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Nas abas abaixo pode-se é possível conferir qual o fluxo principal (mais comum) existente no sistema, que vai desde o Cadastro até a finalização de um Documento.

Caso você já possua um usuário cadastrado, realize o login. Após preencher o e-mail e senha clique no botão “Entrar”.

Obs.: O botão “Entrar” somente será habilitado, após o preenchimento dos campos.

Caso seja necessário alterar a senha ou por motivo de esquecimento, clique na opção “Esqueceu a senha?” presente na tela de login.

Será exibido um campo para você informar o seu e-mail:

Informe o e-mail e clique no botão "Enviar".

Um e-mail será enviado para a sua caixa de entrada (verifique também na caixa de spam caso não encontre o documento) e você deverá clicar no link do e-mail para redefinir sua senha.

Informe os dados da nova senha nos campos que serão exibidos e clique no botão "Atualizar".

No canto esquerdo do Totvs Assinatura Eletrônica existe a opção "Usuários". Neste menu é possível gerenciar os usuários de determinado domínio/empresa.

• Filtrar: Essa opção permite realizar filtros para encontrar um usuário específico: 

• + Criar usuário: Usuários administradores podem criar outros usuários. Com essa opção um novo usuário pode ser criado diretamente dentro do Totvs Assinatura Eletrônica. Após a criação o novo usuário receberá um e-mail para definir a sua senha:

• Editar: Usuários administradores também podem editar outros usuários, retificando permissões e alguns campos de cadastros como: Nome, Telefone e Cargo.

Alguns campos do perfil podem ser modificados, para isso basta o usuário acessar "Editar Perfil".

Para realizar a publicação do documento que será assinado, clique no botão "+ Novo Documento" na tela que é exibida logo após o login. Caso o colaborador tenha selecionado a empresa licenciada no momento do cadastro, é necessário aguardar para que a empresa habilite o vínculo dela ao seu usuário para que seja possível publicar documentos, caso contrário o botão não será exibido.

Obs.: Usuários externos não poderão publicar documentos, ficando a cargo apenas dos colaboradores com empresa vinculada, publicarem os documentos.

Escolha um documento e clique em “Abrir”.

Também é possível realizar esse procedimento arrastando um documento para dentro do site.

Após selecionar o documento você irá definir a forma de assinatura e quem serão os assinantes/validadores.

Selecione os usuários que assinarão o documento como assinante, testemunha ou validador, de acordo com a finalidade pretendida.

• Assinantes ou testemunhas: Usuários que assinarão digitalmente via certificado A1 ou eletronicamente através dos dados de usuário (nome, CPF e IP da máquina);
• Validadores: Usuários que irão apenas validar o documento, não participam da assinatura e servem apenas para definir se o documento está “OK”.

Os e-mails listados nesses campos correspondem aos usuários que já realizaram acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica. Caso o usuário ainda não tenha cadastro no TOTVS Assinatura Eletrônica ou ainda não realizou o primeiro acesso, basta digitar seu e-mail no campo correspondente e teclar “ENTER” para que ele seja inserido como um assinante/validador.

Defina a forma de assinatura que você, como portador do documento, irá escolher para assinar. Caso não participe da assinatura/validação do documento deixe a opção “Desejo assinar o documento e enviar” desmarcada .

Clique no botão “Assinar documento” . O documento será salvo no TOTVS Assinatura Eletrônica e os destinatários receberão um e-mail solicitando que acessem a ferramenta e realizem a assinatura/validação.

Também é possível definir ordenação para as assinaturas (workflow). Basta marcar a opção “Definir Ordem de Assinaturas”. É possível escolher a ordem dos assinantes ou até mesmo definir a ordenação utilizando grupos. No exemplo a seguir o documento seria enviado inicialmente para o Marcos, quando ele assinasse seria disparado o email para o Diego e assim por diante. O Fluxo só continua quando a pessoa atual realiza a assinatura.

Para alterar a ordem dos destinatários basta clicar sobre as numerações e arrastar para a posição desejada.

Outra forma de ordenação possível é utilizando grupos. Onde definimos um grupo de pessoas para receber o documento primeiro, e após todas elas assinarem o documento é disponibilizado para o grupo dois, e assim sucessivamente. Para criar um grupo clique na numeração de um contato e arraste até a opção “Arraste aqui para criar um grupo”

Um documento já publicado, poderá ser excluído pelo responsável pela publicação a qualquer momento, desde que o documento ainda não tenha sido assinado por todos os assinantes, ou seja, o documento não deverá estar com o status “finalizado”.

Clique no documento que deseje excluir e em seguida clique no ícone “ ” no canto superior direito da tela e selecione a opção “Excluir documento”.

Logo após, clique no botão “Excluir” para confirmar a exclusão do documento do TOTVS Assinatura Eletrônica.

Todos os destinatários do documento receberão um e-mail confirmando a exclusão do documento.

Para realizar a assinatura de um documento, realize o login e encontre o documento que irá assinar na tela principal.

Clique no documento e aguarde seu conteúdo ser carregado. Leie até última página para que o botão “Próxima Etapa” seja habiltado e, em seguida, clique nele para dar prosseguimento ao processo de assinatura.

Após clicar no botão “Próxima etapa”, será exibido os campos para informar os dados de assinatura.

Para assinar digitalmente selecione a opção “Assinar digitalmente”. Com essa opção a assinatura será digital através de um certificado A1 válido. Selecione o certificado e insira o PIN correspondente à ele.

Se preferir você pode optar por assinar o documento eletronicamente clicando na opção “Assinar Eletronicamente”. Os campos “Certificado” e “PIN” ficarão desabilitados e a assinatura será realizada a partir dos seus dados de usuário (nome, CPF e IP da máquina).

Marque a opção “Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos” e clique no botão “Assinar documento”. O documento será assinado, as informações serão gravadas no documento conforme a opção de assinatura escolhida.

Após todos os destinatários do documento realizarem suas respectivas ações (assinar, testemunhar ou validar) o documento será finalizado e será enviado um e-mail para todos os destinatários informando a conclusão.

Clique no documento que deseje rejeitar e em seguida clique no botão ”Próxima etapa” conforme descrito no item 2.7. Logo após, clique no botão “Rejeitar”.

Uma janela será exibida solicitando que descreva o motivo da rejeição do documento. Preencha esse campo e clique no botão “Rejeitar”.

Todos os destinatários do documento receberão um email confirmando a rejeição.

Clique no documento que deseje fazer o download e em seguida clique no ícone “ ” no canto superior direito da tela e selecione uma opção.

Escolha o tipo de download dentre as seguintes opções:       

• Manifesto: Documento com o protocolo das assinaturas na última página, em formato PDF;
• Original: Documento original submetido ao TOTVS Assinatura Eletrônica;
• Documento digital: Documento digital para validação no site do governo (https://verificador.iti.gov.br);
• Todos os documentos: Arquivo “zipado” com os dois documentos.

Após clicar em uma da opções o arquivo será baixado. Para o documento “manifesto” a página de protocolo das assinaturas é exibida da seguinte forma:

Você pode clicar no link descrito no protocolo ou se preferir utilizar o QRCode para acessar o site “Verificador de Assinaturas”, que irá validar o hash (código único do documento) e identificar os assinantes.

O TOTVS Assinatura Eletrônica também permite adicionar um ou mais anexos à um determinado documento. Para isso, clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Anexos” no canto superior direito da tela. Logo após, clique no botão “Procure em seu computador” ou arraste o arquivo desejado até a área tracejada.

Uma lista contendo o(s) anexo(s) é exibida sendo possível excluir ou fazer download do arquivo.

É possível também, adicionar novos assinantes à um documento já publicado. Para isso, clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Destinatários” no canto superior direito da tela. Logo após, informe os novos destinatários e selecione o respectivo papel de acordo com a finalidade pretendida. Por fim, clique no botão “Adicionar destinatário(s)”.

Um e-mail será enviado ao(s) assinantes(s) e o documento ficará pendente de sua assinatura.

Você também poderá excluir os assinantes de um documento já publicado. Para isso o usuário deverá ser o responsável pela publicação do documento e, só poderá ser excluído, o assinante que ainda não realizou a assinatura, caso contrário, essa opção não será exibida.

Clique no documento em questão e em seguida clique na opção “Informações” no canto superior direito da tela. Logo abaixo será listado os respectivos destinatários do documento. Clique no ícone “ ” para excluir um determinado destinatário.

Uma janela será exibida solicitando a confirmação da exclusão. Clique no botão “excluir”.

Após a exclusão, o usuário será removido da lista de assinante daquele documento.

Logo após o login, é exibida a tela principal do TOTVS Assinatura Eletrônica. Nela são exibidos todos os documentos designados para você. Selecionando um ou mais documentos que se encontram abaixo do agrupamento “Todos” e clicando na caixa do lado direito do card. Obs: O agrupamento “Pendentes comigo” não oferece esse recurso.

E será exibido a opção de criar pastas e mover documentos:

Clique nela e caso queira criar uma pasta selecione a opção Nova Pasta.

Preencha o nome da pasta e clique em Criar.

Caso queira criar uma subpasta, realize o mesmo processo. Porém selecione a pasta pai no campo “Organizar Pasta em:”. Para criar a estrutura a seguinte estrutura de pastas “CONTRATOS/RH”, crie uma pasta chamada contratos e em seguida crie uma subpasta chamada RH seguindo o exemplo abaixo.

Para mover os arquivos para as pastas basta selecionar os arquivos desejados, abaixo do agrupamento “Todos”, clicar no símbolo de mover e escolher para qual pasta serão movidos.

Na tela principal do TOTVS Assinatura Eletrônica. Nela, é apresentado os documentos que estão aguardando a sua assinatura.

Caso queira visualizar documentos já assinados por você, filtrar pelo status ou encontrar um documento específico, utilize os recursos descritos abaixo:

• Campos de pesquisa: Campos para realizar a pesquisa do documento. É possível filtrar por “todos” ou “Pendentes comigo” e informar a descrição do documento no campo “pesquise pela descrição”;
• Situação do documento: Opção para filtrar pela situação do documento, sendo “Pendentes”, “Finalizados”, “Rejeitados” ou “Rascunhos” ;

• Paginação dos documento: Caso exista vários documentos, a lista de documentos será paginada. Você poderá navegar entre as páginas clicando nesse campo;

• Botão Detalhar nos cards documentos [...]: Utilizado para exibir as informações dos destinatários, status de assinaturas e anexos;

• Visualização das pastas, subpastas e seus arquivos: Clique no menu lateral pastas e elas serão exibidas no meio do site.

Clicando na pasta Clientes, será exibida as suas subpastas e os seus arquivos.