O TOTVS Educacional pode ser configurado para integrar com o sistema Geha/Urânia. O objetivo da integração é auxiliar as instituições de ensino básico a elaborar os horários das turmas disciplinas, alocando os professores nos horários.

INTEGRAÇÃO TOTVS Educacional X Urânia

A elaboração dos horários dos professores de uma Instituição de Ensino é um trabalho árduo e que requer muita atenção. Para fazer um horário escolar, deve-se considerar a especificidade de cada docente: disponibilidade de dias e horários e quais disciplinas ministra.

Sistemas Envolvidos

• TOTVS Educacional - O módulo Educacional gerencia escolas e faculdades (ensino básico e superior), por meio de ferramentas que permitem maior agilidade nos processos que envolvem os alunos, responsáveis, professores e os funcionários.
• Urânia - Software desenvolvido para auxiliar na preparação de quadro de horários.

Integração

O TOTVS Educacional pode ser configurado para integrar com o sistema Geha/Urânia. O objetivo da integração é auxiliar as instituições de ensino básico a elaborar os horários das turmas disciplinas, alocando os professores nos horários.

Premissa:

Esta integração ocorre através de exportação e importação de arquivos xml.

• URANEXP.XML: Utilizado para exportar dados do Totvs Educacional para o Urânia.
• IMPORT_URANIA.XML: Utilizado para importar dados do Urânia para o Totvs Educacional.

Escopo

As entidades e os pontos de integração que farão parte do escopo dessa integração são:

Perfil de Acesso

Para definição do perfil de acesso para as funcionalidades relacionadas a integração com o Urânia o usuário deve acessar o módulo Serviços Globais | Segurança | Perfis, selecionar o contexto Educacional.

Segue árvore de permissões relacionada ao Urânia.

Perfil de acesso: Educacional | Integrações | Urânia

Parâmetros de Integração

Segue abaixo a definição de parâmetros para a utilização da integração entre TOTVS Educacional e Urânia.

O acesso ocorre por meio do TOTVS Educacional | Configurações | Parâmetros | Integração | Urânia

Utiliza Integração com o Urânia 

•  Este parâmetro habilita a integração entre o TOTVS Educacional e o Urânia. 

Utiliza "Ambiente " do Urânia como "sala" do TOTVS Educacional

•  Este parâmetro habilita a utilização de ambiente do Urânia como sala no Totvs Educacional. 
  
  Observação: Ambiente para Urânia são espaços que possuem um uso compartilhado, e por isso sua utilização deve ser controlada durante a confecção do horário. Por exemplo: um laboratório, uma quadra de esportes, etc. É possível indicar quantas turmas (1-N) podem utilizar esse espaço ao mesmo tempo, quais horários ele está disponível e quais "turmas x disciplinas" estão vinculadas à esse ambiente. Com isso, o Urânia consegue garantir que ele não será utilizado por mais turmas do que o que foi determinado, em um mesmo horário.

    O campo Sala no Urânia é apenas informativo e não é retornado no arquivo de importação

Permitir atualização dos horários da turma disciplina que possua professor com folha de pagamento aprovada 

• A Integração com o Urânia realiza validações ao realizar atualização de turmas disciplinas. Por default não é permitido atualizar horários com turma disciplina que já possuam professores com folha de pagamento aprovada.

  Habilitando este parâmetro o sistema disponibilizará este mesmo parâmetro na rotina "Criar estrutura de oferta a partir das turmas/disciplinas importadas". Este parâmetro possibilitará que a atualização da turma/disciplina seja realizada mesmo havendo  mesmo         havendo  professor com folha de pagamento aprovada.

Observação: Os horários serão atualizados somente se o controle de aprovação dos dados da folha de pagamento estiver ativo. Assim acesse: Parâmetros | Integração| Folha | Folha 2/2 " Utiliza controle de alteração de registro", marque a opção          Professor da Turma/Disciplina.

Permitir alteração de salas via integração após a matrícula de aluno  

• Com este parâmetro marcado permite alterar as salas mesmo com aluno matriculado.

Permitir alteração de professores da turma/disciplina via integração após a matrícula de alunos

• Com este parâmetro marcado permite alterar os professores da turma/disciplina mesmo com aluno matriculado.
  

Permitir alteração de horários via integração após a matrícula de alunos

• Com este parâmetro marcado permite alterar os horários mesmo com aluno matriculado.

Permitir atualização de turma/disciplina com conteúdo previsto preenchido no plano de aula 

• A Integração com o Urânia realiza validações ao realizar atualização de turmas disciplinas. Por default não é permitido atualizar horários com turma disciplina que já possuam professores com folha de pagamento aprovada.
  Habilitando este parâmetro o sistema disponibilizará este mesmo parâmetro na rotina "Criar estrutura de oferta a partir das turmas/disciplinas importadas". Este parâmetro possibilitará que a atualização da turma/disciplina seja realizada mesmo havendo professor com folha de pagamento aprovada.

  
  

Pré-requisitos instalação/implantação/utilização

Não é escopo desse documento descrever as instalação do ERP RM e nem sua configuração.

RM

Utilizar a versão RM 12.1.15 ou superior.

Controle de Versão

O grupo TOTVS, representado por suas marcas, irá administrar as demandas de evolução dos layouts e demais ajustes, acordando junto aos solicitantes o prazo de liberação de release.

Todas as evoluções programadas deverão ser discutidas e aprovadas pelas marcas antes do início do desenvolvimento e somente serão desenvolvidas em caso de concordância das marcas e alinhamento com as diretivas definidas pelo Comitê de Integração TOTVS.

Suporte

O suporte aos recursos da Integração será de responsabilidade de todas as linhas, sendo assim as equipes de suporte dos produtos TOTVS Educacional estarão aptas a fazer a primeira análise e, quando necessário, repassar para a equipe mais adequada em cada caso.

Cadastros

Cadastro de agrupamento de horário

Com a integração do Urânia ativa o usuário pode configurar no cadastro de turno, anexo horário, o agrupamento de horário urânia.   

Cadastro de Turma

 Com a integração do Urânia ativa o usuário pode configurar no cadastro de turma, o agrupamento de horário urânia.   

Cadastro de sala 

Com a integração do Urânia ativa o sistema habilita o campo para informar o ambiente do Urânia.

Atualizar campos da turma 

Com a integração do Urânia ativa o usuário pode alterar o agrupamento de horário (Urânia)

Processos

Exportação de dados Urânia

Para exportar os registros de Disciplinas, Turmas, Professores, e a Gradedeve-se utilizar o processo de Exportação de dados Urânia. Tal processo é acessado em Integrações | Urânia | Exportação de dados Urânia.

Ao executar o processo e preciso informar também o total de aulas por dias das turmas, quais os dias da semana que irão ocorrer as aulas e onde será gerado o arquivo com os dados que é importado para o Urânia. Esse processo gera o arquivo “URANEXP.XML”, através do TOTVS Educacional.

Após selecionar as entidades Disciplinas, turmas e Grade, seleciona as turmas. Estas poderão ser selecionadas utilizando o filtro da turma através do curso, habilitação e turma, ou por seleção de consulta SQL ou por filtro de globais.

Se selecionado a entidade Professor é exibido um passo no processo para identificar os professores que serão importados.

Ao concluir a execução do processo é exibido informações no log das entidades que foram exportadas para o arquivo URANEXP.XML”. O arquivo criado está seguindo o layout definido disponibilizado pelo Urânia. 

Importante

O log do processo informa:

• Se existe turmas associadas a um turno que não possui nenhum agrupamento de horário informado;
• Se existe turmas que não tem agrupamento de horário definido e o turno associado estiver a definição de mais de um agrupamento;
• Se o número de horários do agrupamento da turma for diferente do valor total de aulas definido no processo;
• Quando existir informações no layout do urânia menores que as respectivas informações do TOTVS Educacional e que precisarem forem truncadas;
• Cadastros que não foram exportados.

Ao executar o processo, se estiver parametrizado para exportar "Grades" (turmas/disciplinas) irá apenas as turmas/disciplinas ativas e que não sejam gerenciadas.

Consistências realizadas no processo

Nome da turma

O campo "Nome turma" do arquivo de "turmas" está relacionado ao nome reduzido do cadastro de turma do TOTVS Educacional. Caso o campo do cadastro da turma estiver vazio ou for maior que o definido no layout, a turma não será informada no arquivo.

Número de aulas

O campo "Número de aulas" do arquivo de "Disciplinas" está relacionado ao número de aulas do cadastro de turma/disciplina do TOTVS Educacional e este deve estar preenchido, caso o mesmo esteja em branco a  a turma/disciplina não será informada no arquivo.

Abreviatura do professor

O campo "Abreviatura" do arquivo de "professores" está relacionado ao campo apelido do cadastro de professores do TOTVS Educacional. Caso o campo do cadastro do professor  estiver vazio ou for maior que o definido no layout, o professor não será informado no arquivo.

Observação: Quando é exportado além dos dados um turno integral para o urânia, o Sistema divide o turno em dois para facilitar a criação dos horários. Assim na hora de importar para o Educacional é necessário selecionar a opção de exportar vários arquivos no sistema urânia para que haja a unificação dos dois horários, e o sistema educacional receba um único arquivo contendo todos os horários do turno integral.

Importação Dados urânia

Através deste processo é possível importar as alocações de salas e professores do Urânia para o TOTVS Educacional. Tal processo é acessado em Integrações | Urânia | Importação dados urânia.

Na execução do processo é informado o período letivo, o período do turno e o arquivo que foi gerado no Urânia.

Observação: Este processo não atualiza os dados da turma/disciplina, as informações importadas são armazenadas em um estrutura temporária que possibilita a conferência das informações antes da efetivação na base de dados. O processo respeita o contexto corrente do usuário.

Durante o processo de importação algumas validações são realizadas:

• Verifica a existência da turma referenciada no arquivo de importação;

• Verifica a existência da turma/disciplina referenciada no arquivo de importação;

• Verifica a existência do professor referenciado no arquivo de importação;

• Verifica a existência da sala (ambiente) referenciado no arquivo caso o parâmetro "Utiliza "Ambiente” do Urânia como “Sala" do TOTVS Educacional estiver habilitado;

• Verifica a existência da relação entre aula e o horário do TOTVS Educacional;

• Parâmetro "Permitir atualização de turma/disciplina com conteúdo previsto preenchido no plano de aula" desabilitado;

• Parâmetro "Permite atualização dos horários da turma/disciplina que possua professor com folha de pagamento aprovada" desabilitado;

• Verifica a existência de alunos matriculados.

Ao concluir a execução, é informado no log:

• Quantidade de turmas/disciplinas sugeridas apagadas: Número de turmas/disciplinas que foram importadas na execução anterior do processo para o período letivo e turno

• Quantidades de turmas/disciplinas: Número de turmas/disciplinas que é importada

• Quantidade de turmas/disciplinas sugeridas com pendência/aviso no log: Número de turmas/disciplinas que possuem algum tipo de inconsistência, podem ser do tipo pendência: log que precisa de alguma ação do usuário ou aviso: log para o qual existem permissões no processo de importação definitiva e dependendo da escolha do usuário poderá impedir ou permitir a atualização da turma/disciplina.

• Quantidade de turmas/disciplinas sugeridas sem pendência/aviso no log: Número de turmas/disciplinas que foram importadas e não ocorreu nenhuma inconsistência.

• Detalhes da importação de cada turma/disciplina.

Estrutura das turmas/disciplinas importadas do Urânia

Visualiza os dados das turmas/disciplinas importados do Urânia para o TOTVS Educacional. O que permite verificar as informações das turmas/disicplinas importadas e se existe algum log pendente.

Para cada turma disciplina o usuário poderá visualizar ao ir em anexo:

• Os horários da turma/disciplina definidos no Urânia
• Os logs da importação do Urânia: as lista do logs encontrado durante a importação

O Anexo de horários irá conter informações da sala, caso esteja parametrizado para utilizar "Ambiente" do Urânia como sala e o anexo do horário irá conter os professores associados ao horário.

Todos as iinformações de Turmas/Disciplinas, Horários, Logs da importação do Urânia e Professores são apenas leitura, não possibilitando nenhuma inserção, edição ou exclusão.

Atualização do log das turmas/disciplinas sugeridas

O processo de importação das informações do Urânia para as tabelas temporárias do TOTVS Educacional executa várias validações e a partir dessas o sistema pode registrar logs com status "Pendente" ou "Aviso".

Os logs com status "Aviso" não interferem na atualização das turmas, mas dependem de permissões e parâmetros a serem definidos no processo de importação definitiva para permitir ou barrar uma determinada atualização.

Já os logs com status "Pendente" devem ser resolvidos para que a atualização possa acontecer e existem dois caminhos: 

1) Ajuste do problema no Urânia, seguindo este caminho o usuário deverá realizar outra importação para as tabelas temporárias.

2) Ajuste do problema no TOTVS Educacional que não requer uma nova importação para as tabelas temporárias.

É justamente para o cenário de ajuste no TOTVS Educacional que é executado o processo para atualizar o status dos logs da importação do Urânia.

Ao selecionar as turmas/disciplinas e executar o processo todas as validações realizadas no processo de importação são refeitas podendo gerar os seguintes resultados:

• Itens que estavam pendentes no log podem passar a resolvidos;
• Itens de avisos podem passar a resolvidos caso não sejam mais encontrados;
• Novos itens podem ser incluídos no log.

Criar estrutura de oferta a partir da turmas disciplinas importadas

O processo de “Criar estrutura de oferta a partir das turmas/disciplinas sugeridas” busca as informações das turmas/disciplinas sugeridas e com base nesta cria/atualiza:

• Cadastro horário da turma/disciplina

• Cadastro professores da turma/disciplina

• Cadastro dos horários dos professores da turma/disciplina

• Geração do plano de aula

Quando uma turma/disciplina é atualizada todos os seus anexos (horários, professores, horários dos professores e planos de aula) são excluídos e depois são recriados com base nas informações da turma/disciplina sugerida.

Na primeira etapa do processo é selecionado as turmas/disciplinas que vieram do Urânia que serão importadas a oferta para o TOTVS Educacional. No filtro de turmas/disciplinas irá retornar apenas turmas/disciplinas que não possuem log pendente.

Na segunda etapa do processo o usuário poderá optar por gerar plano de aula ou não. Caso opte em gerar plano de aula é preciso informar os parâmetros da geração do plano de aula para avançar para o próximo passo.

Na terceira etapa o usuário poderá definir as permissões e os valores para a associação do professor.

 Os parâmetros estarão habilitados caso o usuário tenha permissão no perfil de usuários ou esteja habilitado nos parâmetros do sistema, na integração Urânia.

Parâmetros

Sobregravar a estrutura da turma/disciplina mesmo que contenha alunos matriculados 

Atualizar turma/disciplina com dados de pagamento de professores aprovado

Atualizar turma/disciplina que contenha plano de aula gerado com conteúdo previsto preenchido

Permitir superalocação de alunos, de salas e de professores

Nesta etapa é informado também os valores para a inclusão dos professores das turmas/disciplinas.

Importante

Caso as turmas/disciplinas selecionadas não possuam alunos matriculados o processo será executado e irá:

• Atualizar as informações de horários dos professores, professores e horários da turma/disciplina que já estejam cadastrados e estejam sendo reimportados pelo Urânia.

• Adicionar as informações de horários dos professores, professores e horários da turma/disciplina que não existam na oferta e que estejam sendo enviados pelo Urânia.

• Excluir as informações de horários dos professores, professores e horários da turma/disciplina que já estejam cadastrados e não mais estejam sendo enviados pelo Urânia.

Quando existir alunos matriculados nas turmas/disciplinas selecionadas e o usuário não possuir a permissão ou não irá sobregravar as informações da turma/disciplina, será exibido um novo passo no processo para que sejam informadas as datas de início e término que serão utilizadas para criação de horários modulares e definição dos períodos de início e fim de participação dos professores nas turmas/disciplinas.

Anexos