Para que se possa constituir a CIPA, a mesma é condicionada a um mandato com seus componentes. De acordo com a NR 5, o mandato tem período previsto de 1 (um) ano enquanto que pela NR 31, o mandato é de 2 (dois anos), ambos os casos com uma possível reeleição.

O Mandato foi disponibilizado no quadro superior da rotina centralizadora, tem como objetivo coletar as informações principais sobre a CIPA, como Data de Inicio (TNN_DTINIC) e Data Término (TNN_DTTERM) por exemplo. Essas duas datas são levadas em consideração para gerar automaticamente os eventos determinados pela Norma.

É possível também, realizar um mandato extraordinário que ocorre no meio do mandato vigente. Deve-se levar em consideração os 4 (quatro) itens listados abaixo de acordo com a norma:

• Perda de mandato do titular quando o mesmo faltar em mais de 4 (quatro) reuniões ordinárias e não justificar;
• Quando houver cargo em aberto, o suplente assumirá de acordo com a ordem de colocação na ata de eleição;
• Caso o cargo do presidente ficar disponível por definitivo, o empregador deverá indicar um substituto, podendo ser ou não um membro da CIPA, devendo ocorrer em até 2 (dois) dias úteis;
• Caso o cargo do vice presidente ficar disponível por definitivo, os titulares representantes dos empregados farão a escolha do substituto entre os seus titulares, devendo ocorrer em até 2 (dois) dias úteis;

Com base nas condições acima e na definição da Portaria nº 247 de 12 de junho de 2011, a NR 5 define condições necessárias para se implementar o mandato extraordinário:

5.31.3 Caso não existam suplentes para ocupar o cargo vago, o empregador deve realizar eleição extraordinária, cumprindo todas as exigências estabelecidas para o processo eleitoral, exceto quanto aos prazos, que devem ser reduzidos pela metade. (Item acrescentado pela Portaria nº 247/2011, de 12/06/2011 - DOU 14/07/2011)

5.31.3.1 O mandato do membro eleito em processo eleitoral extraordinário deve ser compatibilizado com o mandato dos demais membros da Comissão. (Item acrescentado pela Portaria nº 247/2011, de 12/06/2011 - DOU 14/07/2011)

5.31.3.2 O treinamento de membro eleito em processo extraordinário deve ser realizado no prazo máximo de trinta dias, contados a partir da data da posse. (Item acrescentado pela Portaria nº 247/2011, de 12/06/2011 - DOU 14/07/2011) 

Com base no texto publicado acima, o módulo de Medicina e Segurança do Trabalho possui a opção para incluir o mandato extraordinário de forma a atender a legislação.

Baseado no trecho da norma abaixo, o módulo possui 4 (quatro) campos onde é possível informar um secretário, um substituto e suas devidas filiais.

Os campos são de preenchimento livre, não necessitando que sejam funcionários vinculados como componentes da CIPA, pode ser qualquer funcionário que faça parte da empresa. Os nomes inseridos nesses campos, vão interagir diretamente no relatório de Ata de Instalação (MDTR928).

5.13 Será indicado, de comum acordo com os membros da CIPA, um secretário e seu substituto, entre os componentes ou não da comissão, sendo neste caso necessária a concordância do empregador.

Uma das atribuições que é de responsabilidade do Dirigente e do Vice-Presidente da CIPA em vigor, é fazer a composição da comissão eleitoral.

A comissão eleitoral tem como objetivo e responsabilidade de organizar a votação e acompanhar todo o processo eleitoral, devendo ser constituída no prazo de 55 dias antes que o mandato vigente termine, conforme é mencionado na NR 5:

5.39 O Presidente e o Vice Presidente da CIPA constituirão dentre seus membros, no prazo mínimo de 55 (cinqüenta e cinco) dias antes do término do mandato em curso, a Comissão Eleitoral – CE, que será a responsável pela organização e acompanhamento do processo eleitoral.

5.39.1 Nos estabelecimentos onde não houver CIPA, a Comissão Eleitoral será constituída pela empresa.

O processo de eleição deve ocorrer normalmente em um prazo mínimo de 30 dias, caso já haja um mandato em execução, segundo a NR:

e) realização da eleição no prazo mínimo de 30 (trinta) dias antes do término do mandato da CIPA, quando houver;

Ela deverá ser realizada em dia normal de trabalho, sendo que se a empresa trabalha em turno, deve ser realizada no período em que mais possui funcionários. A votação ocorre em modo de sigilo de votos.

Para que a eleição possa ocorrer, é necessário que 55 % (cinquenta e cinco) dos funcionários da empresa estejam presentes, caso isso não ocorra, a comissão eleitoral deverá fazer uma nova votação no prazo máximo de 10 dias.

As documentações provenientes a eleição devem, obrigatoriamente, serem mantidas pelo empregador pelo período de, no mínimo, 5 (cinco) anos.

Caso haja alguma denúncia que envolva o processo de eleição, elas devem ser levadas até o Ministério do Trabalho e Emprego e serem protocoladas em um período máximo de 30 (trinta) dias após a posse. Se o MTE encontrar alguma irregularidade, ele poderá anular ou fazer alguma correção, se necessário. Para uma anulação, a empresa deverá convocar uma nova eleição no período de 5 (cinco) dias que serão contabilizados a partir do resultado do MTE. Caso a anulação ocorra antes da posse, o mandato que estava vigente será prorrogado até o próximo processo eleitoral.

Todos os candidatos inscritos para concorrer ao mandato da CIPA, possuem estabilidade no emprego até a data da eleição.

Na tela de eleição é possível utilizar o campo de Ocorrências (TNN_OCORRE), caso necessite relatar um dos casos dispostos pelo MTE, por exemplo.

Na tela de Sessão da Instalação e Posse o sistema permite a inclusão do Presidente e do Secretário da Sessão, independente da filial a qual eles pertençam.