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Falando de alteração em bloco...

A alteração em bloco é um recurso que permite grande agilidade na alteração de informações comuns para vários documentos.

É possível citar como exemplo a publicação múltipla, que gera todos os documentos com a mesma data de validade. Quando essa validade expirar, a alteração em bloco permite que todas as datas de validade sejam atualizadas, sem a necessidade de acessar documento a documento para efetuar a atualização.

É importante lembrar que esse recurso não se restringe somente à data de validade e sim às informações comuns para os documentos que precisam ser atualizados.




Alteração em bloco


01. Navegar até a pasta ou formulário onde estão publicados os documentos ou registros de formulário que serão alterados.

02. Selecionar na navegação de documentos todos os documentos ou registros de formulário que devem ser alterados.

03. Acionar a opção Mais e em seguida Alteração em bloco.

04. Na janela aberta, alterar as informações desejadas na aba Informações gerais Veja a imagem

As informações disponíveis para alteração são:

Comentário
Breve descrição com informações relevantes que será aplicada a todos os documentos selecionados. Para manter o comentário atual que cada documento já possui basta deixar o campo em branco.

Palavra chave
Palavras chave ou rótulos que serão atribuídos a todos os documentos selecionados. Para manter as palavras chave atuais que cada documento já possui basta deixar o campo em branco.

Válido a partir de
Data a partir da qual os documentos selecionados estarão disponíveis para os usuários – de acordo com as permissões de acesso.

Válido até
Data a partir da qual os documentos selecionados serão considerados como expirados quando a opção "Documento expira?" estiver assinalada. Se o campo "Documento expira" desse recurso não estiver assinalado, essa data é desconsiderada.

Autor
Usuário autor que será atribuído aos documentos selecionados. Para manter o autor que cada documento já possui, basta não selecionar nenhum usuário.

Versão/revisão alterável
Quando habilitado, determina que a versão ou revisão dos documentos é alterável, ou seja, é possível alterar os documentos sem alterar a versão ou revisão. As opções disponíveis são:
- Mantém o valor atual: quando selecionada, determina que será mantida a definição de cada documento selecionado já possui.
- Habilita: quando selecionada, determina que os documentos selecionados podem ser alterados sem incrementar sua versão ou revisão.
- Desabilita: quando selecionada, determina que os documentos selecionados não podem ser alterados sem que sua versão ou revisão seja incrementada.

Idioma
Idioma ao qual os documentos selecionados serão relacionados. O idioma é utilizado para indexar as informações dos documentos selecionados. Para manter o idioma ao qual cada documento já está relacionado, basta selecionar a opção Manter o valor atual.

Notificar?
Quando habilitado, determina que os usuários que possuem o assunto relacionado aos documentos selecionados como assunto de interesse serão notificados sobre a sua publicação. As opções disponíveis são:
- Mantém o valor atual: quando selecionada, determina que será mantida a definição que cada documento selecionado já possui.
- Notifica: quando selecionada, determina que os usuários serão notificados sobre a publicação dos documentos selecionados.
- Não notifica: quando selecionada, determina que os usuários não serão notificados sobre a publicação dos documentos selecionados.

Assunto
Assunto ao qual os documentos selecionados serão relacionados. Para manter o assunto ao qual cada documento selecionado já está relacionado, basta selecionar a opção Mantém o valor atual.

Documento expira?
Quando habilitado, determina que os documentos selecionados expirarão na data informada no campo "Válido até". Caso contrário, os documentos não expirarão e a data informada no campo "Válido até" não é considerada. As opções disponíveis são:
- Mantém o valor atual: quando selecionada, determina que será mantida a definição que cada documento selecionado já possui.
- Expira: quando selecionada, determina que os documentos selecionados expirarão na data definida.
- Não expira: quando selecionada, determina que os documentos selecionados não expirarão e o campo "Válido até" é desconsiderado.

Tipo de documento
Tipo ao qual os documentos selecionados serão relacionados. Para manter o tipo que cada documento selecionado já possui, basta selecionar a opção Mantém o valor atual.

Permite download e impressão
Quando habilitado, determina que os documentos selecionados permitem que sejam efetuados download e impressão de seu conteúdo. As opções disponíveis são:
- Mantém o valor atual: quando selecionada, determina que será mantida a definição que cada documento selecionado já possui.
- Permite: quando selecionada, determina que os documentos selecionados permitem que sejam efetuados download e impressão do seu conteúdo.
- Não permite: quando selecionada, determina que os documentos selecionados não permitem que sejam efetuados download e impressão do seu conteúdo.

Período de notificação de expiração
Período de antecedência – em dias – a partir do qual a emissão de notificação de expiração dos documentos selecionados. Se for inserido zero (0) será considerado o número de dias informado nos parâmetros gerais da plataforma. Para manter o período que cada documento selecionado já possui, basta deixar o campo em branco.

Tipo de ícone
Elemento gráfico para representar os documentos selecionados. Para manter o ícone que cada documento já possui, basta não selecionar nenhum ícone.

05. Acionar a aba Segurança Veja a imagem

06. Assinalar a opção Renovar segurança se desejar alterar os critérios de segurança para os documentos selecionados.

07. Se a opção Renovar segurança foi assinalada, definir os critérios de segurança que serão aplicados a todos os documentos selecionados.

Informações detalhadas sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de segurança para pasta ou para documento.

08. Acionar Confirmar.

Após a confirmação, a pasta será recarregada já com as informações atualizadas dos documentos ou registros de formulários.



Fique atento!

Esta documentação é válida a partir da atualização 1.6.5 - Liquid. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma.