Projeto: FS008447 (AAAAQX e AAAAR5) – Integrações com Moodle
Nome do cliente: FIEP
Objetivo
Este documento foi elaborada para informar aos multiplicadores e usuários-chave da área Educacional sobre as funcionalidades que possibilitarão a integração do SGE com o Moodle. Também tem como objetivo habilitá-los a usarem as funcionalidades associadas a esses processos no SGE – SISTEMA DE GESTÃO ESCOLAR (TOTVS Educacional), bem como capacitar novos multiplicadores e usuários finais. Para isso, será apresentada uma visão prática do processo e cadastros educacionais, explorando os conceitos utilizados e as funcionalidades do Sistema. O material orienta a execução das atividades para garantir que todo o Processo Educacional mapeado durante o Programa seja contemplado.
Público Alvo
Este manual é destinado aos colaboradores selecionados como multiplicadores e usuários-chave para o Programa SGE.
Metodologia
Este material tem como base a visão prática e completa do Processo Customizado ,da área Educacional utilizando a Integração com o Moodle. A metodologia utilizada tem como ponto de partida o mapeamento completo do respectivo processo, relacionado com as interfaces no Sistema TOTVS Educacional. Sempre que houver alguma atividade a ser realizada no Sistema, as suas funcionalidades e rotinas serão explicadas com detalhe.
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Pré-requisitos Não se aplica. Descrição do processo Este requisito detalha os parâmetros necessários para a Integração de dados entre o TOTVS Educacional (SGE) e o Moodle. Detalhamento do processo A tela de parâmetros estará disponível em TOTVS Educacional | Customizações | Integração Moodle| Parâmetros.
Na Aba Disciplinas- Elegíveis, será exibida uma visão onde o usuário deverá informar a (s) disciplinas Elegíveis ao Portal Oficinas, que deverão ser exportadas para o Moodle para gerando uma sala para cada Oficina. Essa situação é específica para o SESI. Na Aba Modalidades de Cursos, usuário deverá informar a (s) Modalidades de Cursos e quantidade de dias – suspensão de usuário de cada uma, definidos por Coligada, para cortar o acesso do docente/professor ao tentar realizar alterações de notas no Moodle, após o prazo final do lançamento de notas no SGE.
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Pré-requisitos Através do preenchimento do Campo Complementar "Ferramenta AVA" a customização identificará se aquela Matriz Curricular deverá ser exportada para a Ferramenta Moodle ou não. Descrição do processo Detalhamento do processo O campo complementar "Ferramenta AVA" estará visível na Interface nativa de Cadastro de Matriz Curricular em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Matrizes Curriculares | Aba Campos Complementares.
O usuário consigará visualizar, através da visão de cadastro da Matriz Curricular, qual (ou quais) Ferramentas Ava estão associadas a Matriz Curricular. |
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Pré-requisitos Ao incluir ou alterar uma turma/disciplina em uma Turma que o campo Ferramenta Ava estiver informado Moodle, a customização marcará o checkbox "Não enviar ao LMS" automaticamente de Todas as turmas/disciplinas associadas àquela turma. Descrição do processo O campo visão será preenchido automaticamente pela customização de acordo com as novas turmas criadas para aquela Matriz Curricular. Para turmas já existentes na Base de Dados, o usuário será responsável por realizar a manutenção manualmente do campo complementar. Detalhamento do processo O campo de visão será criado na interface nativa de cadastro de turmas no TOTVS Educacional. Que estará disponível em: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Turmas.
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Pré-requisitos Só serão exportadas, Ofertas que atendam as seguintes regras:
Descrição do processo Esse processo deverá ser executado manualmente e será responsável por realizar a exportação dos dados do SGE com as funcionalidades do Moodle, permitindo exportar os dados de Oferta. As Disciplinas da Matriz Curricular do SGE corresponderão ao Curso (Sala) do Moodle e será exportada no momento da criação da oferta. Detalhamento do processo Foi criada uma interface customizada "Exportação de Oferta" para o correto funcionamento da Integração do TOTVS Educacional com o Moodle. |
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Pré-requisitos Descrição do processo Os professores que estiverem associados a uma turma/disciplina (exportada para o Moodle) no TOTVS Educacional serão enviados para o Moodle. Detalhamento do processo O processo de exportação deverá ser executado em: TOTVS Educacional | Customizações | Integração Moodle| Exportação Moodle. Os professores dos tipos Titular, Adjunto e Tutor serão enviados para o Moodle com o papel de Professor não Editor (Conforme definido nos parâmetros da Integração, já descritos anteriormente neste documento). |
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Para suspender os usuários de professores que foram enviados do SGE para o Moodle, para que os mesmos não tenham acesso a plataforma, o usuário terá as seguintes opções:
Suspende o acesso do professor ao Curso/Sala correspondente no Moodle.
Suspende o acesso à todas as salas em que o professor estiver vinculado no Moodle.
Diferente de (Titular, Adjunto ou Tutor), suspende o acesso à todas as salas em que o professor estiver vinculado no Moodle
Suspende o acesso do tipo do professor, que estiver com papel de Professor não Editor, em todas as salas em que o professor estiver vinculado no Moodle. |
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Através do Portal do Professor será possível realizar o acesso ao Moodle, através do menu "Portal Moodle", que estará disponível na visão inicial que o Professor terá ao acessar o Portal Educacional. Ao clicar no link o usuário terá acesso a página do Curso no Moodle na unidade que foi realizado o cadastro.
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Além dos dados do aluno (usuário), serão enviados dados da matrícula (inscrição do aluno no curso, grupo de turma e agrupamento de filial/unidade) para que o mesmo possa ser criado no Moodle. O processo de Exportação de Matrículas irá buscar as matrículas de alunos no SGE que estiverem com
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Cancelamento
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Para os casos de Cancelamento, Trancamento e Transferência Externa de Matrículas, onde o aluno pretende retornar para concluir o mesmo curso na instituição, será necessário realizar a alteração de situação de matrícula do aluno no SGE, por meio do cadastro:
Alunos| Anexos| Matrículas no Período Letivo| Processos| Alterar Situação de Matrícula para o status igual a Matriculado parametrizado aba Status de Matrícula – Matrícula (parâmetros da Integração, já descritos neste documento).
Após alteração é necessário realizar a exportação da Matricula, conforme Fluxo abaixo:
Esse processo será aplicável para alunos que retornam, na mesma matrícula em disciplina, de um status de Inativar Matrícula para um status de Matriculado (abas correspondentes nos parâmetros da integração Moodle). Para esses alunos, não foi feita uma nova matrícula e por isso, é necessário identificar essa alteração no SGE e reativar o acesso do aluno no Moodle, nas salas correspondentes.
Através do novo Portal do Aluno será possível realizar o acesso ao Moodle, através do menu " Portal
Moodle", que estará disponível no menu lateral esquerdo na visão inicial que o Aluno terá ao acessar
o Portal Educacional.
Ao clicar no link o usuário terá acesso a página do Curso no Moodle na unidade que foi realizado o cadastro.
A integração de alteração de matrículas de alunos alteradas, será acionada em alguns momentos:
Alterações no cadastro de Aluno já integrado no Moodle:
Alterações no cadastro de Docente/Professor já integrado no Moodle:
Alterações no cadastro de turma/disciplina já integrada no Moodle:
Após processamento, o Moodle retornará à informação se o registro foi processado com sucesso ou erro, informando a mensagem em caso de erro.
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O objetivo desse Processo é importar para o SGE as notas e avaliações dos alunos, registradas no Moodle.
Será criado um novo parâmetro customizado para execução desse processo, o menu utilizado ficará
disponível em 2 (dois) locais diferentes, no SGE sendo eles:
▪ TOTVS Educacional | Customização | Importação de Notas de Alunos.
Ao executar o processo de forma automática, a customização irá selecionar todas as Turmas/Disciplinas com o Tipo da Turma definido como à distância ou semipresencial, associada a uma Turma com o campo Ferramenta Ava preenchido com Moodle, para o envio de notas ao Moodle, de todos os alunos que estão matriculados nas mesmas.
▪ TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Turma/Disciplina | Processo| Importação de Notas de Alunos.
Ao executar o processo de forma manual, o usuário deverá selecionar a Turma/Disciplina com o Tipo da Turma definido como à distância ou semipresencial, associada a uma Turma com o campo Ferramenta Ava preenchido com Moodle e serão listados todos os alunos, que estão matriculados naquela determinada Turma/Disciplina, ficando a cargo do usuário selecionar um ou vários alunos e confirmar a execução do processo, para o envio de notas ao Moodle.
Em ambos os casos o processo poderá ser executado a qualquer momento pelo usuário, na data do processamento ou agendado conforme recurso nativo de agendamento de job.
O modelo de Etapa de Notas varia de acordo com a modalidade de cada curso e mediação (Presencial, Semipresencial e À distância).
Para os cursos do SESI que não são elegíveis ao Portal Oficinas, assim como os cursos do SENAI, os modelos de etapa de notas e avaliações são cadastrados na Parametrização por Curso. Que estará disponível em:
Totvs Educacional | Currículo e Oferta| Parametrização por Curso | Anexo| Modelo de Etapas da Matriz Aplicada| Etapa de Notas| Modelo de avaliação por curso.
AVALIAÇÕES:
Para o SENAI, os modelos de avaliações por curso não serão cadastrados através do SGE. O cadastro das avaliações será aberto no Moodle para que cada professor/docente possa incluí-las, respeitando regras de apuração de resultados do Rendimento escolar.
Elas serão importadas para as etapas correspondentes no cadastro de cada Turma/Disciplina no SGE, que estará disponível em:
Totvs Educacional | Currículo e Oferta|Turma/Disciplina| Anexo| Etapas| Anexo| Avaliações
De acordo com o manual de processos de rendimento escolar do SENAI, as avaliações das etapas 1 Avaliação da Etapa 1 e 4 Avaliação da Etapa 2 devem ser cadastradas seguindo o padrão:
▪ Os códigos impares de 1 a 29 são reservados para avaliações.
▪ Os códigos pares de 2 a 30 são reservados para as recuperações paralelas.
Essa regra deve ser respeitada no Moodle no momento do cadastro das avaliações, para que o processo de apuração de resultados não seja afetado no SGE.
Para os casos de etapa de Recuperação onde a regra será a mesma do SGE, o Moodle irá criar/enviar as avaliações apenas se o aluno não atingir a média de recuperação.
NOTAS:
O Docente/Professor poderá lançar notas no Moodle manualmente ou poderão ser calculadas automaticamente pelo questionário auto avaliativo.
O usuário deverá realizar o cadastro das Etapas de forma equivalente no Moodle e SGE.
Estrutura SENAI:
Legenda de Avaliações – SENAI Semipresencial
Legenda Avaliações – SENAI Presencial
AVALIAÇÕES:
Para o SESI os modelos de avaliações por curso serão cadastrados através do SGE (padronizadas) e os professores não poderão incluir/excluir avaliações através da plataforma Moodle, eles terão acesso apenas para realizar configurações nas avaliações.
NOTAS:
O Docente/Professor poderá lançar notas no Moodle manualmente ou poderão ser calculadas automaticamente pelo questionário auto avaliativo.
Estrutura SESI:
Legenda Avaliações – SENAI Presencial
Nível de Ensino: Educação Básica - exceto modalidade EJA
Ensino Fundamental – Anos Iniciais (4° e 5°) e Anos Finais (6° a 9° ano)
Novo Ensino Médio
SESI - Modalidade EJA – EAD
SESI - Modalidade EJA – Profissionalizante
Educação de Jovens e Adultos – EaD
Nível de ensino: Educação Continuada
Colégio Sesi - Notas e Faltas
As notas das etapas do tipo: Média da etapa, Média Final, Conselho de Classe e Resultado Final, não serão importadas do Moodle para o SGE, já que não serão lançadas no Moodle. Serão importadas apenas as notas de Etapas mais (Recuperação Final) e Avaliações das Etapas, para serem calculadas e preenchidas automaticamente pelo processo de apuração de resultado final do aluno no TOTVS Educacional.
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Nesta interface o usuário poderá consultar os LOGs das operações de exportação executadas pela integração do TOTVS Educacional com Moodle.
Os históricos das exportações de dados para o Moodle serão registrados e poderão ser visualizadas no menu TOTVS Educacional | Customização | Integração Moodle | Monitor de Log.
Será apresentada ao usuário uma visão com a relação de registros importados e exportados.
Ao acessar o anexo de um registro será possível o usuário visualizar todos os registros relacionados ao cadastro integrado selecionando a opção Item de Log. Estarão disponíveis os seguintes campos:
*Não será possível incluir, editar ou excluir informações através dessa interface.
Os dados informados nesta interface serão armazenados em tabela customizada por coligada.
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O objetivo do Processo de reenvio de dados é permitir o envio para o Moodle dos registros que não foram exportados corretamente. Esse processo poderá ser executado manualmente ou poderá ser agendado, por registro e a integração efetuará a exportação dos registros novamente.
A funcionalidade estará disponível na tela de Monitor de Logs, menu Processos | Reenvio de Log
Ao ser acionado o processo customizado de reenvio de dados a customização tentará realizar novamente o envio das informações ao Moodle, caso consiga o status do registro passará para Sucesso.
O processo de reenvio automático será executado até atingir o número máximo de tentativas parametrizado (Parâmetros da integração – Parâmetros Gerais). Caso o parâmetro esteja vazio a customização não realizará nenhuma tentativa de reenvio automaticamente.
Caso seja atingido o número máximo de tentativas de reenvio e em nenhuma das tentativas tenha retornado sucesso, a customização passará o status do registro para Cancelado, sendo o registro não integrado com o Moodle.
Dependendo do erro ocorrido, o usuário precisará acessar o Monitor de log e analisar os logs, corrigir os registros (caso necessário) e então acionar o processo de reenvio.