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Informações Gerais

   Legenda: 1 – Inovação 2 – Manutenção (Os demais campos devem ser preenchidos para ambos os processos). 

Objetivo 

Este processo visa permitir que o usuário efetue o sincronismo de um arquivo do Microsoft Project com o projeto aberto no TOTVS Obras e Projetos. 

O processo de sincronismo é responsável por conciliar as informações do MS Project com as do projeto do TOTVS Obras e Projetos, atualizando suas informações, hierarquias, predecessões e recursos, tornando assim as informações das duas fontes de dados compatíveis, considerando possíveis restrições de regra de negócio.

Definição da Regra de Negócio

 O processo de sincronismo deve ser responsável por efetuar a correspondência entre as tarefas do MS Project e do TOTVS Obras e Projetos, identificando ações a serem tomadas para que as informações sejam completamente sincronizadas entre o projeto corrente no TOP e o arquivo do MS Project.

RN001. Geração de arquivo vinculado

A integração deve ser parametrizada com o vínculo a arquivo do MS Project, podendo definir o arquivo padrão através dos parâmetros do projeto.

Para que o sincronismo com o MS Project ocorra corretamente é aconselhável que o vínculo seja iniciado em uma das situações listadas abaixo:

          1 - O projeto do TOP com dados cadastrados e um arquivo do MS Project recém criado (sem modificações).
          2 - Um arquivo do MS Project com dados cadastrados e o projeto do TOP recém criado (sem modificações).
          3 - Iniciar o sincronismo com as duas fontes de dados (arquivo do MS Project e projeto no TOP) recém criados.

Este vínculo é efetuado através da execução do sincronismo inicial do projeto, assim preenchendo a tabela De-Para e adicionando no arquivo todos os dados referentes à base de dados do TOTVS Obras e Projetos ou vice-versa.

No primeiro sincronismo do arquivo do MS Project será atribuído a ele um identificador único, que será utilizado na composição da tabela De-Para e assim sendo é desaconselhável a duplicação ou cópia deste arquivo, pois os dois serão considerados como sendo um mesmo arquivo para o sincronismo.
Os parâmetros de sincronismo serão também salvos no arquivo para que na próxima execução os mesmos sejam sugeridos ao usuário.

RN002. Conciliação de tarefas

A conciliação entre as tarefas do TOTVS Obras e Projetos e do MS Project será efetuada através de uma tabela de De-Para, que relaciona os registros a partir da chave da tarefa no TOP, chave única do arquivo e UID do registro no MS Project. A tabela será alimentada a cada sincronismo, não sendo necessária nenhuma iteração com a mesma a cada inclusão, alteração ou exclusão no TOP.

Durante a conciliação será identificada a ação original executada e a ação de sincronismo a executar seguindo as seguintes regras:

          1 - Registros existentes na base de dados do TOP, na tabela De-Para e no MS Project
               Ação Original: Registro alterado em uma das extremidades
               Ação de Sincronismo: Sincronizar os dados do registro nas duas extremidades, considerando o sistema parametrizado como mandatário.

          2 - Registros existentes na base de dados do TOP e não pertencem à tabela De-Para
               Ação Original: Registro incluído no TOP
               Ação de Sincronismo: Incluir registro no arquivo do MS Project 

          3 - Registros existentes no arquivo do MS Project e não pertencem à tabela De-Para
               Ação Original: Registro incluído no MS Project
               Ação de Sincronismo: Incluir registro no projeto do TOP 

          4 - Registros existentes na base de dados do TOP e na tabela De-Para, mas não no arquivo do MS Project
               Ação Original: Registro excluído no MS Project
               Ação de Sincronismo: Excluir registro no projeto do TOP 

          5 - Registros existentes no arquivo do MS Project e na tabela De-Para, mas não no TOP
               Ação Original: Registro excluído no TOP
               Ação de Sincronismo: Excluir registro no arquivo do MS Project

RN003. Conciliação de recursos (insumos)

A conciliação de insumos do TOTVS Obras e Projetos com os recursos do MS Project será efetuada através de uma tabela de De-Para, que relaciona os registros a partir da chave do insumo no TOP, chave única do arquivo e UID do registro no MS Project. A tabela será alimentada a cada sincronismo, não sendo necessária nenhuma iteração com a mesma a cada inclusão, alteração ou exclusão no TOP.

Durante a conciliação será identificada a ação original executada e a ação de sincronismo a executar seguindo as seguintes regras:

          1 - Registros existentes na base de dados do TOP, na tabela De-Para e no MS Project
               Ação Original: Registro alterado em uma das extremidades
               Ação de Sincronismo: Sincronizar os dados do registro nas duas extremidades, considerando o sistema parametrizado como mandatário.

          2 - Registros existentes na base de dados do TOP e não pertencem à tabela De-Para
               Ação Original: Registro incluído no TOP
               Ação de Sincronismo: Incluir registro no arquivo do MS Project 

          3 - Registros existentes no arquivo do MS Project e não pertencem à tabela De-Para
               Ação Original: Registro incluído no MS Project
               Ação de Sincronismo: Incluir registro no projeto do TOP 

          4 - Registros existentes na base de dados do TOP e na tabela De-Para, mas não no arquivo do MS Project
               Ação Original: Registro excluído no MS Project
               Ação de Sincronismo: Excluir registro no projeto do TOP 

          5 - Registros existentes no arquivo do MS Project e na tabela De-Para, mas não no TOP
               Ação Original: Registro excluído no TOP
               Ação de Sincronismo: Excluir registro no arquivo do MS Project 

RN004. Conciliação de relacionamento de recursos / composições 

Visto que o Microsoft Project não possui uma entidade equivalente às composições do TOTVS Obras e Projetos, mantendo somente as informações de relacionamento de recursos e tarefas, será seguido o algoritmo abaixo para conciliação do relacionamento de recursos (insumos ou composições).

          Algoritmo de conciliação 

• • Número de recursos da tarefa igual a 0?
    • Inserir nulo nos campos de insumo e composição.
  • Número de recursos da tarefa igual a 1?
    • Insumo relacionado à tarefa igual ao recurso relacionados no MS Project?
      • Sim: Nenhuma ação
      • Não: Relacionar insumo na tarefa
  • Número de recursos da tarefa maior que 1?
    • Insumos da composição relacionada à tarefa são iguais aos recursos relacionados no MS Project (insumos e quantidades)?
      • Sim: Nenhuma ação
      • Não: Incluir nova composição

RN005. Conciliação de dependências de tarefas (predecessoras e sucessoras) 

Para o sincronismo serão consideradas as informações de tarefas predecessoras e sucessoras da fonte de dados conforme parâmetro de fonte de dados mandatária no sincronismo, assim desconsiderando ações efetuadas na outra fonte de dados no intervalo entre o ultimo sincronismo e o corrente.

RN006. Atualizar o modelo de dados

Durante a conciliação dos registros é utilizada a definição de relação de campos equivalentes entre o TOP e o MS Project listada na tabela abaixo para preencher o modelo de dados utilizado no sincronismo.
Os campos marcados na tabela em laranjado serão parametrizáveis, permitindo que o usuário possa selecionar se deseja envia-los e para qual campo (de tipo de dado compatível) relacionar. Na tabela abaixo está representado o mapeamento padrão. 

RN007. Conciliação de alteração hierárquica e impasses

Seguindo a premissa do sistema mandatário, a hierarquia de tarefas será espelhada conforme dados extraídos da fonte de dados selecionada como mandatária.

Caso a inclusão de tarefas ou a alteração de hierarquia gere impasses, onde a tarefa é marcada como filha de uma etapa excluída ou macada marcada para exclusão, a mesma também será marcada para exclusão nas duas fontes de dados.

RN008. Cálculo da curva ABC

O sincronismo basea- se baseia em dados calculados da curva ABC para a integração dos recursos (insumos e composições), sendo necessário que o calculo da curva ABC seja efetuado previamente.
Ao solicitar o sincronismo o usuário será questionado sobre a execução do recalculo, ficando a cargo do mesmo informar se este deve ser executado ou nãorealizar o cálculo do projeto através da opção existente no próprio processo.

Protótipo de Tela

 Protótipo 01

 Protótipo 02

Regras de Integridade 

• Versão do Microsoft Project
  Compatível com a política de manutenção da Microsoft, esta nova funcionalidade será homologada a partir da versão 2007 do MS Project, não mantendo compatibilidade com versões anteriores. 

• Sincronização de único cenário e planilha
  A sincronização não manipula múltiplos arquivos, assim somente sincronizando um cenário e planilha (atividade ou serviço) de cada vez. Caso seja necessário alternar para um novo cenário ou tipo de planilha deverá ser iniciada a sincronização com um novo arquivo, descartando o anterior. 

• Manutenção do arquivo do MS Project
  O arquivo do Project deve ser gerado e sincronizado sempre utilizando esta rotina, conforme “RN001. Geração de arquivo vinculado”, pois as demais rotinas de integração com o MS Project não alimentarão a tabela De-Para conforme necessário. 

• Tipo de duração das tarefas
  Visando compatibilizar com o funcionamento do TOP o arquivo do MS Project será tratado sempre como “duração fixa”. 

• Tipo das tarefas sem recursos
  Tarefas integradas que não possuírem recursos serão marcadas como “Valor cotado” no TOP. 

• Função recortar considera exclusão da tarefa
  Caso seja utilizado no MS Project a função recortar (ctrl+x) e colar (ctrl+v) o mesmo recalcula o UID da tarefa/recurso, assim fazendo com que o sincronismo considere que deva excluir a tarefa recortada e inserir a tarefa colada. 
  Esta restrição é necessária pois o Aspose.Tasks considera sempre que ao salvar o registro é utilizada a função “Salvar Como”, assim inviabilizando o uso da propriedade GUID ao invés de UID pois o MS Project recalcula todos os GUIDs caso esta função seja utilizada para gerar o arquivo. A propriedade GUID não apresenta este problema pois o seu valor é mantido ao utilizar a função recortar e colar. Rever esta regra quando o Aspose.Tasks implementar este GAP. 

• Parâmetros gerais e de projeto não utilizados no processo de sincronismo
  Parâmetros de Projeto: Os parâmetros “Versão do Project” e “Criar recursos que não existirem na base de dados” são desconsiderados pelo novo processo de sincronismo.
  Parâmetros gerais: A visão de parametrização de equivalência de campos em sincronismo com MS Project apresenta mais campos do que os sincronizados no novo processo, sendo estes desconsiderados e não necessitando parametriza-los. 

• Recalculo de EDT
  Caso existam códigos de tarefa repetidos em alguma das fontes de dados o mesmo será recalculado, considerando o primeiro na ordem de leitura como o válido e os próximos terão o seu último número recalculado.

Anexos

• Conciliação automática – Exemplos
  
  Segue abaixo situações que exemplificam o funcionamento da conciliação automática em diversas situações e parametrizações.
  
  1. Tarefas existentes MS Project e não relacionadas a tarefa do TOP
  
  Esta simulação visa apresentar as ações tomadas em caso de exclusão de registros no TOTVS Obras e Projetos e em casos de inclusão de registros no MS Project.
  Para as simulações de tarefas existentes no MS Project e não relacionadas a tarefa do TOP será utilizado como linha base as informações expostas na tabela abaixo.

• • Simulação
    Após o primeiro sincronismo foram efetuadas a exclusão das tarefas com IdTrf iguais a 2, 3 e 4 no TOP e incluídas as tarefas com ID iguais a 1006 a 1010 no MS Project, resultando nas seguintes informações expostas abaixo:

• • Ações efetuadas
    Tabela de ações efetuadas nos dois sistemas no intervalo entre o ultimo sincronismo e o sincronismo corrente.
    
     

• • Ações de sincronismo
    Tabela com ações a serem tomadas para efetuar o correto sincronismo dos dados.
    
     

• • Resultado
    Tabela representativa dos dados no TOP e no MS Project após o sincronismo.
    
    
    
    
  2. Tarefas existentes TOP e não relacionadas a tarefa do MS Project
• Esta simulação visa apresentar as ações tomadas em caso de exclusão de registros no MS Project e em casos de inclusão de registros no TOTVS Obras e Projetos.
• Para as simulações de tarefas existentes no TOP e não relacionadas a tarefa do MS Project será utilizado como linha base as informações expostas na tabela abaixo.

• • Simulação
    Após o primeiro sincronismo foi efetuada a inclusão das tarefas com IdTrf de 7 a 10 no TOP e excluídas as tarefas com ID iguais a 1002 e 1003 no MS Project, resultando nas seguintes informações expostas abaixo:
    
    
    
  • Ações efetuadas 
    Tabela de ações efetuadas nos dois sistemas no intervalo entre o ultimo sincronismo e o sincronismo corrente.

• • Ações de sincronismo 
    Tabela com ações a serem tomadas para efetuar o correto sincronismo dos dados. 

• • Resultado
    Tabela representativa dos dados no TOP e no MS Project após o sincronismo.
    
    
• 
  
• 3. Alteração hierárquica com inclusões e alterações simultâneas
• Esta simulação visa apresentar as ações tomadas em caso de inclusão de registros e de alteração de hierarquia.
• Para a simulação das operações listadas será utilizado como linha base as informações expostas na tabela abaixo.

• • Simulação
    

    Nesta simulação foram efetuadas as seguintes operações: 

     
    • Exclusão da tarefa de IdTrf 3 no MS Project
    • Alteração hierárquica da tarefa de IdTrf 4 no MS Project – Passou a ser filha da nova tarefa criada (listada no item 5)
    • Inclusão da nova tarefa de ID 1006 no MS Project
    • Inclusão da nova tarefa de IdTrf 7 no TOP, após a exportação do MS Project.
    • Inclusão da nova tarefa de ID 1007 no MS Project 
    Após a execução das operações listadas acima os dois sistemas resultaram nas seguintes informações expostas abaixo:
    

• • Ações efetuadas
    Tabela de ações efetuadas nos dois sistemas no intervalo entre o ultimo sincronismo e o sincronismo corrente.
    
    
    

  • Ações de sincronismo

    Tabela com ações a serem tomadas para efetuar o correto sincronismo dos dados.

    
    

  • Resultado

    Tabela representativa dos dados no TOP e no MS Project após o sincronismo.