Histórico da Página
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Campo | Tam. | Posição | Alinhamento |
Loja | 06 | 01-06 | RJZF |
Data (ddmmaa) | 06 | 07-12 | RJZF |
Área | 10 | 13-22 | LJBF |
Localização | 10 | 23-32 | LJBF |
Branco | 12 | 33-44 | BF |
Código de Barras | 13 | 45-57 | LJBF |
Branco | 13 | 58-70 | BF |
Preço de Custo | 11 | 71-81 | RJZF |
Quantidade | 08 | 82-89 | RJZF |
Branco | 01 | 90 | BF |
Tabelas
N.º | ACESSO | CONTEÚDO | DESCRIÇÃO |
303 | 99/99/99 | 1,000000000 | É a Tabela de Indexação Monetária (De 303 até 399). Ela permite a correção de valores baseada no índice indicado. |
Integração com outros Módulos
O Módulo de Inventário está Intimamente ligado com todos os módulos do Sistema que atualizam o estoque de produtos e com a Contabilidade.
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O sistema irá emitir um relatório com todas as notas fiscais pendentes no sistema, é de responsabilidade do gerente tomar a decisão em relação às mesmas.
Este procedimento deve ser executado um dia antes ao congelamento do inventário, por exemplo se o inventário se a data da contagem é dia 01/10/06 todos os lançamentos referentes a controle de estoque devem estar atualizados até 30/09/06.
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Verificar se foram capturadas as vendas do PDV
Este processo deve ser realizado antes do congelamento, para que o sistema possa dar baixa no estoque dos produtos que tiveram saída na filial.Âncora
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Preparar os coletores para coletar a localização dos produtos
Os coletores deverão ser disponibilizados conforme cronograma previamente montado, o processo de coleta de
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Os coletores deverão ser disponibilizados conforme cronograma previamente montado, o processo de coleta de dados deve ser executado com a maior atenção, pois uma carga incorreta em um setor errado pode ocasionar grandes transtornos. Vale lembrar que os coletores deverão estar com as baterias carregadas e sem dados.
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Coletar a localização física dos produtos nas gôndolas
Este procedimento ficará por conta dos gerenciadores dos
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Este procedimento ficará por conta dos gerenciadores dos setores que serão inventariados, onde todos os produtos deverão ser coletados, informando a gôndola, lado e sequência em que estão localizados.
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Importar os dados dos coletores para a emissão das fichas
Descarregar os dados do coletor, na área do usuário,
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Descarregar os dados do coletor, na área do usuário, que vai emitir as fichas ou mapas de contagem.
Se possuir muitos arquivos da mesma seção juntar todos em apenas um arquivo utilizando o comando:
TYPE [ nome do arquivo do coletor ]>> [ nome do arquivo a ser agrupado ];
EX: TYPE COLETOR1>> INVENTA
TYPE COLETOR2>> INVENTA
Os dados dos arquivos coletor1 e coletor2 após o comando estão no arquivo INVENTA.
Verificar se o arquivo esta no diretório C:\ TMP ( O
;, para que possa ser importado pelo sistema, conforme os procedimentos abaixo:
O procedimento de importação (em breve) será automático, sendo portanto desnecessário este passo.Âncora
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Congelando o inventário
O congelamento do inventário nada mais é do que um processo para guardar
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O congelamento do inventário nada mais é do que um processo para guardar a posição do estoque e os custos em uma data determinada.
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Efetuar a contagem física dos produtos com as fichas
Este processo será realizado no mesmo dia que for
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Este processo será realizado no mesmo dia que for feito o congelamento do custo e estoque, os gerenciadores responsáveis pela contagem deverão entregar as fichas para o responsável.
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Analisar critica de inventário, apontando a solução adequada
Ao emitir o relatório de crítica serão apresentados alguns erros,
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Ao emitir o relatório de crítica serão apresentados alguns erros, que se dividem em erros atualizáveis e não atualizáveis, conforme tabela.
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Relatório de Localização
Para conferência do cadastro de localização existem dois relatórios. Para ter acesso aos relatórios escolha no menu principal:
Cadastro / Localização Física /
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Para conferência do cadastro de localização existem dois relatórios. Para ter acesso aos relatórios escolha no menu principal:
Cadastro / Localização Física / Relatórios de Localização.
Nesta tela você terá duas opções:
Conferência - Este relatório você utilizará para dar a manutenção no cadastro de localização para colocar os produtos que estão em ruptura na filial.
Entrada - Este relatório você utilizará para dar a manutenção no cadastro de localização para colocar os produtos que estão em nova localização e que estão em ruptura na filial.
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Atualização dos Movimentos
Atualize todas as Notas Fiscais e Conhecimentos de Frete
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Atualize todas as Notas Fiscais e Conhecimentos de Frete recebidos no depósito e/ ou Filial até a data. Se sua filial possui integração com PDV, processe todas as baixas de vendas. Âncora
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. Se sua filial possui integração com PDV, processe todas as baixas de vendas.
Executando o Módulo de Inventário
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Tela de Acesso
Quando você inicia o Sistema RMS, aparece uma tela de "Acesso ao Sistema".
Esta tela, solicita que você se identifique como usuário do sistema.
Figura 3
Digite o seu código de usuário e sua senha nos campos indicados e tecle <ENTER>. Isso o levará à Tela do Menu de Abertura, ou Menu Principal do Sistema RMS.
O seu código de usuário e sua senha podem ter no máximo 10 (dez) dígitos. O sistema tem duas medidas de segurança: Sua senha, quando digitada, não é visível na tela; se, após três tentativas, você não acertar sua senha, o sistema se desativa automaticamente.
Figura 4 Menu Módulo de Inventário
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não acertar sua senha, o sistema se desativa automaticamente.
Figura 4 Menu Módulo de Inventário
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Menu Principal do Sistema
Após executar o processo de acesso normal, aparece o Menu principal do Sistema RMS, apresentando todos os módulos instalados a que você tem acesso.
Caso o Módulo de Inventário não apareça, solicite ao Administrador do Sistema, na sua instalação, para providenciar o Perfil adequado a seu código de usuário.
Selecione a opção "Inventário" clicando com o mouse. Isso fará com que o sistema passe para a tela do Menu Principal de Inventários.
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tela do Menu Principal de Inventários.
Menu Principal de Inventários
Pronto. Seja bem-vindo ao Módulo de Inventário.
Figura 5 Menu de Inventário
Nos próximos capítulos passaremos a detalhar o conteúdo de cada uma das opções apresentadas no menu principal e a melhor forma de utilizá-las. Por enquanto basta que você saiba que:
Todo o processamento do Inventário, desde a impressão de fichas até a atualização dos estoques é feita na Opção Realização/ Abertura.Âncora
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Opção Realização/ Abertura.
A emissão dos relatórios referentes aos Inventários é feita pela Opção Relatórios.
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Preparar os coletores para coletar a localização dos Itens
Os coletores deverão ser disponibilizados conforme cronograma previamente montado.
O processo de coleta de dados deve ser executado com a maior atenção, pois uma carga incorreta em um setor errado pode ocasionar grandes transtornos.
Vale lembrar que os coletores deverão estar com as baterias carregadas e sem dados.
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uma carga incorreta em um setor errado pode ocasionar grandes transtornos.
Vale lembrar que os coletores deverão estar com as baterias carregadas e sem dados.
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Coletar a localização física dos produtos nas gôndolas
Este procedimento ficará por conta dos gerenciadores dos setores que serão inventariados, onde todos os produtos deverão ser coletados, informando a gôndola, lado e sequência em que estão localizados.
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localizados.
Sequência de Execução
O módulo de inventário é dividido em etapas, cada uma com suas devidas funções e finalidades. Estaremos explicando resumidamente cada uma delas.
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Cadastro da Localização Física
Selecionada a opção de localização física, traz o programa com as funções:
- F3 = Fim.
- F2 = Alterar.
- F6 = Incluir.
- F9 = Consultar.
- F10 = Excluir.
- ShF6 = ImpColetor.
- ShF7 = Cons.Cad.
Figura 6 – Localização Física
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Abertura do Inventário
Ao selecionar no menu a opção de Abertura, será exibida a tela principal do inventário:
Figura 7 Tela Principal do Inventário
Para o início de um novo inventário, deverá ser incluído através da opção Abrir.
O sistema disponibilizará a seguinte tela:
Figura 8 – Abertura de novo inventário
Para este processo, o usuário já deverá saber quando efetuará o inventário (contagens físicas), que produtos ou seções serão contados, o nome do inventário para esta respectiva operação, sendo neste momento o usuário obrigado a informar o tipo de inventário, que poderá ser:
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Será efetuada a contagem de todos os produtos existentes na filial.Âncora
- Parcial.
O usuário poderá selecionar seções e fornecedores.
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- Item (Produtos).
O usuário poderá fazer todas as seleções disponíveis no inventário parcial, podendo chegar ao detalhamento de produto a produto.
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Situação | Processo |
| Foi apenas efetuada a abertura do mesmo. |
F | Inventário se encontra em processo de seleção, geração e emissão de fichas. |
CF | Inventário já foi congelado, podendo dar inicio a digitação. |
CD | Inventário congelado e em processo de digitação. |
CDE | Inventário está sendo digitado e ao efetuar a crítica dos lotes, os mesmos encontram-se com erros. |
CDV | Após a crítica geral dos lotes, não há lotes com erros "não–atualizáveis", podendo ser executado o processo de "gera não digitados", a letra V, substitui a E. |
CDVG | A letra G, indica que o processo de "gera não digitados", já foi efetuado, podendo o mesmo ser atualizado. |
CDVGA | Indica que o inventário já foi atualizado. |
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Seleção (Operação sem coletor)
Onde o usuário deverá selecionar a filial, o fornecedor, ou os produtos que farão parte do inventário, isso tudo para inventário do tipo parcial ou por produtos, pois no inventário geral, não será necessário fazer seleção, todos os produtos são previamente selecionados, devendo apenas ser selecionada a loja.
Quando utilizada localização física, seja ela digitada (cadastro de localização) ou importada via coletor de dados, é neste momento que o sistema importará esta informação, para posterior emissão do relatório de contagem por localização.
Após a abertura do inventário, mesmo que para data futura, já será possível efetuar a emissão prévia das fichas. Selecionar o inventário em curso e a opção Ficha.
Figura 9 – Emissão de fichas
É aberta a tela onde deverá ser selecionada a opção Seleção.
Neste momento serão habilitadas as pastas conforme tipo do inventário:
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O sistema disponibilizará a seguinte tela:
Figura 10 – Seleção do inventário
Na pasta FILIAL deve-se selecionar a(s) filial(ais) que participarão do inventário, movendo a mesma para o lado direito da tela, bastando, para isso, dar um duplo clique na filial desejada.
Selecionada a FILIAL, deve-se selecionar a função ShF7 "Grupo de Produtos" que disponibiliza a pasta PRODUTOS para informar quais itens que serão inventariados.
OBSERVAÇÃO IMPORTANTE:
Cadastrar a TABELA 83 com os grupos e seus nomes.
Exemplo 1:
ACESSO = GRP1.
CONTEUDO = GRUPO DE PRODUTOS PARA GRUPO 1.
Exemplo 2:
ACESSO - DESCRICAOGRP15 - GRUPO 15 DE PRODUTOS
GRP10 - GRUPO 10 DE PRODUTOS
Relacionar os produtos aos grupos criados através do programa VGIMGINV – Seleção de grupo de produtos.
Cadastrar os itens nos grupos previamente cadastrados na tabela 83. Informe o grupo, selecione o filtro, efetue o filtro de acordo com o critério desejado.Selecione os itens no filtro.Conclua a operação do filtro Salve a seleção de grupo.
Na seleção do inventario por item, ao selecionar um determinado grupo, os produtos deste grupo irão aparecer como selecionados para o inventario.
Programa de seleção de fichas VGIGFICT selecione o botão "ShF7 - Grupo de produtos". Pesquise o grupo desejado e selecione-o. A tela de seleção de itens deverá ser preenchida com essa informação. Salve.
Na pasta de PRODUTOS podem ser informados os itens que serão inventariados, sendo:
Ou através da digitação do código do produto:
Informando a Seção, Grupo e Subgrupo + o botão 
(gravar).
Utilizando a função ShF2 Filtro.
| Âncora | ||||
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| Âncora | ||||
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Figura 11 – Seleção de produtos
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Neste caso, precisa-se gerar a ficha. Somente serão exportados os itens da ficha.
| Âncora | ||||
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| Âncora | ||||
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| Âncora | ||||
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Para importação da seleção do inventário através de arquivo gerado pelo coletor, utilizar a opção de SELEÇÃO do inventário e a função Imp. Coletor. Será apresentada a tela a seguir:
Figura 14 – Importação coletor
Informar a filial, a seção e o nome do arquivo dos coletores. (No caso o arquivo que foi gerado, para agrupamento das seções, este nome não é fixo no sistema).
| Âncora | ||||
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| Âncora | ||||
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| Âncora | ||||
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Alguns desses erros permitem que o inventário seja atualizado e outros não. Neste processo também é efetuada a batida dos lotes, consiste o valor e quantidade informada na capa dos lotes x produtos e quantidades digitadas, informando aos usuários os lotes com divergências.
Para melhor entendimento dos erros, em havendo necessidade, consultar os relatórios que seguem:
| Âncora | ||||
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Com esta função você faz a importação, na Matriz, dos arquivos de inventário exportados pelas Filiais. O arquivo a ser importado deve ter a mesma estrutura do exportado, ou seja, Ifffddmm e estar no diretório DBW do usuário que fará a importação.
Para fazer a importação de um inventário para a Matriz é necessário que você faça a Abertura deste Inventário, a seleção das filiais, fornecedores e seções que compõe o Congelamento. Estas operações devem ser feitas, na Matriz, nas mesmas datas em que são feitas nas Filiais.
Para executar este processo selecione o inventário na tela principal, seguido da função Importar.
Selecione o arquivo na tela e a função Confirmar.
Os resultados dos inventários apurados nas Filiais serão gravados nos arquivos congelados da Matriz, possibilitando a emissão de Relatórios Consolidados.
| Âncora | ||||
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Descrição dos Campos:
Local : (1) Filial ou (2) Depósito;
Gôndola : Número da Gôndola (001 a 999);
Prateleira: Número da prateleira (001 a 999);
Produto : Código EAN do produto.
Para iniciar o processo da coleta de dados, é necessário que as gôndolas e prateleiras da filial/depósito estejam identificadas. O campo "local" deve ser preenchido apenas 1 vez, sendo que define qual o local que vai ser feito o inventário sendo "1" para área de venda ou "2" para área do depósito. No campo "gôndola", digitar o número da gôndola ou corredor que vai ser feito à coleta; e no campo "prateleira" o número da prateleira correspondente. Após o preenchimento dos mesmos, iniciar coleta dos códigos EAN de cada produto. Quando mudar de gôndola ou prateleira, pressionar F10 (Corresponde às teclas FNC+0) até voltar o campo que deseja alterar. Digitar o novo código da gôndola ou prateleira e reiniciar a coleta dos produtos.
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Para possibilitar este processo, deve-se primeiramente, realizar a abertura do inventário, como é feito hoje, sem nenhuma alteração de procedimentos.
Após este processo deve-se executar o programa que listará os lotes coletados pelo coletor, que pedirá as seguintes informações: Código da filial sem dígito, número do inventário que está sendo realizado e o nome do arquivo gerado pelo coletor, que se encontra na área DBW do usuário; apresentado na tela, na ordem em que foram copiados através de scaner do produtos, para melhor execução da contagem.
O mapa apresentará os seguintes campos:
SEQ: seqüência que foram coletados dos produtos;
DESCRIÇÃO: descrição do produto;
REFERÊNCIA: referência do produto;
EAN: código EAN do produto;
CÓDIGO: código RMS do produto;
UNID: quantidade em unidades que deverá ser informada na contagem;
EMB: embalagem de fornecedor do produto;
CAIXA: quantidade em caixas que deverá ser informada na contagem.
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A geração dos lotes do coletor deverá ser realizada em seguida, pois neste processo serão "incluídos" no inventário, já aberto anteriormente, os produtos coletados na mesma ordem do mapa de contagem, para facilitar a digitação das quantidades contadas. A exemplo da listagem do mapa de contagem, este programa solicitará as mesmas informações para sua geração. Como, ocasionalmente, pode-se coletar um EAN não cadastrado, neste programa serão colocadas duas opções de geração:
"I" – Importação, para gravar na DBF todos os produtos coletados, sem gravar ainda no inventário, porém permitindo a identificação dos produtos não cadastrados;
"G" – Geração dos lotes no inventário, para ser executada somente após o cadastramento ou exclusão dos produtos não cadastrados e após importação de todos os lotes coletados. Nesta opção, serão criados os lotes no inventário, sendo incluída a flag de "F" no número de controle. Portanto, não devem ser executadas as funções de seleção para este tipo de inventário.
Após a conclusão destes processos deverá ser executado o congelamento do inventário, que será feito para toda a filial selecionada, se o inventário for "Geral" ou "Parcial" . Quando for "produtos", será feito o congelamento para todos os produtos importados do coletor.
Neste momento aparecerão na tela os produtos coletados para a digitação, ou em unidades se for uma filial "L", ou em caixas se for um depósito "D".
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Concluída a atualização você poderá emitir os relatórios necessários à análise e registro de seu Inventário. O Módulo de Inventário possui os seguintes relatórios:
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| Âncora | ||||
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Apresenta as divergências de inventário para análise. Este relatório pode ser emitido por filial ou por depósito.
Este relatório permite ao usuário uma análise das quantidades congeladas x digitadas, isso ainda no processo de digitação do inventário, o que possibilita a tomada de decisões e análise das diferenças, podendo ser o produto contado novamente, em se tratando de uma diferença muito alta, que poderia ser causada por uma contagem errada ou a falta de integração de alguma nota fiscal, etc..
Para emissão do relatório deve-se selecionar a função Divergência na tela principal do inventário.
O relatório poderá ser emitido com as quantidades (congelado X contado), para análise de diferenças, ou sem quantidade, saindo somente os itens que tiveram diferença para recontagem. A opção sem quantidades traz um campo em branco para que seja informado a quantidade.
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| Âncora | ||||
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