ÍNDICE

1. Visão Geral
2. Definição do Ciclo
3. Estrutura
4. Configuração | Etapas
5. Configuração | Respostas
6. Configuração | Notificações
7. Configuração | E-mails
8. Configuração | Matriz de colegiado
9. Formulário
10. Etapas
11. Conferência do ciclo de avaliação
12. Edição do ciclo de avaliação em andamento

01. VISÃO GERAL

A criação do Ciclo de Avaliação deve ser realizada pelo Analista de RH da organização.
Na página inicial do Ciclo de Avaliação é possível visualizar os ciclos em rascunho, em andamento e concluídos, bem como criar um novo ciclo de avaliações. 
O processo de configuração do novo ciclo segue as etapas que descrevemos a seguir.

02. DEFINIÇÃO DO CICLO

Nessa etapa deve ser definido o nome e o período do Ciclo de Avaliação.

IMPORTANTE!

• Todos os campos são de preenchimento obrigatório.
• A data do fim do ciclo não pode ser anterior a data de início do ciclo.
• A data de início não pode ser inferior a data atual.
• O período do ciclo de avaliação não pode ter interseção com outro período.

03. ESTRUTURA

Nessa etapa deve ser definida a estrutura de participantes do Ciclo de Avaliação. São disponibilizados quatro formas para a montagem da estrutura: Importação de arquivo, Inserção manual, Integração com ERPs e Importar estrutura de ciclos anteriores.

- Importação de arquivo: Com apenas o preenchimento de um arquivo (layout-participants.csv) é possível importar os dados dos participantes do ciclo de avaliação, e se necessário pode-se ajustar algumas informações manualmente.

IMPORTANTE!

• Dados do arquivo de importação: Identificador do participante, Nome, Grupo de Cargo, Cargo, Nível do Cargo, E-mail, Departamento, Unidade, Data de admissão, Data do último aumento, Data de nascimento, Identificador do participante chefe, Tipo de participante e Permite sugestão de pares.
• Os seguintes dados são obrigatórios: Identificador do participante, Nome, E-mail e Tipo de participante.
• O Identificador do participante chefe provido para o participante deve constar na mesma planilha de importação.
• Os tipos de participantes válidos: 1 - Empregado, 2 - Cliente e 3 - Externo.
• Possibilidade de excluir todos os participantes importados.
• Qualquer erro no arquivo de importação, será gerado um log para facilitar a correção pelo usuário.
• Na coluna "Permite sugestão de pares" deve preencher os valores "Sim" ou "Não". Para o "Sim" o participante poderá sugerir pares e poderá participar de uma avaliação de pares. Caso não tenha nenhum valor nesta coluna será considerado que o participante pode participar da sugestão e avaliação de pares.

- Inserção manual: É possível inserir manualmente a estrutura de participantes do ciclo de avaliação, caso o mesmo esteja no status "rascunho" ou "em andamento".

IMPORTANTE!

• Nessa tela é possível localizar, criar/editar o participante que será avaliado.
• Nessa tela é possível localizar, criar/editar o participante que será o avaliador.
• E selecionando o participante avaliado e avaliador, é possível realizar o vínculo entre eles.
• Os dados editados do participante são válidos tanto para os ciclos de avaliação em rascunho quanto em andamento.
• No ciclo em andamento, caso a alteração seja feita depois do início da etapa de avaliação ou após seu fim, não gera o formulário de perguntas considerando as alterações realizadas.
• No caso de inclusão de novo participante, é possível incluir informações como: Identificador do Participante, Nome, Data de nascimento, E-mail, Cargo, Nível do Cargo, Departamento, Unidade, Data de admissão, Data do último aumento e Permite sugestão de pares.
• Apenas os campos Data de nascimento, Unidade e Data do último aumento são opcionais, os demais campos, o preenchimento é obrigatório.
• É possível inserir participantes após o fim da etapa de avaliação, mas nenhuma avaliação será gerada.

- Integração com ERPs: É possível inserir a estrutura de participantes integrando com ERPs existentes.

- Outra versão (Importar estrutura de ciclos anteriores): É possível selecionar o ciclo que deseja que seja considerado para a importação da estrutura de participantes.

Visualizar/Editar Estrutura

Após a importação ou inserção manual da estrutura de participantes, é possível buscar/ordenar os participantes pelo Nome, Cargo, Nível do Cargo e/ou Departamento. A tela ainda oferece a possibilidade de ver detalhes dos avaliados e ainda adicionar/remover avaliados.

Observação: Caso seja removido um participante que for "chefe", apenas ele será removido e os seus avaliados permanecerão na estrutura.

Substituir Avaliador

Após a importação ou inserção manual da estrutura de participantes, é possível substituir um avaliador. 

Observação: Um avaliador não pode ser substituído por ele mesmo. Caso o participante que for substituir o avaliador, seja avaliado dele, a substituição será feita para os demais participantes e este permanecerá com o mesmo avaliador.

Alterar Avaliador

Na etapa de avaliação, é possível realizar a alteração do avaliador por meio de edição

• Quando alterado na etapa de avaliação, as avaliações geradas para o antigo avaliador, devem ser apagadas e avaliações novas são criadas para o novo avaliador.
• Não sofrerão alterações os formulários de auto-avaliação e avaliação de pares.
• Se o avaliador seja alterado após a etapa de avaliação, as avaliações salvas não serão apagadas.

Definir Responsável

Após a finalização da etapa de Avaliação do líder, a opção de Definir Responsável é exibida para cada participante, na estrutura.
Quando essa atribuição é feita, é possível:

• É possível transferir um único participante para outro responsável ou transferir um time por completo.
• O novo responsável visualiza a avaliação que o líder respondeu sobre o participante.
• O novo responsável deve realizar o feedback do participante e visualiza um feedback já realizado.
• O antigo líder do participante transferido deixa de visualizar a avaliação respondida sobre ele, assim como, não visualiza mais o participante em seu time.
• O antigo líder não tem acesso a realizar o feedback de um participante transferido, assim como, não visualiza o feedback que o novo responsável realizou.

04. CONFIGURAÇÃO | ETAPAS

Nessa etapa deve ser definido dois parâmetros referente a etapa de Seleção de Pares.

• Quantidade máxima que um participante pode sugerir (incluindo aprovados pelo avaliador) - Valores de 1 a 50.
• Quantidade máxima que um participante pode ser indicado - Valores de 1 a 50, sendo que o default é 5.

E também um parâmetro que define que o ciclo de avaliação terá autoavaliação. Caso este parâmetro esteja marcado, ao colocar o ciclo de avaliação em andamento e este tiver a etapa de Avaliações configurada, serão geradas as autoavaliações.

• Não permitir a autoavaliação/Permitir a autoavaliação

O parâmetro a seguir, quando habilitado, gera uma avaliação para o liderado avaliar o seu líder.

• Permitir avaliação do time sobre o líder

05. CONFIGURAÇÃO | RESPOSTAS

Nessa etapa deve ser definido o formato de respostas e as opções de respostas disponíveis para o Ciclo de Avaliação. Para cada resposta deve ser definido um número correspondente que vai influenciar no cálculo final da nota da avaliação.

IMPORTANTE!

• É obrigatório ter no mínimo duas respostas definidas e todas as opções de resposta devem ter um número correspondente (obrigatório). O número correspondente pode ser fracionado, mas não pode ser negativo.
• O número (peso) relacionado a cada resposta deve estar entre 1 e 999.
• Possibilidade de ordenar as respostas criadas.

06. CONFIGURAÇÃO | NOTIFICAÇÕES

Nessa etapa deve ser definido uma ou mais notificações, por e-mail ou notificação dentro do ciclo de avaliação, para avisar aos participantes sobre os prazos de encerramento das etapas do Ciclo de Avaliação.

IMPORTANTE!

• Essas notificações podem ser parametrizadas de 1 a 15 dias antes do prazo de encerramento das etapas do Ciclo de Avaliação.

07. CONFIGURAÇÃO | E-MAILS

Nessa etapa deve ser definido um ou mais modelos de e-mail que serão enviados aos participantes, notificando sobre as etapas do Ciclo de Avaliação. 

IMPORTANTE!

• Possibilidade de incluir uma imagem no texto do e-mail.
• A data para envio deve ser maior ou igual a data do início do ciclo.

08. CONFIGURAÇÃO | MATRIZ DE COLEGIADO

Nessa etapa devem ser preenchidas as informações da matriz, tais como: Eixos, quadrantes e definições de matriz e curva.

A aba de Matriz de colegiado possui três abas verticais, sendo:

• Quadrantes e eixos

           Onde são definidos os quadrantes e eixos, bem como definição dos nomes e médias dos eixos

• Definição da Matriz

           Nessa aba é realizada a configuração dos quadrantes (podendo definir o nome do quadrante e a descrição do respectivo) e os intervalos dos eixos da matriz com valores máximos e mínimos.

•  Definição da curva

            Na aba de curva serão definidas as curvas da matriz, podendo cadastrar até 5 quadrantes por linha, cada linha possui um peso em porcentagem(%), devendo totalizar 100% ao final de todas as definições de curva.

IMPORTANTE!

• O nome e a descrição dos quadrantes, na definição da matriz, são de preenchimento obrigatório, assim como a definição das curvas.
• É obrigatório que um dos eixos seja de Média ponderada de competências.
• Quando a matriz estiver configurada para calcular o eixo de Resultado qualitativo, o cadastro de uma competência qualitativa será obrigatório.
• Quando o eixo de Resultado qualitativo não for calculado, o sistema assumirá o resultado zero para este eixo (para mais detalhes veja aqui o Exemplo D do cálculo, considerando apenas um eixo da matriz);
• O preenchimento da curva e da sua porcentagem é obrigatória para conclusão do ciclo.
• Todas as linhas que possuírem peso devem ter pelo menos um quadrante cadastrado.
• A definição da curva não pode ter mais linhas que a quantidade de quadrantes (Ex.: Matriz 3x3, a definição de curvas só pode ter 9 linhas).

09. FORMULÁRIO

COMPETÊNCIAS

Nessa etapa devem ser definidas todas as competências que se deseja avaliar no Ciclo de Avaliação. Pode-se criar uma nova competência ou considerar uma competência importada do ciclo anterior.

IMPORTANTE!

• Pode ser configurada uma ou mais perguntas para cada competência.
• As competências podem ser associadas ao Grupo de Cargo, Cargo, Nível do Cargo ou Departamento do avaliado. É obrigatório selecionar pelo menos uma das opções para realizar a vinculação da competência. 
• Permite definir se a competência terá ou não o campo de justificativa.
• Permite definir se a competência é um "resultado qualitativo". Neste caso deve ser bloqueado os campos de peso e de associação da competência.
• Permite definir se a competência é "visível apenas para gestor". Neste caso a competência aparece somente no formulário de avaliação de líder.
• O peso definido para cada tipo de avaliação vai influenciar no cálculo final da nota da avaliação. O peso deve estar entre 1 e 100% e é permitido até 2 casas decimais.
• Os tipos de avaliação são: autoavaliação, avaliação sobre o líder, avaliação sobre o liderado e avaliação de pares.
• Após o cadastramento de 11 competências, o botão "Carregar mais registros" é exibido, para visualização das próximas 10 competências.

PESO DO FORMULÁRIO

Se na etapa anterior foi realizado associações de competências ao Grupo de Cargo, nessa etapa podem ser definidos os pesos para cada tipo de avaliação (autoavaliação, avaliação sobre o líder, avaliação sobre o liderado e avaliação de pares), O peso para cada tipo de avaliação pode ser diferente, desde que a soma de todos os tipos seja igual a 100%.

QUESTÕES ABERTAS

Nessa etapa devem ser definidas todas as questões abertas que se deseja para o Ciclo de Avaliação. 

IMPORTANTE!

• As questões abertas podem ou não ser obrigatórias.
• Permite definir questões abertas com no máximo 500 caracteres.
• Após o cadastramento de 11 questões abertas, o botão "Carregar mais registros" é exibido, para visualização das próximas 10 questões.

VISUALIZAR AVALIAÇÃO

Aqui é possível conferir a visualização da avaliação, levando em conta o mapeamento de competências realizado e o cadastro de questões abertas, além das opções de respostas definidas nas configurações. A visualização pode ser por Grupo de Cargo, Cargo, Nível de Cargo ou Departamento, podendo combinar as opções para visualizar a avaliação de acordo com todas as associações.

10. ETAPAS

Neste passo devem ser criadas todas as etapas do Ciclo de Avaliação. 

IMPORTANTE!

• Tipos da etapa: Seleção de Pares, Avaliação, Avaliação do líder, Comitê, Feedback, Plano de Desenvolvimento e Resultado. Não é obrigatório o uso de todas as etapas no Ciclo de Avaliação, mas a ordem das etapas tem que ser respeitada.
• Todos os campos são de preenchimento obrigatório.
• A data fim da etapa não pode ser anterior a data início da etapa.
• O período definido para uma etapa não pode ter interseção com outra etapa, exceto para as etapas de Avaliação/Avaliação do Líder, Feedback/PDI e PDI/Resultado.
• É obrigatório a definição de ao menos uma etapa no ciclo de avaliação.

11. CONFERÊNCIA DO CICLO DE AVALIAÇÃO

Neste passo há validações com relação a montagem do ciclo de avaliação. São elas:

• O ciclo de avaliação deve possuir uma descrição e ter data de início e fim.
• Deve existir uma estrutura de participantes, no mínimo um avaliador e um avaliado.
• Deve ser configurado pelo menos duas opções de respostas.
• Deve ter no mínimo uma competência com um comportamento cadastrado, além da associação dessa competência ao Cargo, Grupo de Cargo, Nível de Cargo e/ou Departamento.
• Deve ser configurado pelo menos uma etapa para o ciclo de avaliação.

IMPORTANTE!

• Não será possível finalizar a montagem do ciclo de avaliação, caso alguma validação não seja atendida. 
• O ciclo de avaliação na sua montagem recebe o status de "rascunho" e após todas as validações atendidas, o ciclo de avaliação é finalizado e o status passa a ser "em andamento".

12. EDIÇÃO DO CICLO EM ANDAMENTO

Assim como a criação, o Analista de RH da organização pode fazer algumas alterações nos ciclos com status "Em andamento", tais como: nome do ciclo, período do ciclo, nome, data e descrição das etapas.

IMPORTANTE!

• A data de início do ciclo somente pode ser alterada se este não estiver iniciado, ou seja, se a data de início for maior que o dia atual então a data pode ser alterada.
• Quando a data de início é postergada, é preciso atenção na data de envio do email e nas datas das etapas.
• As etapas que já estiverem iniciadas, ou concluídas, podem ser editadas.
• As demais configurações do ciclo, Estrutura, Configurações de etapas, Configurações de respostas, Configurações de email, Competências e Questões abertas não podem ser alteradas.