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Falando de usuários...

Usuário é a pessoa que exerce funções públicas ou particulares dentro da instituição. Os usuários podem ser: funcionários, administradores, participantes, alunos, professores, monitores, tutores.

No inicio da tela é exibido o número total de usuários cadastrados, ativos e bloqueados na empresa acessada. Somente os usuários ativos são contabilizados em relação à quantidade de licenças utilizadas.

Nesta tela também é possível adicionar, editar e ativar/desativar usuários. Cada usuário pode pertencer somente a uma empresa cadastrada, e não é possível transferi-lo de empresa.

Importante!

Usuários comuns que possuem permissão podem gerenciar outros usuários também comuns. Porém, mesmo possuindo permissão de gerenciamento de usuários, não podem gerenciar usuários administradores.





Adicionar usuário

01. No menu principal acionar Painel de Controle, logo depois verificar o agrupador Pessoas e acionar Usuários.

02. Acionar Adicionar.

Nesta aba, todos os campos sinalizados com * são obrigatórios.

03. Inserir o e-mail.

É para este endereço de e-mail que serão enviados os e-mails de notificação para o usuário em questão. Por exemplo, na configuração de assuntos obrigatórios e de assuntos que o usuário acompanha.

O próprio usuário pode configurar as notificações que chegam por e-mail, através da tela de Configuração de notificações.

Regras de e-mail

  • Por questões de segurança, o e-mail cadastrado deve ser único na empresa, ou seja, dois usuários não podem ter o mesmo endereço de e-mail cadastrado na empresa em questão, mesmo que o usuário esteja inativo.

  • Em casos onde a plataforma é multiempresa, ou seja, possui mais de uma empresa cadastrada, o cadastro de e-mail pode ser repetido.

    Por exemplo: Na empresa 1 e na empresa 2 existe o usuário Paulo Dias com o e-mail [email protected] .

    O mesmo e-mail poderá ser utilizado para cada usuário nas empresas distintas, porém nesse caso não será possível o usuário em questão acessar a plataforma utilizando este e-mail, e sim apenas o nome de login (username).

04. Inserir o login que o usuário utilizará para acessar a plataforma.

Regras de login e matrícula

Sobre os campos de login e de matrícula, é importante considerar:

  • Recomenda-se que seja inserido um valor de identificação que não mude de acordo com o tempo, pois não será possível alterar posteriormente. Também não é recomendável inserir dados pessoais, como um CPF, por exemplo, pois este campo não poderá ser anonimizado.
  • Esses dois campos podem ser preenchidos os caracteres: ponto (.), traço (-) e traço baixo (_). Os demais caracteres especiais (como "$", "&" e "%") não podem ser informados.

05. Inserir a matrícula.

A matrícula é única e não pode ser alterada. Com este campo serão realizadas muitas validações na plataforma, principalmente em Processos e Documentos. A exemplo disso, sempre que uma solicitação é iniciada, um documento aprovado, etc, este é o campo que valida o usuário.

06. Inserir a senha.

07. Inserir novamente a senha para confirmação.

08. Inserir o identificador externo do usuário.

O identificador externo é o identificador do usuário em um sistema que está integrado à plataforma.

Quando há integração com o Identity, o identificador (ID) correspondente ao usuário no Identity é apresentado nesse campo, não sendo possível editá-lo.

Quando há integração com o sistema TOTVS RM Educacional, o identificador do usuário nesse sistema é exibido nesse campo e também não é possível editá-lo.

Se existirem essas duas integrações citadas, o identificador apresentado será o do Identity.

Se não existir nenhuma das integrações citadas, o campo fica habilitado para preenchimento, podendo ser utilizado para relacionar um identificador de qualquer outro sistema externo ao usuário.

09. Inserir o nome.

10. Inserir o sobrenome.

11. Selecionar o local ao qual o usuário será relacionado.

Para ter mais informações sobre o cadastro de um local, acesse o help Locais.

12. Selecionar os grupos aos quais o usuário fará parte.

O vínculo aos grupos é realizado por meio do botão Cadastrar Grupos, com isso será aberta a tela de Grupos. É preciso acionar a opção Adicionar, em seguida assinalar os grupos que o usuário fará parte e Salvar.

Caso haja muitos grupos cadastrados é possível filtrar utilizando a barra superior da janela Novo Registro, basta entrar com o nome ou um palavra que contenha no nome do grupo.

Em casos onde é necessária a inclusão de usuários ou papéis nesses grupos, a barra superior de filtro também pode ser utilizada. Porém, neste caso os usuários ou papéis precisam ser pesquisados e adicionados um a um à tela de Novo Registro por meio do botão Confirmar.

Também é possível navegar pelas páginas.

Caso necessário desvincular o usuário, na tela de Grupos, basta selecionar o grupo desejado e acionar Remover.

Acionar Salvar para concluir a seleção dos grupos.

13. Para incluir mais alguma informação você deve acionar Cadastrar Dados Adicionais. 

É possível adicionar campos específicos para o usuário. Ex.: Sexo, data de nascimento, endereço residencial, etc.

Caso o dado adicional do usuário seja um dado pessoal, sua chave deve ser escrita exatamente igual ao atributo do dado pessoal.  Veja a imagem

Saiba mais sobre a configuração de privacidade no help Dados pessoais.

14. Inserir as nuvens de relacionamento nas quais o usuário estará presente.

Esse campo somente é apresentado se o recurso de nuvem de relacionamento estiver ativo.

A nuvem de relacionamento sugerida para o usuário é a padrão, porém, é possível alterar e definir mais de uma nuvem de relacionamento para ele.

Mais informações podem ser obtidas em Nuvens de relacionamento.

15. Inserir os papéis dos quais o usuário irá fazer parte.

Os Papéis de Workflow são configuráveis e cada usuário pode desempenhar mais de um papel, conforme informado no cadastro de usuários.

Acionar Cadastrar Papéis para abrir a tela de Papéis. Na tela aberta, acionar Adicionar, em seguida assinalar os papéis que o usuário fará parte e Salvar.

Caso haja muitos papéis cadastrados, é possível filtrar utilizando a barra superior da janela Adicionar Papel, basta entrar com o nome ou um palavra que contenha no nome do papel. Também é possível navegar pelas páginas.

Importante

Todos os usuários criados na plataforma são atrelados automaticamente ao papel "user", que não pode ser removido ou editado. Porém é possível conceder permissão de administração ao usuário atrelando o papel "admin".

Para desvincular o usuário de um papel, basta selecionar o papel desejado e acionar Remover. Na tela Papel acionar novamente Salvar para concluir.

Para ter mais informações sobre o cadastro de papéis, consulte o help Papéis.

16. Selecionar o idioma padrão dos documentos.

O idioma padrão determina qual idioma será sugerido no momento das publicações efetuadas pelo usuário. O idioma padrão também é utilizado nas pesquisas feitas pelo usuário.

17. Selecionar o volume físico.

Esse volume é referente aos volumes cadastrados. Neste volume ficará armazenadas as informações referentes a pasta particular do usuário.

18. Em Cota para Meus documentos (MB) definir o tamanho máximo de armazenamento – em megabytes – permitido para a pasta particular do usuário.

Esse campo somente é exibido quando o controle de cotas está ativo na plataforma. Informações sobre esse recurso podem ser obtidas em Controle de cotas.

19.  Inserir os projetos dos quais o usuário faz parte.

20.  Inserir as especialidades do usuário.

21. Selecionar o Grupo de Trabalho Workflow.

Grupo de trabalho é utilizado pelo Mecanismo de Atribuição para Grupos do Usuário onde é possível distribuir tarefas workflow para usuários relacionados ao usuário em questão.

22. Acionar Salvar.


Editar usuário

01. No menu principal acionar Painel de Controle, verificar o agrupador Pessoas e acionar Usuários.

02. Selecionar o usuário que deseja alterar.

03. Acionar Editar.

04. Editar as informações desejadas referente ao Usuário.

O sistema não permite alterar o campo Login.

05. Acionar Salvar.


Ativar / desativar usuário

01. No menu principal acionar Painel de Controle, verificar o agrupador Pessoas e acionar Usuários.

02. Selecionar o usuário que deseja ativar ou desativar.

03. Acionar Ativar/Desativar.

04. Acionar Confirmar.

Ao desativar o usuário, a plataforma emite um alerta caso o usuário esteja vinculado a grupos ou papeis. Este é apenas um aviso, quando confirmar a desativação, o usuário será desvinculado de qualquer grupo ou papel e então bloqueado.

Importante!

Se o usuário estiver relacionado ao papel Administrador ou pertence a um grupo que está relacionado ao papel Administrador, não é permitido desativá-lo. Neste caso, é necessário remover o usuário do papel Administrador, remover o papel Administrador do grupo ou remover o usuário do grupo. Só depois será possível desativá-lo.

Caso o usuário tenha solicitações ou documentos pendentes, para realizar sua desativação, será necessário transferir as pendências.


Excluir usuário

Não é possível excluir usuário do TOTVS Fluig Plataforma, apenas desativá-lo. Caso necessário, é possível anonimizar os dados pessoais referentes a esse usuário, para isso consulte a documentação: Anonimizar e exportar dados pessoais.


Permissões do usuário

As permissões podem ser diretamente associadas ao usuário, ou associadas aos papéis e grupos desse usuário.


Acessar permissões

As opções de permissão apresentadas dependem do tipo de recurso. Para mais detalhes, consulte a documentação de Permissões.

01. No menu principal acionar Painel de Controle, verificar o agrupador Pessoas e acionar Usuários.

02. Selecionar o usuário que deseja alterar.

03. Acionar Editar.

04. Na seção Permissões, acionar Gerenciar permissões.

Será aberta uma tela contendo todos os recursos liberados para o usuário, diretamente ou herdadas de um grupo ou papel. É possível adicionar outras permissões, consultar detalhes ou gerenciá-las caso sejam permissões diretamente atribuídas ao usuário em questão.


Adicionar permissão

01. Acessar a tela de permissões do usuário, conforme apresentado no item Acessar permissões.

02. Acionar o botão Adicionar.

Serão apresentadas as categorias de recursos disponíveis, por ordem de menu. É possível utilizar a busca ou o filtro para facilitar a localização das informações.

03. Localizar a categoria que deseja definir as permissões, e acionar o botão  para expandir os recursos.

04. Localizar o recurso desejado e acionar o botão  para acessar as opções de permissão.

05. Marcar as opções de permissão que devem ser aplicadas ao usuário.

06. Acionar Concluir para aplicar a permissão no recurso.

07. Acionar Concluir para finalizar o gerenciamento de permissões do usuário em questão.


Consultar detalhes da permissão

01. Acessar a tela de permissões do usuário, conforme apresentado no item Acessar permissões.

02. Na listagem, localizar o recurso sobre o qual deseja visualizar o detalhamento.

03. Acionar o botão  presente na coluna Ações.


Gerenciar permissões

Será possível modificar as permissões nessa tela somente se a permissão for atribuída diretamente ao usuário. Se a permissão for herdada por papel ou grupo, não será possível alterá-la por essa tela.

01. Acessar a tela de permissões do usuário, conforme apresentado no item Acessar permissões.

02. Na listagem, localizar o recurso sobre o qual deseja alterar.

03. Acionar o botão  presente na coluna Ações.

04. Modificar as opções de permissão conforme a necessidade.

05. Acionar Concluir para gravar as alterações.


Excluir permissões

Será possível modificar as permissões nessa tela somente se a permissão for atribuída diretamente ao usuário. Se a permissão for herdada por papel ou grupo, não será possível excluí-la por essa tela.

01. Acessar a tela de permissões do usuário, conforme apresentado no item Acessar permissões.

02. Na listagem, localizar o recurso sobre o qual deseja excluir.

03. Acionar o botão presente na coluna Ações.

04. Acionar Concluir para gravar as alterações.



Fique atento!

Esta documentação é válida a partir da atualização 1.7.1 - Crystal Lake. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma.