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A Solicitação de Viagens (FINA666) é a rotina onde os colaboradores de uma empresa registram uma pedido de viagem.

O viajante deve informar os dados básicos da viagem, como origem e destino, datas de partida e chegada, cliente para atendimento (se houver) etc. no cabeçalho da sua solicitação.

Nos itens da viagem será possível selecionar e justificar/detalhar os seguintes serviços:

• Vôo
• Hotel
• Carro
• Rodoviário
• Seguros
• Outros

Clicando na Na coluna Anexo nos Itens da Solicitaçãode Serviços, é possível Incluir/Visualizar/Excluir /Visualizar um arquivo de referente ao comprovante digital do serviço, esse recurso pode ter o preenchimento ser obrigatório, deixando o parâmetro MV_DOCOBRI com ".T.".

Não há a necessidade de informar as datas de início e fim da Solicitação da Viagem, porque o sistema irá atualizar o cabeçalho com a menor data de início e a maior data final, entre todos os itens digitados.

Para cada serviço deve ser informado o(s) Participante(s) e a(s) sua(s) respectiva(s) Entidade(s) de Custo.

Além disso, na aba Adiantamentos é possível marcar quais participantes receberão adiantamento. O valor calculado é uma previsão e é exibido somente quando estiver parametrizado.

Quando parametrizadas para aprovação após a solicitação, será gerada uma pendência de aprovação para o superior dos participantes. Caso contrário esta pode ser enviada para o departamento de viagens (diretamente após a solicitação ou em um segundo momento através da opção de envio) e a viagem será gerada automaticamente.

Exemplo:

A empresa pode decidir por passar por todas as aprovações, neste caso o fluxo será:

Ou então pode ser que apenas uma das aprovações seja necessária, neste caso temos:

Com uma viagem em andamento ou após a sua conclusão, o viajante deve efetuar sua prestação de contas das despesas para a empresa.

Toda viagem, independente de possuir ou não um adiantamento, gera automaticamente um registro na rotina de Prestação de Contas (FINA677) vinculada à ela.

Uma prestação de contas possui os dados básicos de uma viagem, como o seu número, data de início e fim, local, cliente que foi atendido (se for aplicável), além das entidades de custo e percentual de faturamento contra o cliente (se o cliente for aplicável) etc.

O colaborador poderá informar item à item, os gastos que teve em sua viagem informando: despesa, local, valor (na moeda corrente ou em outra e sua taxa de conversão), quantidade, entidades de custos etc.

Além disso, os adiantamentos são listados na prestação de contas e abatidos do valor total no rodapé da prestação de contas.

Os valores gastos, os reembolsáveis e o saldo também são exibidos no rodapé, nas 3 moedas tratadas pelo Protheus: corrente, dólar e euro.

Na coluna Anexo nos Itens de Despesas, é possível Incluir/Visualizar/Excluir um arquivo referente ao comprovante digital, esse recurso pode ser obrigatório, deixando o parâmetro MV_DOCOBRI com ".T.".

Uma vez finalizada e encaminhada para o departamento de viagens (após sua inclusão ou em momento posterior pela opção de envio para conferência), o departamento de viagens fará a conferência da prestação. Apesar do sistema já efetuar os cálculos dos valores reembolsáveis dos gastos através da regra de limites das despesas, se o conferente identificar algum item nos comprovantes que estão fora da política de viagens, o mesmo pode lançar os descontos neste momento e o valor a ser devolvido/reembolsado é atualizado.

Caso os passos de aprovação e/ou liberação para financeiro estejam ativos, serão geradas pendências para o superior do viajante e para o financeiro/departamento de viagens, respectivamente.

Exemplo:

No caso em que o processo todo deve passar por aprovação ou conferência, temos:

Caso alguma etapa possa ser realizada automaticamente, temos:

Por fim, além das viagens, a rotina também permite efetuar prestações de contas avulsas.