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Falando de Consultar Solicitação...

O Fluig possibilita a consulta de solicitações de processos em andamento, finalizados ou cancelados.

Dessa forma é possível, por exemplo, verificar em qual tarefa uma determinada solicitação se encontra, qual o usuário responsável pela inicialização da solicitação, o status da solicitação, os históricos de cada atividade, o fluxo de atividades do processo, além de outras informações.

Um usuário comum do Fluig somente consegue visualizar as solicitações que iniciou, participou ou ainda as solicitações de processos públicos.

Um usuário definido como Gestor de um processo consegue também visualizar as solicitações que participou como Gestor e as solicitações sob sua gerência.

Somente um usuário “Administrador” tem permissão para visualizar todas as solicitações de processos.

 

 

Caminho Básico

 

01. Selecionar a funcionalidade Consultar Solicitações no menu principal.

O atalho para a funcionalidade Consultar Solicitações fica disponível no menu principal, por meio do ícone Processos.

02. Informar a data inicial e final, definindo um intervalo dentro do qual serão pesquisadas as solicitações de processo.

03. Informar a faixa de códigos de solicitação inicial e final, definindo um intervalo dentro do qual serão pesquisadas as solicitações de processo.

Caso o objetivo seja consultar apenas determinadas solicitações, basta desmarcar o campo Buscar por Intervalo e informar no campo Solicitação os números das solicitações separados por ponto e vírgula (;).

04. Assinalar os status que devem ser considerados na pesquisa. 

As opções disponíveis são:

  • Finalizadas - Quando assinalada, determina que as solicitações já finalizadas ou canceladas devem ser consideradas para a consulta.
  • Abertas - Quando assinalada, determina que as solicitações em andamento devem ser consideradas para a consulta.

05. Selecionar, entre os processos disponíveis, qual deve ser considerado para a consulta de solicitações de processo. 

Existe a opção "Todos os Processos", neste caso serão consultados todos os processos existentes.

06. Assinalar uma das opções no campo Parâmetros para definir quais solicitações devem ser consideradas nessa consulta. 

As opções disponíveis são:

  • Solicitações que Inicializei – Quando assinalada, determina que para essa consulta, somente devem ser consideradas as solicitações iniciadas pelo usuário em questão.
  • Solicitações que Participei – Quando assinalada, determina que para essa consulta, devem ser consideradas as solicitações em que o usuário em questão participou.
  • Solicitação que Participei como Gestor/Substituto – Quando assinalada, determina que para essa consulta, devem ser consideradas as solicitações que o usuário em questão participou como Gestor ou Substituto na solicitação.
  • Solicitações sob minha gerência – Quando assinalada, determina que para essa consulta, devem ser consideradas as solicitações que estão relacionadas a processos que o usuário é gestor.
  • Todas as solicitações – Quando assinalada, determina que todas as solicitações do processo devem ser consideradas para essa consulta.

Somente um usuário “Administrador” tem permissão para visualizar todas as solicitações de processos. Os processos definidos como públicos podem ser visualizados por todos os usuários.

07. Caso esteja selecionado um processo específico, é possível selecionar, entre as versões liberadas, qual deve ser considerada para a consulta de solicitações de processo. 

Existe a opção "Todas as Versões", neste caso o filtro por versão não será aplicado.

08. Caso esteja selecionada uma versão específica para um processo, é possível selecionar entre as atividades existentes naquela versão, qual deve ser considerada para a consulta de solicitações de processo. Caso selecionada alguma atividade, o fluig retornará as solicitações que, no momento da consulta, estão naquela determinada atividade. 

Existe a opção "Todas as Atividades", neste caso o filtro por atividade não será aplicado.

09. É possível inserir no resultado da consulta o nome do responsável e a data de conclusão de todas as atividades pela qual o processo já passou.

Caso esta opção seja habilitada, não será possível visualizar este relatório em tela. Apenas a exportação ficará habilitada.
Para a atividade corrente, será exibido o atual responsável por ela e a coluna data de conclusão, estará em branco.
Apenas serão listadas as atividades pelas quais alguma solicitação da consulta passou. As demais atividades do processo não serão exibidas.

10. É possível inserir no resultado da consulta os dados informados nos campos do formulário de cada solicitação. 

Caso esta opção seja habilitada, não será possível visualizar este relatório em tela. Apenas a exportação ficará habilitada.

11. Poderá optar por Visualizar o resultado em tela ou exportá-lo.

Caso opte por exportar o resultado, a consulta será executada em segundo plano, ao finalizar o Fluig publicará o arquivo na pasta particular do usuário e o notificará por meio de e-mail quando o processo estiver concluído.
Caso opte por visualizar, uma tela aparecerá com o resultado da consulta.

12. Acionar a aba Processos em Aberto.

Nesta aba podem ser visualizadas as solicitações abertas encontradas de acordo com a parametrização informada na consulta.

13. Acionar a aba Processos Finalizados. 

Nesta aba podem ser visualizadas as solicitações finalizadas encontradas de acordo com a parametrização informada na consulta.

14. Acionar a aba Processos Cancelados.

Nesta aba podem ser visualizadas as solicitações canceladas encontradas de acordo com a parametrização informada na consulta.

15. Selecionar a solicitação que deseja consultar. Para abri-la, clique sobre o código da solicitação.

16. Para visualizar os detalhes do solicitação, acessar a aba Detalhes do Processo.

Nesta aba é possível visualizar as informações gerais e detalhes como responsável e prazo de conclusão da atividade atual da solicitação.

17. Para visualizar os apontamentos feitos durante o andamento da solicitação, acessar a aba Apontamentos. 

Nesta aba é apresentado um histórico dos apontamentos de horas que foram realizados nesta solicitação.

18. Para visualizar o histórico das movimentações da solicitação, acessar a aba Histórico.  

Nesta aba é apresentado um histórico dividido pelas sequências de movimentações da solicitação, com informações como atividade, responsável, data e observações da movimentação. Por padrão, somente a última movimentação apresenta seus detalhes. Para ver os detalhes de outra movimentação basta acionar na mesma. Também é possível apresentar os detalhes de todas as movimentações acionando a opção Mostrar Todos.

19. Para visualizar os anexos publicados durante o andamento da solicitação, acessar a aba Anexos.

Nesta aba são apresentados os anexos da solicitação. Para visualizar os mesmos basta clicar no ícone do anexo desejado. Caso o usuário não possua permissão de visualização no anexo, uma mensagem informando que o mesmo não possui permissão de visualização será apresentada.

20. Para visualizar o formulário principal da solicitação, acessar a aba Formulário. 

Nesta aba é apresentado o formulário da solicitação, no qual é possível visualizar os dados preenchidos na execução da solicitação. Abaixo do formulário existe o botão Imprimir, o qual quando acionado permite a impressão do formulário.

21. Para visualizar o gráfico do fluxo do processo, acessar a aba Processo.

22. Acionar Fechar.

 

Exportar resultado

01. Selecionar os parâmetros para consulta de solicitações.

02. Acionar Exportar.

A consulta será executada em segundo plano. Ao finalizar o Fluig publicará o arquivo na pasta particular do usuário e o notificará por meio de e-mail quando o processo estiver concluído. Este arquivo exportado necessariamente conterá as seguintes colunas:

Dados Padrão:

  • Solicitação: Número da Solicitação
  • Descrição: Descrição do Processo
  • Situação: Status da Solicitação
  • Matricula Requisitante: Matrícula do Requisitante
  • Requisitante: Nome do Requisitante
  • Localização: Atividade em que se encontra
  • Responsável: Nome do Responsável
  • Início: Data em que a solicitação foi iniciada
  • Fim: Data em que a solicitação foi finalizada (caso tenha sido finalizada)

Estas colunas sempre serão as primeiras a serem exibidas no arquivo. Neste mesmo arquivo também poderão ser incluídos, respectivamente, os dados de atividades e formulários.

03. Para exibir no resultado da consulta o nome do responsável e a data de conclusão de todas as atividades pela qual o processo já passou, antes de exportar, habilite a opção Incluir dados de atividades.

Caso esta opção seja habilitada, não será possível visualizar este relatório em tela. Apenas a exportação ficará habilitada.
Para a atividade corrente, será exibido o atual responsável por ela e a coluna data de conclusão, estará em branco.
Apenas serão listadas as atividades pelas quais alguma solicitação da consulta passou. As demais atividades do processo não serão exibidas.

O arquivo exportado incluirá dados referentes às movimentações das atividades dos processos selecionados para consulta. Apenas atividades movimentadas serão incluídas, portanto a movimentação da solicitação poderá gerar um maior número de colunas.

Cada atividade é representada por duas colunas:

  • Atividade - [Nome da Atividade] - Responsável: Nome do Responsável.
  • Atividade - [Nome da Atividade] - Conclusão: Data de Movimentação.

04. Para exibir no resultado da consulta os dados informados nos campos do formulário de cada solicitação, antes de exportar, habilite a opção Incluir dados de formulários.

Caso esta opção seja habilitada, não será possível visualizar este relatório em tela. Apenas a exportação ficará habilitada.

O arquivo incluirá os campos dos formulários atrelados aos processos selecionados para consulta. Os campos de formulários são incluídos no arquivo exportado a cada processo encontrado, formando uma cascata de informações, e a ordem das colunas para cada formulário depende do seu modelo de armazenamento.

  • Caso o formulário seja armazenado em tabela única: Os campos serão exibidos em ordem alfabética nas colunas do arquivo.
  • Caso o formulário seja armazenado em tabelas múltiplas: Os campos serão exibidos na ordem em que foram adicionados ao formulário. Em uma primeira versão, serão mostrados na ordem em que foram adicionados durante a criação do formulário. Nas versões subsequentes, cada novo campo adicionado ao formulário será incluído no final do arquivo.

Esta documentação é válida a partir da atualização 1.5.10. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma.