ÍNDICE
- Visão Geral
- Definição do Ciclo
- Estrutura
- Configuração | Etapas
- Configuração | Respostas
- Configuração | Notificações
- Configuração | E-mails
- Configuração | Matriz D&P
- Formulário
- Etapas
- Conferência do ciclo de avaliação
01. VISÃO GERAL
A criação do Ciclo de Avaliação deve ser realizada pelo Analista de RH da organização.
Na página inicial do Ciclo de Avaliação é possível visualizar os ciclos em rascunho, em andamento e concluídos, bem como criar um novo ciclo de avaliações.
O processo de configuração do novo ciclo segue as etapas que descrevemos a seguir.
02. DEFINIÇÃO DO CICLO
Nessa etapa deve ser definido o nome e o período do Ciclo de Avaliação.
IMPORTANTE!
- Todos os campos são de preenchimento obrigatório.
- A data do fim do ciclo não pode ser anterior a data de início do ciclo.
- A data de início não pode ser inferior a data atual.
- O período do ciclo de avaliação não pode ter interseção com outro período.
03. ESTRUTURA
Nessa etapa deve ser definida a estrutura de participantes do Ciclo de Avaliação. São disponibilizados quatro formas para a montagem da estrutura: Importação de arquivo, Inserção manual, Integração com ERPs e Importar estrutura de ciclos anteriores.
- Importação de arquivo: Com apenas o preenchimento de um arquivo (layout-participants.csv) é possível importar os dados dos participantes do ciclo de avaliação, e se necessário pode-se ajustar algumas informações manualmente.
IMPORTANTE!
- Dados do arquivo de importação: Identificador do participante, Nome, Grupo de Cargo, Cargo, Nível do Cargo, E-mail, Departamento, Unidade, Data de admissão, Data do último aumento, Data de nascimento, Identificador do participante chefe, Tipo de participante e Permite sugestão de pares.
- Os seguintes dados são obrigatórios: Identificador do participante, Nome, E-mail e Tipo de participante.
- O Identificador do participante chefe provido para o participante deve constar na mesma planilha de importação.
- Os tipos de participantes válidos: 1 - Empregado, 2 - Cliente e 3 - Externo.
- Possibilidade de excluir todos os participantes importados.
- Qualquer erro no arquivo de importação, será gerado um log para facilitar a correção pelo usuário.
- Na coluna "Permite sugestão de pares" deve preencher os valores "Sim" ou "Não". Para o "Sim" o participante poderá sugerir pares e poderá participar de uma avaliação de pares. Caso não tenha nenhum valor nesta coluna será considerado que o participante pode participar da sugestão e avaliação de pares.
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- Inserção manual: É possível inserir manualmente a estrutura de participantes do ciclo de avaliação, caso o mesmo esteja no status "rascunho" ou "em andamento".
IMPORTANTE!
- Nessa tela é possível localizar, criar/editar o participante que será avaliado.
- Nessa tela é possível localizar, criar/editar o participante que será o avaliador.
- E selecionando o participante avaliado e avaliador, é possível realizar o vínculo entre eles.
- Os dados editados do participante são válidos tanto para os ciclos de avaliação em rascunho quanto em andamento.
- No ciclo em andamento, caso a alteração seja feita depois do início da etapa de avaliação ou após seu fim, não gera o formulário de perguntas considerando as alterações realizadas.
- No caso de inclusão de novo participante, é possível incluir informações como: Identificador do Participante, Nome, Data de nascimento, E-mail, Cargo, Nível do Cargo, Departamento, Unidade, Data de admissão, Data do último aumento e Permite sugestão de pares.
- Apenas os campos Data de nascimento, Unidade e Data do último aumento são opcionais, os demais campos, o preenchimento é obrigatório.
- É possível inserir participantes após o fim da etapa de avaliação, mas nenhuma avaliação será gerada.
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- É possível transferir um único participante para outro responsável ou transferir um time por completo.
- O novo responsável visualiza a avaliação que o líder respondeu sobre o participante.
- O novo responsável deve realizar o feedback do participante e visualiza um feedback já realizado.
- O antigo líder do participante transferido deixa de visualizar a avaliação respondida sobre ele, assim como, não visualiza mais o participante em seu time.
- O antigo líder não tem acesso a realizar o feedback de um participante transferido, assim como, não visualiza o feedback que o novo responsável realizou.
04. CONFIGURAÇÃO | ETAPAS
Nessa etapa deve ser definido dois parâmetros referente a etapa de Seleção de Pares.
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- Permitir avaliação do time sobre o líder
05. CONFIGURAÇÃO | RESPOSTAS
Nessa etapa deve ser definido o formato de respostas e as opções de respostas disponíveis para o Ciclo de Avaliação. Para cada resposta deve ser definido um número correspondente que vai influenciar no cálculo final da nota da avaliação.
IMPORTANTE!
- É obrigatório ter no mínimo duas respostas definidas e todas as opções de resposta devem ter um número correspondente (obrigatório). O número correspondente pode ser fracionado, mas não pode ser negativo.
- O número (peso) relacionado a cada resposta deve estar entre 1 e 999.
- Possibilidade de ordenar as respostas criadas.
06. CONFIGURAÇÃO | NOTIFICAÇÕES
Nessa etapa deve ser definido uma ou mais notificações, por e-mail ou notificação dentro do ciclo de avaliação, para avisar aos participantes sobre os prazos de encerramento das etapas do Ciclo de Avaliação.
IMPORTANTE!
- Essas notificações podem ser parametrizadas de 1 a 15 dias antes do prazo de encerramento das etapas do Ciclo de Avaliação.
07. CONFIGURAÇÃO | E-MAILS
Nessa etapa deve ser definido um ou mais modelos de e-mail que serão enviados aos participantes, notificando sobre as etapas do Ciclo de Avaliação.
IMPORTANTE!
- Possibilidade de incluir uma imagem no texto do e-mail.
- A data para envio deve ser maior ou igual a data do início do ciclo.
08. CONFIGURAÇÃO | MATRIZ DE COLEGIADO
Nessa etapa devem ser preenchidas as informações da matriz, tais como: Eixos, quadrantes e definições de matriz e curva.
A aba de Matriz de colegiado possui três abas verticais, sendo:
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Na aba de curva serão definidas as curvas da matriz, podendo cadastrar até 5 quadrantes por linha, cada linha possui um peso em porcentagem(%), devendo totalizar 100% ao final de todas as definições de curva.
IMPORTANTE!
- O nome e a descrição dos quadrantes, na definição da matriz, são de preenchimento obrigatório, assim como a definição das curvas.
- O preenchimento da curva e da sua porcentagem é obrigatória para conclusão do ciclo.
- Todas as linhas que possuírem peso devem ter pelo menos um quadrante cadastrado.
- A definição da curva não pode ter mais linhas que a quantidade de quadrantes (Ex.: Matriz 3x3, a definição de curvas só pode ter 9 linhas).
COMPETÊNCIAS
Nessa etapa devem ser definidas todas as competências que se deseja avaliar no Ciclo de Avaliação. Pode-se criar uma nova competência ou considerar uma competência importada do ciclo anterior.
IMPORTANTE!
- Pode ser configurada uma ou mais perguntas para cada competência.
- As competências podem ser associadas ao Grupo de Cargo, Cargo, Nível do Cargo ou Departamento do avaliado. É obrigatório selecionar pelo menos uma das opções para realizar a vinculação da competência.
- Permite definir se a competência terá ou não o campo de justificativa.
- Permite definir se a competência é um "resultado qualitativo". Neste caso deve ser bloqueado os campos de peso e de associação da competência.
- Permite definir se a competência é "visível apenas para gestor". Neste caso a competência aparece somente no formulário de avaliação de líder.
- O peso definido para cada tipo de avaliação vai influenciar no cálculo final da nota da avaliação. O peso deve estar entre 1 e 100% e é permitido até 2 casas decimais.
- Os tipos de avaliação são: autoavaliação, avaliação sobre o líder, avaliação sobre o liderado e avaliação de pares.
- Após o cadastramento de 11 competências, o botão "Carregar mais registros" é exibido, para visualização das próximas 10 competências.
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Nessa etapa devem ser definidas todas as questões abertas que se deseja para o Ciclo de Avaliação.
IMPORTANTE!
- As questões abertas podem ou não ser obrigatórias.
- Permite definir questões abertas com no máximo 500 caracteres.
- Após o cadastramento de 11 questões abertas, o botão "Carregar mais registros" é exibido, para visualização das próximas 10 questões.
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Aqui é possível conferir a visualização da avaliação, levando em conta o mapeamento de competências realizado e o cadastro de questões abertas, além das opções de respostas definidas nas configurações. A visualização pode ser por Grupo de Cargo, Cargo, Nível de Cargo ou Departamento, podendo combinar as opções para visualizar a avaliação de acordo com todas as associações.
10. ETAPAS
Neste passo devem ser criadas todas as etapas do Ciclo de Avaliação.
IMPORTANTE!
- Tipos da etapa: Seleção de Pares, Avaliação, Avaliação do líder, Comitê, Feedback, Plano de Desenvolvimento e Resultado. Não é obrigatório o uso de todas as etapas no Ciclo de Avaliação, mas a ordem das etapas tem que ser respeitada.
- Todos os campos são de preenchimento obrigatório.
- A data fim da etapa não pode ser anterior a data início da etapa.
- O período definido para uma etapa não pode ter interseção com outra etapa, exceto para as etapas de Avaliação/Avaliação do Líder, Feedback/PDI e PDI/Resultado.
- É obrigatório a definição de ao menos uma etapa no ciclo de avaliação.
11. CONFERÊNCIA DO CICLO DE AVALIAÇÃO
Neste passo há validações com relação a montagem do ciclo de avaliação. São elas:
- O ciclo de avaliação deve possuir uma descrição e ter data de início e fim.
- Deve existir uma estrutura de participantes, no mínimo um avaliador e um avaliado.
- Deve ser configurado pelo menos duas opções de respostas.
- Deve ter no mínimo uma competência com um comportamento cadastrado, além da associação dessa competência ao Cargo, Grupo de Cargo, Nível de Cargo e/ou Departamento.
- Deve ser configurado pelo menos uma etapa para o ciclo de avaliação.
IMPORTANTE!
- Não será possível finalizar a montagem do ciclo de avaliação, caso alguma validação não seja atendida.
- O ciclo de avaliação na sua montagem recebe o status de "rascunho" e após todas as validações atendidas, o ciclo de avaliação é finalizado e o status passa a ser "em andamento".