Permite a inclusão de um contrato com todos os detalhes da contratação de produtos e/ou serviços, informando todas as especificações do contrato estabelecido pela empresa, tais como: fornecedores ou cliente e vendedores, vigência, data da assinatura, responsáveis pelo contrato, objeto do contrato, cláusulas contratuais, multas e bonificações, uso de cauções, índices de reajuste, cronogramas entre outros. Posteriormente, são estes dados quem irão determinar o ciclo de vida do contrato dentro do ambiente de gestão.

Selecione esta opção, eleja a opção Compra ou Venda.

Após, eleja a Filial desejada e clique em Ok.

Preencha as informações de acordo com as orientações descritas em Principais Campos.

Veja também as funcionalidades disponíveis em Outras Ações.

Permite alterar as informações de um contrato que está em Elaboração.

Selecione esta opção e clique em Ok.

Ajuste as informações de acordo com as orientações descritas no item Principais Campos.

Permite excluir um contrato que está em Elaboração.

Na janela principal, selecione o registro desejado.

Clique em Outras Ações, selecione a opção Excluir e confirme o procedimento.

Permite a visualização das informações do contrato.

Na janela principal, selecione o registro desejado.

Clique em Outras Ações, selecione a opção Visualizar e confirme o procedimento.

As informações são apresentadas de acordo com as orientações descritas no item Principais Campos.

Veja também as funcionalidades disponíveis em Outras Ações.

Permite a transição entre situações do ciclo de vida do contrato (exceto as transições entre vigente e em revisão/revisado, em revisão e paralisado, paralisado e em revisão e em revisão/revisado e vigente, que são realizadas pelo processo de revisão).

Posicione no contrato desejado, clique em Outras Ações e selecione a opção Situação.

Selecione a situação de destino do contrato e confirme.

. As situações de um contrato são:

• Em elaboração: indica que o contrato está em fase de elaboração (construção). Nesta etapa o contrato pode ser alterado quantas vezes necessárias em toda sua estrutura e ainda não permite sua movimentação. Somente nesta situação o contrato poderá ser alterado.
• Emitido: indica que o contrato teve a elaboração concluída, foi impresso e aguarda assinatura para tornar-se vigente.
• Em Aprovação: indica que o contrato foi assinado e aguarda liberação interna para início de vigência.
• Vigente: indica que o contrato está ativo e liberado para movimentações. A partir desta etapa o contrato e entidades relacionadas poderão ser alterados somente por processo de revisão.
• Em Revisão: indica que o contrato está passando por um processo de revisão que ainda não foi concluído (aprovado) e que, por este motivo, ainda não pode ser movimentado.
• Em Revisão - Aprovação por Alçadas: indica que o contrato está em processo de revisão que necessita de aprovações por alçadas de valores e que, por este motivo, não pode ser movimentado.
• Revisado: indica uma revisão histórica (não atual) do contrato, disponível no Sistema apenas para efeito de consulta e comparação entre as revisões.
• Paralisado: indica que o contrato está paralisado (não pode ser movimentado) mas pode retornar a vigente a qualquer momento.
• Sol. Finalização: indica que o contrato concluiu seu ciclo de vida e deve ser finalizado.
• Finalizado: indica que o contrato concluiu seu ciclo de vida e está finalizado.
• Cancelado: indica que o contrato foi cancelado no meio de seu ciclo de vida por um motivo qualquer.

Permite visualizas as avaliações realizadas para o fornecedor posicionado.

Disponível apenas para contratos de compra, tem como objetivo registrar a avaliação do desempenho do fornecedor na participação do contrato para composição de uma base histórica que permita a análise do desempenho geral do fornecedor nos contratos já realizados por ele quando houver a intenção de contratar novamente este fornecedor.

Por default, a avaliação ocorre somente nas etapas de finalização do contrato (solicitação de finalização e finalização).

Posicione no contrato desejado, clique em Outras Ações e selecione a opção Aval. Fornecedores.

Possibilita cadastrar as permissões de acesso ao contrato posicionado. Elas podem ser garantidas ou negadas para as diversas ações realizadas a partir do contrato como, por exemplo, manipular cauções, manipular planilhas, manipular cronogramas, alterar a situação do contrato, realizar medições etc.

Posicione no contrato desejado, clique em Outras Ações e selecione a opção Acessos.

Cadastre as permissões por usuário do sistema ou por grupos de usuário.

Na árvore existente na interface de acessos, clique com o botão direito do mouse para que exibição do menu de opções com as seguintes funcionalidades:

• Incluir usuário: inclui permissões no contrato para um novo usuário.
• Incluir grupo: inclui permissões no contrato para um novo grupo de usuários.
• Editar usuário/grupo: permite ajustar permissões do usuário/grupo de usuários posicionado na árvore.
• Excluir usuário/grupo: exclui as permissões no contrato do usuário/grupo de usuários posicionado na árvore.
• Copiar estrutura: copia a estrutura de permissões de acesso de outro contrato já cadastrado no Sistema.

Também é possível incluir ou excluir filiais autorizadas para Medição. Neste caso, clique com o botão direito do mouse para que exibição do menu com estas funcionalidades. Informe o código da filial desejada e confirme o procedimento.

A opção de menu Conhecimento executa a rotina padrão da base de conhecimento do sistema, e permite relacionar documentos físicos com os documentos do contrato, possibilitando a digitalização de documentos para o Gestão de Contratos.

O Banco de Conhecimento do Protheus é um banco de informações genéricas, armazenadas em arquivos. Essas informações podem ser figuras, textos, planilhas ou qualquer tipo de arquivo que contenha informações relevantes ao sistema.

O controle de cauções gerencia as garantias pagas pelo fornecedor ao contratante antes do início do contrato, ou seja, gerencia as quantias financeiras ou documentos recebidos como garantias de pagamento de uma dívida antes da vigência do contrato.

O controle de retenção de cauções, tem como objetivo atender às cauções que não são fornecidas no início do contrato, mas são retidas durante suas medições.

  Ao acionar a opção Cauções Retidas, será exibida a interface para realizar a baixa. Se o contrato for de compra, deverá ser informado qual o fornecedor desejado e as cauções retidas para o fornecedor em questão serão exibidas. Caso seja de venda, as cauções do cliente do contrato serão carregadas. Na coluna Baixa deve-se informar o valor que se deseja baixar de acordo com o saldo da caução retida. Na coluna Histórico é possível digitar um texto para histórico da baixa.

Após confirmação da baixa, será gerado um título financeiro a pagar ou receber (conforme espécie do contrato) com o valor definido para baixa.

Através da opção Est. Retenção na rotina de contratos, disponível apenas para contratos com caução por retenção, é possível realizar o estorno das baixas de cauções retidas.

Ao acionar a opção Est. Retenção, será exibida a interface de estorno das baixas das cauções retidas, na qual serão exibidos todos os títulos gerados por baixa de cauções retidas. Nesta interface deve-se selecionar os títulos a estornar e confirmar, efetivando assim o estorno.

Posicione no contrato desejado, clique em Outras Ações e selecione esta opção.

Marque o título para estono, clique em OK.

Após será apresentada tela de confirmação de estorno do título, clique em OK.

Essa opção permite registrar adiantamentos financeiros efetuados para os contratos vigentes de compra e de venda.

Ao acionar a opção Adiantamentos, exibe-se a interface para geração do título de adiantamento e nela informe os dados bancários, fornecedor/cliente do adiantamento e o valor. Após confirmação é gerado um título financeiro registrando o pagamento/recebimento do adiantamento.

Posicione no contrato desejado, clique em outras ações e clique no botão Adiantamentos. 

Informe o código Fornecedor/Cliente e loja, dados do banco para pagamento/recebimento e o valor do adiantamento.

Preencha as informações de acordo com as orientações descritas em Principais Campos.

Para gravação clique em confirmar.

Veja também as funcionalidades disponíveis em Outras Ações.

Permite que sejam efetuadas as revisões, para alterar os valores, prazos e quantidades dos contratos vigentes.

O objetivo desta rotina é gerar as revisões de contrato de forma simplificada, ao incluir uma revisão de contrato, é necessário informar o Tipo de Revisão, é gerada cópia das informações originais do contrato, das planilhas do contrato, dos apontamentos realizados e dos saldos em aberto para uma nova revisão.

Durante o processo de revisão do contrato, a visualização da situação é Revisão até aprovar as alterações pela rotina Aprovar Revisão, tornando-o Vigente.

Posicione no contrato desejado.

Selecione esta opção, eleja o tipo de Revisão:

• Aditivo
• Reajuste
• Realinhamento
• Readequação
• Paralisação
• Reinício
• Alteração de cláusulas
• Contábil
• Índice
• Troca de Fornecedor/Cliente
• Grupos de Aprovação
• Renovação
• Multa/Bonificação
• Caução

Informe o código do Tipo de Revisão, preencha os campos de acordo com a opção selecionada.

Após a geração de uma nova revisão para o contrato, esta ficará com situação Em Revisão e neste estado o contrato não pode ser movimentado. A nova revisão terá sua situação alterada para Vigente (exceto em caso de paralisação, onde assume a situação correspondente) somente após aprovação da revisão gerada.

O processo de aprovação da revisão resume-se a conferência dos dados da nova revisão e disponibilização do contrato a partir da aprovação desta revisão.

Posicione no contrato desejado, clique em Outras Ações e selecione esta opção.

Após validar as informações, clique em Confirmar.

O modulo Gestão de Contratos não dispõe de tratamento dos impostos, estes campos são informativos para impressão do relatório Boletim de Medição.

Estes campos são preenchidos automaticamente quando o contrato é gerado pelo modulo Gestão de Licitações.

Estes campos são preenchidos automaticamente quando o contrato é gerado pelo modulo Gestão de Licitações.

Exibe-se esta pasta somente para contrato de compras e permite detalhar todos os fornecedores que fazem parte dele. Seu preenchimento é obrigatório com pelo menos um fornecedor.

Exibe-se esta pasta somente para contrato de venda e permite detalhar todos os clientes que fazem parte dele. Seu preenchimento é obrigatório com pelo menos um cliente.

Exibe-se esta pasta somente para contratos de venda e permite detalhar todos os vendedores que participam do contrato e os respectivos percentuais de comissão. Estas informações são utilizadas na geração dos pedidos de venda.

Permite a manutenção (inclusão, alteração, exclusão e visualização) das planilhas associadas ao contrato.

Itens

Rateio Contábil por Item

Cronograma Financeiro

Cronograma Físico

Cronograma Contábil

Permite associar e visualizar as multas e/ou bonificações negociadas no contrato e que podem ser aplicadas durante medição ou recebimento (conforme tipo de contrato). É importante considerar que dependendo da configuração do campo Mult. Manual no cadastro de Tipos de Contratos somente as multas e/ou bonificações nesta pasta indicadas podem ser aplicadas.

Permite visualizar os documentos associados ao contrato por meio da rotina Documentos. 

Permite visualizar ou excluir adiantamentos recebidos/pagos pelo contrato. A inclusão destes adiantamentos é realizada somente com o contrato em vigência.

Exibe-se esta pasta somente durante a visualização de contratos e permite acionar a baixa (devolução) de cauções gerados pelo método de retenção. 

Exibe-se esta pasta quando o contrato possui controle de cauções e permite visualizar os que são manuais e que foram incluídos.

Aprovação de contrato por alçada de valor

O campo Grupo Aprov. define o grupo de aprovação do contrato. Caso o tipo de contrato selecionado possua um grupo de aprovação de situação cadastrado, o campo é preenchido automaticamente com a informação do tipo de contrato como sugestão para grupo de aprovação.

Ao alterar a situação do contrato que possua um grupo de aprovação para “Em Aprovação” ou “Vigente”, é verificado se no grupo selecionado existem aprovadores com faixa de valor de aprovação que contemplem o valor do contrato, seguindo o nível hierárquico definido no grupo de aprovação. 

É gerado documento de aprovação (tipo CT [Contrato]) para os níveis em que o valor do contrato esteja dentro da faixa de aprovação do grupo e a situação do contrato é alterada para “Em Aprovação”. Após aprovação de todas as alçadas, o contrato torna-se vigente.

Um contrato com situação “Em Aprovação” pode ser alterado, mudando sua situação para “Em Elaboração”, ou “Cancelado”. Quando estas situações ocorrem, todos documentos de aprovação referentes ao contrato são excluídos, independente de terem sido aprovados ou não.Quando este contrato for novamente movimentado para “Em Aprovação” ou “Vigente”, será criada nova alçada para os aprovadores do grupo selecionado, respeitando os novos valores do contrato.

Alçadas de contratos por entidades contábeis

Na inclusão de um contrato, é possível definir para cada item de uma planilha um centro de custo, conta contábil, item de conta e classe de valor, que definem a entidade contábil daquele item. Estes campos podem ser preenchidos diretamente na aba de itens, ou na aba de rateio contábil. * Para efeitos de aprovação, caso existam entidades contábeis cadastradas na aba de itens e na aba de rateio contábil, serão consideradas as entidades informadas na aba de rateio contábil.

Ao alterar a situação do contrato para  “Em Aprovação” ou “Vigente” é verificado se está habilitada a aprovação por entidades contábeis (parâmetro MV_APRCTEC) e se existe grupo de aprovação responsável por ao menos uma das entidades contábeis cadastradas no contrato.

Para definição do grupo de aprovação, é realizada uma busca do mais especifico para o mais abrangente, considerando a ordem dos campos: Centro de custo, Conta contábil, Item de conta e Classe de valor. Por exemplo:

 Considerando a seguinte configuração de grupos de aprovação de entidades contábeis.

Para um contrato que possua a seguinte configuração de entidade contábil, será definido o grupo conforme tabela:

Caso seja encontrado ao menos um grupo de aprovação entre todas as entidades contábeis presente no contrato, será gerado documento de aprovação (tipo IC [Item de contrato]) para os níveis em que o valor do item esteja dentro da faixa de aprovação do grupo e a situação do contrato é alterada para “Em Aprovação”. Itens de uma mesma planilha que gerem aprovação para um mesmo grupo, serão aglutinadas em uma única aprovação.

Após aprovação de todos documentos de tipo Item de contrato (IC), caso o contrato possua um grupo de aprovação de situação, será gerado documento de aprovação (tipo CT [Contrato]) para o grupo. Após aprovação de todas as alçadas, o contrato torna-se vigente.

Um contrato com situação “Em Aprovação” pode ser alterado, mudando sua situação para “Em Elaboração”, ou “Cancelado”. Quando estas situações ocorrem, todos documentos de aprovação referentes ao contrato são excluídos, independente de terem sido aprovados ou não.Quando este contrato for novamente movimentado para “Em Aprovação” ou “Vigente”, será criada nova alçada para os aprovadores do grupo selecionado, respeitando os novos valores do contrato.

Fluxo inverso de aprovações

 As aprovações de um contrato seguem o padrão de aprovação de itens e após a aprovação do contrato. Entretanto, é possível a inversão desta ordem com a utilização do parâmetro  MV_APRCINV.

Ao ativar este parâmetro, serão gerados os documentos do tipo CT (contrato) e após a aprovação de todas alçadas relacionadas ao grupo de aprovação de situação, são gerados os documentos do tipo IC (item de contrato).

 Após aprovação de todas as alçadas, o contrato torna-se vigente.

Aprovação de entidade contábil por grupo de aprovação de situação

Se o contrato possuir grupo de aprovação responsável pela situação do contrato e o mesmo grupo de aprovação responsável por uma ou mais entidade contábil, é possível configurar a aprovação da entidade contábil (aprovação tipo IC) juntamente com a aprovação do documento (aprovação tipo CT).

Para isso o parâmetro MV_CTAPREC deve ser configurado e as alçadas por entidades contábeis que sejam exatamente para o mesmo grupo de aprovação da situação do contrato não serão geradas, sendo aprovadas pelo grupo responsável na aprovação geral do contrato.