadow)
- Editar: Usuários administradores também podem editar outros usuários, retificando permissões e alguns campos de cadastros como: Nome, Telefone e Cargo.
![](/download/attachments/605878142/image2021-5-5_14-32-37.png?version=1&modificationDate=1620235957497&api=v2&effects=drop-shadow)
- Remover da empresa: Opção que permite aos administradores remover usuário(s) de sua empresa. Usuários removidos (externos) não podem publicar documentos mas continuam assinando documentos, porém sem ter alguma empresa vinculada.
![](/download/attachments/605878142/image2021-7-22_15-50-45.png?version=1&modificationDate=1626979846227&api=v2&effects=drop-shadow)
- Incluir na empresa: Para usuários removidos ou recém cadastrados sem associação de empresas, existe essa opção. Após executá-la, o usuário fará parte da sua organização, desde que o domínio de seu e-mail esteja associado aquela empresa.
![](/download/attachments/605878142/image2021-7-22_16-1-21.png?version=1&modificationDate=1626980482223&api=v2&effects=drop-shadow)
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Card |
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label | Configurações |
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title | Configurações |
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| Abaixo serão listas algumas opções contidas no painel administrativo.
Expandir |
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| Nessa aba o administrador pode definir como será o padrão de cadastro para novos usuários. ![](/download/attachments/605878142/image2021-7-22_16-13-56.png?version=1&modificationDate=1626981238083&api=v2&effects=drop-shadow)
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Expandir |
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| Aqui serão listados e estarão passíveis de alteração, adição e exclusão todos os domínios associados à sua empresa. ![](/download/attachments/605878142/image2021-7-22_16-15-3.png?version=1&modificationDate=1626981304297&api=v2&effects=drop-shadow)
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Expandir |
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| Por padrão o logotipo da totvs será exibido no canto superior esquerdo do portal e será enviado junto aos e-mails. Caso deseje, o administrador pode alterá-lo de forma a exibir a logo de sua empresa, desde que siga as orientações ali destacadas. ![](/download/attachments/605878142/image2021-7-22_16-24-33.png?version=1&modificationDate=1626981874383&api=v2&effects=drop-shadow)
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Expandir |
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| Por padrão o logotipo da totvs será exibido no canto superior esquerdo do portal e será enviado junto aos e-mails. Caso deseje, o administrador pode alterá-lo de forma a exibir a logo de sua empresa, desde que siga as orientações ali destacadas.
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Expandir |
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title | Integrações: usuário de serviço |
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| Por padrão o logotipo da totvs será exibido no canto superior esquerdo do portal e será enviado junto aos e-mails. Caso deseje, o administrador pode alterá-lo de forma a exibir a logo de sua empresa, desde que siga as orientações ali destacadas.
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Card |
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label | Aplicativo mobile |
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title | Aplicativo mobile |
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| Seguem abaixo outros processos que podem ser acessados e executados na plataforma.
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Card |
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label | Aplicativo Fluig |
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title | Aplicativo Fluig |
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| Deck of Cards |
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| Card |
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default | true |
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label | Acesso à plataforma |
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title | Acesso à plataforma |
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| Ao acessar o aplicativo pelo fluig , serão exibidas as opções de Login e Cadastro.
![](/download/attachments/605878142/image2021-8-27_15-56-4.png?version=1&modificationDate=1633019671723&api=v2&effects=drop-shadow)
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Card |
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label | Cadastro |
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title | Cadastro |
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| O formulário para cadastro será exibido após clicar na opção “Cadastre-se aqui”, abaixo da sessão de login. ![](/download/attachments/605878142/image2021-8-27_15-59-45.png?version=1&modificationDate=1633019671803&api=v2&effects=drop-shadow)
Nesta tela, preencha os campos ali dispostos seguindo as regras abaixo: - Nome Completo: Campo obrigatório;
- CPF: Campo obrigatório. Deverá conter 11 dígitos correspondentes à um CPF válido;
- Cargo: Campo NÃO obrigatório;
- Telefone: Campo NÃO obrigatório;
- E-mail: Campo obrigatório;
Caso seja colaborador de uma empresa licenciada, o e-mail deve corresponder ao e-mail corporativo da empresa (ex: [email protected]); Se for um usuário convidado poderá utilizar qualquer e-mail. - Empresa: Este campo somente será exibido para colaboradores e caso o sistema identifique uma empresa licenciada vinculada ao seu e-mail. Sendo assim, você deverá selecionar uma das empresas.
- Senha: Campo obrigatório. Possui as seguintes regras:
- Deve conter no mínimo 5 cararectes;
- Deve conter pelo menos 1 caracter maiúsculo (A-Z);
- Deve conter pelo menos 1 caracter minúsculo (a-z);
- Deve conter pelo menos 1 dígito (0-9);
- Deve conter pelo menos 1 caracter especial (@#$¨&*);
- Confirme a Senha: Campo obrigatório. Deve ser correspondente ao campo “Senha” digitado anteriormente;
Abaixo um exemplo de cadastro com e-mail corporativo de empresa licenciada:
![](/download/attachments/605878142/image2021-8-27_17-56-1.png?version=1&modificationDate=1633019671870&api=v2&effects=drop-shadow)
Abaixo um exemplo de cadastro de convidado: ![](/download/attachments/605878142/image2021-8-27_18-11-11.png?version=1&modificationDate=1633019671940&api=v2&effects=drop-shadow)
Após preencher os dados de cadastro é necessário ler e concordar com a Política de privacidade e Termo de uso. Para ter acesso à esses documento é só clicar em cima deles e ele abrirá o documento para leitura. ![](/download/attachments/605878142/image2021-8-27_17-9-56.png?version=1&modificationDate=1633019672007&api=v2&effects=drop-shadow)
Ao concordar com os documentos listados acima e se todos os dados estiverem preenchidos corretamente o botão "Cadastrar" será habilitado.
Ao clicar no botão "Cadastrar", uma mensagem será exibida informando que o cadastro foi realizado com sucesso: ![](/download/attachments/605878142/image2021-8-30_14-55-24.png?version=1&modificationDate=1633019672060&api=v2&effects=drop-shadow)
Um e-mail será enviado para a sua caixa de entrada (verifique também na caixa de spam caso não encontre o documento) e você deverá seguir as instruções do e-mail para confirmar seu cadastro. ![](/download/attachments/605878142/image2021-8-27_17-29-11.png?version=1&modificationDate=1633019672133&api=v2)
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Card |
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| Caso você já possua um usuário cadastrado, realize o login. Após preencher o e-mail e senha clique no botão “Entrar”. Obs.: O botão “Entrar” somente será habilitado, após o preenchimento dos campos. ![](/download/attachments/605878142/image2021-8-30_15-3-33.png?version=1&modificationDate=1633019672193&api=v2&effects=drop-shadow)
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Card |
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label | Publicando um documento |
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title | Publicando um documento |
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| Para realizar a publicação de um documento, clique no botão indicado na imagem abaixo. Esse botão encontra-se na tela que é exibida logo após o login. Obs.: Usuários externos não poderão publicar documentos, ficando a cargo apenas dos colaboradores habilitados e vinculados à alguma empresa. ![](/download/attachments/605878142/image2021-8-30_15-36-48.png?version=1&modificationDate=1633019672257&api=v2&effects=drop-shadow)
Ao clicar no botão um modal se abrirá. Ele apresentará dois caminhos para Upload: Arquivos do seu Computador e Arquivos que estão no FLUIG -GED.
Caso escolha Meu computador o modal abaixo se abrirá.
![](/download/attachments/605878142/image2021-8-30_15-58-45.png?version=1&modificationDate=1633019672383&api=v2&effects=drop-shadow) Ao clicar na área vermelha escolha um documento e clique em “Abrir”. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-25-52.png?version=1&modificationDate=1616163953017&api=v2)
Também é possível realizar esse procedimento arrastando um documento para dentro da área vermelha.
Após selecionar o documento clique em "Próxima etapa". Nessa nova tela você irá definir a forma de assinatura, quem serão os assinantes/validadores e a data de expiração caso tenha uma. ![](/download/attachments/605878142/image2021-8-30_16-47-34.png?version=1&modificationDate=1633019672453&api=v2&effects=drop-shadow)
![](/download/attachments/605878142/image2021-9-3_17-18-7.png?version=1&modificationDate=1633019672513&api=v2&effects=drop-shadow)
Selecione os usuários que assinarão o documento como assinante, testemunha ou validador, de acordo com a finalidade pretendida. - Assinantes ou testemunhas: Usuários que assinarão digitalmente via certificado A1 ou eletronicamente através dos dados de usuário (nome, CPF e IP da máquina);
- Validadores: Usuários que irão apenas validar o documento, não participam da assinatura e servem apenas para definir se o documento está “OK”.
- Observadores: Usuários que acompanharam o processo sem nenhuma ação sobre com o documento
![](/download/attachments/605878142/image2021-9-2_18-58-22.png?version=1&modificationDate=1633019672593&api=v2&effects=drop-shadow)
Os e-mails que são listados nesses campos enquanto você começa a digitar correspondem aos usuários que já realizaram acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica. Caso o usuário ainda não tenha cadastro no TOTVS Assinatura Eletrônica ou ainda não realizou o primeiro acesso, basta digitar seu e-mail no campo correspondente e teclar “ENTER” para que ele seja inserido na lista e então você poderá selecioná-lo como um assinante/validador/observador. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-27-49.png?version=1&modificationDate=1616164069500&api=v2) Defina a forma de assinatura que você, como portador do documento, irá escolher para assinar. Caso não participe da assinatura/validação do documento deixe a opção “Desejo assinar o documento e enviar” desmarcada . ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-3_16-59-37.png?version=1&modificationDate=1633019672677&api=v2&effects=drop-shadow)
Caso deseje assinar, assinale a opção ilustrada acima e clique em "Próxima etapa". ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-3_17-11-58.png?version=1&modificationDate=1633019672753&api=v2&effects=drop-shadow)
Na etapa seguinte selecione o tipo de assinatura e concorde com em usar assinaturas e registros eletrônicos. Clique no botão “Assinar documento” . O documento será salvo no TOTVS Assinatura Eletrônica e os destinatários receberão um e-mail solicitando que acessem a ferramenta e realizem a assinatura/validação. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-3_17-15-43.png?version=1&modificationDate=1633019672827&api=v2&effects=drop-shadow)
![](/download/attachments/605878142/image2021-9-3_17-16-32.png?version=1&modificationDate=1633019672900&api=v2&effects=drop-shadow)
Também é possível definir ordenação para as assinaturas (workflow). Basta marcar a opção “Definir Ordem de Assinaturas”. É possível escolher a ordem dos assinantes ou até mesmo definir a ordenação utilizando grupos. No exemplo a seguir o documento seria enviado inicialmente para o Marcos, quando ele assinasse seria disparado o email para o Diego e assim por diante. O Fluxo só continua quando a pessoa atual realiza a assinatura. ![](/download/thumbnails/605878142/image2021-3-19_11-31-17.png?version=1&modificationDate=1616164277710&api=v2)
Para alterar a ordem dos destinatários basta clicar sobre as numerações e arrastar para a posição desejada. Outra forma de ordenação possível é utilizando grupos. Onde definimos um grupo de pessoas para receber o documento primeiro, e após todas elas assinarem o documento é disponibilizado para o grupo dois, e assim sucessivamente. Para criar um grupo clique na numeração de um contato e arraste até a opção “Arraste aqui para criar um grupo” ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-32-1.png?version=1&modificationDate=1616164321683&api=v2)
![](/download/thumbnails/605878142/image2021-3-19_11-32-13.png?version=1&modificationDate=1616164333633&api=v2)
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Card |
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label | Assinando um documento |
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title | Assinando um documento |
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| Para realizar a assinatura de um documento, realize o login e encontre o documento que irá assinar na tela principal. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-34-18.png?version=1&modificationDate=1616164458773&api=v2)
Clique no documento e aguarde seu conteúdo ser carregado. Leie até última página para que o botão “Próxima Etapa” seja habiltado e, em seguida, clique nele para dar prosseguimento ao processo de assinatura. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-34-43.png?version=1&modificationDate=1616164483733&api=v2)
Após clicar no botão “Próxima etapa”, verifique os dados, marque a opção “Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos” e clique no botão “Assinar documento”. O documento será assinado e as informações serão gravadas no documento. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-3_18-45-32.png?version=1&modificationDate=1633019672973&api=v2&effects=drop-shadow)
Após todos os destinatários do documento realizarem suas respectivas ações (assinar, testemunhar ou validar) o documento será finalizado e será enviado um e-mail para todos os destinatários informando a conclusão. ![](/download/thumbnails/605878142/image2021-3-19_11-36-3.png?version=1&modificationDate=1616164563547&api=v2)
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Card |
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label | Rejeitando um documento |
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title | Rejeitando um documento |
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| Clique no documento que deseje rejeitar e em seguida clique no botão ”Próxima etapa” conforme descrito no item 2.7. Logo após, clique no botão “Rejeitar”. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-3_18-53-21.png?version=1&modificationDate=1633019673043&api=v2&effects=drop-shadow)
Uma janela será exibida solicitando que descreva o motivo da rejeição do documento. Preencha esse campo e clique no botão “Rejeitar”. ![](/download/attachments/605878142/image2021-9-3_18-54-2.png?version=1&modificationDate=1633019673123&api=v2&effects=drop-shadow)
Todos os destinatários do documento receberão um email confirmando a rejeição. ![](/download/thumbnails/605878142/image2021-3-19_11-37-24.png?version=1&modificationDate=1616164644370&api=v2)
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Card |
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label | Download de um documento |
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title | Download de um documento |
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| Clique no documento que deseje fazer o download e em seguida clique no ícone “ ” no canto superior direito da tela e selecione uma opção. ![](/download/attachments/605878142/image2021-3-19_11-37-50.png?version=1&modificationDate=1616164670537&api=v2)
![](/download/attachments/605878142/image2021-9-3_19-0-44.png?version=1&modificationDate=1633019673273&api=v2&effects=drop-shadow)
Escolha o tipo de download dentre as seguintes opções: - Manifesto: Documento com o protocolo das assinaturas na última página, em formato PDF;
- Original: Documento original submetido ao TOTVS Assinatura Eletrônica;
- Documento digital: Documento digital para validação no site do governo (https://verificador.iti.gov.br);
- Todos os documentos: Arquivo “zipado” com os dois documentos.
Após clicar em uma da opções o arquivo será baixado. Para o documento “manifesto” a página de protocolo das assinaturas é exibida da seguinte forma: ![](/download/thumbnails/605878142/image2021-3-19_11-38-29.png?version=1&modificationDate=1616164709263&api=v2)
Você pode clicar no link descrito no protocolo ou se preferir utilizar o QRCode para acessar o site “Verificador de Assinaturas”, que irá validar o hash (código único do documento) e identificar os assinantes. ![](/download/thumbnails/605878142/image2021-3-19_11-38-44.png?version=1&modificationDate=1616164724157&api=v2)
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