Adiantamento no Pedido de Compras

CONTEÚDO

01. VISÃO GERAL

É possível relacionar adiantamentos (títulos do tipo “PA” ou o correspondente ao tipo de título de adiantamento parametrizado no sistema) ao Pedido de Compras e efetuar a compensação destes adiantamentos com o título gerado pelo Documento de Entrada. A compensação será entre a primeira parcela do título gerado no Contas a Pagar e o(s) adiantamento(s) relacionado ao Pedido de Compras.

Regras para utilização do processo de adiantamento:

Um PA que já tiver sido relacionado a um Pedido de Compras, não poderá mais ser movimentado pelo módulo Financeiro. Ele não pode ser excluído por meio da rotina de Contas a Pagar (FINA050), baixado por meio da rotina Baixas a Pagar Man. (FINA080) ou compensado na rotina de Compensação de CP (FINA340).

Este procedimento garante que o saldo relacionado entre o Pedido de Compras e o adiantamento esteja preservado no momento da geração do Documento de Entrada.

Essa regra independe do pedido de compra estar em aberto ou ter sido encerrado.

Exemplo:

Considere que o PA 000001 está relacionado ao PC 000001

Esse PA não pode ser excluído pelo módulo Financeiro

Esse PA não pode ser baixado pelo módulo Financeiro

Esse PA não pode ser compensado pelo módulo Financeiro, nem mesmo o valor de R$ 200,00 que ainda não foi vinculado a nenhum Pedido de Compra.

Outras definições:

A compensação de adiantamento gerada no momento da inclusão do documento de entrada somente poderá ser excluída pela rotina que a gerou, isto é, Documento de Entrada (MATA103). Ao excluir o documento de entrada a compensação também será excluída. Essa compensação não poderá ser excluída ou estornada pelo módulo Financeiro, na rotina Compensação CP (FINA340).

Não é possível realizar outras compensações para um adiantamento relacionado a um Pedido de Compras pelo módulo Financeiro por meio da rotina de Compensação CP (FINA340).

A condição de pagamento utilizada no documento de entrada deve estar configurada para permitir adiantamento.

É necessário apenas um adiantamento relacionado ao pedido de compras. Não é obrigatório que a somatória dos adiantamentos seja igual ao valor do título financeiro.

Inúmeros adiantamentos podem ser relacionados ao pedido de compras, desde que a somatória dos adiantamentos não ultrapasse o valor do pedido de compras.

Somente é permitido o relacionamento de adiantamento ao Pedido de Compras. Não é permitido relacionar adiantamento ao Documento de Entrada.

Esta funcionalidade somente será acionada se o(s) item(ns) do Documento de Entrada estiver(em) vinculado(s) a um Pedido de Compras.

O valor total dos itens no Documento de Entrada é tratado como valor a compensar.

Se a condição de pagamento estiver configurada para gerar mais de uma parcela no contas a pagar, apenas a primeira parcela será compensada com o adiantamento automaticamente. Caso queira compensar as demais parcelas com adiantamentos, utilize a rotina de Compensação CP (FINA340).

02. EXEMPLO DE UTILIZAÇÃO

Inclusão de Pedido de Compras

Os seguintes dados devem ser cadastrados previamente, antes de incluir um Pedido de Compras:

1. Acesse o módulo Compras, selecione Atualizações / Cadastros / Fornecedores (MATA020) e inclua um fornecedor com código 000001 e loja 01
2. Em Atualizações /Cadastros / Produtos (MATA010), inclua um produto com código PRODUTO1.
3. Em Atualizações /Cadastros / Cond. De Pagamento (MATA360), inclua uma condição de pagamento com código 001 e informe “Sim” no campo Adiantamento.
4. Em Atualizações /Cadastros / Tipos de Ent./Saída (MATA080), inclua uma TES com código 001 e que gere duplicata.
5. Selecione Atualizações / Pedidos / Pedidos de Compras (MATA121) e inclua um Pedido de Compras com as seguintes características:

Selecione o Fornecedor código 000001 e loja 01;

Selecione a Condição de pagamento código 001, com campo Adiantamento = “Sim”;

Selecione o Produto código PRODUTO1 e utilize o preço unitário de R$10,00;

Defina a quantidade de 10 unidades. Valor total do Pedido R$100,00.

1. Clique em Pagamento Antecipado – Adiantamento para incluir ou relacionar adiantamentos deste fornecedor e loja.
2. Caso não exista adiantamento para este fornecedor e loja, marque a opção Incluir adiantamento.
3. É exibida a tela de Contas a Pagar (FINA050), inclua um título a pagar usando tipo de título “PA”.

      Observação: O fornecedor e loja do título devem ser os mesmos utilizados no Pedido de Compras.

1. Inclua um adiantamento para este fornecedor e loja no valor de R$200,00. O prefixo do título deve ser “ “ e o número PA0000001. O adiantamento será relacionado ao Pedido de Compras, automaticamente.
2. Caso exista adiantamento para este fornecedor e loja, marque a opção Relacionar Adiantamentos.

São exibidos todos os adiantamentos existentes para este fornecedor e loja e o saldo disponível para cada adiantamento.

 Observação: Não é permitido relacionar valores maiores que o valor total do Pedido de Compras.

1. Confirme a inclusão do Pedido de Compras número 000001.

O Sistema efetua a gravação dos dados do relacionamento entre Pedido de Compras e adiantamento na tabela FIE – Pedido x Adiantamento.

Inclusão de Pedido de Compras sem relacionar o adiantamento

1. Selecione Atualizações / Pedidos / Pedidos de Compras (MATA121) e inclua um Pedido de Compras com as seguintes características:

Selecione o Fornecedor código 000001 e loja 01;

Selecione a Condição de pagamento código 001, com campo Adiantamento = Sim;

Selecione um Produto com código PRODUTO1, use o preço unitário de R$10,00;

Determine a quantidade de 20 unidades. Valor total do pedido R$200,00.

1. Não relacione nenhum adiantamento a este Pedido de Compras.
2. Confirme a inclusão do Pedido de Compras número 000002.

O sistema exibe a mensagem “Não foram relacionados Adiantamentos para este Pedido. Deseja prosseguir?”

1. Clique em Sim.

Os dados do Pedido 000002 não serão gravados na tabela FIE, uma vez que não foi efetuado nenhum relacionamento de pedido X adiantamento neste Pedido de Compras.

Alteração do relacionamento do Pedido com o adiantamento

1. Selecione o Pedido de Compras número 000001 e altere-o.
2. Clique em Pagamento Antecipado - Adiantamento e marque a opção Relacionar adiantamentos.
3. Clique no adiantamento número PA0000001 e altere seu valor para R$90,00.
4. Confirme a alteração do Pedido de Compras número 000001.

Desta forma, os seguintes dados serão gravados na tabela FIE:

Geração do Documento de Entrada

1. Selecione Atualização / Movimentos / Documento de Entrada (MATA103) e inclua um Documento de Entrada para o fornecedor código 000001 e loja 01.
2. Clique em Selecionar Pedido de Compras (tecla F5) e selecione o Pedido de Compras número 000001 e confirme. O item do pedido será carregado no Documento de Entrada. Selecione a TES código 001 para o item.
3. Confirme a inclusão do Documento de Entrada.
4. Caso exista o Lançamento Padrão configurado para o evento de inclusão de compensação de Contas a Pagar (LP código 597) e a rotina (FINA340) esteja configurada para contabilização On-Line, ao confirmar a inclusão do Documento de Entrada será gerada a contabilização On-Line da compensação e a tela do lançamento contábil pode ser exibida, dependendo da parametrização da contabilização.
5. O Sistema gerou o Documento de Entrada número 000000001, série 1, no valor de R$100,00 e gravou os seguintes dados na tabela FIE:

1. O Sistema também efetua a gravação de todo relacionamento entre o Documento de Entrada e as compensações na tabela FR3 – Relacionamento Pedido x Compensação.

Observe que é gravado um registro com os dados do(s) adiantamento(s) relacionado ao Documento de Entrada e um registro com os dados da primeira parcela do título a pagar.

Na consulta Posição Título Pagar (FINC050), disponível no módulo Financeiro, é possível observar que o título prefixo 1, número 000000001, tipo “NF”, gerado pelo Documento de Entrada, está baixado parcialmente por meio de compensação contra o título de adiantamento, prefixo “ “, número PA0000001, tipo “PA” e o valor da baixa é de R$90,00. No módulo Financeiro, o Título a Receber ficou com o saldo igual a R$ 10,00 e o adiantamento com um saldo igual a R$110,00.

1. Encerre o Pedido de Compras número 000002, que não possui adiantamento relacionado a ele.
2. Em Atualizações / Movimentos / Documento de Entrada (MATA103), inclua um novo Documento de Entrada selecionando o Pedido de Compras número 000002, utilizando a TES código 001 e confirme a inclusão.

Como este Documento de Entrada está usando uma Condição de Pagamento com adiantamento e não tem adiantamento relacionado ao Pedido de Compras, será apresentada a seguinte mensagem: “O Documento não poderá ser incluído, pois não existe nenhum adiantamento relacionado ao(s) pedido(s) de compra e a condição de pagamento está cadastrada para uso de Adiantamento. Na rotina de Pedido de Compra, relacione pelo menos um adiantamento ao(s) Pedido(s) de Compras.”

1. Cancele a geração do Documento de Entrada.
2. Em Atualizações / Pedidos / Pedidos de Compras (MATA121) selecione o Pedido de Compras número 000002 e clique em Alterar.
3. Clique em Pagamento Antecipado - Adiantamento e inclua um adiantamento para este fornecedor e loja no valor de R$200,00. O prefixo do título será “ “ e o número do título PA0000002. O adiantamento automaticamente será relacionado ao Pedido de Compras número 000002.
4. Caso exista o Lançamento Padrão configurado para o evento de inclusão de compensação de Contas a Pagar (LP código 597) e a rotina (FINA340) esteja configurada para contabilização On-Line, ao confirmar a inclusão do Documento de Entrada será efetuada a contabilização On-Line da compensação e a tela do lançamento contábil pode ser exibida, dependendo da parametrização da contabilização.
5. O Documento de Entrada é gerado com o número 000000002, série 1, no valor de R$200,00.

Observe os dados gravados na tabela FIE:

Após inclusão do adiantamento número PA0000002 relacionado ao Pedido de Compras número 000002:

Após inclusão do Documento de Entrada número 000000002 e baixa do título a pagar:

O Sistema efetua a gravação dos seguintes dados na tabela FR3:

Na consulta Posição Título Pag. (FINC050), disponível no módulo Financeiro, é possível observar que o título prefixo 1, número 000000002, tipo “NF”, gerado pelo Documento de Entrada está baixado por meio de compensação contra o título de adiantamento, prefixo “ “, número PA0000002, tipo “PA” e o valor da baixa é de R$200,00. Tanto o título a pagar quanto o adiantamento foram baixados na sua totalidade, não restando nenhum saldo nestes títulos.

Exclusão do Documento de Entrada

1. No módulo de Compras, acesse Atualizações / Movimentos / Documento de Entrada (MATA103) e exclua o Documento de Entrada número 000000001.

Observe que ao clicar sobre a exclusão do Documento de Entrada, é apresentada a mensagem:

"Por tratar-se de condição de pagamento com Adiantamento, a exclusão do Documento de Entrada também irá excluir a compensação do(s) título(s) de adiantamento associado(s) a este Documento de Entrada no momento da sua geração. Deseja continuar?".

1. Se não confirmada a operação, o Documento de Entrada não será excluído. Ao confirmar a operação, é exibida a tela com os dados do Documento de Entrada.
2. Confirme a exclusão do Documento de Entrada.

O Sistema grava os dados do Pedido de Compras número 000001 na tabela FIE:

Na tabela FR3, os registros referentes ao Documento de Entrada número 000000001 serão excluídos.

Classificação da Pré-Nota de entrada

O processo de classificação da Pré-Nota de Entrada com utilização de Condição de Pagamento com adiantamento obedece o mesmo critério da inclusão do Documento de Entrada, efetuando as mesmas validações na Pré-Nota.

Estorno da Classificação da Pré-Nota de entrada

O processo de estorno da classificação da Pré-Nota de Entrada com utilização de Condição de Pagamento com adiantamento obedece o mesmo critério da exclusão do Documento de Entrada, ou seja, a compensação do adiantamento com a primeira parcela do título a pagar é excluída e o valor compensado é retornado para o saldo do relacionamento do adiantamento com o Pedido de Compras.

03. TABELAS UTILIZADAS

• SE4 (condição de pagamento)
• FIE (relacionamento pedido x adiantamento)
• FR3 (relacionamento pedido x compensação)