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ÍNDICE

  1. Visão Geral
  2. Definição do Ciclo
  3. Estrutura
  4. Configuração | Etapas
  5. Configuração | Respostas
  6. Configuração | Notificações
  7. Configuração | E-mails
  8. Configuração | Matriz D&P
  9. Formulário
  10. Etapas
  11. Conferência do ciclo de avaliação


01. VISÃO GERAL

A criação do Ciclo de Avaliação deve ser realizada pelo Analista de RH da organização.
Na página inicial do Ciclo de Avaliação é possível visualizar os ciclos em rascunho, em andamento e concluídos, bem como criar um novo ciclo de avaliações. 
O processo de configuração do novo ciclo segue as etapas que descrevemos a seguir.

02. DEFINIÇÃO DO CICLO

Nessa etapa deve ser definido o nome e o período do Ciclo de Avaliação.

IMPORTANTE!

  • Todos os campos são de preenchimento obrigatório.
  • A data do fim do ciclo não pode ser anterior a data de início do ciclo.
  • A data de início não pode ser inferior a data atual.
  • O período do ciclo de avaliação não pode ter interseção com outro período.

03. ESTRUTURA

Nessa etapa deve ser definida a estrutura de participantes do Ciclo de Avaliação. São disponibilizados quatro formas para a montagem da estrutura: Importação de arquivo, Inserção manual, Integração com ERPs e Importar estrutura de ciclos anteriores.

- Importação de arquivo: Com apenas o preenchimento de um arquivo (layout-participants.csv) é possível importar os dados dos participantes do ciclo de avaliação, e se necessário pode-se ajustar algumas informações manualmente.

IMPORTANTE!

  • Dados do arquivo de importação: Identificador do participante, Nome, Grupo de Cargo, Cargo, Nível do Cargo, E-mail, Departamento, Unidade, Data de admissão, Data do último aumento, Data de nascimento, Identificador do participante chefe, Tipo de participante e Permite sugestão de pares.
  • Os seguintes dados são obrigatórios: Identificador do participante, Nome, E-mail e Tipo de participante.
  • O Identificador do participante chefe provido para o participante deve constar na mesma planilha de importação.
  • Os tipos de participantes válidos: 1 - Empregado, 2 - Cliente e 3 - Externo.
  • Possibilidade de excluir todos os participantes importados.
  • Qualquer erro no arquivo de importação, será gerado um log para facilitar a correção pelo usuário.
  • Na coluna "Permite sugestão de pares" deve preencher os valores "Sim" ou "Não". Para o "Sim" o participante poderá sugerir pares e poderá participar de uma avaliação de pares. Caso não tenha nenhum valor nesta coluna será considerado que o participante pode participar da sugestão e avaliação de pares.

...

- Inserção manual: É possível inserir manualmente a estrutura de participantes do ciclo de avaliação, caso o mesmo esteja no status "rascunho" ou "em andamento".

IMPORTANTE!

  • Nessa tela é possível localizar, criar/editar o participante que será avaliado.
  • Nessa tela é possível localizar, criar/editar o participante que será o avaliador.
  • E selecionando o participante avaliado e avaliador, é possível realizar o vínculo entre eles.
  • Os dados editados do participante são válidos tanto para os ciclos de avaliação em rascunho quanto em andamento.
  • No ciclo em andamento, caso a alteração seja feita depois do início da etapa de avaliação ou após seu fim, não gera o formulário de perguntas considerando as alterações realizadas.
  • No caso de inclusão de novo participante, é possível incluir informações como: Identificador do Participante, Nome, Data de nascimento, E-mail, Cargo, Nível do Cargo, Departamento, Unidade, Data de admissão, Data do último aumento e Permite sugestão de pares.
  • Apenas os campos Data de nascimento, Unidade e Data do último aumento são opcionais, os demais campos, o preenchimento é obrigatório.
  • É possível inserir participantes após o fim da etapa de avaliação, mas nenhuma avaliação será gerada.

...

  • É possível transferir um único participante para outro responsável ou transferir um time por completo.
  • O novo responsável visualiza a avaliação que o líder respondeu sobre o participante.
  • O novo responsável deve realizar o feedback do participante e visualiza um feedback já realizado.
  • O antigo líder do participante transferido deixa de visualizar a avaliação respondida sobre ele, assim como, não visualiza mais o participante em seu time.
  • O antigo líder não tem acesso a realizar o feedback de um participante transferido, assim como, não visualiza o feedback que o novo responsável realizou.

04. CONFIGURAÇÃO | ETAPAS

Nessa etapa deve ser definido dois parâmetros referente a etapa de Seleção de Pares.

...

  • Permitir avaliação do time sobre o líder

05. CONFIGURAÇÃO | RESPOSTAS

Nessa etapa deve ser definido o formato de respostas e as opções de respostas disponíveis para o Ciclo de Avaliação. Para cada resposta deve ser definido um número correspondente que vai influenciar no cálculo final da nota da avaliação.

IMPORTANTE!

  • É obrigatório ter no mínimo duas respostas definidas e todas as opções de resposta devem ter um número correspondente (obrigatório). O número correspondente pode ser fracionado, mas não pode ser negativo.
  • O número (peso) relacionado a cada resposta deve estar entre 1 e 999.
  • Possibilidade de ordenar as respostas criadas.

06. CONFIGURAÇÃO | NOTIFICAÇÕES

Nessa etapa deve ser definido uma ou mais notificações, por e-mail ou notificação dentro do ciclo de avaliação, para avisar aos participantes sobre os prazos de encerramento das etapas do Ciclo de Avaliação.

IMPORTANTE!

  • Essas notificações podem ser parametrizadas de 1 a 15 dias antes do prazo de encerramento das etapas do Ciclo de Avaliação.

07. CONFIGURAÇÃO | E-MAILS

Nessa etapa deve ser definido um ou mais modelos de e-mail que serão enviados aos participantes, notificando sobre as etapas do Ciclo de Avaliação. 


IMPORTANTE!

  • Possibilidade de incluir uma imagem no texto do e-mail.
  • A data para envio deve ser maior ou igual a data do início do ciclo.

08. CONFIGURAÇÃO | MATRIZ DE COLEGIADO

Nessa etapa devem ser preenchidas as informações da matriz, tais como: Eixos, quadrantes e definições de matriz e curva.

A aba de Matriz de colegiado possui três abas verticais, sendo:

...

            Na aba de curva serão definidas as curvas da matriz, podendo cadastrar até 5 quadrantes por linha, cada linha possui um peso em porcentagem(%), devendo totalizar 100% ao final de todas as definições de curva.

IMPORTANTE!

  • O nome e a descrição dos quadrantes, na definição da matriz, são de preenchimento obrigatório, assim como a definição das curvas.
  • O preenchimento da curva e da sua porcentagem é obrigatória para conclusão do ciclo.
  • Todas as linhas que possuírem peso devem ter pelo menos um quadrante cadastrado.
  • A definição da curva não pode ter mais linhas que a quantidade de quadrantes (Ex.: Matriz 3x3, a definição de curvas só pode ter 9 linhas).

09. FORMULÁRIO

COMPETÊNCIAS

Nessa etapa devem ser definidas todas as competências que se deseja avaliar no Ciclo de Avaliação. Pode-se criar uma nova competência ou considerar uma competência importada do ciclo anterior.

IMPORTANTE!

  • Pode ser configurada uma ou mais perguntas para cada competência.
  • As competências podem ser associadas ao Grupo de Cargo, Cargo, Nível do Cargo ou Departamento do avaliado. É obrigatório selecionar pelo menos uma das opções para realizar a vinculação da competência. 
  • Permite definir se a competência terá ou não o campo de justificativa.
  • Permite definir se a competência é um "resultado qualitativo". Neste caso deve ser bloqueado os campos de peso e de associação da competência.
  • Permite definir se a competência é "visível apenas para gestor". Neste caso a competência aparece somente no formulário de avaliação de líder.
  • O peso definido para cada tipo de avaliação vai influenciar no cálculo final da nota da avaliação. O peso deve estar entre 1 e 100% e é permitido até 2 casas decimais.
  • Os tipos de avaliação são: autoavaliação, avaliação sobre o líder, avaliação sobre o liderado e avaliação de pares.
  • Após o cadastramento de 11 competências, o botão "Carregar mais registros" é exibido, para visualização das próximas 10 competências.

...

Nessa etapa devem ser definidas todas as questões abertas que se deseja para o Ciclo de Avaliação. 

IMPORTANTE!

  • As questões abertas podem ou não ser obrigatórias.
  • Permite definir questões abertas com no máximo 500 caracteres.
  • Após o cadastramento de 11 questões abertas, o botão "Carregar mais registros" é exibido, para visualização das próximas 10 questões.

...

Aqui é possível conferir a visualização da avaliação, levando em conta o mapeamento de competências realizado e o cadastro de questões abertas, além das opções de respostas definidas nas configurações. A visualização pode ser por Grupo de Cargo, Cargo, Nível de Cargo ou Departamento, podendo combinar as opções para visualizar a avaliação de acordo com todas as associações.

10. ETAPAS

Neste passo devem ser criadas todas as etapas do Ciclo de Avaliação. 

IMPORTANTE!

  • Tipos da etapa: Seleção de Pares, Avaliação, Avaliação do líder, Comitê, Feedback, Plano de Desenvolvimento e Resultado. Não é obrigatório o uso de todas as etapas no Ciclo de Avaliação, mas a ordem das etapas tem que ser respeitada.
  • Todos os campos são de preenchimento obrigatório.
  • A data fim da etapa não pode ser anterior a data início da etapa.
  • O período definido para uma etapa não pode ter interseção com outra etapa, exceto para as etapas de Avaliação/Avaliação do Líder, Feedback/PDI e PDI/Resultado.
  • É obrigatório a definição de ao menos uma etapa no ciclo de avaliação.

11. CONFERÊNCIA DO CICLO DE AVALIAÇÃO

Neste passo há validações com relação a montagem do ciclo de avaliação. São elas:

  • O ciclo de avaliação deve possuir uma descrição e ter data de início e fim.
  • Deve existir uma estrutura de participantes, no mínimo um avaliador e um avaliado.
  • Deve ser configurado pelo menos duas opções de respostas.
  • Deve ter no mínimo uma competência com um comportamento cadastrado, além da associação dessa competência ao Cargo, Grupo de Cargo, Nível de Cargo e/ou Departamento.
  • Deve ser configurado pelo menos uma etapa para o ciclo de avaliação.

IMPORTANTE!

  • Não será possível finalizar a montagem do ciclo de avaliação, caso alguma validação não seja atendida. 
  • O ciclo de avaliação na sua montagem recebe o status de "rascunho" e após todas as validações atendidas, o ciclo de avaliação é finalizado e o status passa a ser "em andamento".