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Introdução
A conciliação de recebimentos com cartão visa verificar se a transação realizada via cartão foi paga pela operadora e compensar o extrato gerado por esse recebimento no momento da efetiva entrada do valor na conta corrente da empresa. Para realizar esse processo, o sistema irá confrontar os dados relacionados a baixa pelo meio de pagamento cartão contidas no TOTVS Gestão Financeira com o extrato eletrônico disponibilizado pelas operadoras de cartão.
- Permite a realização da conciliação financeira de forma automatizada
- Maior agilidade e eficiência operacional.
Parametrização do processo de conciliação
No parametrizador do Totvs Gestão Financeira em Contas a Receber | Baixas | Cartão de Crédito/Débito, deverá ser configurada a conta/caixa de depósito do valor recebido da operadora, bem como o diretório dos arquivos de conciliação.
Baixa de lançamentos com meio de pagamento cartão. No caso de baixas realizadas através do Portal Educacional ou do TEF pelo módulo de caixa, as informações necessárias para a conciliação serão gravadas automaticamente pelo próprio sistema. Para as baixas manuais com esses meios de pagamento, o usuário deverá informar alguns dados necessários para a conciliação:
- Bandeira do cartão;
- NSU (número sequencial único gerado no PDV ou POS);
- Código da autorização;
- Número da parcela.
Essas informações serão armazenadas nos extratos gerados nas respectivas baixas. A baixa com o meio de pagamento cartão deverá ser realizada em uma conta/caixa específica para esse meio de pagamento para que seja transferida durante o processo de conciliação para a conta/caixa onde o valor foi efetivamente recebido.
Interface da conciliação
Disponível em Movimentações Bancárias | Cartão de Crédito/Débito | Conciliação.
Nesta visão serão exibidas todas as conciliações existentes da coligada, permitindo o uso de filtros para seleção. Vinculadas a esta tela existe o anexo com as operações de venda e os processo de importação de conciliação, conciliação automática, conciliação manual e desfazer conciliação.
Tabelas envolvidas:
FCONCILCARTAO: Conciliação de operações de vendas com cartão de crédito
FCONCILIACAOGRPOPER: Resumo de Operações de venda
Importação dos dados para Conciliação
CyberSource: O processo de conciliação irá tratar os arquivos de Extrato de Transação, Extrato Financeiro, Extrato de Ajuste e Extrato de Antecipação, que é disponibilizado pelo Nexxera.
Extrato de Transação: Extrato de cartões onde são demonstradas todas as vendas efetuadas pelo estabelecimento e enviadas à Nexxera no log de vendas, em uma determinada data de referência.
Extrato Financeiro: Extrato de cartões onde são demonstradas todas as confirmações de pagamentos, referente a vendas já capturadas e demonstradas anteriormente pelas administradoras, para todos os estabelecimentos de um determinado grupo, em uma determinada data de referência.
Extrato de Ajuste: Extrato de cartões onde são demonstradas todas as ocorrências de ajustes realizados pelas administradoras, sendo estes referentes a vendas ou não, para todos os estabelecimentos de um determinado grupo, em uma determinada data de referência.
Extrato de Antecipação: Extrato de cartões onde são demonstradas todas as vendas efetuadas pelo estabelecimento e enviadas à Nexxera no log de vendas, em uma determinada data de referência. Para operadoras que trabalham com conceito de Resumo de Vendas, o registro é referente a liquidação antecipada do resumo ou parcela de resumo. Para operadoras que não trabalham com conceito de resumo, o registro será referente a venda antecipada, ou parcela de venda antecipada.
Os arquivos são gerados no formato CSV, e os campos devem ser separados por vírgula (","). Pode ser usado a integração com o SkylineWS disponibilizado pela Nexxera para fazer o download automático dos arquivos de conciliação.
Em relação ao conteúdo, o arquivo é formado pelos registros:
- 00 - Header de Grupo
- 02 - Header de Adquirente
- 04 - Header de Estabelecimento
- 10 - Detalhe de antecipação de recebíveis
- 11 - Detalhe de parcela de venda ou da parcela creditada/paga
- 12 - Detalhe de ajustes/ocorrências
- 96 - Trailer de Estabelecimento
- 98 - Trailer de Adquirente
- 99 - Trailer de Grupo
Importante:
Em Perfil | Acesso a Menus, será listado o menu [03.05.03.01] Importação do Arquivo de Conciliação para habilitar o acesso ao processo.
Processo de Conciliação
O campo "Status conciliação cartão" (STSCONCILCARTAO) no extrato de caixa, referente ao armazenamento da conciliação do cartão de crédito não é editável e será composto das opções:
- Previsto (0);
- Pago (1);
- Rejeitado (2).
O campo não será editável e será visível somente quando o Meio de Pagamento conter um dos seguintes Tipos Primitivos:
- Cartão;
- Cartão de Débito.
A conciliação poderá ser feita automaticamente através das informações gravadas no extrato gerado pela baixa com meio de pagamento cartão. Caso não seja encontrado um registro correspondente no sistema será possível realizar a conciliação manualmente. Se a transação de venda (CV) retornar como rejeitada, o campo "Status de Conciliação do Cartão" no extrato ficará como "Rejeitado". Do contrário, caso a conciliação retorne o status do pagamento como "Agendado", "Enviado para o Banco" ou "A Confirmar" o campo "Status de Conciliação do Cartão" será alterado para "Previsto". Caso venha como "Pago" o Status de Conciliação do Cartão será alterado para "Pago".
Para os registros pagos, o extrato será compensado e a data de compensação será a data prevista de pagamento informada no registro de RO (Resumo das Operações). Além disso, serão gerados no sistema novos extratos de caixa vinculados ao extrato original que contém o valor correspondente ao lançamento financeiro recebido. O primeiro será feito uma transferência do valor efetivo pago pela operação na venda (descontada a taxa) com um novo tipo "Saque / Depósito Transferência na Conciliação com Cartão", gerando um extrato de saque na conta caixa do cartão (a mesma do extrato original) e um depósito na conta caixa de banco (conta caixa informada nos parâmetros da conciliação). O segundo será um saque na conta caixa cartão, criando um extrato com novo tipo "Saque Taxas Adm. Cartão" para o valor descontado como taxas e comissões sobre a operação. As transações existentes nos dados da conciliação que não forem conciliadas serão armazenadas na tabela FCONCILCARTAO e poderão ser conferidas pela empresa posteriormente. Ao final do processo será gerado um log com todos os itens conciliados com ou sem sucesso.
Observações:
O extrato gerado pela conciliação de cartão sempre irá gerar extratos com o número do documento gerado a partir da referência do extrato, desobrigando a habilitação do parâmetro "Copiar ref. para o número do documento".
As informações de parcelas devem estar discriminadas nos registros para que a importação seja realizada sem erros, assim o TID pode se repetir na importação.
Conciliação na mesma conta caixa do cartão
É possível conciliar as transações de pagamento com cartão na mesma conta caixa do cartão, sem a necessidade de uma conta caixa do banco.
A conciliação gera um único extrato de caixa descontando o valor da taxa da transação.
Agendamento de Conciliação
O processo de importação e conciliação de arquivos poderá ser configurado para ser agendado para um horário determinado, assim como para ser executado de forma recorrente.
Conciliação Manual
Para a correta execução do processo é necessário que uma importação de arquivo de conciliação tenha sido realizada previamente.
Para os extratos não conciliados automaticamente, o processo de conciliação manual permitirá ao usuário selecionar o registro de conciliação já importado, para que o sistema exiba os extratos ainda não conciliados.
Para a execução do processo, basta selecionar um registro na visão de conciliação. Na interface de conciliação manual, localizada em Movimentações Bancárias | Cartão de Crédito/Débito | Conciliação | Processos | Conciliação Manual, serão apresentados todos os extratos ainda não conciliados, conforme os arquivos selecionados.
O sistema possui uma flexibilização de filtros, além de possuir três modelos de visão além da visualização padrão. O usuário deve selecionar os itens correspondentes e solicitar a conciliação.
O usuário pode também, vincular vários registros e conciliar somente ao final do processo, facilitando a operação com vários extratos ao mesmo tempo.
O processo de conciliar os registros selecionados manualmente pelo usuário obedecerá todas as regras da conciliação automática.
Contabilização do processo de conciliação
Ao realizar o processo de conciliação dos extratos de caixa com os dados do cartão, existe a possibilidade de realizar a contabilização dos extratos gerados de Saque Transferência e também para o extrato referente ao saque manual da taxa. Será necessário que nos parâmetros de Integração Contábil, na etapa Contab. Extrato, o campo 'Default Contábil no Extrato' esteja configurado como 'Contábil'.
Para definir o evento acesse os parâmetros do financeiro | Contas a Receber | Baixas | Cartão de Crédito/Débito, na etapa Conciliação, seja definido o campo 'Evento contábil default para extratos da conciliação'.
Processo de Desfazer Conciliação
Para desfazer uma conciliação é necessário selecionar um registro de conciliação na visão de 'Conciliação do Cartão' que esteja com status 'Conciliado', vá em 'Processos' => 'Desfazer Conciliação'. Quando o processo é executado com sucesso o status da conciliação muda para 'Não conciliado'.
Extrato Financeiro
O processo de desfazer conciliação tem como objetivo descompensar e cancelar os extratos criados pela conciliação, garantindo que a movimentação das contas/caixas envolvidas sejam desfeitas. Também serão cancelados todos os extratos gerados na baixa do lançamento que foi compensado à conciliação.
Extrato de Vendas
O processo de desfazer conciliação tem como objetivo voltar o status de conciliação das transações para "Não conciliado".
Cadastro de Taxas
As taxas poderão ser cadastradas para validação no processo de conciliação. Mais informações em Taxas de Cartão
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