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Hablando de publicación múltiple...
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La publicación múltiple es un recurso que permite publicar varios documentos y/o carpetas a la vez. Funciona a partir de la publicación de un archivo (.zip) ZIP o drag-and-drop que contiene carpetas o documentos para ser publicados.
Además, puede usar un archivo descriptor. Este archivo contiene información que se utilizará en la publicación y esta se reutilizará para todos los documentos. Esta información puede ser:
• Nombre del archivo (campo obligatorio).
• Descripción.
• Palabra clave.
• Comentarios adicionales.
• Autor.
• Descripción de la versión o revisión.
• Fecha de vencimiento.
Puede obtener información sobre cómo crear y utilizar el archivo descriptor en Publicar directorios en la publicación múltiple.
Cuando la carpeta tiene aprobadores, solamente los archivos publicados directamente en la carpeta serán enviados para aprobación. Las subcarpetas y sus archivos no son enviados para aprobación, siguiendo el mismo concepto de una publicación común con aprobadores.
Dica | ||
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Para grandes volúmenes de documentos, le recomendamos el uso de la técnica de taxonomía de documentos, que le ayudará a organizar y ordenar correctamente los archivos. Para obtener más detalles, consulte la página Taxonomía de documentos. |
Efectuar la publicación múltiple sin archivo descriptor
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01. Navegue hasta la ubicación donde se creará la carpeta.
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El archivo comprimido debe contener menos de 600 archivos, de lo contrario, no se efectuará el upload de los documentos. También debe respetar el límite de tamaño establecido en el campo "Tamaño máximo de upload por la web", del recurso Parámetros en el Panel de control. |
05. Active el ícono Descomprimir que aparece junto al nombre del archivo seleccionado para exhibir su contenido.
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09. Incluya las informaciones de todos los documentos que se están publicando.
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La información solicitada es: Comentario Tags Descripción versión/revisión Versión/revisión Control de versión
Crear versión/revisión obligatoria ¿El documento caduca? Período de notificación de caducidad Válido desde Válido hasta Tipo de documento Asunto Tipo de ícono Autor Idioma ¿Notificar? ¿Permite download e impresión? ¿Actualiza propiedades de copia controlada? ¿Utiliza visualizador interno? |
10. Active Próximo.
11. Defina los criterios para la seguridad de los documentos que están siendo publicados.
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Puede obtener más información a cerca del procedimiento en Definir criterios de seguridad para carpeta o para documento. |
12. Active Guardar.
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Una vez guardada, se publicará la estructura de directorios en la plataforma. |
Efectuar publicación múltiple con archivo descriptor
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01. Navegue hasta la ubicación donde se creará la carpeta.
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El archivo comprimido debe contener menos de 600 archivos, de lo contrario, no se efectuará el upload de los documentos. También debe respetar el límite de tamaño establecido en el campo Tamaño máximo de upload por la web, del recurso recurso Parámetros en el Panel de control. |
05. Active el ícono Descomprimir que aparece junto al nombre del archivo seleccionado para mostrar su contenido.
06. En la columna Principal, marcar los archivos que deben considerarse en la publicación.
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07. En la columna Descriptor, seleccione el archivo que es descriptor para la publicación múltiple. Vea el paso a paso
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Para saber cómo crear el archivo descriptor, consulte el paso Crear archivo descriptor. |
08. Defina el resto de la información solicitada.
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10. Relacione la información definida en el archivo descriptor con la información solicitada para publicar documentos. Ver la imagen
11. Active Próximo.
12. Defina el resto de la información solicitada.
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Como se está usando un archivo descriptor, solo es posible configurar las informaciones que no se hayan definido en el archivo. Además, estas informaciones tendrán validez en todos los documentos que se publiquen. Los detalles de los campos se pueden consultar en el punto Efectuar la publicación múltiple sin archivo sin archivo descriptor. |
13. Active Próximo.
14. Defina los criterios criterios para la seguridad de los documentos que están siendo publicados.
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Es posible obtener más informaciones acerca del procedimiento en Definir criterios de seguridad para la carpeta o el para documento. |
15. Active Guardar.
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Una vez guardada, se publicará la estructura de directorios en la plataforma. |
Crear archivo descriptor
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El archivo descriptor se utiliza para que se puedan publicar varios documentos y que cada archivo tenga sus propiedades específicas. Este archivo se debe crear en un editor de texto de su elección y, al momento de guardar, debe contener la extensión DAT (por ejemplo, descriptor.dat). Ver la imagen
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