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Subprocessos Ad Hoc

O subprocesso Ad Hoc fornece uma funcionalidade de listas de tarefas para execução de tarefas dentro do workflow.
Esta funcionalidade consiste na criação de um conjunto de atividades não definidas dentro de um processo workflow, ou seja, dentro de um processo estruturado, é possível criar novas atividades sob demanda para a execução de uma determinada tarefa.

Quando o subprocesso Ad Hoc incluído em um workflow for executado, o usuário será capaz de definir novas atividades sob demanda, informando e notificando responsáveis pela execução da atividade e seu prazo de conclusão.
O usuário que realiza a criação destas atividades dispõe de uma tela de acompanhamento, onde é possível verificar o status da execução das atividades criadas e, caso necessário, criar novas atividades, conforme veremos adiante.

Além da criação de workflows com o subprocesso Ad Hoc através do Studio, o Fluig permite a criação de processos workflow com este subprocesso diretamente pela ferramenta web.

Configuração e execução de subprocessos Ad Hoc

Durante a criação de um processo workflow, inclua a atividade Subprocesso Ad Hoc no seu processo, relacionando os fluxo de entrada e saída necessários à correta execução do processo. O subprocesso Ad Hoc pode ser incluído sem uma atividade inicial, porém é obrigatória a inclusão de uma atividade final.
Neste exemplo, criaremos um processo de reunião de definição de escopo, iniciando diretamente pelo subprocesso Ad Hoc, e com uma atividade de avaliação dos resultados após a execução das tarefas.

Figura 3.XX - Modelo de processo com subprocesso Ad Hoc

Para que um subprocesso Ad Hoc seja uma atividade inicial, edite as propriedades da atividade e marque a opção "Atividade Inicial".

Figura 3.XX - Tela de propriedades do subprocesso Ad Hoc

Após salvar e liberar uma nova versão do processo, o mesmo estará disponível para execução.

Criar nova solicitação

Na tela de Criação de Solicitação, selecione o processo criado. Como o subprocesso Ad Hoc foi marcado como atividade inicial, será aberta a tela de criação de atividades. Crie quantas atividades forem necessárias, marcando sempre o responsável pela execução e o prazo.
Neste exemplo, criaremos duas atividades, para os usuário A e B.

Figura 3.XX - Tela de configuração de tarefas

Após criar todas as atividades necessárias, clique na opção "Enviar". A atividade selecionada será "Criar Atividades", sendo assim, as atividades serão criadas e as notificações serão enviadas para os usuários responsáveis. Será exibida uma notificação com o número da solicitação pelo qual será feito o acompanhamento da execução.

Figura 3.XX - Exemplo de notificação enviada para usuário

Acompanhamento das solicitações

O usuário que criou as atividades poderá acompanhar a execução através da Central de Tarefas. Para isso, selecione a opção "Tarefas a Concluir" da Central de Tarefas e abra a solicitação referente ao processo.
Neste exemplo, nenhuma atividade foi executada até o momento. Por este motivo, ambas as solicitações são exibidas com o status "Em Andamento".

Figura 3.XX - Tela de configuração de tarefas

Remoção de solicitações

Caso necessário, é possível criar ou remover solicitações através da tela de acompanhamento.
Neste exemplo, vamos remover a solicitação enviada para o usuário B e criar uma nova solicitação para o usuário administrador.
Para remover uma solicitação, clique no botão "X" à esquerda do mesmo e confirme a exclusão.

Figura 3.XX - Confirmação de cancelamento da solicitação

A atividade continua sendo exibida na tela para efeitos de histórico, porém seu status é atualizado para "Cancelada".

Figura 3.XX - Status das solicitações

Incluir solicitação

Para criar uma nova atividade, repita o processo anterior, selecionando a opção "Adicionar Atividade" e "Enviar".

Figura 3.XX - Inclusão de nova solicitação

Executando uma atividade

Após a criação da atividades, uma nova tarefa é exibida na Central de Tarefas do usuário selecionado como responsável pela mesma.
Ao selecionar esta atividade, a seguinte tela será exibida

Figura 3.XX - Formulário de execução de tarefa

Nesta tela o usuário poderá incluir observações e alterar o status da atividade, entre concluída e rejeitada, além de possuir informações gerais sobre o processo e a atividade.
Neste exemplo, iremos concluir a solicitação. Para concluir a atividade, clique em enviar, a barra lateral.

Finalizando a atividade

Voltamos agora à tela de acompanhamento das solicitações, onde as atividades estão com o seguinte status:

Figura 3.XX - Status atualizado das atividades

Podemos ver, através desta tela, as observações realizadas nas atividades, para isso posicione o mouse sobre a atividade desejada, um sinal "+" será apresentado na lateral direita, selecione ele.
Neste exemplo, iremos verificar as observações das atividades dois e três.

Figura 3.XX - Detalhes das tarefas

Para recolher os detalhes da solicitação, selecione o sinal "-"

Figura 3.XX - Recolhendo os detalhes da tarefa

Quando todas as atividades necessárias estiverem concluídas, podemos dar continuidade ao processo, selecionando a próxima atividade na barra lateral e selecionando a opção enviar.
Neste exemplo, enviaremos para a atividade de avaliação dos resultados e faremos o encerramento da reunião.

Figura 3.XX - Conclusão do processo