Índice

Objetivo

O objetivo desse guia é apresentar os procedimentos necessários para a utilização da cópia controlada.

Pré-requisitos

São pré-requisitos para a utilização da cópia controlada:

A configuração do Ambiente de execução do Java® deve ser feita no computador do usuário que fará a impressão;

A opção de impressão de cópia controlada tem como pré-requisito que no fluig exista pelo menos uma área cadastrada para a empresa. Para isso acesse 'Painel de Controle → Guia Documentos → Área' e cadastre a área que será utilizada na impressão.

Para atualizar as propriedades do arquivo é necessário marcar o atributo "Atualiza Propriedades Cópia Controlada?" localizado na aba Informações Gerais da publicação avançada de documento, conforme imagem a seguir.

TOTVS Fluig > Impressão de cópia controlada > habilita copia controlada.png

Caso o Microsoft Office esteja instalado no servidor onde o fluig está sendo executado, este será utilizado para realizar a conversão e impressão dos documentos. Quando o MS Office não for encontrado no servidor ou a instalação for em ambiente Linux, será utilizado o OpenOffice embarcado no fluig para realizar todo o processo.

Se durante a impressão de documentos Microsoft Office for exibido o erro “java.lang.NoClassDefFoundError : null”, consulte esta FAQ.

Controle de Cópias

Caso você desejar controlar o número de cópias através do fluig também é necessário habilitar os applets para impressão de cópia controlada, a partir da opção Habilita Applet em Parâmetros no Painel de Controle.

TOTVS Fluig > Impressão de cópia controlada > habilita applet.png

Devido a necessidade de execução do applet este recurso esta disponível apenas para o navegador Internet Explorer.

Por conta do bloqueio à execução de plugins NPAPI, os navegadores Google Chrome (versão 45+) e Mozilla Firefox (versão 52+) não são mais suportados.

Tipos de arquivos suportados

O fluig permite imprimir a cópia controlada a partir de arquivos PDF, documentos do Word e planilhas do Excel.

A tabela abaixo exibe as extensões suportadas pelo recurso de cópia controlada.

Extensão	Compatível?
.doc
.docx
.ppt
.pptx
.xls
.xlsx
.pdf
.txt

Variáveis para utilização em Cópia Controlada

Há dois tipos de variáveis: de visualização e de impressão.

As variáveis de visualização são atualizadas quando o documento é visualizado no fluig.

As variáveis de impressão são atualizadas quando o documento é escolhido como protocolo para uma impressão de cópia controlada. As variáveis não serão atualizadas se elas estiverem configuradas no documento a ser impresso, somente no documento protocolo.

Na inclusão de variáveis, acionar o atalho Ctrl + F9 para adicionar o campo ao documento.

O valor do campo deve começar com DOCPROPERTY + variável.

Ex.: { DOCPROPERTY Document.Author }.

Propriedades que são atualizadas quando o documento é visualizado:

Variável	Descrição	Formato
Document.Author	Autor do documento	Matricula - Nome do autor
Document.Author.ID	Matricula do autor do documento	número
Document.Author.Name	Nome do autor do documento	Texto
Document.Active	Documento ativo	true ou false
Document.ID	Código do documento	Número
Document.Publisher	Publicador do documento	Matricula - Nome do publicador
Document.Publisher.ID	Matricula do publicador do documento	Número
Document.Publisher.Name	Nome do publicador do documento	Texto
Document.Version	Versão do documento	Versão,Revisão
Document.Revision	Revisão do documento	Número da Revisão
Document.Description	Descrição do documento	Texto
Document.Comments	Comentários do documento	Texto
Document.VersionDescription	Descrição da Versão/Revisão	Texto
Document.Tag	Tags do documento	Texto
Document.ApprovedOn	Data que o documento foi aprovado	DD/MM/YYYY
Document.CreationDate	Data de criação do documento	DD/MM/YYYY
Document.ExpiresOn	Data de expiração do documento	DD/MM/YYYY
Document.FirstVersionDate	Data da primeira versão	DD/MM/YYYY
Document.LastUpdateDate	Data da última atualização	DD/MM/YYYY
Document.Approvers1	Primeiro aprovador do nível 1	Nome do aprovador
Document.ApproversN	Segundo aprovador do nível 1	Nome do aprovador
Document.LevelN.ApproverM*	---

Propriedades que são atualizadas quando o documento protocolo é impresso:

Variável	Descrição
Document.PrintDate	Data da impressão
Document.PrintRequester	Requisitante/Solicitante
Document.PrintedDocument.AreaResponsible	Responsável pela área
Document.PrintedDocument.Description	Descrição do documento
Document.PrintedDocument.Comments	Comentários do documento
Document.PrintedDocument.VersionDescription	Descrição da Versão/Revisão
Document.PrintedDocument.Tag	Tags do documento
Document.DocumentNrDocumento	Número do documento
Document.PrintedDocument.Version	Versão do documento
Document.PrintedDocument.Revision	Revisão do documento
Document.DestinationArea	Área
Document.PrintedDocument.Publisher	Publicador do documento
Document.PrintedDocument.VersionDescription1	Descrição da versão do documento
Document.PrintedDocument.VersionDescription2	Continuação da descrição da versão do documento
Document.PrintedDocument.VersionDescription3	Continuação da descrição da versão do documento

É padrão do próprio Office limitar as propriedades citadas acima em 127 caracteres.

Veja os eventos que podem ser utilizados nas propriedades acima em Eventos Documentos.

Veja também o exemplo (interacting-with-copy-controlled-properties) disponível no repositório do fluig clicando aqui.

Exemplos

Adicionando propriedades de cópia controlada em um documento Excel

Para documentos do tipo Excel, as propriedades de cópia controlada devem ser previamente criadas no documento.

O exemplo a seguir apresenta a criação das propriedades em um documento Excel modelo para protocolo de impressão de cópia controlada.

Primeiros passos:

Analise o documento a ser editado.

Verifique quais propriedades você pretende criar.

Lembre-se de que existem campos diferentes a serem utilizados em protocolos ou documentos de cópia controlada (vide tabelas acima).

Execute Microsoft Excel e abra o arquivo a ser editado.

Essa operação deve ser efetuada em um computador que possua o Microsoft Office instalado.

TOTVS Fluig > Impressão de cópia controlada > Excel_Copia_Controlada (1).png

Prepare o arquivo para criação de propriedades de cópia controlada.

Insira colunas e prepare na coluna "A" uma área para criação das propriedades, conforme exemplo apresentado a seguir:

TOTVS Fluig > Impressão de cópia controlada > (PROPRIEDADES).png

Crie as propriedades a serem utilizadas.

Na coluna "A", crie as propriedades que serão utilizadas.

O nome das propriedades devem ser informados na "Caixa de Nome" das células, conforme exemplo apresentado na tela a seguir (campo superior à esquerda, marcado em roxo).

Dessa forma, a identificação das células passam de A2, A3, A4, por exemplo, para o nome da propriedade.

TOTVS Fluig > Impressão de cópia controlada > passo 3.png

Verifique as propriedades criadas.

Verifique se as propriedades foram criadas corretamente.

Note que é possível descrever na célula um conteúdo diferente do nome da propriedade, porém é importante confirmar que a caixa de nomes esteja apresentando o nome da propriedade, conforme exemplo a seguir:

TOTVS Fluig > Impressão de cópia controlada > COLUNA COM PROPRIEDADE.png

Defina os campos a serem preenchidos no documento.

Em cada campo que deve ser preenchido no documento, é necessário relacionar a propriedade criada.

Essa atividade é efetuada posicionando o cursor no campo a ser preenchido e informando o comando "=" e então clicando na célula que representa a propriedade, conforme exemplo apresentado na tela a seguir:

TOTVS Fluig > Impressão de cópia controlada > passo6.png

Repita a operação para cada campo a ser preenchido no documento.

Note, na figura a seguir, que diversos campos foram definidos para preenchimento, sempre direcionando para uma das propriedades criadas.

TOTVS Fluig > Impressão de cópia controlada > passo 7.png

Oculte as colunas de propriedades.

Para que a coluna com as informações das propriedades não seja impressa, oculte as colunas, conforme exemplo a seguir:

TOTVS Fluig > Impressão de cópia controlada > passo 8.png

Efetue a publicação do documento.

Salve o arquivo em que foram criadas as propriedades e efetue a publicação do mesmo no fluig.

Quando desejar imprimir um documento com cópia controlada, este arquivo Excel pode ser selecionado como protocolo.

TOTVS Fluig > Impressão de cópia controlada > Excel_Copia_Controlada (8).png

Adicionando propriedades de cópia controlada em um documento Word

Para documentos do tipo Word, as propriedades de cópia controlada devem ser previamente criadas no documento.

O exemplo a seguir apresenta a criação de propriedades em um documento Word modelo para protocolo de impressão de cópia controlada.

Primeiros passos:

Analise o documento a ser editado.

Verifique quais propriedades você pretende criar.

Lembre-se de que existem campos diferentes a serem utilizados em protocolos ou documentos de cópia controlada (vide tabelas acima).

Execute o Microsoft Word e abra o arquivo a ser editado.

Essa operação deve ser efetuada em um computador que possua o Microsoft Office instalado.

TOTVS Fluig > Impressão de cópia controlada > Cópia Controlada WORD (2).png

Para criar as propriedades, clique na aba Inserir. Depois, pressione o botão "Partes Rápidas" e em seguida “Campo, destacado na figura a seguir.

O acionamento deste botão habilita a criação das propriedades.

TOTVS Fluig > Impressão de cópia controlada > Cópia Controlada WORD (3).png

Insira o nome para a propriedade que está sendo criada.

Nesta tela é necessário escolher o campo DocProperty e editar a propriedade, sendo que esse nome deve representar uma variável válida para o fluig.

Selecione DocProperty e clique em Códigos de Campo para editar a propriedade.

TOTVS Fluig > Impressão de cópia controlada > Cópia Controlada WORD (4).png

Confirme a criação da propriedade

Informe o nome de uma propriedade aceita pelo fluig, por exemplo "Document.Author" (todas as propriedades estão listadas nas tabelas acima).

Para confirmar a criação da propriedade, clique no botão "OK".

Exibição da propriedade

Veja na tela a seguir como a propriedade é apresentada no documento.

Confira se o texto inserido está conforme a propriedade desejada e, caso necessário, ajuste melhor a posição da propriedade no documento.

TOTVS Fluig > Impressão de cópia controlada > passo 2.png

Atalho do Teclado

Outra forma de inserir as propriedades no documento Word é pressionando o atalho de teclado CTRL + F9 e digitando diretamente a propriedade desejada (DOCPROPERTY + variável), como na tela a seguir:

TOTVS Fluig > Impressão de cópia controlada > Cópia Controlada WORD (6).png

TOTVS Fluig > Impressão de cópia controlada > doc protocolo de recebimento.png

Repita as atividades anteriores para criar as demais propriedades.

Após a criação de todas as propriedades desejadas, o documento Word deve ser salvo.

Publique o documento Word.

Após a criação das propriedades o documento já pode ser publicado no fluig. Sempre que for solicitada a impressão da cópia controlada do documento, o fluig irá preencher automaticamente as informações nas propriedades criadas. Importante marcar a flag “Atualiza propriedades da cópia controlada” dos metadados do documento.

Quando desejar imprimir um documento com cópia controlada, este arquivo Word pode ser selecionado como protocolo.

TOTVS Fluig > Impressão de cópia controlada > Excel_Copia_Controlada (8).png

Clique aqui para fazer o download de um exemplo.

Document.DocumentNrDocumento