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Os pagamentos a Maior do que os valores devidos ou a Menor ocorrem com frequência e merecem um tratamento diferenciado, abaixo será explicado como parametrizar e qual o processo seguir:

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title	Parametrização do sistema

Deck of Cards

id	VrOpcional/Integração

Card

id	Valores Opcionais
label	Valores Opcionais

Antes de parametrizar o TOTVS Educacional, como o sistema trabalha com campos de Valores Opcionais, primeiramente é necessário criar no TOTVS Gestão Financeira para a correta utilização e armazenamento dos valores pagos a maior e a menor e também os campos que serão utilizados no aproveitamento dos valores da Conta Corrente.

Obs: o mesmo pode ser acessado em: Educacional | Integração | Financeiro | Contas a Receber (TOTVS Financeira) | Valores Opcionais

Crie os quatro campos de Valores Opcionais conforme o exemplo a seguir:

1: Pgto a Maior                              com a Ação : Acrescentar
2: Pgto a Menor                             com a Ação : Descontar
3: Acrescenta no líquido                com a Ação : Acrescentar
4: Desconta no líquido com a Ação : Descontar

Em seguida, agora no TOTVS Educacional, acesse os parâmetros referentes à Cobrança Retroativa, que até a versão 12.1.19 estão todos disponíveis no menu Ambiente | Parâmetros | Educacional | Integração | Financeiro | Educacional | Cobrança retroativa e associe os “Valores Opcionais” criados anteriormente no TOTVS Financeira da seguinte forma:

Em Pagamento a maior : Informe o Valor Opcional criado no TOTVS Gestão Financeira ( ex: Pgto a Maior )

Em Pagamento a menor : Informe o Valor Opcional criado no TOTVS Gestão Financeira ( ex: Pgto a Menor )

Em Valor opcional de desconto : Informe o Valor Opcional criado no TOTVS Gestão Financeira ( ex: Desconta no Líquido ).

Em Valor opcional de acréscimo : Informe o Valor Opcional criado no TOTVS Gestão Financeira ( ex: Acrescenta no Líquido ).

Ainda no TOTVS Educacional, defina como os valores existentes na Conta Corrente do aluno deverão ser aproveitados, escolhendo entre as duas opções seguintes:

Não efetuar operação: Marcando esta opção, os valores existentes na Conta Corrente do aluno serão aproveitados somente com a execução manual do processo ‘Aproveitar valores em conta corrente’ que ao ser executado irá gerar novos lançamentos financeiros a Pagar, provenientes dos aproveitamentos dos valores de Créditos, ou lançamentos a Receber, provenientes dos aproveitamentos dos valores de Débitos. O processo ‘Aproveitar valores em conta corrente’ pode ser acionado dentro do anexo de Conta Corrente existente no cadastro do Aluno ou através do menu Financeiro/Contábil | Assistentes.

- Efetuar operação com valor total na próxima mensalidade: Marcando esta opção, ao gerar a próxima parcela o sistema utilizará os valores da Conta Corrente acrescentando (caso exista Débito) ou diminuindo (caso exista Crédito) o valor do lançamento financeiro da próxima parcela gerada. O sistema sempre aproveitará o valor máximo possível na geração da parcela e, caso ainda fique um saldo na Conta Corrente, este valor será aproveitado na geração da próxima parcela e assim sucessivamente. Os valores de Crédito aproveitados da Conta Corrente serão registrados no lançamento financeiro no campo de Valor Opcional definido em ‘Valor opcional de desconto’. Os valores de Débito aproveitados da Conta Corrente serão registrados no lançamento financeiro no campo de Valor Opcional definido em ‘Valor opcional de acréscimo’.

- Valor mínimo
Campo de preenchimento opcional, indica o valor mínimo ser descontado ou acrescentado nas próximas parcelas. Se indicado, o sistema somente aproveitará os valores da Conta Corrente se o montante for no mínimo o valor indicado.

Card

id	Valores de Integração
label	Valores de Integração

Antes de parametrizar o TOTVS Educacional, como o sistema trabalha com campos de Valores Integração, primeiramente é necessário criar no TOTVS Gestão Financeira para a correta utilização e armazenamento dos valores pagos a maior e a menor e também os campos que serão utilizados no aproveitamento dos valores da Conta Corrente.

Acesse os parâmetros do TOTVS Financeira no caminho BackOffice | Gestão Financeira | Ambiente | Cadastro | Valores Integração

Crie os quatro campos de Valores Integração conforme o exemplo a seguir:

1: Pgto a Maior com a Ação : Acrescentar

2: Pgto a Menor com a Ação : Descontar

3: Acrescenta no líquido com a Ação : Acrescentar

4: Desconta no líquido com a Ação : Descontar

Em Pagamento a maior (Vr. Integração) : Informe o Valor de Integração criado no TOTVS Gestão Financeira (ex: Pgto a Maior)

Em Pagamento a menor (Vr. Integração) : Informe o Valor de Integração criado no TOTVS Gestão Financeira (ex: Pgto a Menor)

Em Valor Integração de desconto : Informe o Valor de Integração criado no TOTVS Gestão Financeira (ex: Desconta no Líquido).

Em Valor Integração de acréscimo : Informe o Valor de Integração criado no TOTVS Gestão Financeira (ex: Acrescenta no Líquido).

Ainda no TOTVS Educacional, defina como os valores existentes na Conta Corrente do aluno deverão ser aproveitados, escolhendo entre as duas opções seguintes:

- Não efetuar operação: Marcando esta opção, os valores existentes na Conta Corrente do aluno serão aproveitados somente com a execução manual do processo ‘Aproveitar valores em conta corrente’ que ao ser executado irá gerar novos lançamentos financeiros a Pagar, provenientes dos aproveitamentos dos valores de Créditos, ou lançamentos a Receber, provenientes dos aproveitamentos dos valores de Débitos. O processo ‘Aproveitar valores em conta corrente’ pode ser acionado dentro do anexo de Conta Corrente existente no cadastro do Aluno ou através do menu Financeiro/Contábil | Assistentes.

- Efetuar operação com valor total na próxima mensalidade: Marcando esta opção, ao gerar a próxima parcela o sistema utilizará os valores da Conta Corrente acrescentando (caso exista Débito) ou diminuindo (caso exista Crédito) o valor do lançamento financeiro da próxima parcela gerada. O sistema sempre aproveitará o valor máximo possível na geração da parcela e, caso ainda fique um saldo na Conta Corrente, este valor será aproveitado na geração da próxima parcela e assim sucessivamente. Os valores de Crédito aproveitados da Conta Corrente serão registrados no lançamento financeiro no campo de Valor Opcional definido em ‘Valor opcional de desconto’. Os valores de Débito aproveitados da Conta Corrente serão registrados no lançamento financeiro no campo de Valor Opcional definido em ‘Valor opcional de acréscimo’.

- Valor mínimo
Campo de preenchimento opcional, indica o valor mínimo ser descontado ou acrescentado nas próximas parcelas. Se indicado, o sistema somente aproveitará os valores da Conta Corrente se o montante for no mínimo o valor indicado.

Card

id	Cadastro do Cliente/Fornecedor
label	Cadastro do Cliente/Fornecedor

Acesse: Cadastros / Clientes Fornecedores
Verifique se o “Cliente/ Fornecedores” está habilitado tanto para pagar como para receber.

Selecione o “Cliente /Fornecedor” ( Editar em seguida )

Marque a opção em Classificação: “AMBOS”

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title	Débitos e Créditos na Conta Corrente

A conta corrente do aluno pode ser atualizada de duas maneiras:

No momento da baixa, registrando pagamentos efetuados a Maior ou a Menor que os valores devidos
Na inclusão ou exclusão de Bolsas Retroativas aplicadas em lançamentos já baixados.

Aqui vamos explicar o processo do momento da baixa de um lançamento.

Como exemplo iremos mostrar a atualização da Conta Corrente do aluno através de uma das atividades muito frequentes nas instituições de ensino que é o recebimento a maior ou a menor que o valor devido.

- Lançamento da parcela 1 do aluno já gerado e incluído no TOTVS Gestão Financeira no valor de R$ 1.000,00.

- No TOTVS Gestão Financeira, vamos realizar a baixa deste lançamento onde o aluno vai pagar um valor Menor que o valor devido, somente R$ 800,00:

Selecione o lançamento do aluno no valor de R$ 1.000,00 (=1) e execute a baixa.
No campo ‘Pgto a Menor’ parametrizado anteriormente, indique R$ 200,00 (=2), assim o sistema atualizará automaticamente o ‘Valor da Baixa’ para R$ 800,00 (=3).

- O valor pago a menor foi lançando automaticamente como Débito na Conta Corrente do aluno.
Para visualizar, acesse no TOTVS Educacional o cadastro do Aluno | Anexos | Conta Corrente do aluno:

O processo acima é o mesmo para pagamento a maior, mas no pagamento a maior na conta corrente do aluno teremos uma linha com Natureza : C (crédito)

Aviso
No TOTVS Gestão Financeira ao cancelar a baixa do lançamento que teve pagamento a maior ou menor e consequentemente a originou a conta corrente, o sistema irá remover da conta corrente os valores relativos ao débito ou crédito correspondente a baixa.

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title	Como aproveitar os valores da Conta Corrente do Aluno

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title	Gerando a próxima mensalidade:

Como o sistema já foi parametrizado anteriormente para permitir aproveitar os valores na próxima mensalidade, vamos então gerar a próxima mensalidade do aluno.

- Acesse o cadastro do aluno, selecione a próxima parcela e execute o processo ‘Gerar lançamentos’:

- Ao final do processo, acesse novamente o TOTVS Gestão Financeira e edite o lançamento gerado.
Na aba Valores | Adicionais. Repare que o valor da Conta Corrente foi aproveitado no lançamento financeiro através do campo ‘Acrescenta no líquido’ parametrizado anteriormente.

Observação:

Como neste exemplo o aluno possuía um Débito na Conta Corrente proveniente de um pagamento efetuado a menor, ao gerar a próxima parcela, este valor foi aproveitado através do campo ‘Acrescenta no líquido’, aumentado assim o valor líquido do lançamento.
Se o valor da Conta Corrente do aluno fosse um Crédito, referente, por exemplo, a um pagamento feito a maior, ao gerar a próxima parcela, este valor seria aproveitado através do campo ‘Desconta no líquido’, diminuindo assim o valor líquido do lançamento.

- Repare que a Conta Corrente do aluno foi automaticamente atualizada, sendo retirado o valor aproveitado no lançamento financeiro anterior. Neste caso a Conta Corrente do aluno voltou a ficar zerada.

- Se a baixa deste lançamento financeiro for realizada, repare que o valor ‘Original’ continua os mesmos R$ 1.000,00 (=1) e que o campo ‘Acrescenta no líquido’ é preenchido automaticamente com o valor aproveitado da Conta Corrrente R$ 200,00 (=2), refletindo automaticamete no ‘Valor da Baixa’ deste lançamento = R$ 1.200,00 (=3).

Aviso

Os lançamentos do TOTVS Gestão Financeiro:

Que aproveitaram valores da conta corrente do aluno e foram excluídos na ordem do aproveitamento, o sistema voltara para a conta corrente o valor com uma linha correspondendo ao crédito ou debito.
Ex: Conta Corrente de R$400, aproveitou crédito na parcela 2 á 5 de R$100, ao excluir os lançamentos na seguinte ordem parcela 5,4 e 3 o sistema manterá uma linha correspondente ao saldo no valor de R$300.
Que aproveitaram a conta corrente do aluno e foram excluídos independente da ordem do aproveitamento (de forma aleatória), o sistema voltara para a conta corrente uma linha separada correspondendo ao crédito ou debito referente ao cancelamento de cada lançamento.
Ex: Conta Corrente de R$400, aproveitou crédito na parcela 2 á 5 de R$100, ao excluir os lançamentos da parcela 2 e 3 o sistema criará duas linhas na conta corrente no valor de R$100 cada.

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title	Executando o processo ‘Aproveitar valores em conta corrente’

Considere para o exemplo a seguir que o aluno possui um Crédito na sua Conta Corrente, proveniente de um pagamento anterior, efetuado a maior. O lançamento financeiro era de R$ 1.000,00 mas o aluno pagou R$ 100,00 a mais, ficando então com este valor pago a maior registrado como crédito na sua Conta Corrente.

- Vamos aproveitar o valor existente na Conta Corrente do aluno executando o processo ‘Aproveitar valores em conta corrente’. Este processo cria automaticamente lançamentos financeiros com os valores aproveitas.

Se o valor aproveitado da Conta Corrente for um Débito, o sistema incluirá uma nova parcela do contrato do aluno com o seu respectivo lançamento financeiro para o aluno pagar futuramente o seu boleto quitando assim o seu débito.
Se o valor aproveitado da Conta Corrente for um for um Crédito, o sistema não criará vínculo com o contrato do aluno, pois neste caso incluirá somente o lançamento financeiro para pagar ao aluno o valor que este efetuou a maior. Neste caso específico, o responsável financeiro do aluno precisa ser também um ‘Cliente’ para que o sistema consiga incluir um lançamento do tipo a pagar para o aluno.

- Primeiramente certifique-se de que o responsável financeiro do aluno está classificado como ‘Ambos’ indicando estar habilitado tanto para pagar (Cliente) como para receber (Fornecedor). No TOTVS Gestão Financeira, edite o cadastro de cliente/fornecedor e certifique-se.

- Volte ao TOTVS Educacional, acesse o cadastro do Aluno e em Anexo a sua Conta Corrente. Em seguida execute o processo ‘Aproveitar valores em conta corrente’.

- No TOTVS Gestão Financeira, o lançamento financeiro do tipo a pagar foi incluído para o responsável do aluno no valor aproveitado da Conta Corrente R$ 100,00 e, neste caso, este lançamento não possuirá vínculo com nenhum contrato.

- Pronto, no final do processo, o sistema irá atualizar automaticamente a Conta Corrente do aluno, excluindo o valor aproveitado. Neste caso a Conta Corrente do aluno voltou a ficar zerada.

Veja Também

Ajuste de Pagamento a Maior e a Menor em Valor de Integração do Educacional

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