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Modelos de Contabilização por competência
A contabilização por competência pode ser realizada no sistema através de dois modelos distintos. Nos parâmetros do sistema, Ambiente | Parâmetros | TOTVS Educacional | Integração | Contabilidade, é que devemos indicar qual, entre os dois modelos, queremos que o sistema adote para a realização da contabilização por competência através das opções 'Utiliza contabilização por competência' e 'Registra separadamente contabilizações de cancelamento e aumento'.
Se quiserem utilizar o primeiro modelo de contabilização por competência do contrato educacional, marque somente a primeira opção 'Utiliza contabilização por competência'.
Isto indica que a contabilização será realizada nas devidas competências, porém, qualquer mudança ocorrida nos valores de serviço, bolsa e/ou desconto que compõem o contrato, resultará no estorno da contabilização anteriormente realizada referente ao valor original do contrato e na inclusão de nova contabilização refletindo o novo valor do contrato e as apropriações realizadas para as próximas competências serão feitas levando em consideração o novo valor contratado, utilizando sempre os mesmos eventos contábeis para registrar o valor do 'Contrato' e das apropriações 'Mensais'.
Se quiserem utilizar o segundo modelo de contabilização por competência do contrato educacional, marque a opção 'Utiliza contabilização por competência' e também a opção 'Registra separadamente contabilizações de cancelamento e aumento'.
Isto indica que mesmo havendo mudança nos valores de um contrato, devido à redução ou aumento nos valores dos serviços, bolsas e/ou descontos que o compõe, não será realizado o estorno referente à contabilização do valor original contratado e o valor original continuará sendo apropriado mensalmente nas respectivas competências. As alterações nos valores dos serviços, bolsas e/ou descontos passarão a ser registradas e apropriadas separadamente, em contas contábeis destinadas para este fim, utilizando-se eventos contábeis específicos para registrar tais 'Cancelamentos' e/ou 'Aumentos'. Desta forma a contabilização original será mantida até o final da prestação dos serviços, porém os cancelamentos e/ou aumentos que modificam os valores da receita, serão registrados e evidenciados separadamente no momento em que ocorrerem e, da mesma forma, apropriados até o final da prestação dos serviços.
Para o segundo modelo de contabilização, é necessário que se parametrize e se indique todos os eventos contábeis solicitados na tela de parâmetros da contabilização: Um evento para a contabilização do valor original do 'Contrato' e outro para registrar as apropriações 'Mensais' (estes dois primeiros eventos são utilizados nos dois modelos de contabilização). Um evento para contabilizar os 'Cancelamentos' de valores ocorridos nos serviços, bolsas e/ou descontos contratados e outro para registrar as apropriações mensais deste cancelamento ou diminuição de valores contratados. Um evento para contabilizar os 'Aumentos' de valores ocorridos nos serviços, bolsas e/ou descontos contratados e outro para registrar as apropriações mensais deste aumento de valores contratados. Desta forma, toda alteração realizada ficará devidamente evidenciada contabilmente.
Conforme explicado, a diferença básica entre os dois modelos de contabilização é a forma como as alterações ocorridas nos valores contratos, sejam elas devido à redução ou devido a aumento nos valores dos serviços, bolsas e/ou descontos que compõem o contrato, serão contabilizadas.
Para exemplificar os dois modelos de contabilização, vamos supor o mesmo cenário, porém utilizando os dois modelos de contabilização.
Vamos supor o exemplo abaixo:
-Competência - Mês/Ano Inicial: 01/2015
-Competência - Mês/Ano Final : 12/2015
-Data do Contrato: 03/03/2015
-Valor total dos serviços do contrato a ser contabilizado: 12.000,00
-Em Maio o aluno cancelou uma disciplina, cujo valor total é de 1.000,00
-Em Julho o aluno se matriculou em uma nova disciplina, cujo valor total é de 1.000,00
Independentemente do modelo de contabilização adotado, será incluído primeiramente e uma única vez, um lançamento no valor total do contrato firmado originalmente, como uma previsão total de recebimento, utilizando para isto o evento contábil indicado para a contabilização do 'Contrato'. Este lançamento, por padrão, terá como data, o último dia do mês em que os serviços começarem a ser prestados, conforme a competência contábil e data do contrato.
À medida que os serviços forem sendo realizados, mês a mês, e até o final da prestação dos serviços previstos no contrato, será incluído o lançamento apropriando-se a sua efetiva realização, utilizando para isto o evento contábil indicado para a contabilização 'Mensal'. Estes lançamentos, por padrão, terão como data, o último dia do mês correspondente à sua competência.
Vejam a seguir a contabilização deste mesmo cenário em cada um dos dois modelos de contabilização:
1 - Primeiro Modelo de Contabilização:
Utilizando-se o primeiro modelo de contabilização por competência do contrato educacional, onde somente a primeira opção 'Utiliza contabilização por competência' está marcada.
Evento contábil utilizado para 'Contrato':
D – 1.1.2.04.01.001 - Mensalidades a Receber
C – 2.1.7.01.01.001 - Receitas de Graduação
Evento contábil utilizado para 'Mensal':
D – 2.1.7.01.01.001 - Receitas de Graduação
C – 3.1.1.01.01.001 - Receitas de Graduação
Lançamento referente à contabilização do valor do contrato:
D – 1.1.2.04.01.001 – 12.000,00
C – 2.1.7.01.01.001 - 001 – 12.000,00
Lançamento referente à contabilização da primeira competência do contrato (mês 03):
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00
C – 3.1.1.01.01.001 - 001 – 1.200,0000
Lançamento referente à contabilização da segunda competência do contrato (mês 04):
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00
C – 3.1.1.01.01.001 - 001 – 1.200,0000
- Em Maio o aluno cancelou uma disciplina, cujo valor total é de 1.000,00
Como estamos utilizando o primeiro modelo de contabilização, o lançamento referente ao valor do contrato será estornado para a inclusão de outro lançamento no valor atual do contrato (12.000,00 – 1.000,00 = 11.000,00) e em seguida a inclusão do lançamento referente à próxima competência que será calculada com base no novo valor do contrato menos o valor das competências já realizadas e apropriadas (1.200,00 referente à 03/2015 + 1.200,00 referente à 04/2015 = 2.400,00) dividido pelos número restante de competências a serem realizadas (05/2015 à 12/2015 = 8 meses).
Teremos então: (11.000,00 – 2.400,00 = 8.600,00) / 8 = 1.075,00.
Estorno do lançamento referente à contabilização do valor do contrato:
D – 2.1.7.01.01.001 - 12.000,00
C – 1.1.2.04.01.001 001 - 12.000,00
Lançamento
Lançamento do valor atual do contrato:
D – 1.1.2.04.01.001 – 11.000,00
C – 2.1.7.01.01.001 - 001 – 11.000,00
Lançamento referente à contabilização da terceira competência do contrato (mês 05):
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.075,00
C – 3.1.1.01.01.001 - 001 – 1.075,00
- Em Julho o aluno se matriculou em uma nova disciplina, cujo valor total é de 1.000,00
Novamente haverá o estorno do lançamento referente ao valor do contrato e a inclusão de outro lançamento no valor atual do contrato (11000,00 + 1000,00 = 12000,00) e em seguida a inclusão do lançamento referente à próxima competência que será calculada com base no novo valor do contrato – valor das competências já realizadas e apropriadas (1.200,00 referente à 03/2015 + 1.200,00 referente à 04/2015 + 1.075,00 referente à 05/2015 = 3.475,00) dividido pelos número restante de competências a serem realizadas (06/2015 à 12/2015 = 7 meses).
Teremos então: (12.000,00 – 3.475,00 = 8.525,00) / 7 = 1.217,85.
Estorno do lançamento referente à contabilização do valor do contrato:
D – 2.1.7.01.01.001 - 11– 11.000,00
C – 1.1.2.04.01.001 - 11001 – 11.000,00
Lançamento do valor atual do contrato:
D – 1.1.2.04.01.001 – 12.000,00
C – 2.1.7.01.01.001 - 001 – 12.000,00
Lançamento referente à contabilização da quarta competência do contrato (mês 06):
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.217,85
C – 3.1.1.01.01.001 - 001 – 1.217,8585
-Se Se mais nenhuma alteração ocorrer, mensalmente, de Julho até Dezembro o seguinte lançamento será incluído:
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.217,85
C – 3.1.1.01.01.001 - – 1.217,85
Observação:
- Ao gerar a contabilização para uma determinada competência e o sistema detectar que houve alguma alteração entre os valores contratados e os valores já contabilizados o sistema fará os ajustes necessários. Antes, porém, irá verificar se os lançamentos contábeis já realizados estão no lote N ou já foram integrados ao lote oficial da contabilidade, lote 0 (zero).
Se os lançamentos ainda estiverem no lote N, o sistema não fará o lançamento de estorno referente à contabilização do valor original do contrato, ele simplesmente irá excluir o lançamento original e fará a inclusão de outro lançamento com o valor atualizado do contrato.
Se os lançamentos já tiverem sido integrados ao lote 0 (zero) eles não poderão sofrer alterações, então nestes casos, o sistema fará o estorno, como nos exemplos acima, com o intuito de 'anular ou cancelar' o lançamento referente à contabilização do valor original do contrato. O lançamento de estorno receberá o status 'E = Estorno' e será incluído no lote criado especificamente para receber os estornos. O lançamento original, que está no Lote 0 (zero), não será excluído, mas terá o status alterado para 'I = Incorreto'. Será incluído então um novo lançamento com o valor atualizado do contrato. Este lançamento receberá o status 'C = Correto'.
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2 - Segundo Modelo de Contabilização:
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Utilizando-se o segundo modelo de contabilização por competência do contrato educacional, onde a primeira opção 'Utiliza contabilização por competência' está marcada e também a opção 'Registra separadamente contabilizações de cancelamento e aumento'.
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Evento contábil utilizado para 'Contrato':
D – 1.1.2.04.01.001 - Mensalidades a Receber
C – 2.1.7.01.01.001 - Receitas de Graduação
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Evento contábil utilizado para 'Mensal':
D – 2.1.7.01.01.001 - Receitas de Graduação
C – 3.1.1.01.01.001 - Receitas de Graduação
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Lançamento referente à contabilização do valor do contrato:
D – 1.1.2.04.01.001 – 12.000,00
C – 2.1.7.01.01.
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001 – 12.000,00
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Lançamento referente à contabilização da primeira competência do contrato (mês 03):
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00
C – 3.1.1.01.01.
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001 – 1.200,
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00
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Lançamento referente à contabilização da segunda competência do contrato (mês 04):
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00
C – 3.1.1.01.01.
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001 – 1.200,
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00
- Em Maio o aluno cancelou uma disciplina, cujo valor total é de 1.000,00
Como estamos utilizando o segundo modelo de contabilização, o lançamento referente ao valor original do contrato não será estornado e continuará havendo a respectiva contabilização mensal da sua realização. Haverá, porém, a inclusão de um novo lançamento para registrar o valor total do serviço cancelado e outros para registrar as respectivas realizações mensais deste cancelamento que será realizada até o final da prestação dos serviços, sendo que estes lançamentos utilizarão eventos específicos para tais registros. O valor da apropriação ou realização mensal do cancelamento será de 1.000,00 dividido pelo número restante de competências a serem realizadas (05/2015 à 12/2015 = 8 meses).
Teremos então: 1.000,00 / 8 = 125,00
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Evento contábil utilizado para 'Cancelamento do Contrato':
D – 2.1.7.01.03.001 – Cancelamento de Matrícula
C – 1.1.2.04.01.001 – Mensalidades a Receber
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Evento contábil utilizado para 'Cancelamento Mensal':
D – 3.1.1.01.99.001 – Cancelamentos
C – 2.1.7.01.03.001 – Cancelamento de Matrícula
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Lançamento referente à contabilização da terceira competência do contrato (mês 05) – valor original:
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00
C – 3.1.1.01.01.
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001– 1.200,00
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Lançamento referente ao valor total do serviço cancelado - utilização do evento contábil 'Cancelamento do Contrato':
D – 2.1.7.01.03.001 – 1.000,00
C – 1.1.2.04.01.
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001 – 1.000,00
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Lançamento referente à contabilização da primeira competência do cancelamento (mês 05) - utilização do evento contábil 'Cancelamento Mensal':
D – 3.1.1.01.99.
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001 – 125,00
C – 2.1.7.01.03.001
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– 125,00
- Em Julho o aluno se matriculou em uma nova disciplina, cujo valor total é de 1.000,00
Como sabemos, neste modelo as alterações não geram estorno de contabilizações já realizadas. Como houve aumento do valor do serviço contrato, será incluído novo lançamento para registrar este aumento e outros para registrar as respectivas realizações mensais deste aumento que será realizada até o final da prestação dos serviços, sendo que estes lançamentos utilizarão eventos específicos para tais registros. O valor da apropriação ou realização mensal do aumento será de 1.000,00 dividido pelo número restante de competências a serem realizadas (06/2015 à 12/2015 = 7 meses).
Teremos então: 1.000,00 / 7 = 142,85
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Evento contábil utilizado para 'Aumento do Contrato':
D – 1.1.2.04.01.001 - Mensalidades a Receber
C – 2.1.7.01.01.001 - Receitas de Graduação
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Evento contábil utilizado para 'Aumento Mensal':
D – 2.1.7.01.01.001 - Receitas de Graduação
C – 3.1.1.01.01.001 - Receitas de Graduação
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Lançamento referente à contabilização da quarta competência do contrato (mês 06) – valor original:
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00
C – 3.1.1.01.01.001
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– 1.200,00
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Lançamento referente à contabilização da segunda competência do cancelamento (mês 06):
D – 3.1.1.01.99.001
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– 125,00
C – 2.1.7.01.03.
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001 – 125,00
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Lançamento referente ao valor total do aumento do serviço- utilização do evento contábil 'Aumento do Contrato':
D – 1.1.2.04.01.001 – 1.000,00
C – 2.1.7.01.01.
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001 – 1.000,00
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Lançamento referente à contabilização da primeira competência do aumento (mês 06) - utilização do evento contábil 'Aumento Mensal':
D – 2.1.7.01.01.
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001 – 142,85
C – 3.1.1.01.01.
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001 – 142,85
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- Se mais nenhuma alteração ocorrer, mensalmente, de Julho até Dezembro os seguintes lançamentos serão incluídos:
D – 2.1.7.01.01.001 – 1.200,00
C – 3.1.1.01.01.
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001 – 1.200,00
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D – 3.1.1.01.99.
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001 – 125,00
C – 2.1.7.01.03.
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001 – 125,00
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D – 2.1.7.01.01.
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001 – 142,85
C – 3.1.1.01.01.
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001 – 142,85
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