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Primeiro Acesso

Após seguir os passos do Guia de Instalação (Windows e Linux) é necessário acessar o Fluig fluig através de um navegador, informando: <HOST>:<PORTA>/portal.

No campo Login informe wcmadmin e no campo Senha informe a senha padrão adm. Recomendamos alterar esta senha após o primeiro acesso.

Navegação de documentos

A Navegação de documentos tem como objetivo a gestão eficiente de documentos de uma organização. O Fluig fluig agrupa diferentes formatos de arquivos, tais como: e-mails, relatórios, imagens, gráficos, vídeos, projetos e plantas, mantendo-os sempre atualizados com o controle de versão. Além das facilidades de acesso e segurança por usuário.

Conhecendo pastas

Pastas são locais onde os documentos, normas, desenhos, planilhas e cronogramas são agrupados para facilitar a futura localização e navegação.

No menu principal do Fluigfluig, ao clicar no ícone Documentos, você poderá observar a Navegação de documentos (figura 1.1),  nesta área você categoriza seus documentos, permitindo administrar pastas de projetos e incluir desenhos, atas, cronogramas, e todos os arquivos digitais.

Esta área exibe as principais pastas do Fluigfluig, podendo ser efetuada a navegação de todo o conteúdo existente, tudo é controlado por perfil de segurança do usuário que está acessando a solução Fluigfluig.

Figura 1.1 - Navegação de documentos do Fluigfluig.

Siga os próximos passos e verifique como é fácil gerenciar documentos.

Acessando o local para publicação

Você irá acessar as pastas para visualizar ou publicar um documento.

Para acessar as pastas, basta clicar sobre os respectivos links da tela, note que o Fluig fluig é tão simples como navegar na Internet.

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Figura 1.2 - Exemplo de navegação em pastas e visualização de documentos.

Criando uma pasta

Para criar uma pasta basta seguir os seguintes passos:

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Visualizando documentos

• Para visualizar documentos você pode navegar nas pastas.
  
  

• Faça buscas por documentos publicados no Fluig fluig utilizando o link “O que deseja encontrar?” (figura 1.6), exibido no topo do portal Fluigfluig.

  

  Figura 1.6 – Tela de busca do Fluigfluig

• Efetuar buscas mais refinadas, opção “Avançado”, onde o usuário pode restringir a busca informando argumentos de pesquisa.         

Publicando um documento

Para publicar um documento basta seguir os seguintes passos:

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Deck of Cards
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Card id 1 label Passo1   Após localizar a pasta onde o documento será adicionado, clique na opção Carregar arquivos, no menu de ações da navegação de documentos. Figura 1.7 - Caminho para criar um novo documento Card id 2 label Passo 2   Figura 1.8 - Progresso da Publicação de Documentos   Informações title Dica Acompanhe o progresso do upload e da publicação de documentos na tela de acompanhamento, na qual estarão as informações de cada arquivo.

Publicando um documento (modo avançado)

Para publicar um documento no modo avançado basta efetuar os seguintes passos:

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Publicando um documento via Drag and Drop

Também é possível publicar uma pasta ou documento arrastando para dentro do Fluig fluig (drag and drop).

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Publicando um documento externo

Esta função permite que o Fluig fluig faça referência a uma página da Internet.

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Deck of Cards
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Card id 1 label Passo 1   Selecione a pasta onde o documento externo será publicado. Clique na opção Mais e em seguida em Novo Documento Externo. Nota title Atenção Algumas URLs podem não ser renderizadas devido à uma questão de segurança, onde as próprias páginas bloqueiam seu acesso via iFrames, impedindo a utilização dessas URLs em um documento externo. Verificar se o site que esta se tentando acessar possui uma URL "Embed", que são URLs geralmente disponibilizadas para uso em iFrames. Figura 1.14 – Caminho para criar um Documento Externo. Card id 2 label Passo 2   Após selecionar a opção Documento Externo, abrirá a tela para preenchimento dos dados do documento (figura 1.15), a maioria dos atributos que existem nesta tela já foram explicados na publicação de documentos, a principal diferença está no campo URL, que é preenchido com o endereço de acesso à página da Internet. Figura 1.15 – Tela de cadastro para informações gerais Card id 3 label Passo 3    Ao finalizar o preenchimento dos dados, clique em “Confirmar” localizado no rodapé da página. Informações title Nota Para que funcione o acesso à página do documento publicado, é necessário que você esteja conectado a Internet.

Publicando um documento espelho

Tem como objetivo a publicação de um mesmo documento em mais de uma pasta sem a necessidade de duplicá-lo fisicamente.

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Deck of Cards
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Card id 1 label Passo 1   Selecione a pasta onde o documento que será espelhado está. Marque o documento desejado. Clique na opção Mais e em seguida em Espelhar.  Figura 1.16 – Caminho para espelhar um documento. Card id 2 label Passo 2   Na tela Selecionar pasta destino, seleciona a pasta na qual o documento espelho deve ser publicado. Em seguida, clique em Confirmar. Figura 1.17 – Tela de publicação de documento espelho.

Formulário

Formulário é um tipo de pasta formatada, ou seja, todos os documentos (formulários) abaixo dessa estrutura terão o mesmo formato.

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• Formulário é um documento formatado que solicita informações pré-definidas.
• Os Formulários são normalmente utilizados para padronizar o registro de informações sobre algo que se deseja saber.
• No fluig é necessário que o formulário seja criado no padrão HTML.
• Também podem ser utilizados para iniciar processos Workflow.
•  Os registros de formulários devem sempre respeitar o padrão do Formulário onde foram criados e por esse motivo não podem ser movidas de um Formulário para outro. Para atender essa necessidade é possível criar documentos espelhos para exibir os formulários em pastas.

Publicando um formulário

Para publicar um formulário siga os seguintes passos:

A publicação de Definição de Formulário é feita a partir do Fluig Studiofluig Studio, posteriormente é feita a exportação para o servidor Fluigfluig, identificando uma pasta da navegação de documentos.

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Deck of Cards
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Card id 1 label Passo 1   Em um projeto Fluig fluig previamente cadastrado, na pasta forms, clique com o botão direito e escolha a opção Novo -> Formulário. Figura 2.1 – Criação de uma Definição de Formulário. Card id 2 label Passo 2   Na tela de criação de formulário, basta preencher o nome desejado e clicar em Concluir. Figura 2.2 – Tela de criação de formulário. Card id 3 label Passo 3   Ao concluir, um pacote referente ao formulário é criado na pasta forms e o editor de formulário fica disponível para edição. Figura 2.3 – Criação de formulário. Card id 4 label Passo 4   A partir do editor, todo o conteúdo HTML é desenvolvido. No exemplo um formulário simples de cadastro foi desenvolvido. Após criar o formulário desejado, basta realizar a exportação para o servidor. Figura 2.3 – Criação de formulário.

Exportando um formulário

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Deck of Cards
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Card id 1 label Passo 1   Clique com o botão direito do mouse sobre o formulário previamente cadastrado, e em seguida em Exportar. Figura 2.4 – Exportação de Formulário Card id 2 label Passo 2   Na tela de exportação, seleciona-se Exportar para o servidor Fluigfluig e em seguida Avançar. Figura 2.5 – Exportação de Formulário Card id 3 label Passo 3     No exemplo preenchemos o campo servidor, e marcamos a flag Novo formulário. O campo definição de formulário é preenchido automaticamente ao selecionar o arquivo que deseja exportar. No exemplo não associamos o formulário com um dataset, portanto o campo está vazio. Informamos a pasta destino da navegação de documentos, em que o formulário será publicado (através do código). No exemplo não informamos um campo descritor e em seguida informamos que desejamos armazenar as informações em tabela única. Selecionamos Finish para concluir. Informações Ao criar um formulário, você estará criando um formulário único que pode ser utilizando tanto na plataforma web ou no fluig mobile.   Figura 2.6 – Exportação de Formulário

Após a exportação, ao acessar a navegação de documentos na pasta de destino informada será possível verificar que o formulário foi exportado com sucesso.

Publicando um registro de formulário

Acompanhe o processo de publicação de registro de formulário na navegação de documentos do Fluigfluig:

Deck of Cards
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Card id 1 label Passo 1   Na navegação de documentos do Fluigfluig, encontre a pasta para a qual o Formulário foi exportado. Em seguida clique sobre a pasta que indica o Formulário. Figura 2.8 – Criação de Formulário Card id 2 label Passo 2   Em seguida acesse a opção Mais no menu de Ações e clique em Novo Registro de Formulário. Figura 2.9 – Criação de Formulário Card id 3 label Passo 3   Na tela de formulário, preencha a descrição do registro de formulário, que será o nome da publicação. E informe os campos para preenchimento do conteúdo do formulário. Figura 2.10 – Criação de Formulário Card id 4 label Passo 4   Após preencher os campos corretamente, clicamos em Confirmar para publicar o formulário. Figura 2.11 – Criação de Formulário

Workflow

É um conjunto sequencial de atividades (figura 3.1). Tem como objetivo fazer com que usuários, clientes, fornecedores e parceiros participem ativamente da empresa, administrando os processos, gerenciando fluxos de trabalho, desenhando e evoluindo processos simples e complexos, sustentados por formulários eletrônicos e administrados porregrasparametrizáveis, interagindo com outros sistemas e aplicativos da empresa.

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Figura 3.1 – Exemplo de um processo de Workflow.

Tarefas

As tarefas são atividades pontuais controladas pelo Fluigfluig, elas são de responsabilidade de execução de um usuário ou de vários (Consenso), toda gestão de execução das atividades é pró-ativa, com envio de mensagens de execução e atrasos.

Você irá saber quais são as atividades pendentes clicando no ícone Central de Tarefas no menu principal do Fluig fluig (figura 3.2b), esta seção demonstra todas as tarefas a concluir, solicitações pendentes e documentos a aprovar, nesta seção poderão estar incluídas: tarefa para conclusão de RNC (Registro de Não Conformidade), RAP (Registro de Ação Preventiva), requisição de compras, helpdesk, e todas as solicitações existentes na sua organização.

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Figura 3.2 – Central de Tarefas.

Como criar um processo Workflow

Acompanhe o processo de criação e configuração de processo Workflow no Fluigfluig:

Cadastrando um formulário de um processo Workflow

Formulários, são documentos formatados que solicitam informações especificas. Além da opção de criação de formulários através do Fluig Studiofluig Studio, permite-se também a criação e inclusão de formulário no processo Workflow, diretamente pela ferramenta web.

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Deck of Cards
startHidden false effectDuration 0.5 history false id samples effectType fade
Card default true effectDuration 0.5 id 1 label Passo 1 effectType fade Após configurar o processo Workflow, selecione a opção “Formulário” no menu lateral   Figura 1.1 - Tela de configuração de processos workflow Card effectDuration 0.5 id 2 label Passo 2 effectType fade Insira as informações necessárias, como nome, descrição e pasta de destino e selecione o template desejado. Figura 1.2 - Configurações do Formulário Card effectDuration 0.5 id 3 label Passo 3 effectType fade Insira os campos desejados e edite as propriedades dos mesmos. Figura 1.3 - Edição do conteúdo do formulário Card effectDuration 0.5 id 4 label Passo 4 effectType fade Insira regras para o formulário, conforme necessário Figura 1.4 - Edição do conteúdo do formulário   Nota title ATENÇÃO   Card effectDuration 0.5 id 5 label Passo 5 effectType fade Ordene os campos de Analytics Figura 1.5 - Edição do conteúdo do formulário Card effectDuration 0.5 id 6 label Passo 6 effectType fade Salve o formulário, o processo Workflow e libere uma nova versão. Pronto! O formulário está pronto para ser utilizado no processo.  Figura 1.6 - Formulário salvo com sucesso

Cadastrando atividades de um processo Workflow

Em um processo as atividades podem representar:

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• Na aba Geral serão cadastradas informações principais da Atividade.
• Na aba Acompanhamento será indicado quem receberá a notificação de acompanhamento, Tolerância e Frequência de notificação.
• Na aba Atraso será indicado quem receberá a notificação de atraso, Tolerância e Frequência de notificação.
• Na aba Esforço será informado o tipo do controle de esforço e o esforço previsto.

Atividades automáticas

Em processos Workflow é comum encontrarmos fluxos em que uma das atividades deve determinar qual o caminho que o fluxo deve tomar, baseado em uma série de informações.

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Para atender essa situação o Fluig fluig oferece a possibilidade de utilizar atividades de decisão automática em seus processos workflow.

A possibilidade de incluir atividades de decisão automática em um processo Workflow, além de minimizar a necessidade de customização no produtopersonalização na plataforma, potencializa muito sua utilização.

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Em uma atividade automática é possível configurar “n” expressões, porém o Fluig fluig exige uma ordem de prioridade a ser considerada (figura 3.10). Dessa forma, assim que a primeira expressão for atendida o fluxo segue para a atividade relacionada com a expressão em questão e as demais expressões são ignoradas.

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Para cada expressão configurada é necessário determinar para qual atividade a tarefa deve ser encaminhada, sendo que também é possível, porém não obrigatório, determinar um mecanismo de atribuição a ser considerado. Caso não seja determinado um mecanismo de atribuição, a tarefa considera o mecanismo de atribuição configurado na atividade destino. Caso seja configurado um mecanismo na atividade automática o Fluig fluig efetua um tratamento especial.

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Sub-Processo

O Fluig fluig permite relacionar processos workflow. Quando um processo é relacionado a outro, ele é chamado de sub-processo.

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Quando o fluxo que leva a um sub-processo não permite retorno, o Fluig fluig finaliza a solicitação original no momento em que a nova solicitação é criada.

Quando o fluxo que leva a um sub-processo permite retorno, o Fluig fluig suspende a solicitação original até que a nova solicitação seja finalizada. Neste momento, a solicitação original é reativada e retorna automaticamente para a atividade em que estava antes de iniciar o sub-processo.

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Atividades paralelas

Em processos Workflow é comum encontrarmos atividades que deveriam trabalhar paralelamente. Para atender a essa situação a gestão de processos do Fluig fluig disponibiliza mecanismos para possibilitar o uso de atividades paralelas.

No Fluig fluig o Fork e Join indicam respectivamente início e fim das atividades paralelas. Quando existem atividades paralelas pendentes, o processo fica posicionado no Join, até que todas as atividades sejam concluídas. Quando as tarefas forem concluídas, ele passa automaticamente para a próxima atividade.

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Cadastrando os fluxos das atividades

Os fluxos representam os caminhos que levam uma atividade à outra, até o final do processo. Os fluxos criam a ligação entre as atividades e guiam os usuários na sequência correta de execução do processo.

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Figura 3.23 – Cadastro dos fluxos das atividades.

Criando um Link

Quando estamos preparando as instruções de uma atividade ou de um processoWorkflow, é comum precisarmos buscar informações de outro arquivo ou site.

A gestão de processos do Fluig fluig possui o conceito de Hiperlink que permite que você inclua “acessos” para documentos do Fluig fluig e também para endereços na Internet, evitando a replicação de informações e facilitando a navegação.

• Crie um processo workflow ou selecione um existente.
• No campo Instruções na aba Geral (do processo ou atividade) é necessário inserir a tag [WD:999999], onde 999999 deve ser substituído pelo número do documento no Fluigfluig. 

Visualizando o documento através do link criado

• Escolha um processo Workflow que tenha um link cadastrado.
• Neste processo, você poderá acompanhar as instruções e o link para o documento no canto esquerdo da tela.

Exemplo de criação de um processo

Iremos construir um Workflow simples (figura 3.24), que será muito útil para o entendimento das facilidades de funcionamento do Fluigfluig. O Workflow tem as seguintes atividades: Início, Aprovação e Fim.

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Qualidade

O Fluig fluig possui funcionalidades que apoiam a área da Qualidade na gestão das normas, garantindo a certificação ISO9000-2000. Essas funcionalidades permitem e facilitam os  controles de aprovação, acesso, validade, versões, revisões e distribuição de normas e procedimentos.

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• Cadastro de áreas.
• Impressão de cópia controlada.
• Log's de cópias controladas emitidas.
• Geração de lista mestra.

Cópia Controlada

Em ambientes empresariais existem documentos que possuem a impressão controlada, pois a via impressa deve sempre possuir a sua distribuição de forma controlada, garantindo também a autenticidade da informação. Isso ocorre com mais freqüência com documentos administrados pela Gestão da Qualidade, como por exemplo, normas, técnicas e metodologias.

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Para facilitar e agilizar todo esse processo, o Fluig fluig dispõe da funcionalidade de Impressão de Cópia Controlada, que permite determinar a área destino da cópia que está sendo impressa e ainda permite a emissão automática do protocolo de entrega.

Dessa forma é possível evitar que o conteúdo de documentos controlados sejam alterados ou copiados de forma não autorizada.

O Fluig fluig oferece também total controle e rastreabilidade sobre as cópias impressas, pois para cada cópia controlada impressa é gerado um Log de Cópia Controlada Emitida (Figura 4.1), sendo possível verificar informações como: número do documento, descrição, emissor, data da impressão, área de destino, responsável pela área e outras informações.

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• O relatório pode ser acessado a partir da funcionalidade Log de Cópia Controlada, disponível no Painel de Controle do Fluigfluig, guia Documentos.

Figura 4.1 – Exemplo de Log. de cópia Controlada

Lista Mestra

No Fluig fluig é possível criar uma lista mestra de documentos de uma pasta. Para a emissão desta lista, estão disponíveis os seguintes parâmetros:

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• Na navegação de documentos do Fluig fluig selecione a pasta que deseja gerar lista mestra.
• No menu de ações clique em Mais, e posteriormente acione Lista Mestra.

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• Clique em Clicar Lista.
• Abrirá um popup com a lista mestra emitida e com a opção de imprimir.

Opção 'Ajuda'

Na opção Ajuda, disponível no menu Configurações (situado no canto superior direito) do Fluigfluig, é possível verificar o manual de referência da solução.

Figura 5.1 – Help do Produto.

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Personalização

No Fluig fluig é possível personalizar seu visual padrão. 

Note (figura 6.1) que é possível alterar a cor da barra superior, a cor da barra de menu e a cor do fundo do Fluigfluig.

Também é possível alterar a imagem de logo que fica no canto superior esquerdo, a imagem de fundo e uma imagem de topo.

Figura 6.1 - Tema padrão do Fluig fluig (a esquerda) e tema personalizado (a direita).

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• Na modificação do tema é possível alterar a cor de fundo, a cor do menu e a cor do topo. Também é possível adicionar imagens da logo da empresa ou outro tipo de imagem no fundo, no local da logo do Fluig  fluig  e a imagem do topo.

Figura 6.2 - Funcionalidade Tema - Alteração.

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