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Com uma viagem em andamento ou após a sua conclusão, o viajante deve efetuar sua prestação de contas das despesas para a empresa. Toda viagem, independente de possuir ou não um adiantamento, gera automaticamente um registro na rotina de Prestação de Contas (FINA677) vinculada à ela. Uma prestação de contas possui os dados básicos de uma viagem, como o seu número, data de início e fim, local, cliente que foi atendido (se for aplicável), além das entidades de custo e percentual de faturamento contra o cliente (se o cliente for aplicável) etc. O colaborador poderá informar item à item, os gastos que teve em sua viagem informando: despesa, local, valor (na moeda corrente ou em outra e sua taxa de conversão), quantidade, entidades de custos etc. Além disso, os adiantamentos são listados na prestação de contas e abatidos do valor total no rodapé da prestação de contas. Os valores gastos, os reembolsáveis e o saldo também são exibidos no rodapé, nas 3 moedas tratadas pelo Protheus: corrente, dólar e euro.
Uma vez finalizada e encaminhada para o departamento de viagens (após sua inclusão ou em momento posterior pela opção de envio para conferência), o departamento de viagens fará a conferência da prestação. Apesar do sistema já efetuar os cálculos dos valores reembolsáveis dos gastos através da regra de limites das despesas, se o conferente identificar algum item nos comprovantes que estão fora da política de viagens, o mesmo pode lançar os descontos neste momento e o valor a ser devolvido/reembolsado é atualizado. Caso os passos de aprovação e/ou liberação para financeiro estiverem estejam ativos, serão geradas pendências para o superior do viajante e para o financeiro/departamento de viagens, respectivamente. Exemplo: No caso em que o processo todo deve passar por aprovação ou conferência, temos: Caso alguma etapa possa ser realizada automaticamente, temos: Por fim, além das viagens, a rotina também permite efetuar prestações de contas avulsas.
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O App Minha Prestação de Contas permite um controle fácil e rápido para que viajantes corporativos mantenham sua prestação de contas atualizada durante uma viagem. Com este aplicativo é possível:
O mínimo deste processo que precisa estar configurado para o funcionamento do aplicativo é:
Já um processo completo de viagens para o App englobamengloba:
Para mais informações acesse o TOTVS Minha Prestação de Contas na área do Aplicativos. Para fazer o download do App acesse o Google Play. |