A aprovação de conteúdo publicado na plataforma pode ser efetuada tanto por pastas como por documentos.
Ao definir critérios de uma pasta para que tenham aprovadores, todo conteúdo que é publicado nela passará por essa aprovação, exceto se houverem subpastas em que a opção 'Herda aprovadores do pai?' esteja desmarcada.
Ao criar uma subpasta dentro de uma pasta que já possui aprovação, a subpasta só herdará a configuração de aprovação da pasta pai se a opção 'Herda aprovadores do pai?' for assinalada nas propriedades da pasta filha, assim se um documento for publicado dentro da subpasta respeitará a aprovação definida para a pasta filha e não para a pasta pai. |
O conteúdo publicado pelo próprio usuário aprovador da pasta também passará por aprovação, pois além de aprovador ele pode também ser publicador e incluir documentos na pasta. Essa ação é necessária para garantir maior assertividade quanto a publicação e aprovação de documentos na plataforma.
A aprovação por documento somente é possível quando ele é publicado em uma pasta que não possui aprovação. Nesse caso, os critérios são definidos no momento da criação do documento.
É necessário que o usuário aprovador possua pelo menos a permissão de leitura no documento a ser aprovado, pois caso contrário não poderá acessar o documento para aprovação. |
01. Na aba Aprovação, inserir uma descrição para o nível de aprovação que será atribuído à pasta ou ao documento em Adicionar nível.
É possível utilizar o recurso de aprovação em níveis, isto é, pode-se determinar que a publicação de uma pasta ou documento passe por vários níveis de aprovação. |
02. Acionar Adicionar nível.
Ao acionar essa opção é exibida uma área na qual é possível definir os usuários que aprovarão os documentos publicados nessa pasta. Também é possível criar vários níveis de aprovação conforme a necessidade. |
03. Acionar Colaborador para incluir um usuário com aprovador da pasta ou do documento.
04. Na janela exibida, selecionar o usuário que será definido como aprovador da pasta ou do documento e acionar Selecionar.
05. Acionar Grupo para incluir um grupo de usuários como aprovador da pasta ou do documento.
06. Na janela exibida, selecionar o grupo de usuários que será definido como aprovador da pasta ou do documento e acionar Selecionar.
É possível visualizar os usuários do grupo acionando Ver usuários na janela exibida. Para remover um usuário ou um grupo de usuários incluído, basta selecioná-lo e acionar Deletar. |
07. Definir as demais informações para o nível de aprovação incluído.
Condição de aprovação Este nível requer assinatura digital |
08. Inserir a descrição do segundo nível de aprovação em Adicionar nível e acionar Adicionar nível, se desejado. Caso contrário, a definição dos critérios de aprovação para a pasta ou para o documento está finalizada.
É possível excluir um nível incluído acessando-o e acionando Remover nível, localizado ao lado de Adicionar nível. |
ECM - Principais dúvidas sobre aprovação de documentos
Esta documentação é válida a partir da atualização 1.6.5 - Liquid. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma. |