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A cotação é um método do processo de compra que tem como objetivo encontrar fornecedores para produtos e serviços identificados e formalizados através de solicitações de compra.
Os fornecedores enviam propostas de fornecimento para os produtos e serviços solicitados informando preços, prazos, eventuais reajustes, condições de pagamentos, taxas de financiamento, entre outros. A empresa, por intermédio do comprador, negocia com estes fornecedores para obter a melhor condição de compra, ou seja, aquela que é capaz de atender as expectativas do solicitante e da empresa.
O processo de compra é concluído através da análise da cotação, assim, o comprador confere todas as propostas recebidas e opta por uma que apresenta as melhores condições para atendimento das solicitações transformando-a em um contrato formal de compra por meio de um pedido ou contrato.
Principais vantagens que contemplam a utilização da rotina Gera Cotações:
...
- Mais agilidade na execução das etapas de cotação.
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- Melhor controle das informações para a tomada de decisão no encerramento do processo
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- Otimização de tempo e custos.Macrofluxo do Processo
Solicitação de Compras |
Gera Cotações |
Atualiza Cotações |
Analisa Cotações |
Pedido de Compra |
Esta rotina permite gerar cotações com base na Solicitação de Compras considerando as informações relacionadas nas rotinas de Produto X Fornecedor e Grupos X Fornecedores. Isto porque, ao acionar a rotina Gera Cotações é exibida uma janela de Parâmetros e, dentre os campos apresentados, está o Utiliza amarração?.Se nele for selecionada a opção Produto, são geradas as cotações para todos os fornecedores que estão relacionados ao cadastro de Produto X Fornecedor. Ao escolher a opção Grupo, são geradas as cotações para todos os fornecedores relacionados ao cadastro de Grupos X Fornecedores.
Observação O sistema permite que os compradores selecionem os fornecedores que participam da cotação e informem a quantidade dos últimos fornecimentos que devem considerados na execução desta rotina, desde que, o parâmetro MV_SELFOR esteja configurado como Sim, pois, nesta condição, no momento da geração das cotações é apresentada uma tela de Parâmetros para que o comprador informe o número máximo de fornecedores para o processo e a quantidade dos últimos fornecimentos. |
As cotações podem ser geradas por mais de um usuário simultaneamente. Dessa forma, ao marcar uma solicitação de compras, ela fica indisponível para os demais usuários e são geradas apenas as cotações marcadas. Para utilizar este recurso, ative o parâmetro MV_MULTCOT com conteúdo igual a T.
Importante Se existir uma Tabela de Preços padrão (com uma condição de pagamento informada) e descrita na amarração do cadastro Produto X Fornecedor, a cotação é gerada automaticamente com os preços de compra contidos nesta tabela. |
Durante a geração da cotação, se o parâmetro MV_ ENVCOT estiver habilitado, o sistema consultará cada Fornecedor relacionado com a cotação para localizar seu e-mail e enviar uma mensagem que evidencia a necessidade de um cliente para os itens apresentados.
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· Tipo de Cotação?: informe o mecanismo de cotação que deve ser utilizado. Apresenta as opções:
Aberto | Permite cotações de fornecedores não solicitados previamente. |
Fechado | Não permite cotação de outros fornecedores. |
· Solicitação De?: informe a solicitação inicial.
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É exibida uma tela de Gerenciador de Filtros. Nela é possível definir critérios e ordem para a visualização das informações na janela da rotina de Solicitações. Exemplo:
Exemplo 1:
Incluir um filtro para sejam exibidas as solicitações de compras que apresentem o campo Segunda UM (unidade de medida) igual a DUZIA. |
Exemplo 2:
Incluir um filtro para sejam exibidas as solicitações de compras que apresentam o campo Quantidade com valor menor ou igual a 1000. |
4. Após a criação dos filtros, clique em Salvar e, na tela seguinte, clique em Aplicar filtros selecionados.
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8. Confirme a configuração dos parâmetros. É exibida uma tela dividida em:
Produto | Descrição |
000001 | Teclado |
000002 | Mouse |
000003 | Monitor |
Grupo de Produtos
Agrupa os produtos de acordo com seus grupos cadastrados.
- Exemplo:
Cod. Grupo | Descrição |
0000 | Sem grupo definido |
0001 | Material de Escritório |
0002 | Material de Informática |
Produtos
Exibe os produtos de forma agrupada considerando o Grupos de Produtos do qual ele pertence.
- Exemplo - Grupo Material de Escritório:
Produto | Descrição |
000001 | Lápis |
000002 | Caneta |
000003 | Papel |
- Exemplo - Material de informática:
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Replicar p/ Grupo: permite que os fornecedores/participantes informados em um determinado produto sejam inseridos em um outro produto. As opções disponíveis para réplica são:
Todos | Replica todos os participantes. |
Participante | Replica somente o participante posicionado. |
Abortar | Cancelar o procedimento |
Exemplo 1
Antes da réplica:
PROD1 | PROD2 |
---|---|
FORN1 | FORN1 |
FORN2 |
|
FORN3 |
|
Após a réplica, selecionada a opção Todos. Os fornecedores são inseridos no PROD2.
PROD1 | PROD2 |
---|---|
FORN1 | FORN1 |
FORN2 | FORN2 |
FORN3 | FORN3 |
Exemplo 2
Antes da réplica:
PROD1 | PROD2 |
---|---|
FORN1 | FORN1 |
FORN2 |
|
FORN3 |
|
Após a réplica, selecionada a opção Participantes posicionado no FORN3. O fornecedor é inserido no PROD2.
PROD1 | PROD2 |
---|---|
FORN1 | FORN1 |
FORN2 | FORN3 |
FORN3 |
|
- Histórico do fornecedor: permite fazer uma análise da posição dos fornecedores trazendo informações como Saldo Histórico, maior compra, títulos pagos, faturamento etc.
- Histórico do produto: exibe o histórico de compras do produto trazendo informações sobre impostos, garantia estendida, último pedidos, consumo médio etc.
9. Clique em Confirmar para realizar o procedimento de gerar a cotação.
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Na tela principal da rotina Gera Cotações, também estão disponíveis as opções:
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- Compra Centralizada: permite a transferência de solicitações de compra de diversas filiais para que o processo de compra seja feito na filial centralizadora, assim, a partir da confirmação deste procedimento, o processo de compra é direcionado para filial centralizadora que resulta em um Pedido de Compra ou um Contrato para ser entregue na filial origem (solicitante).
Observação Quando a cotação é realizada para solicitação de compras de diferentes filiais (Compra Centralizada), o parâmetro |
MV_ |
COTFIAP permite que durante |
a análise de |
cotações o pedido de compra ou contrato seja gerado e administrado pela filial de origem (solicitante). Para que isto seja possível, o Fornecedor e a condição de pagamento escolhidos na cotação vencedora precisam estar cadastras na filial origem (solicitante). O |
parâmetro MV_ |
CFILPCO indica se nos processos de compras os lançamentos do PCO (Planejamento e Controle Orçamentário) deverão ser executados para a filial de entrega ou filial corrente. |
- Outras Ações.
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Veja também
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- Analisa Cotações
...
- Atualiza Cotações
...
- Grupos X Fornecedores
...
- Pedido de Compras
...
- Produto X Fornecedor
...
- Solicitação de Compras
...
- Tabela de Preços
As informações sobre as cotações também estão disponíveis nos seguintes relatórios:
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- Análise das
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A cotação é um método do processo de compra que tem como objetivo encontrar fornecedores para produtos e serviços identificados e formalizados através de solicitações de compra.
Os fornecedores enviam propostas de fornecimento para os produtos e serviços solicitados informando preços, prazos, eventuais reajustes, condições de pagamentos, taxas de financiamento, entre outros. A empresa, por intermédio do comprador, negocia com estes fornecedores para obter a melhor condição de compra, ou seja, aquela que é capaz de atender as expectativas do solicitante e da empresa.
O processo de compra é concluído através da análise da cotação, assim, o comprador confere todas as propostas recebidas e opta por uma que apresenta as melhores condições para atendimento das solicitações transformando-a em um contrato formal de compra por meio de um pedido ou contrato.
Principais vantagens que contemplam a utilização da rotina Gera Cotações:
• | Mais agilidade na execução das etapas de cotação. |
• | Melhor controle das informações para a tomada de decisão no encerramento do processo. |
• | Otimização de tempo e custos. |
Macrofluxo do Processo
Solicitação de Compras |
Gera Cotações |
Atualiza Cotações |
...
- Cotações
Pedido de Compra |
...
- Cotações
...
Observação O sistema permite que os compradores selecionem os fornecedores que participam da cotação e informem a quantidade dos últimos fornecimentos que devem considerados na execução desta rotina, desde que, o parâmetro MV_SELFOR esteja configurado como Sim, pois, nesta condição, no momento da geração das cotações é apresentada uma tela de Parâmetros para que o comprador informe o número máximo de fornecedores para o processo e a quantidade dos últimos fornecimentos. |
As cotações podem ser geradas por mais de um usuário simultaneamente. Dessa forma, ao marcar uma solicitação de compras, ela fica indisponível para os demais usuários e são geradas apenas as cotações marcadas. Para utilizar este recurso, ative o parâmetro MV_MULTCOT com conteúdo igual a T.
Importante Se existir uma Tabela de Preços padrão (com uma condição de pagamento informada) e descrita na amarração do cadastro Produto X Fornecedor, a cotação é gerada automaticamente com os preços de compra contidos nesta tabela. |
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Exemplo de envio de e-mail:
Cabeçalho:
• | Dados do Fornecedor: Fornecedor AAA. |
• | Dados do Cliente: Cliente BBB. |
• | Mensagem solicitando cotação: Solicitamos a cotação de preços para os produtos descritos, conforme padrões abaixo estabelecidos. |
Itens
• | Item: 001 |
• | Produto: 028. |
• | Descrição: Mouse. |
• | Quantidade: 2. |
• | Dt Necessidade: 20/03/2015. |
Procedimentos
...
- Cotações
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• | Filtra por Data?: define se a geração das cotações devem ser filtradas por data de emissão da solicitação de compra. Apresenta as opções Sim e Não. |
• | Dt emissão Inicial?: informe a data de emissão inicial para seleção das cotações de compra. Esta informação é válida somente se o campo Filtra por Data? estiver preenchido com a opção Sim. |
• | Dt emissão Final?: informe a data de emissão final para seleção das cotações de compra. Esta informação é válida somente se o campo Filtra por Data? estiver preenchido com a opção Sim. |
• | Núm. dias p/ validade?: informe o número de dias que a cotação pode receber propostas dos fornecedores. Exemplo 10. |
...
- em
...
• | Utiliza amarração?: selecione a opção que deve ser considerada para obter fornecedores. Apresenta as opções Produto, Grupo e Ambos. |
• | Imprime Cotação?: permite definir se após a conclusão da geração das cotações deve ser impresso o relatório com as informações deste evento. Apresenta as opções Sim e Não. |
• | Tipo de Cotação?: informe o mecanismo de cotação que deve ser utilizado. Apresenta as opções: |
- Aberto
...
Permite cotações de fornecedores não solicitados previamente.
...
Fechado
...
Não permite cotação de outros fornecedores.
• | Solicitação De?: informe a solicitação inicial. |
• | Solicitação Até?: informe a solicitação final. |
• | Amarração Produto X Fornecedor?: a amarração é considerada mediante a escolha da opção Código Produto ou Código Referência de Grade. |
• | Centro de Custo De?: informe o código do centro de custo inicial que será utilizado como filtro na seleção das solicitações de compra. |
• | Centro de Custo Até?: informe o código do centro de custo final que será utilizado como filtro na seleção das solicitações de compra. |
• | Replica Fornecedores?: indica se deve replicar os fornecedores selecionados no primeiro item para os demais produtos desconsiderando as amarrações de grupos e produtos. Apresenta as opções Sim e Não. |
• | Ao finalizar a cotação gerar?: selecione a opção desejada que pode resultar em um Pedido de Compra ou Contrato. |
2. | Confira as informações preenchidas e confirme. |
3. | É exibida uma tela de Gerenciador de Filtros. Nela é possível definir critérios e ordem para a visualização das informações na janela da rotina de Solicitações. Exemplo: |
Exemplo 1:
Incluir um filtro para sejam exibidas as solicitações de compras que apresentem o campo Segunda UM (unidade de medida) igual a DUZIA. |
Exemplo 2:
Incluir um filtro para sejam exibidas as solicitações de compras que apresentam o campo Quantidade com valor menor ou igual a 1000. |
4. | Após a criação dos filtros, clique em Salvar e, na tela seguinte, clique em Aplicar filtros selecionados. |
5. | Se não houver a necessidade de criar um Gerenciador de Filtros, clique em Cancelar. |
6. | Selecione a(s) solicitação(ões) de compras desejada(s) e clique em Gera Cotação. |
7. | Se o parâmetro MV_SELFOR estiver configurado com a opção Não, o sistema apenas gera a cotação das solicitações de compras. Se ele estiver com a opção Sim, é exibida a tela de Parâmetros para que sejam configurados os seguintes campos: |
• | Nro Máximo de Forn.?: número máximo de fornecedores para o processo. Exemplo 10. |
• | Qtos Últimos Fornc.?: quantidade dos últimos fornecimentos a serem considerados pela rotina. Exemplo 5. |
8. | Confirme a configuração dos parâmetros. É exibida uma tela dividida em: |
Grupo de Produtos
Agrupa os produtos de acordo com seus grupos cadastrados.
• | Exemplo: |
Cod. Grupo | Descrição |
0000 | Sem grupo definido |
0001 | Material de Escritório |
0002 | Material de Informática |
Produtos
Exibe os produtos de forma agrupada considerando o Grupos de Produtos do qual ele pertence.
• | Exemplo - Grupo Material de Escritório: |
Produto | Descrição |
000001 | Lápis |
000002 | Caneta |
000003 | Papel |
• | Exemplo - Material de informática: |
Produto | Descrição |
000001 | Teclado |
000002 | Mouse |
000003 | Monitor |
Fornecedores/Participantes
Traz os fornecedores de acordo com os critérios definidos para geração da cotação. Permite também, incluir de forma manual, os fornecedores (que já estão cadastrados no sistema) e os participantes (não cadastrados no sistema apenas informando seus dados como nome, e-mail e telefone).
Na tela chamada Selecionar Fornecedores para Cotação está disponível o item Outras Ações com as opções:
• | Replicar p/ Grupo: permite que os fornecedores/participantes informados em um determinado produto sejam inseridos em um outro produto. As opções disponíveis para réplica são: |
Todos | Replica todos os participantes. |
Participante | Replica somente o participante posicionado. |
Abortar | Cancelar o procedimento |
Exemplo 1
Antes da réplica:
PROD1 | PROD2 |
FORN1 | FORN1 |
FORN2 |
|
FORN3 |
|
Após a réplica, selecionada a opção Todos. Os fornecedores são inseridos no PROD2.
PROD1 | PROD2 |
FORN1 | FORN1 |
FORN2 | FORN2 |
FORN3 | FORN3 |
Exemplo 2
Antes da réplica:
PROD1 | PROD2 |
FORN1 | FORN1 |
FORN2 |
|
FORN3 |
|
Após a réplica, selecionada a opção Participantes posicionado no FORN3. O fornecedor é inserido no PROD2.
PROD1 | PROD2 |
FORN1 | FORN1 |
FORN2 | FORN3 |
FORN3 |
|
• | Histórico do fornecedor: permite fazer uma análise da posição dos fornecedores trazendo informações como Saldo Histórico, maior compra, títulos pagos, faturamento etc. |
• | Histórico do produto: exibe o histórico de compras do produto trazendo informações sobre impostos, garantia estendida, último pedidos, consumo médio etc. |
9. | Clique em Confirmar para realizar o procedimento de gerar a cotação. |
Na tela principal da rotina Gera Cotações, também estão disponíveis as opções:
• | Compra Centralizada: permite a transferência de solicitações de compra de diversas filiais para que o processo de compra seja feito na filial centralizadora, assim, a partir da confirmação deste procedimento, o processo de compra é direcionado para filial centralizadora que resulta em um Pedido de Compra ou um Contrato para ser entregue na filial origem (solicitante). |
Observação Quando a cotação é realizada para solicitação de compras de diferentes filiais (Compra Centralizada), o parâmetro MV_COTFIAP permite que durante a análise de cotações o pedido de compra ou contrato seja gerado e administrado pela filial de origem (solicitante). Para que isto seja possível, o Fornecedor e a condição de pagamento escolhidos na cotação vencedora precisam estar cadastras na filial origem (solicitante). O parâmetro MV_CFILPCO indica se nos processos de compras os lançamentos do PCO (Planejamento e Controle Orçamentário) deverão ser executados para a filial de entrega ou filial corrente. |
• | Outras Ações. |
Veja também
As informações sobre as cotações também estão disponíveis nos seguintes relatórios:
Exibir filhos |
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