Definição da Regra de Negócio
Parametrização de integração com Scientia
Acessar: Módulo Educacional | Parâmetros| Integração | Scientia
- Selecione “Utilize integração com Scientia”.
- Escolha qual tipo de banco de dados será utilizado na integração, SQL Server ou Oracle.
- Insira informações de conexão com a base de dados de Exportação e teste a conexão
- Insira informações de conexão com a base de dados de Importação e teste a conexão
- Defina em Modelo de integração: "Modelo 1 - Otimiza horários e recursos de turma/disciplina existente"
- Defina o comportamento do sistema:
- Permitir atualização dos horários da turma/disciplina que possua professor com folha de pagamento aprovada
- Permitir alteração de salas via integração após a matrícula de alunos
- Permitir alteração de professores da turma/disciplina via integração após a matrícula de alunos
- Permitir alteração de horários via integração após a matrícula de alunos
- Permitir atualização de turma/disciplina com conteúdo de plano de aula preenchido
- Quando houver alunos matriculados na turma/disciplina enviar o total de alunos matriculados
É necessário parametrizar tanto a base de exportação quanto a de importação para que seja possível exportar com sucesso, pois existem informações que são validadas no Scientia durante o processo.
Exportação de Dados para o Scientia
Acessar: Módulo Educacional | Integrações | Scientia | Exportação de Dados para o Scientia Enterprise
- Ao abrir o processo, a primeira tela exibida é a de boas vindas, basta avançar.
- A seguir temos a tela de seleção de Período Letivo. Nesta tela existem os seguintes parâmetros:
- Dados a exportar: Este parâmetro possibilita a opção de enviar todos os dados novamente, enviar os dados alterados desde a última exportação ou enviar apenas os registros que foram alterados a partir de uma data, que possui como padrão a data da última integração. Na primeira exportação é obrigatório o envio de todos os registros.
- Lista de Períodos Letivos: Devemos selecionar o(s) Período(s) Letivo(s) que ser(á)ão integrado(s) dentro da lista de Períodos Letivos com status aberto.
- Avance para a próxima tela.
- A seguir temos a tela de seleção de professores onde pode-se utilizar os seguintes modos de seleção:
- Seleção padrão do sistema
- Seleção via SQL
- Não enviar a informação de professores
- Avance para a próxima tela.
- A seguir temos a tela de seleção de Turmas/Disciplinas que serão exportadas para o Scientia Enterprise. Nesta tela temos as seguintes opções
- Quantidade de aulas semanais: Este parâmetro indica quantos Templates de Atividade serão gerados para as Turmas/Disciplinas que não possuem o campo de Quantidade de Aulas preenchido.
- Enviar todas as Turmas/Disciplinas dos Períodos Letivos selecionados: Este parâmetro determina que o processo envie todas as Turmas/Disciplinas existentes nos Períodos Letivos, Filial e/ou Nível de Ensino selecionados.
- Filtros de Matriz Aplicada e Carga Horária: Caso não deseje enviar todas as Turmas/Disciplinas dos Períodos Letivos selecionados, utilize estes filtros para restringir as Turmas/Disciplinas que deseja enviar. O filtro de carga horária busca na Grade ou Turma a carga horária dependendo do Nível de Ensino da Turma/Disciplina.
Serão enviadas todas as Turmas/Disciplinas listadas, independente de estar selecionada ou não. Utilize a seleção de Turmas/Disciplinas para remover as disciplinas que não deseja enviar.
- Execute o processo, ao final, os dados já estarão disponíveis na base de integração para serem importados no Scientia pelo SPDA – Syllabus Plus Data Adaptor.
Importante:
- Se o parâmetro do TOTVS Educacional "Quando houver alunos matriculados na turma/disciplina enviar o total de alunos matriculados" estiver marcado as turmas/disciplinas que contenham alunos matriculados enviarão no campo PosPlannedSize do Programme of Study do Scientia o total de alunos matriculados . Para todos os outros cenários o sistema continuará enviando a informação do máximo de alunos da turma ou turma/disciplina de acordo com a configuração do controle de vagas definido na matriz curricular.
- Como a base do Scientia é anual, deve-se ter muita atenção ao escolher os períodos letivos que deseja integrar.
- Caso possua dúvidas de como executar o SPDA consulte a documentação do Scientia ou entre em contato com o Help Desk.
Importação de Dados do Scientia
Depois de criada a oferta de horário no Scientia Timetabler e executado o aplicativo "Run Scheduled Extract" já é possível executar o processo de importação de dados do Scientia no TOTVS Educacional. ("Run Scheduled Extract" é responsável por atualizar as informações do RDB)
Acessar: Módulo Educacional | Integrações | Scientia | Importação de Dados do Scientia Enterprise
- Ao abrir o processo, a primeira tela exibida é a de boas vindas, basta avançar.
- A seguir temos a tela de opções do processo de Importação, nela deve-se escolher quais Turmas/Disciplinas presentes no Scientia Timetabler devem ser importadas.
- Além das Turmas/Disciplinas, temos as seguintes opções de importação:
- Atualizar turma/disciplina que contenha plano de aula gerado: Permite atualizar informações de Turmas/Disciplinas que já possuam planos de aula gerados. Quando marcada está opção os planos de aula serão excluídos das Turmas/Disciplinas
- Atualizar turma/disciplina com dados de pagamento de professores aprovado: Permitem atualizar informações de Turmas/Disciplinas que contenham professores com dados de pagamento aprovados. Está opção só estará disponível se os parâmetros de sistema “Permitir atualização de Turma/Disciplina com dados de pagamento do professor aprovado” e “Utilizar controle de alteração de registro com o item professor da Turma/Disciplina” estiverem marcados.
- Sobregravar a estrutura da turma/disciplina mesmo que contenha alunos matriculados: Esta opção só estará habilitada se o usuário possuir em seu perfil de usuário no cadastro de permissões a opção "Permitir sobregravar a estrutura da oferta através da importação do Scientia mesmo quando houver alunos matriculados" marcada.
- Se o usuário marcar esta opção no processo de importação as turmas/disciplinas que possuírem alunos matriculados terão a estrutura da oferta totalmente atualizada se as aulas não tiverem iniciado, seguindo a mesma regra das turmas/disciplinas sem alunos matriculados.
- Consideraremos que as aulas da turma/disciplina iniciaram se:
- Plano de aula gerado com conteúdo realizado digitado
- Frequência diária lançada
Desta forma antes do início das aulas a instituição de ensino teria total flexibilidade no momento do planejamento da oferta, mesmo com alunos já matriculados nas turmas/disciplinas.
- Permite superalocar professores: Esta opção só estará habilitada se o usuário possuir em seu perfil de usuário no cadastro de permissões a opção "Permitir superalocação de professores" marcada.
- Se o usuário marcar esta opção o choque de horário de professores quando encontrado não aborta a importação dos dados, caso contrário o sistema emite um erro e não atualiza as turmas/disciplinas
- Permite superalocar salas: Esta opção só estará habilitada se o usuário possuir em seu perfil de usuário no cadastro de permissões a opção "Permitir superalocação de salas" marcada.
- Se o usuário marcar esta opção o choque de horário de salas quando encontrado não aborta a importação dos dados, caso contrário o sistema emite um erro e não atualiza as turmas/disciplinas
- Permite superalocar alunos: Esta opção só estará habilitada se o usuário possuir em seu perfil de usuário no cadastro de permissões a opção "Matricular alunos com choque de horário" marcada.
- Se o usuário marcar esta opção o choque de horário de alunos quando encontrado não aborta a importação dos dados, caso contrário o sistema emite um erro e não atualiza as turmas/disciplinas.
- Avance para a próxima tela.
- Esta etapa fica visível quando:
- O sistema estiver parametrizado para permitir alteração de horário ou professores de turmas/disciplinas com alunos matriculados
- Pelo menos uma das turmas/disciplinas selecionadas na etapa anterior possuir alunos matriculados e a opção "Sobregravar a estrutura da turma/disciplina mesmo que contenha alunos matriculados" estiver desmarcada ou já tiver iniciado as aulas (plano de aula com conteúdo realizado ou frequência diária digitada) o usuário deverá definir um conjunto de datas para criação dos horários modulares.
- Quando permite alteração de horário os seguintes campos ficam disponíveis
- Novos horários da turma/disciplina - para horários que estão sendo enviados pelo scientia e não estiverm criados na oferta do TOTVS Educacional
- Data início
- Data fim (pode-se buscar a data fim automaticamente basta que a opção "Utilizar como data fim dos novos horários o valor atribuído como data mim na turma/disciplina, turma ou período letivo")
- Encerramento de horários da turma/disciplina - para horários que não estão sendo enviados pelo scientia e que estão associados a turma/disciplina no TOTVS Educacional
- Data início (pode-se buscar a data início automaticamente basta que a opção "Utilizar como data início dos horários encerrados o valor atribuido como data início na turma/disciplina, turma ou período letivo")
- Data fim
- Quando permite alteração de professores os seguintes campos ficam disponíveis
- Data início de participação dos novos professores
- Data término de participação dos professores atuais
- Caso as datas informadas sejam menores que a data do dia da execução será exibido um aviso para o usuário com o seguinte texto "A data início para novos horários e/ou data início de participação de novos professores é inferior a data atual, antes de prosseguir certifique-se que a frequência dos aluno se o conteúdo realizado dos planos de aula estão atualizados" e solicitada uma confirmação para prosseguimento.
- Execute o processo e o sistema tentará atualizar os dados das turmas/disciplinas selecionadas
Informações Adicionais
O processo de exclusão de registros que fazem integração com o Scientia no TOTVS Educacional envia comandos de exclusão para a tabela de integração SPDA do Scientia Enterprise, desta forma, se a integração estiver habilitada, é necessário que exista a configuração correta das bases de integração para que estes comandos possam ser enviados.
No quadro abaixo descrevemos as tabelas envolvidas no processo de exportação de dados para o Scientia.
Tabelas Utilizadas | TblDepartmentMain – Department |
Tabelas Utilizadas | TblSuitabilityMain – Suitability |
Tabelas Utilizadas | TblStaffMain – Staff |
Tabelas Utilizadas | TblStaffSharedWithDepartments – StaffSharedWithDepartments |
Tabelas Utilizadas | TblStaffPrimarySuitability – Staff Suitability |
Tabelas Utilizadas | TblPOSMain – POS |
Tabelas Utilizadas | TblStudentSetMain – StudentSet |
Tabelas Utilizadas | TblModuleMain – Module |
Tabelas Utilizadas | TblActivityTemplateMain – ActivityTemplate |
Tabelas Utilizadas | TblZoneMain – Zone |
Tabelas Utilizadas | TblLocationMain – Location |
Tabelas Utilizadas | TblLocationSharedWithDepartments - Location Shared With Departments |
Tabelas Utilizadas | TblLocationPrimarySuitability - Location Suitability |
Rotina | Tipo de Operação | Opção de Menu | Regras de Negócio |
Exportação de Dados para o Scientia Enterprise | Alteração | Integrações -> Scientia -> Exportação de Dados para o Scientia Enterprise | - |
Importação de Dados do Scientia Enterprise | Alteração | Integrações -> Scientia -> Importação de Dados do Scientia Enterprise | - |
Parâmetros do TOTVS Educacional | Alteração | Configurações -> Parâmetros | - |