O processo poderá ser executado através da visão do cadastro de contrato ou através do menu principal. Acessando pela visão do cadastro de contratos será processado somente o(s) contrato(s) selecionado(s). 
Acessando pelo menu principal a seleção dos contrato será realizada pelo filtro genérico indicado. 
A utilização da opção acima é recomendada nos caso de processamento de um volume maior de contratos, além de permitir que o processo seja agendado, por exemplo, customize filtros que envie somente contratos que ainda não foram assinados.
Veja abaixo o comportamento de cada opção do processo:
| Expandir |
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| Esta opção indica que o documento informado será enviado para o TOTVS Assinatura Eletrônica 
Regras: | Informação |
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| Nome do Documento | Nome do documento que será enviado. Observação: Ao enviar documento o código do contrato será concatenado automaticamente ao nome do documento caso o documento seja enviado para mais de um contrato na mesma execução do processo. Por exemplo, para um contrato de código 1000 para um documento com o nome: Contrato2021 => Será visualizado no TOTVS Assinatura Eletrônica com o nome: Contrato2021_1000 | | Origem | Indica a origem do documento , sendo: - RM Reports => O documento será gerado pelo gerador do RM Reports utilizando o relatório informado.
- Arquivo PDF => Será informado um arquivo em PDF que será o documento enviado.
| | Validadores / Testemunhas | E-mail das pessoas que irão participar do documento como um validador ou testemunha no TOTVS Assinatura Eletrônica. Observação: Caso o responsável pelo e-mail informado não esteja cadastrado no TOTVS Assinatura Eletrônica, o mesmo recebera um e-mail com convite para se cadastrar na plataforma (no cadastro é importante que seja informado o mesmo e-mail indicado no processo). | | Pré-visualização | Quando a origem for "RM Reports" será possível executar uma pré-visualização do documento, porém esta opção funciona somente quando o processo estiver sendo executado pela visão de contratos. |
| Aviso |
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- Para identificar o e-mail do responsável financeiro, primeiro é verificado o responsável financeiro que está cadastrado no contrato do aluno, caso não esteja preenchido, será considerado o responsável financeiro informado no cadastro do aluno.
- O responsável financeiro no TOTVS Educacional é um cliente cadastrado no RM, neste caso é importante que o cadastro do cliente tenha um e-mail válido configurado e que o campo CPF esteja preenchido.
- Serão enviados somente contratos ativos e que opção "Assinado" esteja desmarcada.
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| Expandir |
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| title | Excluir documento com status "Pendente" |
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| Esta opção indica que se o documento estiver com o status "Pendente" será excluído no TOTVS Assinatura Eletrônica | Informações |
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Somente o usuário que enviou o documento é que poderá executar a exclusão no TOTVS Assinatura Eletrônica, ou seja, o mesmo usuário autenticado no TOTVS Assinatura Eletrônica quando o documento foi enviado deverá ser o mesmo usuário autenticado no momento da solicitação da exclusão. |
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| Expandir |
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| title | Atualizar e-mail de assinantes/validadores/testemunhas |
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| Permite atualizar o e-mail de um documento já enviado. Exemplos: - O documento foi enviado para o e-mail do responsável financeiro, porém o e-mail estava errado (neste caso deve corrigir o e-mail no cadastro do cliente).
- Preciso adicionar um novo validador ou testemunha para o documento.
- Preciso trocar o validador ou testemunha.
- Enviei o documento com validador e testemunha, mas não quero mais ter testemunha ou validador (deve deixa o campo sem preencher)
Para todos os cenários citados é necessário fazer os devidos ajustes e executar o processo novamente selecionando esta opção. A partir da versão 12.1.29.287 este item passa a se chamar Reenviar e-mail de assinantes/validadores/testemunhas. | Aviso |
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Vale lembrar que o reenvio das entidades (assinantes/testemunhas/validadores) sobrepõe o que já foi enviado anterior, ou seja, se foi enviado uma testemunha com o e-mail [email protected] e no reenvio enviar [email protected], o [email protected] será removido e [email protected] assumirá o papel de testemunha, o mesmo vale para as outras entidades. |
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| Expandir |
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| title | Conferência da assinatura do(s) documento(s) |
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| Para identificar se o contrato foi assinado é necessário executar o processo selecionando esta opção. Na execução do processo o RM consulta no TOTVS Assinatura Eletrônica se a assinatura do documento foi concluída (finalizado), caso positivo, no contrato do aluno opção "Assinado" é marcada e o campo "Data de assinatura" é preenchido conforme a data de assinatura eletrônica do documento. | Aviso |
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- O documento é considerado como "Finalizado" somente quando todos os envolvidos (assinantes, testemunhas ou validadores) assinarem.
- O documento pode ser rejeitado, neste caso ficara com status "Rejeitado".
- Se apenas alguns envolvidos com o documento assinarem, o documento ficará com o status "Assinado parcialmente"
- Quando um contrato possuir mais de um responsável financeiro todos deverão assinar o documento eletronicamente no TOTVS Assinatura Eletrônica, para este cenário será considerada como data de assinatura do contrato a data da última assinatura.
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