A dinâmica da economia e o acirramento da competitividade num mundo que se comunica cada vez mais rápido e intensamente, obriga as empresas a buscarem novos meios e tecnologias para otimizar seus processos de gestão.
O setor de suprimento administra considerável percentual do orçamento das empresas, muitas vezes maior que o faturamento gerado em diferentes unidades de negócio. Por isso, passa a ser estratégico reduzir o tempo e o custo operacional dos processos de compras e o valor final de aquisição.
Reduzir os gastos com compras, seja no custo direto das aquisições ou nas despesas operacionais do processo, pode representar um aumento significativo na lucratividade de qualquer organização. Outra vantagem é a agilidade e abrangência simultânea oferecida pelos meios eletrônicos, permitindo menor investimentos em estoques, pela maior agilidade nos ciclos de reposição, com mais opções acessíveis de abastecimento.
Considerando o contexto apresentado, vislumbrou-se a oportunidade de oferecer aos usuários a integração de seu sistema integrado de gestão empresarial (ERP onde são controladas as aquisições, vendas e estoque) com portal de e-procurement, que oferece um conjunto de modalidades de negociação, ferramentas complementares, acesso na nuvem para contato com maior número de fornecedores para a negociação e módulo administrativo que permite a gestão de cadastros.
Descrição dos sistemas envolvidos no contexto de negócio.
A comunicação do BackOffice RM com o Portal de Compras Paradigma será efetuada através da invocação de procedimentos remotos (WebServices), sem a intervenção de nenhum EAI (como feito na integração Datasul x Paradigma), tanto para envio de informações ao Portal quanto para consultas. A comunicação é inciada a partir do BackOffice RM que utiliza os WebServices do Portal de Compras Paradigma para envio de informações e consulta de dados, nunca no sentido contrário. Os adapters de comunicação com WebServices Paradigma serão desenvolvidos com base no uso de assinantes (Subscribers).
Visto que o Paradigma trabalha de forma passiva, sem consumir nenhum serviço para envio, será necessário agendar os processos que obtém retorno de informações (retorno de cotação, aceite de pedido e outros) via Jobserver com a recorrência necessária para a operação de cada cliente.
É aconselhável que seja verificado também a necessidade de agendar de forma recorrente (diária) os processos de carga inicial de cadastros, selecionando a opção de envio somente de registros desatualizados, para garantir a consistência dos dados entre os dois sistemas.
Os tipos de comunicação podem ser divididos em quatro tipos, listados abaixo:
1. Carga de dados
Processo disponível para envio de dados massivos para o Portal, disponibilizando carga total, carga parcial e carga de registros selecionados, consumindo os respectivos WebServices. Para cada cadastro integrado com o Portal de Compras Paradigma será disponibilizado um processo para carga de dados, que apresentará três opções de integração, sendo elas:
· Carga total – Faz a sincronização de todos os registros.
· Carga parcial – Faz a sincronização dos registros ainda não integrados ou desatualizados.
· Somente selecionados – Faz a sincronização dos registros selecionados no processo.
2. Comunicação síncrona (gatilho automático)
Comunicação síncrona com gatilho a partir das funções nativas do sistema (gatilhos nos assinantes ou por Fórmulas Visuais), sem necessidade do usuário executar um processo manual para disparar a integração.
3 – Comunicação assíncrona - Saída (gatilho manual)
A comunicação deve ser iniciada através do consumo de processo ou funcionalidade por parte do usuário. Serão disponibilizados processos nas visões, onde o usuário responsável deverá selecionar os registros desejados e disparar os mesmos.
4 – Comunicação assíncrona - Entrada (processo recorrente)
A extração de dados no Portal de Compras Paradigma ocorre através de consultas aos WebServices do mesmo. Para tanto, é necessário que seja programado de forma recorrente a execução dos processos de extração no JobServer, que ficarão responsáveis por dar entrada nos dados.
A integração do BackOffice RM com Portal de Compras Paradigma visa disponibilizar aos usuários que seus processos de cotação e pedidos de compra sejam integrados com seus fornecedores através de ambiente em nuvem, trazendo maior economia no processo de compras e sinergia entre os stakeholders.
O processo de integração de cotações permite que as cotações iniciadas no BackOffice RM possam ser enviadas ao Portal de Compras Paradigma e passar por reagrupamento (aglutinação) e cotação online, com recebimento de orçamentos, seleção de orçamento vencedor e retorno automatizado das informações ao BackOffice.
Juntamente com o processo de integração de cotações, foi disponibilizada a integração de Pedidos de Compra (oriundos de Cotações integradas ou não) que é responsável por encaminhar ao fornecedor as informações do Pedido e solicitar aprovação do mesmo, que posteriormente seguirá o fluxo de compras no BackOffice definido pelo cliente.
Segue listado abaixo os processos de integração disponíveis para que as funcionalidades listadas acima sejam disponibilizadas:
Para consistência nas alterações das informações de todos os cadastros realizados na Carga Inicial, é necessária a importação das Fórmulas Visuais correspondentes, exceto a fórmula de "Produto".
O escopo da integração se restringe aos processos e subprocessos descritos nos documentos de especificação listados acima, considerando as regras e restrições descritas internamente a estes.
Segue listado abaixo as restrições de instalação, implantação e configuração necessárias para o correto funcionamento da integração, agrupado por sistema.
A integração do BackOffice RM com Portal de Compras Paradigma é nativamente instalada a partir das versões descritas no respectivo item, sendo necessário somente ativá-la e efetuar a correta parametrização para uso da mesma, melhor descrita nos itens abaixo.
Para informações detalhadas vide documentos de especificação de cada processo.
Não é de responsabilidade deste documento a apresentação das formas de instalação e configuração do Portal de Compras Paradigma, que deve ser efetuada pela equipe de implantação do respectivo produto.
O grupo TOTVS, representado por suas marcas, irá administrar as demandas de evolução dos layouts e demais ajustes, acordando junto aos solicitantes o prazo de liberação de release.
Todas as evoluções programadas deverão ser discutidas e aprovadas pelas marcas antes do início do desenvolvimento e somente serão desenvolvidas em caso de concordância das marcas e alinhamento com as diretivas definidas pelo Comitê de Integração TOTVS.
O suporte aos recursos da Integração será de responsabilidade de todas as linhas, sendo assim as equipes de suporte dos produtos RM e Paradigma estarão aptas a fazer a primeira análise e, quando necessário, repassar para a equipe mais adequada em cada caso.
Observação: Este modelo de suporte está sendo revisado pela TOTVS.
Todo os fluxos de integração são executados a partir do consumo de webservices disponibilizados pelo Portal de Compras Paradigma, sendo este fluxo de envio de dados ou consulta.
Segue abaixo lista de fluxos de integração contemplados na integração:
Método | ID | Descrição | Fluxo de Dados | WebMethod | Predecessoras |
Cadastros | 01 | Coligada | RM → Paradigma | ProcessarEmpresa | |
02 | Filial | RM → Paradigma | ProcessarEmpresa | ||
03 | Unidade de Medida | RM → Paradigma | ProcessarUnidadeMedida | ||
04 | Moeda | RM → Paradigma | ProcessarMoeda | ||
05 | Condição de Pagamento | RM → Paradigma | ProcessarCondicaoPagamento | 01;02 | |
06 | Centro de Custo | RM → Paradigma | ProcessarCentroCusto | 01 | |
07 | Departamento | RM → Paradigma | ProcessarDepartamento | 02 | |
08 | Transportadora | RM → Paradigma | ProcessarEmpresa | 01 | |
09 | Fornecedor | RM → Paradigma | ProcessarEmpresa | 01 | |
10 | Consultar e inseir no BackOffice Fornecedores inseridos no Portal | RM → Paradigma | RetornarEmpresaVencedoraSemDePara | 01 | |
11 | Categoria de Produto | RM → Paradigma | ProcessarCategoriaProduto | 01 | |
12 | Produto | RM → Paradigma | ProcessarProduto | 01;11;03;09 | |
13 | Produto x Fornecedor | RM → Paradigma | ProcessarEmpresaProduto | 01;12;09;03 | |
14 | Usuário | RM → Paradigma | ProcessarUsuario | 01 | |
15 | Natureza de operação (CFOP) | RM → Paradigma | ProcessarCfop | ||
Processos | 16 | Envio de Requisição | RM → Paradigma | ProcessarRequisicao | 02;03;06;07;11; 12;14 |
17 | Cancelar Requisição | RM → Paradigma | ProcessarRequisicaoCancelamento | 16 | |
18 | Consultar Requisições Canceladas | RM → Paradigma | RetornarRequisicaoCancelamento | 16 | |
19 | Consultar Orçamentos Vencedores | RM → Paradigma | RetornarCotacaoItem | 16 | |
20 | Envio de Pedidos de Compra | RM → Paradigma | ProcessarPedido | 01;02;03;04;05; 06;08;09;11;12; 13;14 | |
21 | Cancelamento de Pedidos de Compra | RM → Paradigma | ProcessarPedidoCancelamento | 20 | |
22 | Consultar Aceite de Pedido por Fornecedor | RM → Paradigma | RetornarPedidoAceite | 20 |
O Portal de Compras Paradigma possui um módulo administrativo que permite a gestão de cadastro de fornecedores, usuários, moedas, medidas, catálogo de materiais, entre outras entidades mantidas pelo BackOffice.
Para melhor usabilidade estes cadastros são integrados automaticamente a partir do processo de carga de dados e de gatilhos de alteração (inclusão e exclusão), atualizando as informações no módulo administrativo do Portal sem necessidade de replicação manual dos dados.
A integração de cadastros é necessária para que as informações base para os processos constem nos dois sistemas, como por exemplo o cadastro de Produtos é pré-requisito para a integração de Cotações, sendo necessário no mínimo os produtos a serem cotados. Assim sendo, ainda utilizando o mesmo exemplo, para a integração de uma Cotação é necessário que todos os Produtos, Fornecedores, Condições de Pagamento, Unidades de Medida (e alguns outros cadastros) envolvidos nesta cotação tenham sido previamente integrados com o Portal de Compras Paradigma e para facilitar a manutenção da integração aconselha-se que seja feita no momento da implantação da integração a carga completa através dos processos disponibilizados. Vide coluna “Predecessoras” na tabela disponível na seção Fluxo de Informações para maiores informações quanto ao relacionamento de entidades e predecessão.
Após a carga de dados todas as alterações efetuadas nestes cadastros serão automaticamente integradas ao Portal de Compras, mantendo a sincronia e espelhamento de dados, desde que os gatilhos tenham sido corretamente habilitados (fórmulas visuais).
Limitações/Restrições
O Frete é obrigatório na Cotação do Portal Paradigma e com isso é necessário realizar o De-Para manual conforme tabela abaixo:
Código Frete Paradigma | Descrição Frete Paradigma | Código Frete ERP |
---|---|---|
0 | Não se aplica | 9 |
1 | CIF | 1 |
2 | FOB | 2 |
3 | Transporte Próprio Rementente | 3 |
4 | Transporte Próprio Destinatário | 4 |
5 | Outros | 0 |
Os fluxos de integração disponíveis podem ser divididos em dois macro processos, de Cotação e Pedido de Compras, que envolvem diversas operações, algumas transcendendo a fronteira de cada sistema e sendo integradas nativamente. Estes processos e operações serão descritos de forma didática nos subtópicos a seguir e de forma técnica nos respectivos documentos de especificação
Aos usuários que já utilizam o BackOffice RM e o módulo TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento a alteração para utilização do Portal de Compras Paradigma tende a ser natural, visto que a integração segue em sua base o mesmo processo de cotação, mas repassando ao Portal as responsabilidades decorrentes de seleção e contato com fornecedores, entrada de orçamentos e definição de vencedor.
Segue abaixo diagrama do processo de Cotação com os fluxos sem integração e via integração com Portal de Compras Paradigma, cujo processo é também descrito na listagem a seguir.
Etapas da cotação com integração com Portal de Compras Paradigma:
Os pedidos de compras podem ser inseridos no BackOffice RM através de diversos processos, sendo oriundos de cotação ou não. Seguindo o processo padrão, após a inclusão de um Pedido deve-se comunicar o Fornecedor para que o mesmo faça o planejamento necessário para atender tal demanda. Esta comunicação poderia ser efetuada por meios informais, mas a integração com Portal de Compras Paradigma vem apresentar um ambiente formal onde o mesmo faz a comunicação com o Fornecedor e solicita a ele o aceite do pedido. Caso o Fornecedor recuse o Pedido de Compra existe a opção de alterá-lo no BackOffice para que assim este seja resubmetido ao Fornecedor para aprovação via Portal.
Segue abaixo diagrama do processo de Pedido de Compra com exemplo de fluxo sem integração e via integração com Portal de Compras Paradigma, cujo processo é também descrito na listagem a seguir.
Etapas da integração de Pedidos de Compra com Portal de Compras Paradigma: