O modo avançado de criação de documentos permite definir uma série de propriedades para eles, bem como critérios de aprovação e de segurança.
01. Acionar a opção Novo logo depois Documento avançado no local desejado, inserir uma descrição que identifique o novo documento.
02. Na aba Arquivos de publicação, acionar Escolher arquivos – para selecionar um documento da estação de trabalho – ou Copiar arquivo do ECM – para selecionar um documento que já está publicado na plataforma.
Essa aba permite efetuar a transferência do documento a partir de uma estação de trabalho para a plataforma. Essa transferência é chamada de upload e é necessária porque, para que um documento seja publicado, ele deve inicialmente ser gravado na área destinada aos arquivos a serem publicados. Apesar de ser um diretório único determinado nos Parâmetros gerais, a plataforma cria automaticamente nesse diretório uma área de upload para cada usuário. Essa definição faz com que cada usuário visualize somente os documentos existentes na sua área de upload. |
03. Localizar e selecionar o documento a ser publicado.
04. Se há mais de um arquivo, selecionar o arquivo que será o principal e assinalar quais serão seus anexos.
05. Se desejado, assinalar Limpar diretório de upload ao publicar.
Quando assinalado, determina que os arquivos que estão no diretório de upload serão excluídos ao concluir a publicação do documento. |
06. Acionar a aba Informações gerais.
Essa aba permite definir as informações gerais do documento que está sendo publicado. |
07. Inserir as informações solicitadas.
As informações solicitadas são: Tags Descrição versão/revisão Versão/revisão Criar versão/revisão obrigatória Documento expira? Período de notificação de expiração Válido a partir de Válido até Tipo de documento Assunto Tipo de ícone Autor Idioma Notificar? Permite download e impressão? Atualiza propriedades de cópia controlada? Utiliza visualizador interno? |
08. Acionar Adicionar campo, localizado no quadro Campos customizados da aba Informações gerais para inserir campos personalizados para o documento, se desejado.
09. Selecionar o campo que será relacionado ao documento.
10. Acionar Selecionar.
11. Acionar a aba Documentos relacionados.
Essa aba permite relacionar um documento já publicado na plataforma ao documento que está sendo publicado. |
12. Acionar Adicionar.
13. Localizar e selecionar o documento a ser relacionado ao documento que está sendo publicado.
14. Acionar Confirmar.
15. Acionar a aba Aprovação.
Essa aba somente é exibida se a pasta na qual o documento está sendo criado não possuir critérios de aprovação. |
16. Definir os critérios de aprovação para o documento.
Mais informações sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de aprovação para pasta ou para documento. |
17. Acionar a aba Segurança.
18. Definir os critérios de segurança para o documento.
Mais informações sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de segurança para pasta ou para documento. |
19. Acionar Confirmar.
Esta documentação é válida a partir da atualização 1.6.1. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma. |